銷售合同管理審批流程工具一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)銷售部門與客戶簽訂各類銷售合同（如產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)合同、框架協(xié)議等）前的內(nèi)部審批管理流程。當(dāng)銷售專員與客戶就合同條款達(dá)成初步一致后，需通過本工具完成多部門協(xié)作審核，保證合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)規(guī)范、財(cái)務(wù)要求及法律法規(guī)，有效規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。適用于企業(yè)規(guī)模在50人以上、涉及跨部門審批（銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、管理層）的中型及以上企業(yè)，或?qū)贤鞒桃?guī)范性有較高要求的中小型企業(yè)。二、操作流程詳解步驟1：合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起人：銷售專員操作內(nèi)容：登錄公司合同管理系統(tǒng)（或線下填寫審批單），填寫《銷售合同審批表》基礎(chǔ)信息，包括：合同名稱（如“XX公司2024年度產(chǎn)品采購合同”）、合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門簡稱-序號(hào)，如2024-SALE-001）、甲方（客戶全稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、乙方（公司全稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、合同總金額（大寫及小寫）、簽訂地點(diǎn)、簽訂日期、主要交付條款（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、付款方式（如“預(yù)付30%，驗(yàn)收后付65%，質(zhì)保期5%”）、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。合同附件：客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、訂單確認(rèn)函、技術(shù)協(xié)議（如有）、價(jià)格審批單（如有）、雙方確認(rèn)的溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要）等。填寫審批流程：根據(jù)合同金額及類型，勾選需參與的審批部門（如銷售部負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管銷售副總→總經(jīng)理）。輸出結(jié)果：提交完整的《銷售合同審批表》及附件，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)審批。步驟2：銷售部門內(nèi)部審核審核人：銷售部經(jīng)理/銷售總監(jiān)審核時(shí)限：1個(gè)工作日內(nèi)審核內(nèi)容：核對(duì)合同基本信息與客戶需求、訂單信息是否一致（如產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、金額、交付時(shí)間）。評(píng)估客戶信用狀況：查看歷史合作記錄、回款情況，確認(rèn)客戶是否存在逾期付款或違約風(fēng)險(xiǎn)。審核業(yè)務(wù)條款合理性：如價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策、交付周期是否可滿足、促銷政策是否合規(guī)等。審核結(jié)果處理：審核通過：在審批表“銷售部意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部。審核不通過：注明修改意見（如“交付時(shí)間需延長至2024年6月30日”“價(jià)格需按最新折扣政策調(diào)整”），退回銷售專員修改后重新發(fā)起。步驟3：法務(wù)部門合規(guī)性審核審核人：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理審核時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)審核內(nèi)容：審核合同主體合法性：甲方（客戶）營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，簽約人是否具備合法授權(quán)（如需提供授權(quán)委托書）。審核合同條款合法性：檢查是否存在違反法律法規(guī)的條款（如“霸王條款”）、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定明確（如“提交乙方所在地人民法院訴訟”）。審核權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在對(duì)公司不利的隱性風(fēng)險(xiǎn)（如“乙方無需對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量承擔(dān)舉證責(zé)任”等條款需修改）。審核結(jié)果處理：審核通過：在審批表“法務(wù)部意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。審核不通過：出具《法律風(fēng)險(xiǎn)提示函》，列明具體條款及修改建議（如“第5條違約責(zé)任需明確‘逾期付款按日萬分之五計(jì)算違約金’”），退回銷售專員與客戶溝通修改后重新提交。步驟4：財(cái)務(wù)部門資金與條款審核審核人：財(cái)務(wù)經(jīng)理/財(cái)務(wù)總監(jiān)審核時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)審核內(nèi)容：審核合同金額準(zhǔn)確性：核對(duì)合同總金額與訂單、價(jià)格審批單是否一致，是否存在漏算、錯(cuò)算。審核付款方式與資金安全：評(píng)估付款節(jié)奏是否合理（如預(yù)付款比例是否符合公司規(guī)定、質(zhì)保金比例是否充足），確認(rèn)收款賬戶信息是否為公司指定對(duì)公賬戶。