PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有部門及員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則應(yīng)全面收集、整理與培訓(xùn)工作相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密、敏感的檔案信息予以保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在培訓(xùn)工作中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、檢索等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。5.協(xié)助各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供檔案管理方面的咨詢和指導(dǎo)。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和安全性。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書、招生簡(jiǎn)章、學(xué)員報(bào)名登記表等。培訓(xùn)課程教案、講義、課件、考核試卷等。學(xué)員培訓(xùn)記錄、成績(jī)報(bào)告單、結(jié)業(yè)證書等。2.師資檔案教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、教師資格證書等。教師培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)成果、教學(xué)評(píng)價(jià)等。3.行政檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各類文件、通知、報(bào)告等。會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。收費(fèi)憑證、報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票等。資產(chǎn)登記、清查記錄等。5.設(shè)備檔案教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備的購置合同、發(fā)票、保修卡等。設(shè)備使用說明書、操作規(guī)程、維護(hù)記錄等。設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件等。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)格式為：大類代碼小類代碼流水號(hào)。大類代碼：用大寫字母表示，如培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案用“P”表示，師資檔案用“T”表示，行政檔案用“A”表示，財(cái)務(wù)檔案用“F”表示，設(shè)備檔案用“E”表示。小類代碼：用兩位數(shù)字表示，如培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案中的培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書用“01”表示，招生簡(jiǎn)章用“02”表示等。流水號(hào)：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。3.例如，培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案中的一份培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書的編號(hào)為：P010001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)業(yè)務(wù)開展過程中形成的各類文件資料。2.各部門在日常工作中產(chǎn)生的與培訓(xùn)相關(guān)的文件、記錄、報(bào)表等。3.上級(jí)主管部門下發(fā)的與培訓(xùn)工作有關(guān)的文件、通知等。4.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。5.其他與培訓(xùn)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)收集到的數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)進(jìn)行整理，確保其清晰、規(guī)范。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，并填寫檔案目錄。3.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保其整齊、牢固。4.對(duì)破損、褪色的文件資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理歸檔后移交檔案室。2.對(duì)于重大培訓(xùn)項(xiàng)目或緊急文件資料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好并編號(hào)的檔案資料，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份交檔案室。2.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，無誤后在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案資料上架保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（四）保管期限1.培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案中的培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書、招生簡(jiǎn)章等長期保存。2.培訓(xùn)課程教案、講義、課件等保存至該課程結(jié)束后五年。3.學(xué)員培訓(xùn)記錄、成績(jī)報(bào)告單、結(jié)業(yè)證書等永久保存。4.師資檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等按照國家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（五）檔案的清查與盤點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少一次。2.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，并填寫檔案清查盤點(diǎn)表。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案，但需經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記表上登記查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱范圍1.本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)員工因工作需要借閱檔案，但需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要借閱與本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案，需經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案借閱登記表上登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱期限、歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但已不適應(yīng)現(xiàn)行管理需要的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.填寫檔案鑒定表，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等。3.檔案鑒定表經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字后，報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案室檔案管理人員造具檔案銷毀清冊(cè)，一式兩份，一份