行政事務(wù)處理及文件歸檔管理手冊本手冊旨在規(guī)范組織內(nèi)行政事務(wù)處理流程及文件歸檔管理工作，保證行政工作高效有序、文件資料安全完整，為日常運營提供標(biāo)準(zhǔn)化指引。手冊適用于組織內(nèi)全體行政人員及相關(guān)業(yè)務(wù)崗位，涵蓋會議管理、辦公用品申領(lǐng)、印章使用、文件分類歸檔、檔案借閱等核心環(huán)節(jié)，所有操作需遵循“規(guī)范、高效、保密、可追溯”原則。第一部分行政事務(wù)處理模塊一：會議組織與管理一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模塊適用于組織內(nèi)各類會議的組織、召開及后續(xù)管理，包括但不限于部門例會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會、外部接待會等。典型應(yīng)用場景：周例會安排項目進度同步、季度工作總結(jié)會部署重點任務(wù)、客戶對接會明確合作細節(jié)等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會前準(zhǔn)備階段會議發(fā)起：由需求部門（或會議主持人）填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程及預(yù)計時長，提前2個工作日提交至行政部審核。資源協(xié)調(diào)：行政部根據(jù)申請表協(xié)調(diào)會議場地（如會議室、設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)等）、安排茶歇（如需），并提前1天確認場地及設(shè)備可用性。通知發(fā)布：行政部通過內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)OA系統(tǒng)）向參會人員發(fā)送會議通知，包含會議基本信息及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、議題清單）。（二）會中執(zhí)行階段簽到與資料分發(fā)：會議開始前10分鐘，行政人員負責(zé)參會人員簽到（紙質(zhì)或電子簽到表），分發(fā)會議資料（如議程表、背景材料等）。設(shè)備與流程保障：會議期間，行政人員全程在場，負責(zé)保障投影、音響等設(shè)備正常運行，按議程提醒主持人控制各環(huán)節(jié)時長，保證會議按計劃推進。會議記錄：指定記錄人（通常為會議發(fā)起部門人員或行政人員）實時記錄會議要點，包括討論決議、待辦事項（明確責(zé)任人與完成時限）、爭議點等，形成《會議紀(jì)要》初稿。（三）會后整理階段紀(jì)要與決議確認：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)會議主持人審核無誤后，發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門確認；如有修改，需在2個工作日內(nèi)完成定稿。資料歸檔：行政人員收集會議簽到表、《會議紀(jì)要》定稿、參會資料等，按“年度-會議類型-日期”分類存檔（電子檔同步至OA系統(tǒng)歸檔模塊）。待辦事項跟蹤：行政部根據(jù)《會議紀(jì)要》中的待辦事項，每周通過OA系統(tǒng)向責(zé)任部門/人員跟蹤進度，保證決議落地。三、常用表單模板表1-1：會議申請表會議主題會議時間（年/月/日時分）會議地點參會人員會議議程預(yù)計時長需協(xié)調(diào)資源申請人1.□會議室□投影儀2.□麥克風(fēng)□茶歇3.審核意見（行政部）審批人（簽字）日期表1-2：會議紀(jì)要會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人會議議程討論內(nèi)容決議事項責(zé)任部門/人完成時限1.議題一2.議題二其他事項分發(fā)范圍四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示要點：會議通知需提前24小時發(fā)布（緊急會議除外）；《會議紀(jì)要》需明確“做什么、誰來做、何時完成”；重要會議（如涉及決策、外部合作）需全程錄音（需提前告知參會人員）。風(fēng)險提示：避免會議超時（可設(shè)置計時提醒）；未經(jīng)允許不得擅自錄音錄像；涉密會議需在保密會議室召開，會后資料按涉密文件管理。模塊二：辦公用品申領(lǐng)與管理一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模塊適用于組織內(nèi)辦公用品（含辦公用紙、文具、耗材、清潔用品等）的申領(lǐng)、采購、發(fā)放及庫存管理，適用于全體員工日常辦公物資需求場景。