審核稅務(wù)條款：明確發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票，稅率13%”）、開票時(shí)間（如“驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)”），保證稅務(wù)處理合規(guī)。評(píng)估客戶財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)大額合同或新客戶，可要求提供財(cái)務(wù)報(bào)表或資信證明，評(píng)估客戶償付能力。審核結(jié)果處理：審核通過：在審批表“財(cái)務(wù)部意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。審核不通過：注明修改意見（如“預(yù)付款比例需從20%提高至30%”“發(fā)票類型需明確為增值稅專用發(fā)票”），退回銷售專員調(diào)整。步驟5：管理層審批（分級(jí)審批）審批人：根據(jù)合同金額分級(jí)確定金額≤10萬元：分管銷售副總審批10萬元＜金額≤50萬元：總經(jīng)理審批金額＞50萬元：總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批審批時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)（集體審批不超過3個(gè)工作日）審批內(nèi)容：審核合同整體業(yè)務(wù)價(jià)值：是否符合公司年度銷售目標(biāo)、戰(zhàn)略發(fā)展方向。審核風(fēng)險(xiǎn)與收益平衡：結(jié)合法務(wù)、財(cái)務(wù)意見，評(píng)估合同潛在風(fēng)險(xiǎn)是否可控，收益是否合理。審批特殊條款：如超出常規(guī)權(quán)限的折扣、延長賬期、特殊交付要求等。審批結(jié)果處理：審批通過：在審批表“管理層意見”欄簽字，確認(rèn)合同可簽訂。審批不通過：注明“暫不批準(zhǔn)”及核心原因（如“超出公司年度銷售預(yù)算”“客戶資信風(fēng)險(xiǎn)過高”），退回銷售部門與客戶協(xié)商或終止合作。步驟6：合同用印與執(zhí)行執(zhí)行人：銷售專員（發(fā)起）、行政部（用?。┎僮鲀?nèi)容：銷售專員憑審批通過的《銷售合同審批表》，到行政部申請(qǐng)加蓋公司公章或合同專用章（需保證合同文本與審批版本一致，未經(jīng)修改）。行政部核對(duì)審批表與合同文本無誤后，按規(guī)定用印，并在《用印登記表》記錄用印日期、合同編號(hào)、用印人等信息。銷售專員將用印后的合同正本（一式兩份或三份）送達(dá)客戶，要求客戶簽字蓋章并返還一份正本；同時(shí)將合同掃描件至系統(tǒng)，同步更新合同臺(tái)賬。輸出結(jié)果：雙方蓋章生效的合同正本、客戶簽字頁復(fù)印件、完整的合同臺(tái)賬。步驟7：合同歸檔與跟蹤歸檔人：檔案管理員操作內(nèi)容：檔案管理員在合同生效后5個(gè)工作日內(nèi)，收集合同正本、審批表、附件、客戶簽字頁等全套資料，按合同編號(hào)分類歸檔（電子檔案存儲(chǔ)于指定服務(wù)器，紙質(zhì)檔案存入檔案柜）。銷售專員建立《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、回款節(jié)點(diǎn)），定期更新并同步至財(cái)務(wù)部，保證按約定履約。合同履行完畢后（如質(zhì)保期結(jié)束），檔案管理員將資料轉(zhuǎn)入“已完結(jié)合同”檔案庫，保存期限不少于5年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。三、審批單模板銷售合同審批表合同基本信息合同名稱合同編號(hào)甲方（客戶）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼乙方（我方）××公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同標(biāo)的（如：XX型號(hào)產(chǎn)品100臺(tái)）合同總金額簽訂地點(diǎn)簽訂日期主要交付條款（時(shí)間：______年_月_日前；地點(diǎn)：______；方式：______）付款方式（如：1.預(yù)付款30%，合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)；2.到貨驗(yàn)收合格后付65%；3.質(zhì)保期滿5%無息支付）違約責(zé)任（如：逾期付款按日萬分之五支付違約金；逾期交付按日千分之二支付違約金）爭(zhēng)議解決方式（如：提交乙方所在地人民法院訴訟）附件清單1.客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）；2.訂單確認(rèn)函；3.技術(shù)協(xié)議；4.價(jià)格審批單審批流程審核人審核意見簽字/日期銷售部負(fù)責(zé)人法務(wù)部財(cái)務(wù)部分管銷售副總總經(jīng)理行政部用印用印日期：______年_月_日用印人：______備注|（如：合同修改說明、特殊約定等）|四、關(guān)鍵要點(diǎn)提示合同信息準(zhǔn)確性：填寫合同編號(hào)、金額、客戶信息等核心內(nèi)容時(shí)需反復(fù)核對(duì)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致履約糾紛或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。附件完整性：客戶資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照）、訂單確認(rèn)函等附件是審核依據(jù)，缺失時(shí)需及時(shí)補(bǔ)充，保證合同真實(shí)有效。審批時(shí)限管理：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，無特殊情況不得拖延；若需延長審核時(shí)間，需提前告知發(fā)起人并說明原因。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)把控：重點(diǎn)關(guān)注客戶信用狀況、付款方式合理性、違約責(zé)