2026年生物科技服務(wù)公司XX辦公設(shè)備管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范XX生物科技服務(wù)公司（以下簡稱“公司”）辦公設(shè)備的配置、采購、使用、維護、報廢等全流程管理，提高辦公設(shè)備使用效率，降低運營成本，保障辦公設(shè)備安全穩(wěn)定運行，防范設(shè)備使用過程中的數(shù)據(jù)泄露、資產(chǎn)流失等風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國固體廢物污染環(huán)境防治法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)辦公實際需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工及所有辦公設(shè)備。其中，辦公設(shè)備涵蓋公司所有部門日常辦公及業(yè)務(wù)輔助所需的各類設(shè)備，包括但不限于計算機設(shè)備（臺式電腦、筆記本電腦、服務(wù)器、平板電腦等）、打印輸出設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀、多功能一體機等）、通訊設(shè)備（固定電話、對講機等）、存儲設(shè)備（U盤、移動硬盤、光盤等）、辦公輔助設(shè)備（投影儀、碎紙機、傳真機、考勤機、空調(diào)、飲水機等）以及其他用于辦公的各類電子設(shè)備和非電子設(shè)備。第三條核心原則（一）合理配置原則。根據(jù)各部門崗位職責(zé)、工作強度及業(yè)務(wù)需求，科學(xué)核定辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)，避免過度配置或配置不足，實現(xiàn)資源優(yōu)化利用。（二）權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則。明確各部門及員工在辦公設(shè)備使用、保管、維護等環(huán)節(jié)的職責(zé)，做到“誰使用、誰負(fù)責(zé)”，確保設(shè)備管理責(zé)任落實到人。（三）規(guī)范高效原則。建立標(biāo)準(zhǔn)化的辦公設(shè)備管理流程，簡化審批環(huán)節(jié)，提高采購、維修、報廢等工作效率，保障辦公順暢開展。（四）安全可控原則。加強辦公設(shè)備使用過程中的安全管理，防范設(shè)備故障、數(shù)據(jù)泄露、用電安全等風(fēng)險，保障公司資產(chǎn)和信息安全。（五）經(jīng)濟節(jié)約原則。在滿足辦公需求的前提下，優(yōu)先選擇性價比高、節(jié)能環(huán)保的辦公設(shè)備，嚴(yán)格控制采購成本和維護費用，避免資源浪費。第四條管理機構(gòu)及職責(zé)公司行政部為辦公設(shè)備管理的歸口部門，全面負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的統(tǒng)籌管理工作，主要職責(zé)包括：制定并修訂辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)、采購流程、維護規(guī)范等相關(guān)細則；組織辦公設(shè)備的采購、驗收、登記、調(diào)配、盤點、報廢等全流程管理工作；建立辦公設(shè)備管理臺賬，記錄設(shè)備信息、使用狀態(tài)、維修歷史等數(shù)據(jù)；協(xié)調(diào)解決辦公設(shè)備使用過程中的重大問題，組織開展設(shè)備維護保養(yǎng)和安全檢查工作；對接外部供應(yīng)商（采購、維修、回收等），建立合格供應(yīng)商名錄并進行動態(tài)管理。各部門負(fù)責(zé)人為所在部門辦公設(shè)備管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常管理工作，主要職責(zé)包括：根據(jù)本部門工作需求，提出辦公設(shè)備配置、采購、維修、報廢等申請；組織本部門員工學(xué)習(xí)遵守本制度，規(guī)范使用辦公設(shè)備；監(jiān)督本部門員工妥善保管辦公設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)并上報設(shè)備故障、損壞、丟失等情況；配合行政部開展辦公設(shè)備盤點、調(diào)配、檢查等工作。