辦公文檔歸檔及管理制度文檔一、總則為規(guī)范企業(yè)辦公文檔的系統(tǒng)性管理，保障文檔信息的完整性、安全性與可追溯性，提升信息檢索效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。本制度適用于公司各部門、全體員工在辦公活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)與電子文檔的全生命周期管理。二、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本制度涵蓋企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目管理、合規(guī)審計(jì)、人事管理、財(cái)務(wù)管理等場(chǎng)景中產(chǎn)生的各類文檔，具體包括但不限于：日常運(yùn)營(yíng)類：會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、內(nèi)部通知、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議（非涉密）等；項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、進(jìn)度計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果交付物等；人事管理類：?jiǎn)T工入職檔案、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)資料、離職交接清單等；財(cái)務(wù)管理類：費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)、預(yù)算表、財(cái)務(wù)報(bào)表（非涉密）、審計(jì)材料等；其他需長(zhǎng)期保存的重要文檔：如資質(zhì)證書、客戶資料（非涉密）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引（一）文檔分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)按“部門-一級(jí)分類-二級(jí)分類-三級(jí)分類”逐級(jí)劃分，例如：“行政部-綜合管理-會(huì)議紀(jì)要-2024年度”；一級(jí)分類按部門劃分（如行政部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等），二級(jí)分類按業(yè)務(wù)類型劃分（如綜合管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目實(shí)施等），三級(jí)分類按文檔具體用途劃分（如會(huì)議紀(jì)要、費(fèi)用報(bào)銷、立項(xiàng)文件等）。編號(hào)規(guī)則紙質(zhì)文檔編號(hào)格式：部門縮寫-年份-一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-流水號(hào)，例如：“XZB-2024-ZH-01-001”（行政部-2024-綜合管理-會(huì)議紀(jì)要-001）；電子文檔編號(hào)格式：部門縮寫-年份-一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-流水號(hào).文件后綴，例如：“XZB-2024-ZH-01-001.docx”。分類與編號(hào)責(zé)任各部門指定專人（如文檔管理員*）負(fù)責(zé)本部門文檔的分類與編號(hào)，保證編號(hào)唯一、準(zhǔn)確；新文檔形成后1個(gè)工作日內(nèi)完成分類編號(hào)，并在文檔封面或電子文件名中明確標(biāo)注。（二）歸檔前審核審核內(nèi)容完整性：文檔是否包含必要要素（如合同需包含雙方簽字、蓋章頁(yè)，會(huì)議紀(jì)要需包含參會(huì)人員、決議事項(xiàng)）；準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、信息是否與實(shí)際一致，有無(wú)錯(cuò)別字、遺漏；合規(guī)性：文檔是否符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理要求（如報(bào)銷單需附合規(guī)票據(jù)，合同需經(jīng)法務(wù)審核）。審核流程文檔形成人自審無(wú)誤后，提交部門負(fù)責(zé)人*審核；涉及跨部門協(xié)作的文檔，需由協(xié)作部門負(fù)責(zé)人*會(huì)簽；重要文檔（如合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)*最終審批。審核結(jié)果處理審核通過：進(jìn)入歸檔流程；審核不通過：退回文檔形成人修改，修改后重新提交審核。（三）正式歸檔與登記歸檔時(shí)間紙質(zhì)文檔：在完成審核后3個(gè)工作日內(nèi)，交至部門文檔管理員*集中整理；電子文檔：在完成審核后1個(gè)工作日內(nèi)，至公司指定文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、共享服務(wù)器），并按編號(hào)規(guī)則命名；項(xiàng)目類文檔：在項(xiàng)目結(jié)題后5個(gè)工作日內(nèi)，完成全部項(xiàng)目文檔的歸檔。歸檔要求紙質(zhì)文檔：使用公司統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（如A4紙尺寸），盒面標(biāo)注“部門名稱-文檔分類-歸檔年份-文檔數(shù)量”，并附《文檔歸檔清單》（模板見附件1）；電子文檔：按部門分類建立文件夾，文件夾名稱與分類一致，重要電子文檔需同時(shí)刻錄光盤備份（一式兩份，一份自存，一份交行政部*）。登記備案部門文檔管理員填寫《部門文檔歸檔總表》（模板見附件2），記錄歸檔文檔的編號(hào)、名稱、歸檔日期、保管期限等信息，每月25日前提交行政部備案；行政部*匯總各部門歸檔信息，更新《公司文檔總目錄》，保證文檔可追溯。（四）日常保管與維護(hù)存放管理紙質(zhì)文檔：存放于專用檔案柜，檔案柜需上鎖，存放環(huán)境應(yīng)干燥、通風(fēng)、避光，遠(yuǎn)離易燃、易腐蝕物品；電子文檔：文檔管理系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查看/編輯），定期進(jìn)行病毒查殺，重要服務(wù)器需配備UPS電源，防止數(shù)據(jù)丟失。