企業(yè)合同審批及存檔電子化工具使用指南一、適用工作情境本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)合同的全生命周期管理，具體包括但不限于：日常合同起草審批：如采購(gòu)合同、服務(wù)合同、銷(xiāo)售合同等標(biāo)準(zhǔn)化合同的發(fā)起、多級(jí)審批及快速歸檔；跨部門(mén)協(xié)作流程：涉及法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)等多角色參與的合同審核，打破地域限制實(shí)現(xiàn)線上協(xié)同；歷史合同追溯：支持按合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、合作方等條件快速查詢歷史合同文本及審批記錄；合規(guī)審計(jì)支持：自動(dòng)留存合同審批全流程痕跡，滿足內(nèi)外部審計(jì)對(duì)合同管理規(guī)范性的要求；合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：匯總合同金額、類(lèi)型分布、審批效率等數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。二、操作流程詳解（一）合同發(fā)起與信息填寫(xiě)登錄系統(tǒng)：用戶通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄合同管理系統(tǒng)，進(jìn)入“合同發(fā)起”模塊。選擇合同類(lèi)型：根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇合同模板（如“采購(gòu)合同”“技術(shù)服務(wù)合同”等），或使用空白模板自定義起草。填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：合同名稱(chēng)：需明確體現(xiàn)合同核心內(nèi)容（如“2024年度辦公設(shè)備采購(gòu)合同”）；合同編號(hào)：按規(guī)則自動(dòng)（如“CG-2024-X”，X為流水號(hào)），或手動(dòng)填寫(xiě)企業(yè)自有編號(hào)；甲乙方信息：填寫(xiě)合作方全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（聯(lián)系方式僅用于業(yè)務(wù)對(duì)接，系統(tǒng)不對(duì)外展示）；合同金額：填寫(xiě)含稅/不含稅金額、幣種，關(guān)聯(lián)預(yù)算編號(hào)（如涉及）；合同期限：明確起始日期、終止日期或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)間）。合同附件：包括合同文本（Word/PDF版）、技術(shù)附件、資質(zhì)證明（如對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、報(bào)價(jià)單等，支持批量并命名。（二）審批流程配置與發(fā)起選擇審批路徑：標(biāo)準(zhǔn)審批：根據(jù)合同金額或類(lèi)型自動(dòng)匹配預(yù)設(shè)流程（如金額≤10萬(wàn)元由部門(mén)經(jīng)理審批，＞10萬(wàn)元需分管副總審批）；自定義審批：“添加審批節(jié)點(diǎn)”，按需選擇審批角色（如“法務(wù)專(zhuān)員”“財(cái)務(wù)經(jīng)理”“總經(jīng)理”），并設(shè)置審批順序（可串行/并行審批）。填寫(xiě)審批說(shuō)明：在“備注”欄簡(jiǎn)要說(shuō)明合同背景、審批重點(diǎn)（如“需重點(diǎn)關(guān)注付款條款是否符合財(cái)務(wù)制度”）。提交審批：確認(rèn)信息無(wú)誤后“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)將合同及附件推送給首個(gè)審批人，同時(shí)通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通知系統(tǒng)提醒審批人。（三）審批節(jié)點(diǎn)處理審批人操作：查看合同：審批，在線查看合同文本、附件及發(fā)起人填寫(xiě)的信息，支持批注功能（如“第3條付款周期建議修改為月結(jié)30天”）；審批操作：根據(jù)職責(zé)判斷，選擇“通過(guò)”“駁回”或“轉(zhuǎn)交他人審批”：通過(guò)：流程自動(dòng)進(jìn)入下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回：需填寫(xiě)駁回理由（如“合同條款與模板不符，請(qǐng)修改后重新提交”），流程終止并退回發(fā)起人；轉(zhuǎn)交：因出差等原因無(wú)法審批時(shí)，可指定同崗位人員代審批，系統(tǒng)記錄轉(zhuǎn)交記錄。發(fā)起人跟進(jìn)：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至下一節(jié)點(diǎn)；若被駁回，及時(shí)根據(jù)駁回意見(jiàn)修改合同，重新提交審批（無(wú)需重復(fù)填寫(xiě)基礎(chǔ)信息，系統(tǒng)保留原記錄）。（四）合同簽署與生效簽署版本：所有審批節(jié)點(diǎn)通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)最終版合同（PDF格式，含審批流程痕跡），發(fā)起人可預(yù)覽。電子簽署：企業(yè)方簽署：由法定代表人或授權(quán)使用企業(yè)數(shù)字證書(shū)（如U盾）登錄系統(tǒng)，完成電子簽名；合作方簽署：通過(guò)系統(tǒng)的將合同發(fā)送至合作方聯(lián)系人，對(duì)方通過(guò)手機(jī)驗(yàn)證碼登錄完成簽署（支持手寫(xiě)簽名/公章）。合同生效標(biāo)記：雙方簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將合同狀態(tài)更新為“已生效”，并記錄簽署時(shí)間、簽署人信息。（五）電子存檔與歸檔自動(dòng)歸檔：合同生效后，系統(tǒng)自動(dòng)將合同文本（含簽署版）、審批記錄、附件等資料打包存入“合同檔案庫(kù)”，按“合同類(lèi)型-簽訂年份-合作方”分類(lèi)存儲(chǔ)（如“采購(gòu)合同-2024-科技有限公司”）。檔案補(bǔ)充：如后續(xù)存在合同變更（如補(bǔ)充協(xié)議）、解除等，可相關(guān)文件并關(guān)聯(lián)至原合同檔案，保證檔案完整性。權(quán)限設(shè)置：檔案庫(kù)支持分級(jí)權(quán)限管理，普通員工僅可查看本人參與的合同，檔案管理員可進(jìn)行全庫(kù)檢索及權(quán)限調(diào)整。