高校學(xué)生檔案管理操作指南學(xué)生檔案是記錄個(gè)人學(xué)業(yè)成長(zhǎng)、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷、政治面貌及就業(yè)軌跡的核心載體，貫穿升學(xué)、求職、考公等關(guān)鍵人生節(jié)點(diǎn)。規(guī)范的檔案管理既能保障個(gè)人權(quán)益，也為高校人才培養(yǎng)與社會(huì)人才選拔提供可靠依據(jù)。本指南結(jié)合高校檔案管理實(shí)務(wù)，從建檔、日常維護(hù)到轉(zhuǎn)遞歸檔，梳理全流程操作要點(diǎn)，供高校檔案工作者及學(xué)生參考。一、檔案管理的核心認(rèn)知高校學(xué)生檔案以一人一檔為原則，內(nèi)容涵蓋四大類(lèi)核心材料：學(xué)籍類(lèi)：錄取名冊(cè)、成績(jī)單、學(xué)籍異動(dòng)（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)）記錄、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等；獎(jiǎng)懲類(lèi)：獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、違紀(jì)處分、學(xué)術(shù)成果獲獎(jiǎng)等材料；黨團(tuán)類(lèi)：入黨（團(tuán)）志愿書(shū)、思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正材料、組織關(guān)系證明等；就業(yè)類(lèi)：就業(yè)協(xié)議書(shū)、派遣證、升學(xué)錄取通知、留學(xué)相關(guān)證明等。管理需遵循“四性”原則：真實(shí)性：材料需經(jīng)組織審核，杜絕偽造、篡改；完整性：入學(xué)至畢業(yè)全周期材料應(yīng)無(wú)缺失；保密性：僅限授權(quán)人員依規(guī)查閱，嚴(yán)禁個(gè)人私自接觸；規(guī)范性：材料格式、裝訂、轉(zhuǎn)遞需符合《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求。二、建檔與材料補(bǔ)充流程（一）新生建檔：從“接收”到“入檔”的閉環(huán)1.材料收集新生需提交高考錄取通知書(shū)、高中學(xué)籍檔案（由畢業(yè)中學(xué)密封寄送或個(gè)人持檔（部分地區(qū)允許））、體檢表（含高考體檢及入學(xué)復(fù)檢）、黨團(tuán)組織關(guān)系證明（團(tuán)員證、黨員介紹信）等材料。若為專(zhuān)升本、研究生新生，還需附加專(zhuān)科/本科階段檔案。2.審核校驗(yàn)檔案館（或院系）需核查：檔案袋是否密封完好，有無(wú)拆封痕跡；材料清單是否與錄取類(lèi)型匹配（如藝術(shù)類(lèi)、體育類(lèi)需附加專(zhuān)業(yè)測(cè)試成績(jī)）；關(guān)鍵材料（如學(xué)籍表、獎(jiǎng)懲記錄）是否完整。發(fā)現(xiàn)缺失需立即聯(lián)系學(xué)生或原畢業(yè)學(xué)校補(bǔ)正。3.系統(tǒng)錄入與歸檔將檔案信息（姓名、學(xué)號(hào)、入學(xué)年份、材料清單）錄入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，生成電子索引；紙質(zhì)檔案按“年級(jí)+專(zhuān)業(yè)+班級(jí)”分類(lèi)，存入專(zhuān)用檔案柜，柜內(nèi)放置防潮劑、防蟲(chóng)藥，定期檢查溫濕度（建議溫度14-24℃，濕度45%-60%）。（二）在校生檔案補(bǔ)充：動(dòng)態(tài)更新的“全周期管理”在校期間，凡涉及學(xué)業(yè)、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)、就業(yè)的材料，需“個(gè)人提交—院系初審—檔案館復(fù)核—入檔”四步流程：學(xué)業(yè)類(lèi)：學(xué)期成績(jī)單、學(xué)業(yè)預(yù)警通知、畢業(yè)資格審核表等，由教務(wù)處定期移交；獎(jiǎng)懲類(lèi)：獲獎(jiǎng)證書(shū)（校級(jí)及以上）、處分決定書(shū)，需個(gè)人提交復(fù)印件（驗(yàn)原件），經(jīng)院系蓋章確認(rèn)后入檔；黨團(tuán)類(lèi)：思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正決議、組織關(guān)系變動(dòng)證明，由黨團(tuán)組織指定專(zhuān)人移交；實(shí)習(xí)就業(yè)類(lèi)：實(shí)習(xí)鑒定表、就業(yè)意向書(shū)（畢業(yè)年級(jí)），需本人簽字、單位蓋章后提交。三、日常管理：保管、查閱與維護(hù)（一）檔案保管：安全與合規(guī)并重場(chǎng)所要求：檔案庫(kù)房需獨(dú)立設(shè)置，配備防火（煙感報(bào)警器、滅火器）、防潮（除濕機(jī)）、防蟲(chóng)（樟木箱、防蟲(chóng)劑）、防盜（門(mén)禁、監(jiān)控）設(shè)備；電子檔案需存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，定期備份（至少每月一次），并與“國(guó)家教育檔案管理平臺(tái)”數(shù)據(jù)互通（部分高校已實(shí)現(xiàn)）。