2026年跨境營銷策劃公司會議室預約與使用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會議室預約與使用管理工作，合理配置會議室資源，保障會議活動高效、有序開展，維護會議室環(huán)境整潔與設備完好，結合公司跨境營銷業(yè)務經(jīng)營實際（含境內(nèi)外視頻會議需求），依據(jù)公司行政管理相關規(guī)定，制定本制度。第二條本制度所稱會議室，是指公司統(tǒng)一配置的各類會議場所，包括大型多功能會議室、中型研討會議室、小型洽談會議室及配備跨境視頻會議設備的專用會議室。第三條本制度適用于公司各業(yè)務部門、項目組及全體員工的會議室預約、使用、管理等全流程工作，涵蓋境內(nèi)日常會議、跨境視頻會議、客戶接待會議、項目研討會議等各類會議活動。第四條會議室預約與使用管理遵循“統(tǒng)一統(tǒng)籌、按需預約、先約先得、規(guī)范使用、權責明晰”的原則，確保會議室資源合理利用，滿足境內(nèi)外業(yè)務會議開展需求，杜絕資源浪費。第五條本制度明確了會議室預約與使用各環(huán)節(jié)的職責分工、操作標準及管理要求，是公司開展會議室管理工作的統(tǒng)一規(guī)范，為境內(nèi)外會議活動順暢開展提供制度支撐。第二章職責分工第六條行政部是會議室預約與使用的統(tǒng)籌管理部門，主要職責包括：制定會議室管理具體操作規(guī)范；建立健全會議室管理臺賬，記錄會議室基本信息、設備配置、使用記錄、維護情況等；統(tǒng)籌管理會議室預約工作，協(xié)調(diào)解決預約沖突；負責會議室環(huán)境整潔、設備日常巡檢與維護協(xié)調(diào)工作；監(jiān)督會議室使用規(guī)范的執(zhí)行情況；處理會議室使用過程中的各類問題。第七條IT部是會議室技術支撐部門，主要職責包括：負責會議室各類設備（含投影儀、音響、麥克風、跨境視頻會議終端、網(wǎng)絡設備等）的安裝、調(diào)試、維護及升級工作；保障跨境視頻會議網(wǎng)絡通暢、設備正常運行；為員工使用會議室設備提供技術支持與操作指導；定期檢查設備運行狀態(tài)，及時修復故障設備。第八條各業(yè)務部門負責人為所在部門會議室使用管理第一責任人，主要職責包括：監(jiān)督本部門員工規(guī)范預約、使用會議室；核實用本部門申請會議室的會議必要性；督促本部門員工在會議結束后做好會議室整理工作；配合行政部、IT部開展會議室設備維護及問題整改工作。第九條會議組織者是會議室使用的直接責任人，主要職責包括：按規(guī)定完成會議室預約手續(xù)，準確提供會議相關信息；會議前檢查會議室設備狀態(tài)，跨境視頻會議需提前協(xié)調(diào)IT部完成設備調(diào)試；負責會議期間的秩序維護、設備規(guī)范使用；會議結束后及時清理會議室，關閉設備電源、燈光、空調(diào)等，確保會議室恢復原狀；配合行政部處理使用過程中出現(xiàn)的異常情況。第三章會議室日常管理第十二條會議室登記管理：行政部需為每間會議室建立詳細管理臺賬，準確記錄會議室名稱、容量、所在位置、設備配置（如是否配備跨境視頻設備、投影設備等）、使用規(guī)則、維護記錄、使用記錄等信息，確保證室信息完整可追溯。第十三條設備管理：行政部聯(lián)合IT部每周對會議室設備進行一次全面巡檢，重點檢查跨境視頻會議終端、投影儀、音響、麥克風、網(wǎng)絡連接等設備的運行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時安排維修；會議室設備實行“誰使用、誰負責”原則，使用人需正確操作設備，嚴禁違規(guī)操作損壞設備。第十四條環(huán)境管理：行政部安排專人每日對會議室進行清潔，確保室內(nèi)地面干凈、桌椅整齊、桌面無雜物；會議使用人需愛護會議室環(huán)境，嚴禁在室內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾，嚴禁在墻面、桌椅上涂抹刻畫；會議結束后，使用人需將桌椅歸位、清理桌面雜物。第十五條安全管理：會議室使用過程中，需確保用電安全，嚴禁私拉亂接電線；會議結束后，必須關閉所有設備電源、燈光、空調(diào)，鎖好會議室門窗；嚴禁攜帶易燃易爆、危險化學品等違禁物品進入會議室；行政部定期檢查會議室消防設施狀態(tài)，確保消防安全。第四章會議室預約流程第十六條預約方式：公司實行“線上為主、線下補充”的預約方式，員工優(yōu)先通過公司內(nèi)部協(xié)同辦公系統(tǒng)的會議室預約模塊提交申請；無法線上申請的，可填寫《會議室預約申請表》提交至行政部辦理。第十七條預約信息：申請預約時，需準確填寫以下信息：會議名稱、會議類型（境內(nèi)/跨境）、會議時間（開始時間、結束時間）、參會人數(shù)、會議室需求（如容量、設備配置要求）、會議組織者及聯(lián)系方式、參會人員范圍（是否含境外人員）等。第十八條預約時限：境內(nèi)日常會議需提前1個工作日預約；跨境視頻會議、大型會議（參會人數(shù)超過20人）需提前3個工作日預約，以便行政部協(xié)調(diào)資源、IT部完成設備調(diào)試；緊急會議需臨時使用會議室的，需向行政部說明情況，經(jīng)審批同意后優(yōu)先協(xié)調(diào)空閑會議室。