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）申領(lǐng)與審批需求提交：員工通過OA系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)部門，提交至部門負責(zé)人審批。審批與匯總：部門負責(zé)人確認申領(lǐng)合理性后，審批通過；行政部每周五匯總各部門申領(lǐng)需求，核對庫存，形成《辦公用品采購清單》。（二）采購與入庫供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)采購清單，從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商（至少比價2家），保證價格合理、質(zhì)量合格。驗收入庫：物品送達后，行政部與采購員共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，確認無誤后填寫《辦公用品入庫單》（一式兩份，行政部留存一份，財務(wù)部一份），更新庫存臺賬。（三）發(fā)放與庫存管理發(fā)放流程：員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取，行政人員核對單據(jù)信息后發(fā)放，并在申領(lǐng)單上簽字確認；批量發(fā)放（如部門共享物資）需在《部門物資領(lǐng)用登記表》中記錄。庫存盤點：行政部每月末進行一次庫存盤點，核對實物與臺賬是否一致，對臨近保質(zhì)期的物品（如墨盒、膠水）提前預(yù)警，對積壓物品分析原因并調(diào)整采購計劃。三、常用表單模板表2-1：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期用途物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量審批人（部門）領(lǐng)取人簽字發(fā)放人簽字庫存余量表2-2：辦公用品庫存臺賬日期物品名稱規(guī)格入庫數(shù)量出庫數(shù)量結(jié)余數(shù)量管理員四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示要點：申領(lǐng)需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則；低值易耗品（如筆、本）按月申領(lǐng)，耐用品（如計算器、訂書機）以舊換新；庫存臺賬需實時更新，保證賬實相符。風(fēng)險提示：避免超量申領(lǐng)導(dǎo)致庫存積壓；嚴(yán)禁將辦公用品私自帶出辦公區(qū)域（特殊情況需部門負責(zé)人審批）；采購需遵守組織廉潔規(guī)定，禁止收受回扣。模塊三：印章使用與審批一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模塊適用于組織內(nèi)各類印章（包括公章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章等）的使用申請、審批、登記及保管管理，適用于對外發(fā)文、合同簽訂、證明開具等需加蓋印章的場景。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）使用申請?zhí)峤簧暾垼荷暾埲颂顚憽队≌率褂蒙暾埍怼?，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印部門及申請人，并附用印文件電子版（或紙質(zhì)版），提前1個工作日提交至印章保管部門（通常為行政部）。（二）審批與核驗分級審批：日常行政文件（如通知、函件）：部門負責(zé)人審批→行政部負責(zé)人審批；合同、協(xié)議類文件：部門負責(zé)人審批→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政部負責(zé)人審批；涉及重大事項（如資產(chǎn)處置、法律文件）：總經(jīng)理審批→行政部負責(zé)人審批。文件核驗：審批人及印章保管人需核驗用印文件內(nèi)容是否與申請用途一致，文件內(nèi)容是否合規(guī)（如合同條款是否完整、有無法律風(fēng)險），確認無誤后方可蓋章。（三）用印與登記規(guī)范用?。河≌卤９苋撕藢徟ㄟ^后的《印章使用申請表》與用印文件，確認無誤后在指定位置加蓋印章，要求“騎年蓋月”、清晰端正，不得在空白紙張、空白合同上用印。