PAGE學(xué)校培訓(xùn)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在學(xué)校教學(xué)、管理及發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校開展的各類培訓(xùn)活動所形成的檔案管理工作，包括但不限于教師培訓(xùn)、學(xué)生培訓(xùn)、職業(yè)技能培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和連貫性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等信息予以保密。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)各培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理學(xué)校培訓(xùn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲和利用。4.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.組織開展培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的培訓(xùn)檔案移交歸檔。3.對培訓(xùn)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的接收、分類、編號、編目、裝訂、上架等具體整理工作。3.做好檔案的存儲、保管和保護(hù)工作，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為學(xué)校各部門提供培訓(xùn)檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)材料，包括培訓(xùn)需求調(diào)研報(bào)告、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)預(yù)算等。2.培訓(xùn)師資相關(guān)材料，如教師資質(zhì)證明、教學(xué)計(jì)劃、教案、課件等。3.培訓(xùn)學(xué)員信息資料，包括學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員考勤記錄、成績考核記錄等。4.培訓(xùn)教材、講義、參考資料等。5.培訓(xùn)活動記錄，如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)日程安排、培訓(xùn)現(xiàn)場照片、視頻等。6.培訓(xùn)效果評估材料，包括學(xué)員滿意度調(diào)查、培訓(xùn)后跟蹤反饋、培訓(xùn)成果展示等。7.培訓(xùn)證書頒發(fā)記錄，如證書樣本、頒發(fā)名單等。8.與培訓(xùn)項(xiàng)目相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在培訓(xùn)活動開始前，明確檔案收集的范圍和要求，并及時(shí)向參與培訓(xùn)的教師、學(xué)員及相關(guān)工作人員傳達(dá)。2.培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏重要信息。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類：按照培訓(xùn)項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類。例如，可分為教師培訓(xùn)檔案、學(xué)生培訓(xùn)檔案、職業(yè)技能培訓(xùn)檔案等大類，每大類再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號：為每一份培訓(xùn)檔案或檔案盒編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+項(xiàng)目編號+流水號的形式。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查找。4.裝訂：對紙張較多、零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對收集整理好的培訓(xùn)檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.自查合格后，填寫檔案移交清單，將培訓(xùn)檔案移交至學(xué)校檔案管理部門。3.學(xué)校檔案管理部門對接收的培訓(xùn)檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.審核通過后，檔案管理部門對培訓(xùn)檔案進(jìn)行正式歸檔，按照編號順序上架存放。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為15年，主要包括培訓(xùn)過程中的一般性文件、資料，如培訓(xùn)通知、臨時(shí)安排等。2.中期檔案：保管期限為510年，如學(xué)員考勤記錄、部分培訓(xùn)效果評估資料等。3.長期檔案：保管期限為10年以上，包括培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)材料、培訓(xùn)師資資質(zhì)證明、培訓(xùn)證書頒發(fā)記錄等重要檔案。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案安全。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬物相符。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案信息，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，必須嚴(yán)格履行借閱審批手續(xù)。借閱人需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等要求。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)培訓(xùn)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容的重要性、時(shí)效性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限和銷毀與否。2.綜合評估法：結(jié)合培訓(xùn)項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、影響力等因素，對檔案整體價(jià)值進(jìn)行綜合評估，判斷檔案的留存必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，應(yīng)編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀清單交檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、培訓(xùn)檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高培訓(xùn)檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)、管理決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化錄入：對紙質(zhì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能模塊，滿足不同用戶的使用需求。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等安全措施，保障培訓(xùn)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的權(quán)限管理，根據(jù)用戶工