PAGE培訓(xùn)記錄保存制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織培訓(xùn)記錄的保存管理，確保培訓(xùn)活動的有效開展及相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為培訓(xùn)效果評估、員工職業(yè)發(fā)展、公司/組織決策等提供有力支持，同時符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有培訓(xùn)活動的記錄保存管理，包括但不限于內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、專項技能培訓(xùn)等各類培訓(xùn)形式。3.職責(zé)分工培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)記錄保存的具體流程和規(guī)范。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門正確記錄培訓(xùn)相關(guān)信息。負(fù)責(zé)培訓(xùn)記錄的收集、整理、歸檔和保管。各部門負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)活動記錄的及時填寫和提交。配合培訓(xùn)管理部門完成培訓(xùn)記錄的審核和整理工作。檔案管理部門提供培訓(xùn)記錄保存所需的存儲空間和設(shè)施。協(xié)助培訓(xùn)管理部門進(jìn)行檔案的查閱、借閱等管理工作。二、培訓(xùn)記錄的內(nèi)容要求1.培訓(xùn)基本信息培訓(xùn)名稱：準(zhǔn)確填寫培訓(xùn)的具體名稱，包括培訓(xùn)主題、培訓(xùn)課程名稱等。培訓(xùn)時間：記錄培訓(xùn)開始時間和結(jié)束時間，精確到具體日期和時間段。培訓(xùn)地點：明確培訓(xùn)開展的具體地點，如公司會議室、外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)場地等。培訓(xùn)講師：記錄培訓(xùn)講師的姓名、所在單位（若為外部講師）及聯(lián)系方式。2.培訓(xùn)參與人員信息學(xué)員姓名：填寫參與培訓(xùn)的員工姓名。所在部門：明確學(xué)員所屬的部門。員工崗位：記錄學(xué)員在公司/組織內(nèi)擔(dān)任的崗位。3.培訓(xùn)內(nèi)容記錄培訓(xùn)大綱：詳細(xì)記錄培訓(xùn)課程的大綱內(nèi)容，包括各章節(jié)主題、重點知識點等。培訓(xùn)講義：如有培訓(xùn)講義，應(yīng)妥善保存，可采用紙質(zhì)或電子文檔形式。培訓(xùn)課件：對于使用的培訓(xùn)課件，應(yīng)記錄其版本信息、來源等，并保存課件副本。培訓(xùn)筆記：鼓勵學(xué)員記錄培訓(xùn)筆記，培訓(xùn)筆記可作為培訓(xùn)內(nèi)容的補(bǔ)充記錄，反映學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容的理解和吸收情況。4.培訓(xùn)考核信息考核方式：明確培訓(xùn)采用的考核方式，如考試、作業(yè)、實際操作考核等?？己祟}目：保存考核題目（若有），包括筆試題目、操作考核項目等。學(xué)員考核成績：記錄每個學(xué)員的考核成績，可采用百分制、等級制等形式?？己私Y(jié)果分析：對考核結(jié)果進(jìn)行簡要分析，總結(jié)學(xué)員在培訓(xùn)中的學(xué)習(xí)效果和存在的問題。5.培訓(xùn)效果評估信息學(xué)員反饋：收集學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)方式等方面的反饋意見，可采用問卷調(diào)查、面談等方式進(jìn)行。培訓(xùn)后工作表現(xiàn)評估：記錄學(xué)員培訓(xùn)后在工作中的表現(xiàn)變化，如工作效率提升、工作質(zhì)量改進(jìn)、解決問題能力增強(qiáng)等方面的具體事例和數(shù)據(jù)。培訓(xùn)收益評估：從公司/組織層面評估培訓(xùn)帶來的收益，如業(yè)務(wù)績效提升、團(tuán)隊協(xié)作改善、員工滿意度提高等方面的量化數(shù)據(jù)或定性描述。三、培訓(xùn)記錄的填寫規(guī)范1.填寫要求培訓(xùn)記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。各項內(nèi)容應(yīng)如實填寫，不得虛報、瞞報或篡改培訓(xùn)相關(guān)信息。對于電子文檔記錄，應(yīng)采用規(guī)范的文件格式，如.doc、.xlsx、.pdf等，并確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.填寫時間培訓(xùn)基本信息：在培訓(xùn)活動開始前，由培訓(xùn)管理部門填寫培訓(xùn)名稱、時間、地點、講師等信息。培訓(xùn)參與人員信息：在培訓(xùn)報名時，由學(xué)員本人填寫姓名、所在部門、崗位等信息。