全體員工需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，規(guī)范使用、妥善保管個人使用或部門共用的辦公設(shè)備，及時向本部門負(fù)責(zé)人或行政部反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題；離職時需按規(guī)定辦理辦公設(shè)備交接手續(xù)。第二章辦公設(shè)備配置與采購管理第五條配置標(biāo)準(zhǔn)行政部結(jié)合公司各部門業(yè)務(wù)特點、崗位需求及工作強度，制定統(tǒng)一的辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)，明確各類崗位、部門的辦公設(shè)備配置類型、數(shù)量、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用年限。配置標(biāo)準(zhǔn)需根據(jù)公司發(fā)展和業(yè)務(wù)變化適時修訂，修訂后由行政部發(fā)布實施并通知各部門。（一）計算機設(shè)備配置。核心業(yè)務(wù)崗位（如研發(fā)、檢測、數(shù)據(jù)處理等）可配置高性能臺式電腦或筆記本電腦，參數(shù)需滿足業(yè)務(wù)軟件運行需求；普通辦公崗位配置標(biāo)準(zhǔn)臺式電腦，滿足日常辦公軟件使用需求；部門共用服務(wù)器需根據(jù)數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務(wù)處理需求核定配置參數(shù)。（二）打印輸出設(shè)備配置。根據(jù)各部門辦公打印量，合理配置打印機、復(fù)印機等設(shè)備，鼓勵多部門共用高性能多功能一體機，減少重復(fù)配置；研發(fā)、檢測等涉密部門需配置專用保密打印設(shè)備，符合公司保密管理相關(guān)要求。（三）其他設(shè)備配置。通訊設(shè)備、存儲設(shè)備、辦公輔助設(shè)備等根據(jù)崗位實際需求配置，其中涉密崗位使用的存儲設(shè)備需符合保密管理規(guī)定，由行政部統(tǒng)一配置、編號、管理。特殊崗位因工作需要超出標(biāo)準(zhǔn)配置辦公設(shè)備的，需由所在部門提交專項申請，說明配置理由、設(shè)備參數(shù)、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可按規(guī)定流程采購配置。第六條采購流程辦公設(shè)備采購實行“統(tǒng)一申請、集中采購”原則，由行政部負(fù)責(zé)組織實施，具體流程如下：（一）申請?zhí)峤弧８鞑块T根據(jù)辦公需求，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、使用部門及用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。（二）審核審批。行政部對申請進行審核，核實申請是否符合配置標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算合理性等；審核通過后，按公司財務(wù)審批流程上報審批，其中預(yù)算金額較大的采購項目需經(jīng)總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇。行政部從合格供應(yīng)商名錄中選擇3家及以上供應(yīng)商進行詢價，對比產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，形成詢價報告；對于特殊設(shè)備或大額采購項目，可采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程公平、公正、透明。（四）合同簽訂。確定供應(yīng)商后，行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款，合同經(jīng)法務(wù)審核（如需）、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（五）驗收入庫。