員工勞動(dòng)合同簽訂及管理手冊(cè)一、總則為規(guī)范員工勞動(dòng)合同簽訂與管理流程，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司全體員工及人力資源管理部門（以下簡(jiǎn)稱“HR部門”）開展勞動(dòng)合同相關(guān)工作。二、勞動(dòng)合同簽訂流程（一）簽訂時(shí)機(jī)1.入職前溝通：HR部門應(yīng)在員工入職前，以書面或面談形式明確入職時(shí)間、崗位、薪資結(jié)構(gòu)、工作地點(diǎn)等核心條款，避免入職后因關(guān)鍵信息模糊引發(fā)糾紛。2.入職后簽約時(shí)限：自用工之日起一個(gè)月內(nèi)，須訂立書面勞動(dòng)合同。逾期未簽且用工超一個(gè)月的，公司需向員工支付雙倍工資（最長(zhǎng)11個(gè)月）；若滿一年仍未簽訂，視為已訂立無固定期限勞動(dòng)合同。（二）簽訂主體確認(rèn)1.用人單位主體：確保公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等證照合法有效；分支機(jī)構(gòu)簽訂合同的，需取得總公司書面授權(quán)。2.勞動(dòng)者主體：確認(rèn)勞動(dòng)者年滿16周歲（文藝、體育等特殊行業(yè)除外），無雙重勞動(dòng)關(guān)系（或已取得原單位書面同意）；要求勞動(dòng)者提供真實(shí)身份信息、學(xué)歷證明、工作履歷等材料，若發(fā)現(xiàn)欺詐行為（如偽造學(xué)歷、隱瞞病史），公司可主張勞動(dòng)合同無效。（三）合同文本準(zhǔn)備1.文本選擇：優(yōu)先使用當(dāng)?shù)厝松绮块T推薦的示范文本，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特性補(bǔ)充條款（如保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等）。補(bǔ)充條款需經(jīng)法務(wù)或合規(guī)部門審核，確保不違反法律強(qiáng)制性規(guī)定。2.條款審核重點(diǎn)：嚴(yán)禁出現(xiàn)“排除勞動(dòng)者權(quán)利”“免除用人單位法定責(zé)任”的條款（如“員工自愿放棄社?！薄凹影酂o加班費(fèi)”等），此類條款自始無效。（四）簽訂與備案1.協(xié)商與簽字：合同條款需經(jīng)雙方平等協(xié)商，勞動(dòng)者簽字后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，HR部門需確保員工簽收并留存簽收記錄。2.備案要求：部分地區(qū)要求勞動(dòng)合同備案，HR部門應(yīng)按當(dāng)?shù)匾?guī)定提交合同文本及相關(guān)材料，留存?zhèn)浒富貓?zhí)以備查驗(yàn)。三、勞動(dòng)合同內(nèi)容規(guī)范（一）必備條款1.主體信息：明確公司全稱、住所、法定代表人（或授權(quán)代表）姓名；勞動(dòng)者姓名、住址、居民身份證號(hào)碼（填寫時(shí)需核對(duì)原件，手冊(cè)中不體現(xiàn)具體號(hào)碼）、聯(lián)系方式。2.合同期限：固定期限：明確起止日期（如“2023年1月1日至2025年12月31日”）；無固定期限：適用于“連續(xù)工作滿十年”“兩次固定期限合同后續(xù)簽”等法定情形，需在合同中注明“無固定期限”；以完成一定任務(wù)為期限：明確任務(wù)內(nèi)容（如“項(xiàng)目A研發(fā)完成”），任務(wù)完成時(shí)合同終止。3.工作內(nèi)容與地點(diǎn)：崗位名稱、職責(zé)描述需具體（如“市場(chǎng)營(yíng)銷專員，負(fù)責(zé)華東區(qū)域客戶開發(fā)”）；工作地點(diǎn)應(yīng)明確（如“北京市朝陽區(qū)XX大廈”），若需調(diào)整，需在合同中約定“因業(yè)務(wù)需要，公司可在[合理范圍]內(nèi)調(diào)整工作地點(diǎn)”。4.工作時(shí)間與休息休假：工時(shí)制度：標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)（每日8小時(shí)，每周40小時(shí)）、綜合計(jì)算工時(shí)（需人社部門審批）或不定時(shí)工時(shí)（僅適用于高管、外勤等崗位，需審批）；加班管理：明確加班申請(qǐng)流程（需部門負(fù)責(zé)人審批），加班費(fèi)計(jì)算基數(shù)（不得低于最低工資標(biāo)準(zhǔn)），法定節(jié)假日、年假、病假等休假權(quán)益。5.勞動(dòng)報(bào)酬：薪資結(jié)構(gòu)：基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼等組成需清晰（如“基本工資五千元/月+績(jī)效工資三千元/月（根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放）”）；支付周期：月薪制需在每月15日前發(fā)放（遇節(jié)假日順延），支付方式為銀行轉(zhuǎn)賬；試用期工資：不得低于同崗位正式工資的80%，且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)。