企業(yè)采購流程及合同管理規(guī)范一、適用范圍與典型場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購活動及合同全生命周期管理，涵蓋從采購需求提報到合同履約完成的全過程。典型場景包括：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包采購、辦公用品采購等；對應(yīng)合同類型包括采購合同、框架協(xié)議、訂單確認單等。本規(guī)范旨在保證采購流程合規(guī)、高效，合同條款嚴謹，降低企業(yè)運營風(fēng)險。二、采購全流程操作指引（一）需求提報與審批需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望交付日期及供應(yīng)商要求（若有），經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至采購部。預(yù)算核查：采購部對接財務(wù)部，核查采購申請是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需由需求部門補充說明，報財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。審批生效：預(yù)算內(nèi)采購申請由采購部負責(zé)人審批；預(yù)算外或大額采購（如單筆超10萬元）需增加分管副總及總經(jīng)理審批，審批通過后啟動采購流程。（二）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商信息收集：采購部通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價、歷史合作供應(yīng)商庫、行業(yè)推薦等方式收集潛在供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商名錄》。資質(zhì)初審：對供應(yīng)商的基本資質(zhì)進行審核，包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、ISO認證等）、經(jīng)營狀況（近3年財務(wù)報表、履約案例），剔除不符合要求的供應(yīng)商。供應(yīng)商評估：對通過初審的供應(yīng)商，從價格、質(zhì)量、交付能力、服務(wù)水平、合作信譽等維度進行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，評分達標(biāo)者進入候選名單。確定供應(yīng)商：單次采購金額低于5萬元：采用詢價方式，從候選名單中選取報價最優(yōu)的供應(yīng)商；單次采購金額5萬-50萬元：采用邀請招標(biāo)，至少邀請3家供應(yīng)商參與，綜合評估價格、技術(shù)方案后確定；單次采購金額超50萬元：必須公開招標(biāo)，由招標(biāo)小組（含采購、需求、財務(wù)、法務(wù)人員）評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（三）合同擬定與審核合同起草：采購部根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，使用《合同模板》起草合同，明確以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準（需附技術(shù)參數(shù)表）；合同金額、付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付條件）；交付時間、地點、運輸方式及風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點；驗收標(biāo)準、方法及異議處理流程；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標(biāo)、付款延遲的違約金計算方式）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟管轄地）；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等。內(nèi)部審核：采購部審核合同條款與采購需求、供應(yīng)商談判結(jié)果的一致性；法務(wù)部審核合同合法性、條款嚴謹性（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否合規(guī)）；財務(wù)部審核付款條款、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及金額準確性；需求部門審核技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準是否符合使用要求。修訂與定稿：各部門審核意見匯總至采購部，與供應(yīng)商協(xié)商修訂合同，直至所有部門審核通過，形成《合同審批表》。（四）合同簽訂與歸檔授權(quán)簽署：根據(jù)企業(yè)權(quán)限管理規(guī)定，由法定代表人或授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）加蓋企業(yè)公章及合同專用章；供應(yīng)商需加蓋公章及法定代表人簽字/蓋章，合同生效。分發(fā)與執(zhí)行：采購部將生效合同正本至少2份交至需求部門、財務(wù)部，副本留存采購部；同時向供應(yīng)商發(fā)送《訂單確認單》，明確交付細節(jié)。歸檔管理：采購部將合同審批表、合同文本、供應(yīng)商資質(zhì)文件、談判記錄等整理歸檔，建立《合同臺賬》，記錄合同編號、簽訂日期、標(biāo)的金額、履行狀態(tài)等信息，電子檔案同步至企業(yè)管理系統(tǒng)。（五）履約與驗收交付跟蹤：供應(yīng)商按合同約定交付標(biāo)的物，采購部對接需求部門跟蹤交付進度，記錄《交付日志》（如交付時間、數(shù)量、異常情況）。