第十九條預約審批：行政部收到預約申請后，在1個工作小時內(nèi)完成審核，根據(jù)會議室空閑狀態(tài)、會議需求與會議室配置匹配度進行統(tǒng)籌安排：普通境內(nèi)會議由行政部經(jīng)理審批即可；跨境視頻會議、大型會議需經(jīng)行政部經(jīng)理、分管副總經(jīng)理審批同意。第二十條預約確認：行政部審核通過后，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)或書面形式向會議組織者反饋預約確認信息，明確會議室編號、使用時間及注意事項；若無法滿足預約需求，需及時與會議組織者溝通，協(xié)調(diào)調(diào)整會議時間或更換會議室。第二十一條預約變更與取消：會議組織者需變更會議時間、地點的，需提前重新提交預約申請；需取消預約的，境內(nèi)會議需提前半天、跨境會議需提前1個工作日通知行政部，以便釋放會議室資源；未按規(guī)定取消且未使用會議室的，將記錄為無效預約，累計3次無效預約的，暫停其1個月預約權限。第五章會議室使用規(guī)范第二十二條使用前準備：會議組織者需在會議開始前15分鐘到達會議室，檢查室內(nèi)環(huán)境、設備狀態(tài)；跨境視頻會議需提前30分鐘到達，協(xié)調(diào)IT部完成視頻終端調(diào)試、網(wǎng)絡測試、境外參會人員連線測試等工作，確保會議順利開展。第二十三條會議期間規(guī)范：會議期間需保持安靜，避免大聲喧嘩，不影響相鄰會議室正常使用；正確操作會議室設備，若發(fā)現(xiàn)設備故障，需立即停止使用并向行政部、IT部報告，嚴禁擅自拆卸、維修設備；跨境視頻會議需遵守公司信息安全規(guī)定，嚴禁泄露公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容；嚴禁在會議室內(nèi)開展與工作無關的活動。第二十四條跨境視頻會議特殊規(guī)范：跨境視頻會議需提前向行政部、IT部報備會議主題、境外參會人員信息；會議前需對會議資料、演示文稿進行合規(guī)性審核，確保符合境內(nèi)外相關規(guī)定；會議過程中需開啟會議錄制功能（經(jīng)審批同意的除外），會議結束后將錄制文件提交行政部歸檔；嚴格遵守網(wǎng)絡安全規(guī)定，防范信息泄露風險。第二十五條使用后整理：會議結束后，會議組織者需在10分鐘內(nèi)完成以下工作：清理桌面雜物，將水杯、文件等帶離會議室；將桌椅擺放整齊；關閉投影儀、音響、視頻終端等所有設備電源，關閉燈光、空調(diào)，鎖好會議室門窗；若會議室環(huán)境有嚴重污染或設備有異常，需及時向行政部報告。第二十六條資源共享：會議室資源實行共享原則，若多個部門同時有會議需求，行政部可協(xié)調(diào)合并會議或調(diào)整會議時間；非工作時間使用會議室的，需經(jīng)行政部經(jīng)理審批同意，并有專人負責安全管理。第六章應急處理第二十七條設備故障處理：會議期間設備出現(xiàn)故障的，會議組織者需立即停止使用設備并向IT部、行政部報告；IT部需在15分鐘內(nèi)響應，趕赴現(xiàn)場排查故障，無法現(xiàn)場修復的，行政部協(xié)調(diào)更換會議室（若條件允許），并協(xié)助重新安排會議。第二十八條網(wǎng)絡故障處理：跨境視頻會議期間出現(xiàn)網(wǎng)絡故障的，IT部需立即排查網(wǎng)絡問題，同時協(xié)調(diào)會議組織者通過備用網(wǎng)絡（如4G/5G熱點）恢復會議；無法短時間恢復的，會議組織者需及時與境外參會人員溝通，調(diào)整會議時間或改為其他溝通方式。第二十九條預約沖突處理：因系統(tǒng)故障或人為失誤導致會議室預約沖突的，行政部需優(yōu)先協(xié)調(diào)后預約方調(diào)整會議時間或更換會議室；若雙方均無法調(diào)整，需根據(jù)會議重要性、緊急程度統(tǒng)籌安排，重要業(yè)務會議、跨境會議優(yōu)先保障。第七章監(jiān)督管理與責任追究第三十條日常監(jiān)督：行政部每日對會議室使用情況進行巡查，檢查使用規(guī)范執(zhí)行情況、環(huán)境整潔度、設備關閉情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改，形成巡查記錄備案。第三十一條定期檢查：行政部每月組織一次會議室管理專項檢查，全面核查會議室預約流程合規(guī)性、使用記錄完整性、設備維護及時性、環(huán)境管理規(guī)范性等，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，形成整改清單，明確整改責任人及時限。第三十二條對違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、績效扣分等處理；造成設備損壞或公司經(jīng)濟損失的，依法依規(guī)追究相應賠償責任：（一）未經(jīng)預約擅自使用會議室的；（二）違規(guī)操作會議室設備，導致設備損壞或故障的；（三）會議結束后未按規(guī)定清理會議室、關閉設備電源及門窗的；（四）在會議室內(nèi)吸煙、