設(shè)備到貨后，行政部組織申請部門、技術(shù)人員（如需）共同進行驗收，核對設(shè)備型號、規(guī)格、數(shù)量、參數(shù)等是否符合合同約定，檢查設(shè)備外觀、配件是否完整，進行開機測試確保設(shè)備正常運行；驗收合格后，填寫《辦公設(shè)備驗收單》，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)，行政部辦理入庫手續(xù)，更新辦公設(shè)備管理臺賬。（六）付款結(jié)算。行政部根據(jù)采購合同、驗收單、供應(yīng)商發(fā)票等資料，按公司財務(wù)付款流程辦理付款手續(xù)。第七條采購管理要求辦公設(shè)備采購需嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，嚴(yán)禁任何部門或個人未經(jīng)批準(zhǔn)私自采購辦公設(shè)備；嚴(yán)禁采購假冒偽劣、以次充好的設(shè)備，嚴(yán)禁在采購過程中收受供應(yīng)商回扣、賄賂等不正當(dāng)利益。行政部需建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽等進行評估，定期更新名錄；加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。第三章辦公設(shè)備使用與維護管理第八條使用規(guī)范全體員工需規(guī)范使用辦公設(shè)備，嚴(yán)格按照設(shè)備操作說明書或公司培訓(xùn)要求進行操作，嚴(yán)禁違規(guī)操作、野蠻使用設(shè)備，避免設(shè)備損壞。（一）計算機設(shè)備使用。嚴(yán)禁在計算機上安裝非公司授權(quán)的軟件、插件、游戲等；嚴(yán)禁接入未經(jīng)安全檢測的外部存儲設(shè)備、移動介質(zhì)；嚴(yán)禁隨意更改計算機系統(tǒng)設(shè)置、刪除系統(tǒng)文件或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；涉密崗位計算機使用需嚴(yán)格遵守公司保密管理制度，嚴(yán)禁處理、存儲涉密信息時接入互聯(lián)網(wǎng)或公共網(wǎng)絡(luò)。（二）打印輸出設(shè)備使用。使用打印、復(fù)印設(shè)備時需節(jié)約用紙，優(yōu)先使用雙面打印、復(fù)印；嚴(yán)禁打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件資料，涉密文件打印、復(fù)印需遵守保密管理規(guī)定；使用完畢后及時取走文件，避免信息泄露；發(fā)現(xiàn)設(shè)備卡紙、缺墨等問題時，可按操作說明簡單處理，無法處理的及時上報。（三）存儲設(shè)備使用。涉密存儲設(shè)備需由行政部統(tǒng)一編號、登記，專人專用，嚴(yán)禁接入非涉密計算機或互聯(lián)網(wǎng)；非涉密存儲設(shè)備嚴(yán)禁存儲涉密信息；使用完畢后及時拔除，妥善保管，避免丟失或損壞。（四）其他設(shè)備使用。正確使用空調(diào)、飲水機、碎紙機等辦公輔助設(shè)備，遵守安全使用規(guī)范，下班前關(guān)閉設(shè)備電源；碎紙機僅用于銷毀辦公廢紙，嚴(yán)禁放入金屬、塑料等非紙質(zhì)物品。第九條日常維護各部門及員工需做好辦公設(shè)備的日常維護保養(yǎng)工作，保持設(shè)備清潔、干燥，放置在通風(fēng)、平穩(wěn)的環(huán)境中，避免陽光直射、潮濕、灰塵、震動等對設(shè)備造成影響。（一）個人使用設(shè)備。員工需每日清潔個人使用的計算機、電話等設(shè)備，定期檢查設(shè)備連接線、接口等是否正常；筆記本電腦使用時避免磕碰，攜帶時使用專用電腦包保護。（二）部門共用設(shè)備。部門指定專人負(fù)責(zé)共用設(shè)備（如打印機、復(fù)印機、投影儀等）的日常維護，定期清潔設(shè)備內(nèi)部及外部，檢查設(shè)備運行狀態(tài)，及時更換耗材（如打印機墨盒、硒鼓等），確保設(shè)備正常運行；建立共用設(shè)備使用登記臺賬，記錄使用人、使用時間、使用情況等信息。行政部定期組織開展辦公設(shè)備維護保養(yǎng)培訓(xùn)，向員工普及設(shè)備維護知識和常見問題處理方法；針對重要辦公設(shè)備（如服務(wù)器、專用檢測輔助設(shè)備等），可委托專業(yè)供應(yīng)商定期進行專業(yè)維護保養(yǎng)，簽訂維護服務(wù)合同，明確維護周期、內(nèi)容及責(zé)任。