PAGE建立培訓(xùn)檔案并保管制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及公司人力資源管理決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)記錄培訓(xùn)活動(dòng)的全過程，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、參與人員等信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)從策劃、組織、實(shí)施到評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：培訓(xùn)檔案的建立、整理、保管和查閱應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃檔案1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：詳細(xì)記錄公司年度培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間安排、培訓(xùn)預(yù)算等。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對(duì)特定項(xiàng)目、崗位或業(yè)務(wù)需求制定的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的具體目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間、地點(diǎn)以及參與人員等。（二）培訓(xùn)實(shí)施檔案1.培訓(xùn)通知：包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)講師等信息的通知文件，以及培訓(xùn)通知的發(fā)布記錄。2.培訓(xùn)教材：培訓(xùn)過程中使用的各類教材、講義、課件、參考資料等，應(yīng)注明教材名稱、版本、作者、出版社等信息。3.培訓(xùn)記錄：課堂記錄：記錄培訓(xùn)課程的授課內(nèi)容、講師講解要點(diǎn)、學(xué)員互動(dòng)情況、培訓(xùn)效果反饋等。培訓(xùn)簽到表：詳細(xì)記錄每次培訓(xùn)課程的學(xué)員簽到情況，包括學(xué)員姓名、部門、崗位、簽到時(shí)間等。培訓(xùn)考核記錄：包括考核方式（考試、作業(yè)、實(shí)際操作等）、考核題目、學(xué)員考核成績、考核評(píng)語等。4.培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片及視頻：記錄培訓(xùn)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的照片和視頻資料，反映培訓(xùn)的實(shí)際情況和氛圍。（三）培訓(xùn)師資檔案1.內(nèi)部培訓(xùn)師檔案：個(gè)人簡歷：包括培訓(xùn)師姓名、性別、年齡、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等基本信息。培訓(xùn)師資質(zhì)證明：如相關(guān)專業(yè)證書、培訓(xùn)師資格證書等。培訓(xùn)課程清單：記錄培訓(xùn)師講授的課程名稱、課程內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。培訓(xùn)效果評(píng)估記錄：收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)師授課效果的評(píng)價(jià)意見，包括教學(xué)方法、知識(shí)講解、溝通能力、課堂氛圍等方面的評(píng)價(jià)。2.外部培訓(xùn)師檔案：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)介紹：包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱、地址、聯(lián)系方式、培訓(xùn)業(yè)務(wù)范圍等。培訓(xùn)師個(gè)人簡歷：同內(nèi)部培訓(xùn)師檔案要求。培訓(xùn)合同：與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)簽訂的培訓(xùn)合同，明確培訓(xùn)課程內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)費(fèi)用、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。培訓(xùn)效果反饋：收集公司內(nèi)部對(duì)外部培訓(xùn)師授課效果的反饋意見，以及外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供的培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告。（四）培訓(xùn)學(xué)員檔案1.學(xué)員培訓(xùn)記錄：記錄學(xué)員參與培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績、培訓(xùn)證書獲取情況等。2.學(xué)員培訓(xùn)反饋：收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)課程的意見和建議，包括培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性、培訓(xùn)方式的有效性、培訓(xùn)時(shí)間安排的合理性等方面的反饋。3.學(xué)員培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)評(píng)估：跟蹤學(xué)員培訓(xùn)后在工作中的表現(xiàn)變化，如工作績效提升情況、工作能力改進(jìn)情況、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力提升情況等，并記錄相關(guān)評(píng)估資料。（五）培訓(xùn)評(píng)估檔案1.培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告：采用多種評(píng)估方法（如考試、問卷調(diào)查、實(shí)際操作考核、行為觀察等）對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行全面評(píng)估，形成詳細(xì)的評(píng)估報(bào)告，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、學(xué)員學(xué)習(xí)收獲、培訓(xùn)存在的問題及改進(jìn)建議等。2.培訓(xùn)成本效益分析報(bào)告：對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的成本投入（包括培訓(xùn)費(fèi)用、師資費(fèi)用、教材費(fèi)用、場(chǎng)地費(fèi)用等）和效益產(chǎn)出（如員工績效提升、工作效率提高、業(yè)務(wù)成果增長等）進(jìn)行分析評(píng)估，為培訓(xùn)決策提供經(jīng)濟(jì)依據(jù)。三、培訓(xùn)檔案的建立與整理（一）建立流程1.資料收集：培訓(xùn)活動(dòng)實(shí)施過程中，各相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門或工作職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的培訓(xùn)檔案資料，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。2.資料審核：培訓(xùn)檔案資料收集完成后，由培訓(xùn)管理部門對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保資料符合檔案管理要求。3.