培訓(xùn)內(nèi)容記錄：培訓(xùn)過程中，由培訓(xùn)講師或培訓(xùn)管理人員及時記錄培訓(xùn)大綱、講義、課件等內(nèi)容；學(xué)員培訓(xùn)筆記應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)提交。培訓(xùn)考核信息：培訓(xùn)考核結(jié)束后，由考核人員及時填寫考核方式、題目、成績等信息，并進(jìn)行考核結(jié)果分析。培訓(xùn)效果評估信息：培訓(xùn)結(jié)束后一個月內(nèi)，完成學(xué)員反饋收集、培訓(xùn)后工作表現(xiàn)評估及培訓(xùn)收益評估等信息的填寫。3.填寫責(zé)任人培訓(xùn)基本信息、培訓(xùn)內(nèi)容記錄、培訓(xùn)考核信息、培訓(xùn)效果評估信息中的部分內(nèi)容由培訓(xùn)管理部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。培訓(xùn)參與人員信息由學(xué)員本人填寫。培訓(xùn)筆記由學(xué)員本人填寫。學(xué)員反饋收集由培訓(xùn)管理部門組織實施，相關(guān)部門配合，具體填寫工作由參與調(diào)查的人員負(fù)責(zé)。培訓(xùn)后工作表現(xiàn)評估由學(xué)員所在部門負(fù)責(zé)人填寫，培訓(xùn)管理部門協(xié)助提供相關(guān)數(shù)據(jù)支持。培訓(xùn)收益評估由培訓(xùn)管理部門會同財務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門共同填寫。四、培訓(xùn)記錄的收集與整理1.收集流程培訓(xùn)前準(zhǔn)備：培訓(xùn)管理部門在培訓(xùn)活動策劃階段，明確培訓(xùn)記錄的收集要求和責(zé)任人，并向各部門及相關(guān)人員傳達(dá)。過程收集：培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)講師、培訓(xùn)管理人員、學(xué)員等按照填寫規(guī)范及時記錄相關(guān)信息。培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員將培訓(xùn)筆記提交至所在部門，部門負(fù)責(zé)人審核后統(tǒng)一交至培訓(xùn)管理部門?？己伺c評估信息收集：培訓(xùn)考核結(jié)束后，考核人員將考核成績及結(jié)果分析報告交至培訓(xùn)管理部門；培訓(xùn)效果評估環(huán)節(jié)結(jié)束后，相關(guān)人員將學(xué)員反饋、培訓(xùn)后工作表現(xiàn)評估及培訓(xùn)收益評估等信息提交至培訓(xùn)管理部門。2.整理要求分類整理：培訓(xùn)管理部門收到培訓(xùn)記錄后，按照培訓(xùn)基本信息、培訓(xùn)參與人員信息、培訓(xùn)內(nèi)容記錄、培訓(xùn)考核信息、培訓(xùn)效果評估信息等類別進(jìn)行分類整理。編號標(biāo)識：為每份培訓(xùn)記錄賦予唯一的編號，以便于查詢和管理。編號可采用年份+培訓(xùn)類別+序號的形式，如2023內(nèi)部培訓(xùn)001。裝訂成冊：對于紙質(zhì)培訓(xùn)記錄，應(yīng)按照類別順序進(jìn)行裝訂，確保頁面整齊、牢固。對于電子文檔記錄，應(yīng)建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，按照編號命名文件，并進(jìn)行分類存儲。內(nèi)容審核：整理過程中，培訓(xùn)管理部門應(yīng)對培訓(xùn)記錄的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)人員溝通核實，并要求其補(bǔ)充或修正。五、培訓(xùn)記錄的歸檔與保管1.歸檔流程定期歸檔：培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期將整理好的培訓(xùn)記錄進(jìn)行歸檔，歸檔周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為每季度或每半年一次。檔案移交：歸檔時，培訓(xùn)管理部門將培訓(xùn)記錄移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。2.保管方式紙質(zhì)檔案保管：檔案管理部門應(yīng)提供適宜的檔案庫房，確保紙質(zhì)培訓(xùn)記錄存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。電子檔案保管：電子培訓(xùn)記錄應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。3.保管期限培訓(xùn)記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求確定，一般為[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵崗位人員培訓(xùn)等特殊情況的培訓(xùn)記錄，保管期限可適當(dāng)延長。