保管方式：紙質(zhì)檔案按“年度—院系—年級(jí)”編號(hào)，存于帶鎖檔案柜；電子檔案建立“一人一文件夾”，命名規(guī)則為“學(xué)號(hào)_姓名”，包含材料掃描件、錄入信息表。（二）查閱與借閱：權(quán)責(zé)清晰的“雙軌制”查閱：僅限因公需求（如就業(yè)推薦、政審、學(xué)歷認(rèn)證），需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)院系或就業(yè)指導(dǎo)中心審批后，在檔案館指定場(chǎng)所查閱，嚴(yán)禁拍照、涂改、抽取材料。借閱：特殊情況（如司法取證、出國(guó)公證）需借閱紙質(zhì)檔案的，需出具院系公函+個(gè)人身份證，明確借閱期限（一般不超過(guò)7天），歸還時(shí)需檢查檔案完整性，如有破損需按《檔案法》相關(guān)規(guī)定賠償。（三）信息更新：畢業(yè)季與學(xué)籍變動(dòng)的“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”畢業(yè)季：需同步更新就業(yè)協(xié)議書(shū)（含單位蓋章）、派遣證（報(bào)到證）、升學(xué)錄取通知書(shū)（研究生、博士）、留學(xué)offer（附學(xué)歷認(rèn)證材料）等；學(xué)籍變動(dòng)：轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等情況，需補(bǔ)充《學(xué)籍異動(dòng)審批表》、相關(guān)證明材料，確保檔案與學(xué)籍系統(tǒng)信息一致。四、檔案轉(zhuǎn)遞與畢業(yè)歸檔（一）轉(zhuǎn)遞情形與合規(guī)要求學(xué)生畢業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或出國(guó)時(shí)，檔案需“定向轉(zhuǎn)遞”，禁止個(gè)人自帶（特殊情況需經(jīng)省級(jí)教育主管部門(mén)批準(zhǔn)）。轉(zhuǎn)遞方向包括：就業(yè)單位（國(guó)有企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)）；戶籍地/就業(yè)地人才服務(wù)中心（民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)就業(yè)者）；升學(xué)院校（研究生、博士錄?。涣魧W(xué)服務(wù)中心（出國(guó)深造者，需附加留學(xué)證明）。（二）轉(zhuǎn)遞流程：“核對(duì)—密封—寄送—跟蹤”四步走1.信息核對(duì)：畢業(yè)前1個(gè)月，檔案館聯(lián)合院系，逐項(xiàng)核對(duì)檔案材料（重點(diǎn)檢查就業(yè)協(xié)議、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄），確?！耙蝗艘粰n、一檔一清單”。2.密封與郵寄：檔案經(jīng)審核后，裝入專(zhuān)用檔案袋（貼密封條、蓋騎縫章），填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（含接收單位名稱、地址、聯(lián)系人），通過(guò)機(jī)要交通（黨政機(jī)關(guān)、國(guó)企）或郵政EMS（檔案專(zhuān)用通道）寄送，嚴(yán)禁使用民營(yíng)快遞。3.物流跟蹤：寄送后，需留存快遞單號(hào)，定期查詢簽收狀態(tài)；若超過(guò)15天未簽收，需聯(lián)系接收方查明原因，必要時(shí)重新寄送。（三）畢業(yè)歸檔的“最后一公里”畢業(yè)檔案需包含完整學(xué)業(yè)軌跡（從入學(xué)到畢業(yè)的所有學(xué)籍材料）、獎(jiǎng)懲全記錄（無(wú)遺漏的榮譽(yù)與處分）、就業(yè)/升學(xué)證明（與畢業(yè)去向一致）。歸檔前，需由院系輔導(dǎo)員、檔案館員、就業(yè)指導(dǎo)老師三方簽字確認(rèn)，確?！安牧蠠o(wú)缺失、信息無(wú)錯(cuò)誤、轉(zhuǎn)遞無(wú)延誤”。五、常見(jiàn)問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略（一）檔案材料缺失：“溯源+補(bǔ)正”高中學(xué)籍檔案缺失：聯(lián)系原畢業(yè)中學(xué)，補(bǔ)辦《學(xué)籍登記表》《畢業(yè)生登記表》等，由學(xué)校蓋章后密封；在校材料缺失：如成績(jī)單丟失，可到教務(wù)處打印“成績(jī)證明”（蓋鮮章）；獲獎(jiǎng)證書(shū)丟失，可到院系或校團(tuán)委開(kāi)具“獲獎(jiǎng)證明”，附頒獎(jiǎng)文件復(fù)印件。（二）檔案轉(zhuǎn)遞丟失：“緊急處置四步法”1.立即聯(lián)系寄送方（學(xué)校檔案館），獲取快遞單號(hào)、寄送憑證；2.聯(lián)系接收方（人才中心/單位），查詢內(nèi)部簽收記錄；3.若確認(rèn)丟失，學(xué)校需重新整理檔案（復(fù)制成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料等），經(jīng)審核后再次轉(zhuǎn)遞；4.必要時(shí)，由學(xué)校出具《檔案遺失證明》，附材料清單，供個(gè)人辦理相關(guān)手續(xù)（如考公、落戶）。（三）檔案拆封：“嚴(yán)禁個(gè)人操作，依規(guī)處理”個(gè)人私自拆封檔案的，需立即聯(lián)系學(xué)校檔案館，由專(zhuān)人檢查材料完整性（是否有涂改、替換）。若材料無(wú)變動(dòng)，檔案館重新密封并蓋騎縫章；若有篡改嫌疑，需啟動(dòng)材料核驗(yàn)程序（聯(lián)系原出具