登記備案：用印后，印章保管人填寫《印章使用登記表》，記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、保管人簽字，同時掃描用印文件電子版存檔（與《印章使用申請表》一并歸檔）。（四）印章保管公章、財務(wù)專用章等重要印章由行政部專人保管（雙人保管，即“保管人+監(jiān)督人”），保險柜存放，鑰匙由保管人與監(jiān)督人分別保管；部門章由各部門負責(zé)人保管，用印需在行政部備案；印章保管人離職時，需辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接清單》，由行政部負責(zé)人監(jiān)交。三、常用表單模板表3-1：印章使用申請表用印文件名稱文件份數(shù)用途用印部門申請人審批意見（部門）審批人（簽字）日期審批意見（行政部）審批人（簽字）日期審批意見（分管領(lǐng)導(dǎo)）審批人（簽字）日期表3-2：印章使用登記表用印日期文件名稱份數(shù)申請人審批人用印位置保管人簽字四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示要點：用印文件需經(jīng)最終審批人簽字確認；嚴(yán)禁在未審批文件、空白文件上用?。挥≌卤９苋诵瓒ㄆ跈z查印章是否完好，如有損壞需及時報行政部更換。風(fēng)險提示：用印文件內(nèi)容需與審批內(nèi)容一致，不得擅自修改；用印后的文件需妥善保管，遺失需及時報告并采取補救措施；嚴(yán)禁外借印章（特殊情況需總經(jīng)理審批，并由行政部派員監(jiān)印）。第二部分文件歸檔管理模塊一：文件分類與編號規(guī)則一、適用范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)本模塊適用于組織內(nèi)各類行政文件、業(yè)務(wù)文件、合同、檔案的分類及編號管理，保證文件系統(tǒng)化、可檢索。分類標(biāo)準(zhǔn)按年度：以文件形成年度為第一分類（如2024年）；按部門：以文件形成部門為第二分類（如行政部、財務(wù)部、市場部）；按文件類型：以文件性質(zhì)為第三分類（如“01-綜合管理類”“02-合同協(xié)議類”“03-會議紀(jì)要類”“04-證照資質(zhì)類”）。二、文件編號方法文件編號統(tǒng)一為“-”分隔的六位編碼：年度（后兩位）-部門代碼-文件類型代碼-流水號。部門代碼：行政部（01）、財務(wù)部（02）、市場部（03）、人力資源部（04）等；文件類型代碼：綜合管理類（01）、合同協(xié)議類（02）、會議紀(jì)要類（03）、證照資質(zhì)類（04）等；流水號：按文件形成順序三位數(shù)編碼（如001、002）。示例：2024年行政部形成的第5份綜合管理類文件，編號為“24-01-01-005”。三、分類示例年度部門文件類型文件名稱示例編號示例2024行政部綜合管理類《辦公用品管理制度》24-01-01-0012024市場部合同協(xié)議類《XX項目合作協(xié)議》24-03-02-0152023人力資源部會議紀(jì)要類《2023年度招聘工作總結(jié)會紀(jì)要》23-04-03-0082024財務(wù)部證照資質(zhì)類《營業(yè)執(zhí)照（副本）》24-02-04-002模塊二：文件歸檔全流程管理一、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集歸檔范圍：包括但不限于行政發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、合同、證照、工作報告、審批單、重要函件等具有保存價值的文件。收集責(zé)任：各部門指定專人（兼職檔案員）負責(zé)本部門文件收集，每月最后一個工作日將本月形成的文件（紙質(zhì)+電子）整理后提交至行政部歸檔專員。（二）文件整理核對與篩選：行政部歸檔專員核對提交文件是否齊全、內(nèi)容是否完整（如審批手續(xù)是否完備、有無簽字蓋章），剔除無保存價值的臨時性文件（如草稿、普通通知）。排序與裝訂：按文件形成時間順序排序，使用不銹鋼夾或線裝方式裝訂（左側(cè)裝訂，保證頁面平整），避免使用金屬釘（易銹蝕）；對超規(guī)格文件（如圖紙）進行折疊，折疊后尺寸以A4紙為準(zhǔn)。（三）編號與登記編號與標(biāo)簽：按“文件分類與編號規(guī)則”為文件編號，打印標(biāo)簽粘貼在文件首頁右上角（紙質(zhì)文件）或電子文件命名欄（電子文件）。登記臺賬：填寫《文件歸檔登記表》，記錄文件編號、名稱、形成日期、頁數(shù)、部門、歸檔人、歸檔日期，保證“賬實一致”。（四）入庫與保管存放要求：紙質(zhì)文件存入專用檔案柜（按年度-部門-類型順序排列），檔案柜標(biāo)注“年度-部門-文件類型”標(biāo)識；電子文件至OA系統(tǒng)“檔案管理模塊”，按編號分類存儲，設(shè)置讀取權(quán)限（僅授權(quán)人員可訪問）。