在保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)ε嘤?xùn)記錄進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由培訓(xùn)管理部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與，確保銷毀的培訓(xùn)記錄不涉及重要信息和法律風(fēng)險。六、培訓(xùn)記錄的查閱與借閱1.查閱規(guī)定內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)記錄時，應(yīng)填寫《培訓(xùn)記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將培訓(xùn)記錄帶出或復(fù)制。外部查閱：如因特殊情況需要向外部單位或個人提供培訓(xùn)記錄查閱服務(wù)，必須經(jīng)過公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并與對方簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、使用限制、保密責(zé)任等事項。查閱過程應(yīng)由公司/組織相關(guān)人員陪同監(jiān)督。2.借閱規(guī)定內(nèi)部借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)記錄時，應(yīng)填寫《培訓(xùn)記錄借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還所借培訓(xùn)記錄。外部借閱：原則上不允許向外部單位或個人借閱培訓(xùn)記錄。如確有必要，應(yīng)按照外部查閱的審批程序進(jìn)行嚴(yán)格審批，并采取必要的保密措施，確保培訓(xùn)記錄的安全。3.查閱與借閱記錄培訓(xùn)管理部門應(yīng)對每次查閱和借閱培訓(xùn)記錄的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱/借閱人姓名、部門、查閱/借閱時間、查閱/借閱內(nèi)容、審批情況、歸還時間等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、培訓(xùn)記錄的保密與安全1.保密措施培訓(xùn)記錄涉及公司/組織的商業(yè)秘密、員工個人信息等敏感內(nèi)容，所有接觸培訓(xùn)記錄的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露培訓(xùn)記錄中的任何信息。對培訓(xùn)記錄的電子文檔應(yīng)設(shè)置加密保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。在培訓(xùn)記錄的整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的物理隔離和安全防護(hù)措施，確保培訓(xùn)記錄的安全。2.安全管理檔案管理部門應(yīng)建立健全培訓(xùn)記錄安全管理制度，定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。加強(qiáng)對培訓(xùn)記錄管理人員的安全意識培訓(xùn)，提高其安全防范能力，防止因人為疏忽導(dǎo)致培訓(xùn)記錄丟失、損壞或泄露。如發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)記錄存在安全隱患或發(fā)生丟失、損壞、泄露等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究責(zé)任。八、培訓(xùn)記錄的更新與維護(hù)1.更新內(nèi)容隨著公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、培訓(xùn)需求變化及法律法規(guī)要求的更新，培訓(xùn)記錄保存制度可能需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和完善。培訓(xùn)管理部門應(yīng)及時關(guān)注內(nèi)外部環(huán)境變化，對培訓(xùn)記錄的內(nèi)容要求、填寫規(guī)范、收集整理流程、歸檔保管期限等進(jìn)行適時更新。對于培訓(xùn)記錄本身，如發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容存在錯誤、遺漏或不完整等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修正和補(bǔ)充。修正和補(bǔ)充后的培訓(xùn)記錄應(yīng)按照原記錄的歸檔和保管要求進(jìn)行處理。2.維護(hù)機(jī)制培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)記錄保存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，應(yīng)收集各部門及相關(guān)人員對制度的反饋意