（六）查詢與統(tǒng)計(jì)合同查詢：支持按合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合作方、簽訂時(shí)間、審批狀態(tài)等條件組合查詢，結(jié)果可導(dǎo)出為Excel/PDF格式。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括：合同金額分布（按類(lèi)型/部門(mén)/時(shí)間段）；審批效率分析（平均審批時(shí)長(zhǎng)、各節(jié)點(diǎn)耗時(shí)）；合作方合同量統(tǒng)計(jì)（Top10合作方及合同總額）。三、常用表格模板表1：合同審批發(fā)起表字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例合同名稱(chēng)需體現(xiàn)核心業(yè)務(wù)內(nèi)容，避免使用“合同”等模糊詞匯2024年度軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同合同編號(hào)按企業(yè)規(guī)則填寫(xiě)，如“HT-部門(mén)代碼-年份-流水號(hào)”（例：CG-FB-2024-001）CG-FB-2024-001甲方信息企業(yè)全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系方式科技有限公司；9111X；；乙方信息合作方全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（如無(wú)可不填）YY信息技術(shù)有限公司；9112X；；139合同金額（元）填寫(xiě)大寫(xiě)+小寫(xiě)，明確是否含稅壹拾萬(wàn)元整（￥100,000.00）合同期限起始日期至終止日期，或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）2024年1月1日至2024年12月31日合同類(lèi)型單選（采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)/租賃/等）服務(wù)合同關(guān)聯(lián)預(yù)算編號(hào)如涉及，填寫(xiě)企業(yè)預(yù)算系統(tǒng)編號(hào)YS-2024-CG-005附件清單列出文件名稱(chēng)及說(shuō)明（如“合同文本V1.0.pdf”“技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書(shū).docx”）見(jiàn)附件列表發(fā)起部門(mén)選擇部門(mén)采購(gòu)部發(fā)起人系統(tǒng)自動(dòng)獲取當(dāng)前登錄人審批說(shuō)明簡(jiǎn)述合同背景、審批重點(diǎn)本項(xiàng)目為年度框架采購(gòu)，需法務(wù)審核付款條款表2：合同審批意見(jiàn)表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見(jiàn)審批時(shí)間操作類(lèi)型（通過(guò)/駁回/轉(zhuǎn)交）部門(mén)經(jīng)理審核趙六同意，請(qǐng)?zhí)峤环▌?wù)審核付款周期2024-03-1510:00通過(guò)法務(wù)專(zhuān)員審核周七第5條違約責(zé)任建議補(bǔ)充“因?qū)Ψ皆驅(qū)е潞贤獬?，需賠償實(shí)際損失1.2倍”2024-03-1514:30通過(guò)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核吳八付款方式調(diào)整為“3-6-1”分期支付，每筆付款需附驗(yàn)收單2024-03-1609:15通過(guò)總經(jīng)理審批鄭九同意按修改后版本執(zhí)行2024-03-1617:00通過(guò)表3：合同信息登記表（歸檔用）合同編號(hào)合同名稱(chēng)甲乙方合同金額（元）簽訂日期生效日期履行期限存檔路徑審批狀態(tài)關(guān)聯(lián)附件數(shù)CG-FB-2024-0012024年度軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同科技-YY信息100,000.002024-03-172024-03-182024.1.1-2024.12.31/檔案庫(kù)/服務(wù)合同/2024/YY信息/已生效3CG-FB-2024-0022024年辦公設(shè)備采購(gòu)合同科技-ZZ貿(mào)易50,000.002024-03-202024-03-212024.4.1-2024.12.31/檔案庫(kù)/采購(gòu)合同/2024/ZZ貿(mào)易/已生效2四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合同內(nèi)容規(guī)范性合同文本需使用企業(yè)官方模板，核心條款（如金額、履行期限、違約責(zé)任）不得遺漏或模糊表述；涉及金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息需同時(shí)填寫(xiě)大寫(xiě)和小寫(xiě)，避免涂改（如需修改，需在合同文本中備注說(shuō)明并雙方簽字確認(rèn)）；合作方資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）需在發(fā)起時(shí)，保證合作方合法合規(guī)。（二）審批流程嚴(yán)謹(jǐn)性審批人需在收到審批通知后2個(gè)工作日內(nèi)完成處理，緊急合同可電話提醒審批人；審批時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注合同條款與企業(yè)制度的符合性、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如付款方式、發(fā)票要求）等，發(fā)覺(jué)重大問(wèn)題需明確駁回理由；嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自簽署合同，或“先簽署后補(bǔ)審批”流程，否則將追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）電子簽名與存檔安全企業(yè)數(shù)字證書(shū)由專(zhuān)人保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用，電子簽名與手寫(xiě)簽名具有同等法律效力；合作方簽署時(shí)，需通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送的操作，避免通過(guò)第三方軟件傳輸未加密合同；合同檔案庫(kù)需定期備