第十條維修流程辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人需及時向本部門負(fù)責(zé)人匯報，由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公設(shè)備維修申請表》，注明設(shè)備名稱、型號、故障現(xiàn)象、使用部門、使用人等信息，提交至行政部。行政部接到維修申請后，對故障設(shè)備進行初步檢查，判斷故障類型和維修方式：（一）簡單故障處理。對于輕微故障（如打印機卡紙、計算機軟件小問題等），行政部安排專人或指導(dǎo)使用人進行現(xiàn)場處理，及時解決問題。（二）內(nèi)部維修。對于需內(nèi)部技術(shù)人員維修的故障，行政部組織技術(shù)人員進行維修，記錄維修過程、更換配件等信息。（三）外部維修。對于復(fù)雜故障或需專業(yè)維修的設(shè)備，行政部從合格供應(yīng)商名錄中選擇維修供應(yīng)商，協(xié)調(diào)安排維修事宜；維修前需與供應(yīng)商明確維修費用、維修周期、保修期限等事項；涉及大額維修費用的，需按公司財務(wù)審批流程上報審批。設(shè)備維修完成后，行政部組織使用人進行驗收，確認(rèn)設(shè)備故障已解決、運行正常后，由使用人、部門負(fù)責(zé)人、行政部相關(guān)人員在《辦公設(shè)備維修記錄表》上簽字確認(rèn)；行政部及時更新辦公設(shè)備管理臺賬，記錄維修信息、費用等數(shù)據(jù)。嚴(yán)禁任何部門或個人未經(jīng)行政部批準(zhǔn)，私自將辦公設(shè)備送外部維修或拆卸設(shè)備；嚴(yán)禁維修過程中泄露設(shè)備內(nèi)存儲的公司信息、客戶數(shù)據(jù)等涉密內(nèi)容。第四章辦公設(shè)備領(lǐng)用、歸還與調(diào)配管理第十一條領(lǐng)用管理員工因工作需要領(lǐng)用辦公設(shè)備時，需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。行政部核對申請信息，確認(rèn)符合配置標(biāo)準(zhǔn)后，安排領(lǐng)用事宜，與領(lǐng)用員工共同核對設(shè)備型號、規(guī)格、配件等，明確設(shè)備使用責(zé)任和使用期限，雙方在《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)；領(lǐng)用涉密設(shè)備的，還需簽訂《涉密設(shè)備使用承諾書》，嚴(yán)格遵守保密管理規(guī)定。領(lǐng)用的辦公設(shè)備由領(lǐng)用員工負(fù)責(zé)妥善保管和日常維護，確保設(shè)備完好、正常運行；部門共用設(shè)備由部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用和保管，建立共用領(lǐng)用登記臺賬。第十二條歸還管理員工因崗位調(diào)整、離職等原因不再使用領(lǐng)用的辦公設(shè)備時，需及時辦理歸還手續(xù)：（一）崗位調(diào)整歸還。員工崗位調(diào)整后，原領(lǐng)用的辦公設(shè)備不再需要的，需在調(diào)整后3個工作日內(nèi)將設(shè)備歸還至行政部，填寫《辦公設(shè)備歸還登記表》，由行政部核對設(shè)備狀態(tài)、配件等，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)；如需繼續(xù)使用或調(diào)整至新崗位使用的，需告知行政部，更新辦公設(shè)備管理臺賬中的使用人信息。（二）離職歸還。員工離職時，需在辦理離職手續(xù)前將領(lǐng)用的所有辦公設(shè)備歸還至行政部，行政部對設(shè)備進行全面檢查，核對設(shè)備型號、規(guī)格、配件是否完整，設(shè)備運行是否正常，是否存儲有公司涉密信息；確認(rèn)無誤后，雙方在《辦公設(shè)備歸還登記表》上簽字確認(rèn)，作為離職手續(xù)辦理的必要條件之一；若設(shè)備存在損壞、丟失或配件缺失的，按本制度相關(guān)規(guī)定處理。部門撤銷或重組時，需在撤銷或重組后5個工作日內(nèi)將本部門所有辦公設(shè)備歸還至行政部，由行政部統(tǒng)一調(diào)配或處置，部門負(fù)責(zé)人需配合行政部完成設(shè)備盤點、交接工作。第十三條調(diào)配管理為提高辦公設(shè)備使用效率，避免資源浪費，行政部定期對公司辦公設(shè)備使用狀態(tài)進行梳理，根據(jù)各部門設(shè)備需求變化，對閑置、冗余的辦公設(shè)備進行統(tǒng)一調(diào)配。