PAGE培訓(xùn)材料保存保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)材料的保存與保管工作，確保培訓(xùn)材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮培訓(xùn)材料在公司培訓(xùn)體系中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)活動(dòng)所涉及的培訓(xùn)材料，包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、試卷、學(xué)員作業(yè)、培訓(xùn)記錄等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保培訓(xùn)材料的保存保管工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障培訓(xùn)材料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的培訓(xùn)材料，要采取嚴(yán)格的保密措施。3.分類管理原則：按照培訓(xùn)材料的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，便于保存、查找和使用。4.有效利用原則：在確保培訓(xùn)材料安全保存的前提下，充分挖掘其價(jià)值，促進(jìn)培訓(xùn)資源的有效共享和重復(fù)利用，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量。二、培訓(xùn)材料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部編寫：由公司內(nèi)部培訓(xùn)師、專家或相關(guān)部門根據(jù)培訓(xùn)需求編寫培訓(xùn)教材、講義等材料。2.外部采購：采購符合公司培訓(xùn)要求的各類專業(yè)書籍、培訓(xùn)光盤、在線課程等作為培訓(xùn)參考資料。3.學(xué)員反饋：鼓勵(lì)學(xué)員在培訓(xùn)過程中提出意見和建議，收集學(xué)員的優(yōu)秀作業(yè)、心得體會(huì)等，豐富培訓(xùn)材料內(nèi)容。4.經(jīng)驗(yàn)分享：各部門定期組織經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，將部門內(nèi)的工作經(jīng)驗(yàn)、案例等整理成培訓(xùn)材料。（二）收集要求1.及時(shí)性：培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類材料，確保材料的完整性。2.準(zhǔn)確性：收集的培訓(xùn)材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或誤導(dǎo)性信息。3.完整性：涵蓋培訓(xùn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、授課內(nèi)容、考核資料等，確保能夠全面反映培訓(xùn)情況。（三）整理方法1.分類編號(hào)：按照培訓(xùn)材料的類別進(jìn)行分類，如通用類、專業(yè)類、技能類等，并為每類材料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。2.內(nèi)容審核：對(duì)收集到的培訓(xùn)材料進(jìn)行內(nèi)容審核，確保其符合公司培訓(xùn)目標(biāo)和要求，對(duì)于存在問題的材料及時(shí)進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.格式規(guī)范：統(tǒng)一培訓(xùn)材料的格式，如字體、字號(hào)、排版等，使其具有一致性和規(guī)范性，便于閱讀和使用。4.建立索引：為每一份培訓(xùn)材料建立詳細(xì)的索引，注明材料名稱、編號(hào)、所屬類別、編寫時(shí)間、適用對(duì)象等信息，方便快速查找和定位。三、培訓(xùn)材料的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)檔案：對(duì)于重要的培訓(xùn)教材、講義、試卷等紙質(zhì)材料，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。檔案應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和借閱。2.電子文檔：將培訓(xùn)材料的電子版本進(jìn)行備份保存，存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器的指定文件夾中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子文檔應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方式進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子與紙質(zhì)檔案的一致性。3.多媒體資料：對(duì)于培訓(xùn)光盤、視頻等多媒體資料，應(yīng)妥善保管，存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引，方便查找和播放。（二）保存環(huán)境1.溫度與濕度：紙質(zhì)檔案和電子文檔的保存環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間，避免因溫濕度變化導(dǎo)致材料損壞。2.防火防潮：保存場所應(yīng)具備防火、防潮設(shè)施，配備滅火器、除濕機(jī)等設(shè)備，防止火災(zāi)和潮濕對(duì)培訓(xùn)材料造成損害。3.防蟲防鼠：采取有效的防蟲、防鼠措施，如放置防蟲劑、封堵鼠洞等，避免培訓(xùn)材料被蟲蛀、鼠咬。4.安全防護(hù)：保存場所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保培訓(xùn)材料的安全。（三）保存期限1.長期保存：對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要規(guī)章制度、關(guān)鍵技術(shù)等方面的培訓(xùn)材料，應(yīng)進(jìn)行長期保存，保存期限不少于[X]年。2.定期清理：對(duì)于一般性的培訓(xùn)材料，保存期限為[X]年，到期后經(jīng)評(píng)估確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的，可以進(jìn)行清理銷毀。清理銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保培訓(xùn)材料的妥善處理。四、培訓(xùn)材料的保管（一）保管職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)培訓(xùn)材料的日常保管工作，包括材料的整理、歸檔、存儲(chǔ)、借閱登記等。