驗收執(zhí)行：數(shù)量驗收：需求部門對照合同清單核對實物數(shù)量，確認無誤后簽字；質(zhì)量驗收：需技術(shù)部門或第三方檢測機構(gòu)出具《質(zhì)量檢驗報告》，符合合同質(zhì)量標(biāo)準的，填寫《驗收合格單》；存在質(zhì)量問題的，出具《不合格品通知單》，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。問題處理：驗收不合格時，采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決方案（如維修、換貨、折價），保留溝通記錄作為后續(xù)索賠依據(jù)。（六）付款與結(jié)算付款申請：采購部根據(jù)合同約定及驗收單、發(fā)票（需與合同信息一致），填寫《付款申請單》，附合同復(fù)印件、驗收單、發(fā)票等憑證，按審批流程提交財務(wù)部。資金支付：財務(wù)部審核無誤后，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，付款后更新《合同臺賬》的“付款狀態(tài)”。質(zhì)保金管理：合同約定質(zhì)保金的，在質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題后，由需求部門出具《質(zhì)保金支付確認書》，采購部提交財務(wù)部支付。（七）合同終止與復(fù)盤提前終止：因不可抗力、供應(yīng)商違約或企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整需終止合同時由采購部擬定《合同終止協(xié)議》，明確終止原因、責(zé)任劃分、已付款項處理及后續(xù)補償方案，經(jīng)雙方簽字確認后歸檔。流程復(fù)盤：采購?fù)瓿珊?，采購部組織需求、財務(wù)部門召開復(fù)盤會，分析采購效率、成本控制、供應(yīng)商表現(xiàn)等問題，優(yōu)化后續(xù)采購流程。三、常用管理表單模板（一）采購申請單申請部門申請日期采購類別（□材料□設(shè)備□服務(wù)□其他）申請人聯(lián)系方式預(yù)算編號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位用途說明□生產(chǎn)□辦公□項目□其他期望交付日期供應(yīng)商要求（若有）部門負責(zé)人審核：采購部意見：財務(wù)部預(yù)算審核：簽字：_________簽字：_________簽字：_________（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估類別（□新供應(yīng)商□年度復(fù)審）聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊資本主營業(yè)務(wù)合作年限歷史合作項目（列舉1-2個）評估維度評分標(biāo)準（滿分100分）得分資質(zhì)合規(guī)性（20分）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證齊全（10分），認證體系完善（10分）價格水平（25分）低于市場均價5%以上（25分），持平（15分），高于5%以下（5分）質(zhì)量保障（25分）質(zhì)檢報告齊全（10分），客訴率＜1%（15分）交付能力（20分）按時交付率100%（20分），95%-100%（10分），＜95%（0分）服務(wù)評價（10分）售后響應(yīng)及時（5分），問題解決滿意度高（5分）綜合得分□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）評審意見：□推薦合作□有條件合作□不推薦合作評審人簽字：_________采購部負責(zé)人簽字：_________（三）合同審批表合同編號簽訂日期合同名稱（如采購合同）供應(yīng)商名稱合同金額采購類型（□□框架協(xié)議□訂單）合同主要條款摘要：標(biāo)的物：_________金額：_________交付期：_________付款方式：_________審核部門審核意見審核人采購部□同意□需修改：___________________法務(wù)部□同意□需修改：___________________財務(wù)部□同意□需修改：___________________需求部門□同意□需修改：___________________總經(jīng)理/分管副總□同意□否決__________（四）驗收合格單驗收日期驗收地點采購訂單號供應(yīng)商名稱標(biāo)的物名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收標(biāo)準（□合同約定技術(shù)參數(shù)□樣品□行業(yè)標(biāo)準）驗收結(jié)果：□數(shù)量合格□數(shù)量不合格（短缺_________）□質(zhì)量合格□質(zhì)量不合格（問題描述：_________）驗收部門簽字：_________技術(shù)負責(zé)人簽字：_________日期：_________采購部確認：_________日期：_________四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點需求管理：采購需求必須基于實際業(yè)務(wù)需求，避免盲目采購或超預(yù)算采購；需求變更需重新履行審批流程。供應(yīng)商管理：嚴禁與未通過資質(zhì)審核的供應(yīng)商合作；定期對合作供應(yīng)商進行復(fù)評，淘汰履約能力差的供應(yīng)商。合同條款：付款節(jié)點與交付、驗收進度掛鉤，避免預(yù)付款比例過高；違約責(zé)任需量化（如逾期交貨按日萬分之五支付違約金），避免模糊表述。驗收流程：驗收必須由需求、技術(shù)、采購三方共同參與，驗收標(biāo)