定期檢查部門文檔管理員*每季度對(duì)本部門紙質(zhì)文檔進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查有無(wú)損壞、丟失，并填寫《文檔保管檢查表》（模板見附件3）；行政部*每半年組織一次全公司文檔抽查，重點(diǎn)檢查電子文檔備份完整性、紙質(zhì)文檔存放環(huán)境，發(fā)覺問題及時(shí)整改。動(dòng)態(tài)更新文檔內(nèi)容變更（如合同補(bǔ)充協(xié)議、制度修訂版）時(shí)，需重新履行審核、歸檔流程，原文檔注明“作廢”并單獨(dú)存放，新文檔替代原文檔位置。（五）借閱與復(fù)制管理借閱范圍僅因工作需要可借閱文檔，原則上不得借閱涉密文檔（具體涉密范圍另行規(guī)定）；借閱本部門文檔需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；借閱跨部門文檔需文檔所屬部門負(fù)責(zé)人審批，重要文檔需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。借閱流程借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（模板見附件4），注明借閱文檔名稱、編號(hào)、用途、借閱期限（最長(zhǎng)不超過15個(gè)工作日）；審批通過后，由文檔管理員*辦理借閱手續(xù)，紙質(zhì)文檔需登記借閱人、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期；電子文檔需在系統(tǒng)中開通臨時(shí)訪問權(quán)限。借閱要求借閱人需妥善保管文檔，不得涂改、勾畫、抽取、剪裁；不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（未經(jīng)批準(zhǔn)）；借閱期限屆滿需及時(shí)歸還，如需續(xù)借，需提前3個(gè)工作日重新申請(qǐng)；歸還時(shí)，文檔管理員*需檢查文檔完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。（六）到期鑒定與銷毀保管期限確定根據(jù)文檔價(jià)值及法規(guī)要求，明保證管期限，例如：會(huì)議紀(jì)要（10年）、合同協(xié)議（保管至合同終止后10年）、員工入職檔案（永久保存）、財(cái)務(wù)報(bào)表（30年）等；保管期限屆滿前3個(gè)月，由行政部組織鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、使用部門負(fù)責(zé)人組成）對(duì)文檔進(jìn)行價(jià)值鑒定。銷毀流程鑒定結(jié)果：無(wú)保存價(jià)值的文檔，填寫《文檔銷毀審批表》（模板見附件5），經(jīng)行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；仍有保存價(jià)值的，延長(zhǎng)保管期限；銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文檔由行政部監(jiān)督，采用粉碎方式銷毀，銷毀過程需拍照記錄；電子文檔由IT部徹底刪除（低級(jí)格式化），并刪除備份文件；銷毀登記：銷毀完成后，填寫《文檔銷毀記錄表》（模板見附件6），記錄銷毀文檔名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)銷人等信息，由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。四、配套工具模板清單附件1：文檔歸檔清單文檔編號(hào)文檔名稱頁(yè)數(shù)歸檔日期保管期限存放位置備注XZB-2024-ZH-01-0012024年第一次行政辦公會(huì)議紀(jì)要52024-01-1510年行政部檔案柜-01含參會(huì)人員簽字…附件2：部門文檔歸檔總表部門名稱歸檔月份歸檔文檔數(shù)量紙質(zhì)歸檔盒數(shù)電子文檔數(shù)量歸檔人備案日期行政部2024-0120350張三*2024-01-25…附件3：文檔保管檢查表檢查部門檢查日期檢查項(xiàng)目（完好/損壞/丟失）問題說(shuō)明整改措施責(zé)任人完成日期行政部2024-03-20紙質(zhì)檔案完好，無(wú)損壞丟失無(wú)無(wú)李四*/…附件4：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門聯(lián)系方式王五*項(xiàng)目部借閱文檔信息文檔編號(hào)文檔名稱————————–———-———-PM-2024-LC-01-002項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)審批意見部門負(fù)責(zé)人*分管領(lǐng)導(dǎo)*————————–—————-—————-同意借閱趙六*錢七*附件5：文檔銷毀審批表文檔編號(hào)文檔名稱數(shù)量保管期限應(yīng)銷毀日期銷毀原因XZB-2023-ZH-01-0052023年第三次行政辦公會(huì)議紀(jì)要1份10年2024-01-15保管期限屆滿，無(wú)保存價(jià)值鑒定意見行政部*法務(wù)部*分管領(lǐng)導(dǎo)*————————–—————-—————-—————-建議銷毀孫八*周九*吳十*附件6：文檔銷毀記錄表銷毀日期銷毀文檔名稱文檔編號(hào)數(shù)量銷毀方式監(jiān)銷人備注2024-01-202023年第三次行政辦公會(huì)議紀(jì)要XZB-2023-ZH-01-0051份紙質(zhì)粉碎鄭十一*拍照留存…五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示責(zé)任到人：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔管理第一責(zé)任人，需指定專人（文檔管理員*）負(fù)責(zé)日常分類、歸檔、借閱等工作，保證責(zé)任明確；保密要求：涉密文檔需按《公司保密管理制度》單獨(dú)管理，借閱、復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理*審批，嚴(yán)禁私自外傳；電子安全：電子文檔需定期備份（每月至少1次），重要服務(wù)器需異地容災(zāi)，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改；合規(guī)追溯：所有文檔操作（歸檔、借閱、銷毀）需保留完整記錄，保證可追溯，以應(yīng)對(duì)審計(jì)、檢查等需求；培訓(xùn)宣貫：行政部*每年組織一次文檔管理制度培訓(xùn)，保證員工熟悉流程、標(biāo)準(zhǔn)，新員