檔案錄入：對(duì)于審核通過的培訓(xùn)檔案資料，由專人負(fù)責(zé)將其錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。4.紙質(zhì)檔案整理：將審核后的紙質(zhì)檔案資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并在檔案封面注明檔案名稱、檔案編號(hào)、歸檔日期等信息。（二）整理要求1.分類清晰：按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類，將培訓(xùn)計(jì)劃檔案、培訓(xùn)實(shí)施檔案、培訓(xùn)師資檔案、培訓(xùn)學(xué)員檔案、培訓(xùn)評(píng)估檔案等分別整理，確保各類檔案資料之間界限分明。2.編號(hào)規(guī)范：為每一份培訓(xùn)檔案資料編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查詢。3.資料齊全：確保每份培訓(xùn)檔案資料包含完整的相關(guān)信息，如培訓(xùn)通知應(yīng)附發(fā)布記錄，培訓(xùn)教材應(yīng)注明版本信息，培訓(xùn)考核記錄應(yīng)包含考核成績和評(píng)語等。4.頁面整潔：紙質(zhì)檔案資料應(yīng)保持頁面整潔，無涂改、破損、污漬等情況，如有需要進(jìn)行補(bǔ)充或修正的內(nèi)容，應(yīng)采用規(guī)范的方式進(jìn)行處理，并注明修改原因和修改日期。四、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管方式1.電子檔案保管：建立專門的電子檔案管理系統(tǒng)，將培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮箱、防蟲藥等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.長期保管檔案：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要崗位培訓(xùn)以及具有持續(xù)參考價(jià)值的培訓(xùn)檔案，如年度培訓(xùn)計(jì)劃、重要培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施檔案、關(guān)鍵崗位員工的培訓(xùn)記錄等，保管期限為[X]年。2.短期保管檔案：一般性培訓(xùn)活動(dòng)的檔案資料，如普通崗位員工的日常培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等，保管期限為[X]年，但應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)延長或縮短，以確保檔案資料的完整性和可追溯性。（三）檔案保管責(zé)任1.培訓(xùn)管理部門：負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的整體管理工作，制定檔案保管制度和流程，監(jiān)督檔案保管工作的執(zhí)行情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理。2.檔案管理人員：具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、錄入、保管和查閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案保管制度，確保檔案資料的安全和完整。3.各部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門產(chǎn)生的培訓(xùn)檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，督促本部門人員及時(shí)將檔案資料提交給培訓(xùn)管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或帶走檔案資料。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供培訓(xùn)檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并與查閱方簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、查閱期限、保密責(zé)任等條款。查閱過程中，應(yīng)由公司指定人員陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、借閱檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱登記：檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核通過后，在《培訓(xùn)檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、崗位、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案資料。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案資料，檔案管理人員在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決，并在《培訓(xùn)檔案借閱登記簿》上記錄相關(guān)情況。（三）查閱與借閱限制**1.涉及商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，嚴(yán)禁查閱和借閱。如需查閱或借閱，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施。2.重要檔案資料：對(duì)于重要的培訓(xùn)檔案資料，如年度培訓(xùn)計(jì)劃、重大培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施檔案等，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，確需查閱或借閱的，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意。六、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于已達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，經(jīng)培訓(xùn)管理部門審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容失效：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)內(nèi)容更新等原因，導(dǎo)致某些培訓(xùn)檔案所記錄的信息已不再具有實(shí)際參考價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后，可以進(jìn)行銷毀。3.檔案損壞無法修復(fù)：對(duì)于因自然災(zāi)害、保管不善等原因造成損壞且無法修復(fù)的培訓(xùn)檔案，經(jīng)鑒定后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.銷毀申請(qǐng)：由培訓(xùn)管理部門填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、保管期限等信息，提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀鑒定：公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，培訓(xùn)管理部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確保銷毀檔案確實(shí)符合銷毀條件，不存在未處理的重要信息或潛在價(jià)值。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排