（一）調(diào)配流程。行政部根據(jù)設(shè)備閑置情況和各部門需求，提出設(shè)備調(diào)配方案，通知相關(guān)部門；相關(guān)部門需積極配合設(shè)備調(diào)配工作，接收部門需填寫《辦公設(shè)備調(diào)配接收表》，與行政部、調(diào)出部門共同核對設(shè)備狀態(tài)、配件等，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)；行政部及時更新辦公設(shè)備管理臺賬，記錄調(diào)配信息、使用人變更等數(shù)據(jù)。（二）調(diào)配要求。調(diào)出部門需確保調(diào)出設(shè)備狀態(tài)良好、配件完整，提前清理設(shè)備內(nèi)存儲的本部門涉密信息；接收部門需安排專人負(fù)責(zé)接收設(shè)備的保管和使用，及時反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題。涉及涉密辦公設(shè)備調(diào)配的，需嚴(yán)格遵守公司保密管理制度，調(diào)配前由行政部對設(shè)備內(nèi)存儲的涉密信息進行徹底清理，接收人員需簽訂《涉密設(shè)備使用承諾書》，確保涉密信息安全。第五章辦公設(shè)備報廢與處置管理第十四條報廢條件辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：（一）達到或超過規(guī)定使用年限，設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法滿足辦公需求，且維修費用過高（維修費用超過設(shè)備現(xiàn)有價值的50%）的；（二）設(shè)備因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的；（三）設(shè)備技術(shù)落后，被淘汰，且無法適配公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)軟件或辦公需求的；（四）存在重大安全隱患，無法通過維修消除，繼續(xù)使用可能危及人身安全或公司資產(chǎn)安全的；（五）經(jīng)專業(yè)維修機構(gòu)鑒定，確認(rèn)無法修復(fù)或無維修價值的其他情形。第十五條報廢流程辦公設(shè)備報廢需按以下流程辦理：（一）申請?zhí)峤弧８鞑块T對符合報廢條件的辦公設(shè)備，填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，注明設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用年限、報廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。（二）審核鑒定。行政部對報廢申請進行審核，核對設(shè)備信息、使用年限等，組織技術(shù)人員或委托專業(yè)機構(gòu)對設(shè)備進行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件，出具鑒定意見。（三）審批。審核鑒定通過后，行政部按公司財務(wù)審批流程上報審批，其中大額資產(chǎn)報廢需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。（四）信息清理。報廢設(shè)備審批通過后，使用部門或行政部需對設(shè)備內(nèi)存儲的所有公司信息、客戶數(shù)據(jù)、涉密內(nèi)容等進行徹底清理、刪除或銷毀，確保信息無法恢復(fù)；涉密設(shè)備信息清理需由保密辦監(jiān)督實施，填寫《涉密設(shè)備信息銷毀記錄表》。（五）處置實施。行政部負(fù)責(zé)組織報廢設(shè)備的處置工作，根據(jù)設(shè)備類型和狀態(tài)選擇合適的處置方式：可回收利用的配件由行政部統(tǒng)一回收保管，用于其他設(shè)備維修；無回收利用價值的設(shè)備，需委托具備資質(zhì)的專業(yè)回收機構(gòu)進行環(huán)保處置，簽訂處置合同，明確處置責(zé)任和環(huán)保要求；嚴(yán)禁將報廢設(shè)備隨意丟棄、出售給無資質(zhì)的個人或單位，嚴(yán)禁泄露設(shè)備內(nèi)未清理的信息。