PAGE培訓資料存檔備查制度一、總則（一）目的為了加強公司培訓資料的管理，規(guī)范培訓資料的存檔與使用，確保培訓資料的完整性、準確性和可追溯性，為公司培訓工作的持續(xù)改進提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類培訓活動所產(chǎn)生的資料，包括但不限于培訓計劃、培訓教材、培訓課件、學員簽到表、考核試卷及成績、培訓總結報告等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：培訓資料的存檔與管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求，確保資料的合法性和合規(guī)性。2.真實完整原則：培訓資料應如實反映培訓活動的全過程，確保資料內容真實、準確、完整，不得篡改或偽造。3.分類管理原則：根據(jù)培訓資料的性質、用途和來源等進行分類，便于存檔、檢索和查閱。4.安全保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的培訓資料，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。二、培訓資料的分類與編號（一）分類1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓教材類：涵蓋內部編寫的培訓教材、外部引進的培訓教材、培訓講義等。3.培訓課件類：如PPT、視頻、音頻等形式的培訓課件。4.學員管理類：學員簽到表、學員反饋表、培訓考勤記錄等。5.考核評估類：考核試卷、考核成績、培訓效果評估報告等。6.培訓總結類：培訓總結報告、培訓經(jīng)驗分享等。（二）編號為便于培訓資料的管理和查找，對每類培訓資料進行編號。編號采用以下規(guī)則：1.培訓計劃類：以“PJ”開頭，followedbytheyearandmonthoftheplan,e.g.,“PJ202308”representsthetrainingplanforAugust2023.2.培訓教材類：以“JC”開頭，followedbyasequentialnumber,e.g.,“JC001”representsthefirsttrainingmaterial.3.培訓課件類：以“KJ”開頭，followedbyasequentialnumber,e.g.,“KJ002”representsthesecondtrainingcourseware.4.學員管理類：以“SX”開頭，followedbyasequentialnumber,e.g.,“SX003”representsthethirdsetofstudentmanagementmaterials.5.考核評估類：以“KP”開頭，followedbyasequentialnumber,e.g.,“KP004”representsthefourthassessmentmaterials.6.培訓總結類：以“ZJ”開頭，followedbyasequentialnumber,e.g.,“ZJ005”representsthefifthtrainingsummary.三、培訓資料存檔流程（一）資料收集1.培訓活動組織部門負責在培訓活動實施過程中及時收集各類培訓資料。2.培訓講師應在培訓結束后按照要求提交培訓課件、講義等相關資料。3.學員應按時提交培訓反饋表等相關材料。（二）資料整理1.收集到的培訓資料由專人進行初步整理，檢查資料的完整性和準確性。2.對不符合要求的資料，及時與相關人員溝通，補充或修正。（三）資料審核1.整理后的培訓資料提交給培訓活動組織部門負責人進行審核。2.審核內容包括資料的真實性、完整性、規(guī)范性等，確保資料符合存檔要求。（四）資料存檔1.審核通過的培訓資料按照分類和編號規(guī)則進行電子和紙質存檔。2.電子存檔應建立清晰的文件夾結構，確保資料易于查找和管理。紙質存檔應使用檔案盒或文件夾進行分類存放，并標注清晰的標識。四、培訓資料的使用與查閱（一）使用權限1.公司內部員工因工作需要可查閱與自身工作相關的培訓資料。2.查閱涉及公司機密信息的培訓資料，需經(jīng)相關部門負責人批準。（二）查閱流程1.員工填寫《培訓資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等。2.將申請表提交給所在部門負責人審批。3.審批通過后，到培訓資料管理部門進行查閱。查閱過程中，應在指定地點進行，不得擅自復印、拍照或帶出資料。（三）資料借閱1.因特殊原因需要借閱培訓資料的，應填寫《培訓資料借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和培訓資料管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的培訓資料，不得轉借他人或用于非工作目的。歸還時，應確保資料完好無損。五、培訓資料的保管與維護（一）保管要求1.培訓資料管理部門應指定專人負責培訓資料的保管工作，確保資料存放安全、有序。2.電子存檔資料應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。3.紙質存檔資料應存放在干燥、通風、防火、防潮的環(huán)境中，防止資料損壞或霉變。（二）維護與更新1.定期對培訓資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時進行修復或補充。2.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和培訓需求的變化，及時更新培訓資料，確保資料的時效性和實用性。六、培訓資料的保密管理（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等敏感內容的培訓資料屬于保密范圍。（二）保密措施1.對保密培訓資料進行單獨標識和管理，限制接觸人員范圍。2.查閱和使用保密培訓資料的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在培訓資料的電子存儲和傳輸過程中，應采取加密等安全措施，防止信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.培訓資料管理部門定期對保密培訓資料的管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。七、培訓資料的銷毀（一）銷毀條件1.培訓資料超過保存期限且已無使用價值的。2.因公司業(yè)務調整等原因，培訓資料不再需要留存的。（二）銷毀流程1.由培訓資料管理部門提出銷毀申請，填寫《培訓資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.《申請表》經(jīng)相關部門負責人審核批準后，組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應在專人監(jiān)督下進行，確保資料徹底銷毀。銷毀方式可采用