6.社會(huì)保險(xiǎn)：明確“公司依法為員工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)”，繳費(fèi)基數(shù)按員工實(shí)際工資（或當(dāng)?shù)匾?guī)定下限）確定，個(gè)人與公司繳費(fèi)比例按國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。7.勞動(dòng)保護(hù)與職業(yè)危害防護(hù)：對(duì)化工、建筑等特殊崗位，需明確勞動(dòng)保護(hù)措施（如“配發(fā)防毒面具、安全帽”）及職業(yè)危害告知（如“崗位存在粉塵危害，定期組織職業(yè)健康檢查”）。（二）約定條款1.試用期：期限限制：勞動(dòng)合同期限3個(gè)月以上不滿1年的，試用期≤1個(gè)月；1年以上不滿3年的，≤2個(gè)月；3年以上或無固定期限的，≤6個(gè)月；試用期包含在合同期內(nèi)，同一員工與公司只能約定一次試用期。2.培訓(xùn)與服務(wù)期：僅針對(duì)“專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)”（如境外研修、高端技能培訓(xùn)）約定服務(wù)期，違約金上限為“培訓(xùn)費(fèi)用÷服務(wù)期×未履行月數(shù)”；服務(wù)期長(zhǎng)于合同期的，合同期自動(dòng)順延至服務(wù)期屆滿。3.保密與競(jìng)業(yè)限制：涉密崗位（如研發(fā)、核心銷售）需簽訂《保密協(xié)議》，明確商業(yè)秘密范圍（如客戶名單、技術(shù)圖紙）；競(jìng)業(yè)限制對(duì)象為高管、技術(shù)人員等，期限≤2年，離職后公司需按月支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（標(biāo)準(zhǔn)不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY），勞動(dòng)者違約需支付違約金（約定需合理，避免過高）。4.補(bǔ)充福利：如年終獎(jiǎng)（“年度績(jī)效達(dá)B級(jí)及以上，發(fā)放1個(gè)月基本工資”）、員工宿舍（“免費(fèi)提供宿舍，水電費(fèi)自理”）等，需明確發(fā)放條件、標(biāo)準(zhǔn)及終止情形。四、勞動(dòng)合同履行與變更（一）履行要求1.用人單位義務(wù)：按時(shí)足額支付工資（遇糾紛需舉證“已支付”，如銀行流水、工資條）、繳納社保（逾期未繳需補(bǔ)繳并支付滯納金）、提供勞動(dòng)條件（如辦公設(shè)備、安全環(huán)境）。2.勞動(dòng)者義務(wù)：遵守公司規(guī)章制度（制度需經(jīng)“民主程序制定+公示/告知”）、完成工作任務(wù)（留存績(jī)效考核記錄）、保守商業(yè)秘密（離職后仍需履行保密義務(wù)）。3.考勤管理：明確考勤方式（如指紋打卡、釘釘簽到），曠工、遲到早退的處理規(guī)則（如“連續(xù)曠工3日視為嚴(yán)重違紀(jì)”），考勤記錄需保存至少2年。（二）變更情形與流程1.變更情形：崗位調(diào)整、薪資變動(dòng)、工作地點(diǎn)變更等，需雙方協(xié)商一致（客觀情況重大變化除外，如公司搬遷至同城另一區(qū)，需舉證“變化的客觀性”及“協(xié)商過程”）。2.變更流程：簽訂《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》，明確變更條款（如“工作地點(diǎn)變更為上海市浦東新區(qū)XX路”），雙方簽字蓋章后，協(xié)議作為原合同附件生效。五、勞動(dòng)合同解除與終止（一）解除類型與條件1.協(xié)商解除：雙方協(xié)商一致即可解除，公司提出的需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（N倍工資，N為工作年限），勞動(dòng)者提出的無需補(bǔ)償。2.勞動(dòng)者單方解除：預(yù)告解除：提前30日書面通知（試用期提前3日），無需公司同意；即時(shí)解除：公司存在“未發(fā)工資、未繳社保、強(qiáng)迫勞動(dòng)”等違法情形，勞動(dòng)者可立即解除，無需通知，且可主張經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。3.