（六）臺賬更新。報廢設(shè)備處置完成后，行政部及時更新辦公設(shè)備管理臺賬，注銷報廢設(shè)備信息，記錄處置方式、處置時間、回收金額（如有）等數(shù)據(jù)，相關(guān)申請、鑒定、審批、處置等資料整理歸檔。第六章辦公設(shè)備安全管理第十六條設(shè)備安全防護行政部定期組織開展辦公設(shè)備安全檢查工作，重點檢查設(shè)備運行狀態(tài)、用電安全、防火防潮措施、防盜設(shè)施等，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患；每年至少開展2次全面的辦公設(shè)備安全檢查，重大節(jié)假日前后開展專項安全檢查。（一）用電安全。辦公設(shè)備用電需符合國家電氣安全標(biāo)準(zhǔn)，使用專用插座，嚴(yán)禁私拉亂接電線，嚴(yán)禁超負(fù)荷用電；設(shè)備電源線路、插頭、插座等出現(xiàn)老化、破損時，需及時上報行政部更換；下班前或設(shè)備長時間不使用時，需關(guān)閉設(shè)備電源，拔掉電源插頭，防止電器火災(zāi)。（二）防火防潮防盜。辦公設(shè)備需遠離火源、水源，放置在干燥通風(fēng)的環(huán)境中；配備必要的防火器材（如滅火器），并確保員工掌握正確使用方法；加強辦公區(qū)域防盜管理，貴重辦公設(shè)備（如筆記本電腦、服務(wù)器等）需妥善保管，下班前鎖好門窗，防止設(shè)備丟失。（三）設(shè)備防護。對于便攜式辦公設(shè)備（如筆記本電腦、平板電腦等），使用人需做好防護措施，避免設(shè)備磕碰、摔落、進水等；外出攜帶時需使用專用保護包，妥善保管，防止丟失或損壞。第十七條數(shù)據(jù)安全管理辦公設(shè)備數(shù)據(jù)安全管理需嚴(yán)格遵守公司保密管理制度和數(shù)據(jù)安全相關(guān)規(guī)定，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等風(fēng)險。（一）數(shù)據(jù)備份。重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、研發(fā)數(shù)據(jù)等需定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性；行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門數(shù)據(jù)備份工作的落實。（二）病毒防護。公司所有計算機設(shè)備需安裝正版防病毒軟件，及時更新病毒庫和系統(tǒng)補丁；嚴(yán)禁接入未經(jīng)安全檢測的外部存儲設(shè)備，嚴(yán)禁打開來歷不明的郵件附件、鏈接，防止病毒、惡意軟件入侵。（三）涉密數(shù)據(jù)管理。涉密崗位使用的辦公設(shè)備需嚴(yán)格遵守保密管理規(guī)定，嚴(yán)禁處理、存儲涉密數(shù)據(jù)時接入互聯(lián)網(wǎng)；涉密數(shù)據(jù)的傳輸、存儲需采用加密方式，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳輸涉密數(shù)據(jù)；設(shè)備維修、報廢前，需徹底清理涉密數(shù)據(jù)，確保信息安全。（四）應(yīng)急處置。發(fā)生辦公設(shè)備數(shù)據(jù)泄露、丟失、病毒入侵等安全事件時，使用人需立即停止使用設(shè)備，向本部門負(fù)責(zé)人和行政部報告；行政部及時組織技術(shù)人員開展應(yīng)急處置工作，采取措施控制風(fēng)險擴大，查明事件原因，追究相關(guān)責(zé)任，并及時修訂完善數(shù)據(jù)安全管控措施。第七章辦公設(shè)備盤點與監(jiān)督管理第十八條盤點管理行政部建立辦公設(shè)備管理臺賬，詳細記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、采購金額、使用部門、使用人、使用狀態(tài)、維修歷史、報廢時間等信息，確保臺賬信息真實、準(zhǔn)確、完整，實時更新。行政部每半年至少組織開展1次全面的辦公設(shè)備盤點工作，每年年底開展年度盤點，核對辦公設(shè)備實際數(shù)量、狀態(tài)與管理臺賬是否一致。盤點工作由行政部牽頭，各部門配合實施，具體流程如下：（一）盤點準(zhǔn)備。行政部提前制定盤點方案，明確盤點范圍、時間、人員分工等，發(fā)放盤點表給各部門。