環(huán)境管理：檔案室需保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防蟲、防潮、防盜設(shè)備（如滅火器、溫濕度計、防盜門），定期檢查（每季度一次）。二、常用表單模板表4-1：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)部門歸檔人檔案柜位置三、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示要點：文件需在形成后1個月內(nèi)完成歸檔；電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，保證內(nèi)容一致；涉密文件需單獨存放（加密柜），按涉密文件管理規(guī)定管理。風(fēng)險提示：避免文件涂改（如需修改需在修改處簽字確認）；歸檔文件不得擅自拆封、抽?。粰n案室嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，定期檢查消防設(shè)施。模塊三：檔案借閱與利用一、適用范圍與借閱條件本模塊適用于組織內(nèi)員工因工作需要借閱檔案的管理，適用于查閱歷史文件、核對合同信息、參考工作總結(jié)等場景。借閱條件：借閱人需為組織正式員工，填寫《檔案借閱申請表》；涉密檔案需經(jīng)部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱目的需與工作相關(guān)，不得用于私人用途。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）借閱申請?zhí)峤簧暾垼航栝喨颂顚憽稒n案借閱申請表》，注明檔案編號、名稱、借閱用途、借閱期限（最長不超過15個工作日），提交至部門負責(zé)人審批。（二）審批與登記審批流程：普通檔案（如會議紀(jì)要、管理制度）：部門負責(zé)人審批→行政部負責(zé)人審批；涉密檔案（如合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）：部門負責(zé)人審批→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政部負責(zé)人審批。借閱登記：審批通過后，檔案管理員核對檔案信息，在《檔案借閱登記表》中記錄借閱日期、借閱人、檔案編號、歸還期限，借閱人簽字確認。（三）檔案交接與使用交接檢查：檔案管理員取出檔案，與借閱人共同檢查檔案是否完好（如無缺頁、無涂改），確認無誤后交付借閱人。使用規(guī)范：借閱人僅可在指定區(qū)域（如檔案室閱覽區(qū)）查閱檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撕毀、復(fù)制（如需復(fù)制需經(jīng)行政部負責(zé)人審批）；涉密檔案不得帶出檔案室（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批，并由專人陪同）。（四）歸還與檢查按時歸還：借閱期限屆滿前，借閱人需歸還檔案；如需續(xù)借，需提前3個工作日提交《檔案續(xù)借申請表》，經(jīng)審批后方可延長（最長續(xù)借一次，期限不超過7個工作日）。檢查與歸位：檔案管理員檢查歸還檔案是否完好，如有損壞或遺失，需按《檔案管理規(guī)定》處理（如賠償、通報批評）；確認無誤后，在《檔案借閱登記表》中記錄歸還日期，將檔案歸位至原存放位置。三、常用表單模板表5-1：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還期限檔案編號檔案名稱借閱用途審批人（部門）審批意見（行政部）審批人（簽字）日期表5-2：檔案借閱登記表借閱日期檔案編號檔案名稱借閱人歸還期限歸還日期管理員四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示要點：借閱檔案需“誰借閱、誰負責(zé)”，歸還時需當(dāng)面檢查；涉密檔案借閱需嚴(yán)格執(zhí)行“知悉范圍最小化”原則；檔案管理員需定期統(tǒng)計借閱記錄，分析高頻借閱檔案，優(yōu)化歸檔分類。風(fēng)險提示：嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄涉密檔案；借閱期間檔案丟失需立即報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；檔案歸還時如發(fā)覺損壞，需根據(jù)情節(jié)