用人單位單方解除：過失性解除：勞動(dòng)者嚴(yán)重違紀(jì)（如“連續(xù)曠工5日”）、失職（如“給公司造成五萬元以上損失”）、欺詐（如“偽造學(xué)歷入職”），需有制度依據(jù)+證據(jù)（如違紀(jì)通知書、損失鑒定報(bào)告），無需補(bǔ)償；無過失性解除：醫(yī)療期滿（需提供醫(yī)院證明）、不能勝任工作（需經(jīng)培訓(xùn)/調(diào)崗后仍不勝任）、客觀情況變化（如公司業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型），需提前30日通知或支付“代通知金”（1個(gè)月工資），并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；經(jīng)濟(jì)性裁員：符合“破產(chǎn)重整、經(jīng)營(yíng)困難”等法定條件，履行“向工會(huì)說明+報(bào)人社部門備案”程序，支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。（二）終止情形與待遇1.終止情形：合同期滿、勞動(dòng)者退休（男60周歲/女50周歲，特殊崗位除外）、死亡、公司破產(chǎn)/注銷等。2.終止待遇：合同期滿終止：除“公司維持/提高條件續(xù)簽，勞動(dòng)者不同意”外，需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；其他終止情形：按法律規(guī)定（如勞動(dòng)者退休無補(bǔ)償，公司破產(chǎn)需支付補(bǔ)償）。（三）解除/終止流程1.通知與舉證：公司解除需提前通知工會(huì)（或職工代表），說明解除理由；留存解除證據(jù)（如違紀(jì)視頻、考核記錄），防止勞動(dòng)者主張“違法解除”。2.離職手續(xù)：15日內(nèi)出具《解除/終止勞動(dòng)合同證明》（需注明解除/終止原因）；辦理工作交接（需雙方簽字確認(rèn)交接清單）；15日內(nèi)轉(zhuǎn)移社保、檔案；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償在解除/終止時(shí)支付（或按約定時(shí)間，最長(zhǎng)不超過離職后7日）。六、勞動(dòng)合同檔案管理（一）檔案分類與保管1.分類：在職檔案：含勞動(dòng)合同、入職登記表、學(xué)歷證明、變更協(xié)議等；離職檔案：含解除/終止證明、工作交接清單、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。2.保管期限：在職期間永久保管，離職后至少保管2年（應(yīng)對(duì)勞動(dòng)仲裁時(shí)效）。3.保管方式：紙質(zhì)檔案：存放于防火、防潮的檔案柜，定期檢查；電子檔案：加密備份（如存儲(chǔ)于公司服務(wù)器+云盤），防止篡改、丟失。（二）查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：HR部門因工作需要可查閱，需登記“查閱人、時(shí)間、事由”；其他部門需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批。2.外部查閱：勞動(dòng)者本人查閱：需提供身份證，HR部門核對(duì)后提供復(fù)印件（注明“僅供本人查閱”）；司法機(jī)關(guān)調(diào)?。盒璩鼍摺墩{(diào)查令》或《協(xié)助執(zhí)行通知書》，HR部門配合提供原件或復(fù)印件。七、風(fēng)險(xiǎn)防控與常見問題處理（一）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別1.簽訂風(fēng)險(xiǎn)：未及時(shí)簽訂（雙倍工資）、主體不合格（合同無效）、條款違法（如“員工自愿放棄社?！睏l款無效）。2.履行風(fēng)險(xiǎn)：拖欠工資（需支付賠償金，標(biāo)準(zhǔn)為“拖欠金額×50%~100%”）、社保未繳（補(bǔ)繳+滯納金）、單方變更崗位（勞動(dòng)者可索賠“工資差額”）。3.解除風(fēng)險(xiǎn)：違法解除（需支付賠償金，標(biāo)準(zhǔn)為“2N倍工資”）、未履行工會(huì)程序（解除決定可能被撤銷）。（二）應(yīng)對(duì)措施1.流程優(yōu)化：用OA系統(tǒng)設(shè)置“入職簽約提醒”，確保30日內(nèi)完成簽訂；每月審計(jì)薪資發(fā)放、社保繳納情況，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。2.制度完善：規(guī)章制度經(jīng)“職工代表大會(huì)討論+公示”（如在OA系統(tǒng)、公告欄發(fā)布）；明確“嚴(yán)重違紀(jì)”“不能勝任工作”的具體情形（如“連續(xù)3次績(jī)效考核為D級(jí)視為不能勝任”）。3.證據(jù)留存：書面文件（合同、通知、考勤記錄）需勞動(dòng)者簽字確認(rèn)；電子證據(jù)（郵件、聊天記錄）需截圖并標(biāo)注時(shí)間、發(fā)送方，必要時(shí)進(jìn)行公證。（三）常見糾紛處理1.雙倍工資糾紛：?jiǎn)T工主張“未簽合同雙倍工資”的，公司需舉證“用工起始時(shí)間”“已簽合同”（如員工拒簽，需留存“書面催告簽合同”的證據(jù)）。2.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償糾紛：明