（二）部門自查。各部門負(fù)責(zé)人組織本部門員工對領(lǐng)用或共用的辦公設(shè)備進行自查，核對設(shè)備信息、狀態(tài)，填寫盤點表，簽字確認(rèn)后提交至行政部。（三）全面核查。行政部組織盤點小組對各部門辦公設(shè)備進行全面核查，現(xiàn)場核對設(shè)備型號、數(shù)量、使用人等信息，檢查設(shè)備狀態(tài)，對盤點差異（如盤盈、盤虧、設(shè)備損壞等）進行記錄。（四）差異處理。針對盤點發(fā)現(xiàn)的差異，行政部組織調(diào)查核實，查明原因，提出處理意見，按公司審批流程上報審批；審批通過后，及時調(diào)整辦公設(shè)備管理臺賬，確保臺賬與實際情況一致。盤點工作結(jié)束后，行政部形成盤點報告，總結(jié)盤點情況、差異處理結(jié)果、存在的問題及改進措施，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后歸檔。第十九條監(jiān)督管理行政部負(fù)責(zé)對本制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違反本制度的行為；對各部門辦公設(shè)備管理工作進行評估，督促部門落實管理責(zé)任。公司建立辦公設(shè)備管理監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對違反本制度的行為（如私自采購設(shè)備、違規(guī)使用設(shè)備、損壞丟失設(shè)備不報告、泄露設(shè)備內(nèi)數(shù)據(jù)等）進行舉報。行政部設(shè)立舉報電話及郵箱（舉報電話：XXX；舉報郵箱：XXX），對舉報信息嚴(yán)格保密；接到舉報后，行政部需在5個工作日內(nèi)組織調(diào)查核實，情況屬實的，按本制度相關(guān)規(guī)定處理，并向舉報人反饋處理結(jié)果（可匿名反饋）；對舉報有功人員，公司給予適當(dāng)獎勵。行政部定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報辦公設(shè)備管理工作情況，包括設(shè)備配置、采購、使用、維護、盤點、報廢等情況，接受領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督指導(dǎo)。第八章責(zé)任追究第二十條責(zé)任追究原則對于違反本制度規(guī)定的部門及個人，公司堅持“實事求是、權(quán)責(zé)統(tǒng)一、過罰相當(dāng)”的原則，根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重、造成的損失大小，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。責(zé)任追究包括批評教育、經(jīng)濟賠償、行政處分等；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。第二十一條具體責(zé)任追究情形及措施（一）違反本制度規(guī)定，存在下列情形之一，未造成設(shè)備損壞、資產(chǎn)損失或信息泄露的，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、通報批評：未按規(guī)定申請，私自領(lǐng)用、借用辦公設(shè)備的；違規(guī)操作辦公設(shè)備，但未造成設(shè)備損壞的；辦公設(shè)備使用完畢后未及時關(guān)閉電源、妥善保管，存在安全隱患的；未按規(guī)定配合行政部開展辦公設(shè)備盤點、調(diào)配、檢查等工作的；其他違反本制度但情節(jié)輕微的情形。（二）違反本制度規(guī)定，存在下列情形之一，造成設(shè)備輕微損壞或一定經(jīng)濟損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評、警告處分，并處以500-2000元罰款；造成的損失由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)部分或全部賠償責(zé)任：違規(guī)操作、野蠻使用辦公設(shè)備，造成設(shè)備損壞的；未妥善保管辦公設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備丟失、損壞或配件缺失的；未經(jīng)批準(zhǔn)，私