定期對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保材料的安全和完整。2.培訓(xùn)部門職責(zé)：協(xié)助檔案管理人員做好培訓(xùn)材料的收集和整理工作，對(duì)培訓(xùn)材料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，提出改進(jìn)建議。3.各部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門所涉及培訓(xùn)材料的收集、整理和提交工作，并配合檔案管理人員做好培訓(xùn)材料的保管和使用工作。（二）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱培訓(xùn)材料的人員，應(yīng)填寫《培訓(xùn)材料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱材料的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批：檔案管理人員接到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)材料的保管規(guī)定和借閱人的實(shí)際情況進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要培訓(xùn)材料的借閱，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：借閱人憑審批通過的《培訓(xùn)材料借閱申請(qǐng)表》到檔案管理人員處領(lǐng)取培訓(xùn)材料，并進(jìn)行借閱登記，登記內(nèi)容包括借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門、材料名稱、編號(hào)等。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還培訓(xùn)材料，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并說明原因。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）盤點(diǎn)清查1.定期盤點(diǎn)：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行盤點(diǎn)清查，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)內(nèi)容包括培訓(xùn)材料的數(shù)量、種類、保存狀況等。2.臨時(shí)清查：在公司內(nèi)部審計(jì)、培訓(xùn)工作評(píng)估等情況下，應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行臨時(shí)盤點(diǎn)清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決培訓(xùn)材料保管過程中存在的問題。3.盤點(diǎn)報(bào)告：每次盤點(diǎn)清查結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)編制《培訓(xùn)材料盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問題及整改措施等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)審核后存檔，作為培訓(xùn)材料保管工作的重要依據(jù)。五、培訓(xùn)材料的使用與更新（一）使用規(guī)定1.授權(quán)使用：培訓(xùn)材料僅供公司內(nèi)部培訓(xùn)使用，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何個(gè)人或單位不得擅自將培訓(xùn)材料用于其他用途，包括但不限于對(duì)外傳播、出版發(fā)行等。2.按需使用：使用培訓(xùn)材料的人員應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)需求合理選擇和使用相應(yīng)的材料，不得隨意更改或刪除培訓(xùn)材料的內(nèi)容。3.使用記錄：培訓(xùn)部門應(yīng)建立培訓(xùn)材料使用記錄，詳細(xì)記錄培訓(xùn)材料的使用時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)對(duì)象、使用情況等信息，以便于對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估和分析。（二）更新維護(hù)1.定期更新：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和培訓(xùn)需求的變化，培訓(xùn)材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)。培訓(xùn)部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)內(nèi)容進(jìn)行修訂、補(bǔ)充或刪減，確保培訓(xùn)材料的時(shí)效性和實(shí)用性。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整：根據(jù)公司內(nèi)部政策法規(guī)的變化、行業(yè)技術(shù)的更新以及學(xué)員反饋等信息，及時(shí)對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，使培訓(xùn)內(nèi)容與公司實(shí)際情況和行業(yè)發(fā)展保持同步。3.版本管理：對(duì)培訓(xùn)材料的不同版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，明確各版本的適用范圍和更新內(nèi)容，避免因版本混淆而導(dǎo)致培訓(xùn)效果受到影響。六、培訓(xùn)材料的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對(duì)接觸培訓(xùn)材料的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.物理隔離：對(duì)于涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，應(yīng)采取物理隔離措施，如存放在專門的保密柜中，限制訪問權(quán)限等。3.電子加密：對(duì)電子版本的培訓(xùn)材料進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同級(jí)別的訪問密碼，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。4.信息共享限制：嚴(yán)格控制培訓(xùn)材料的信息共享范圍，僅限于公司內(nèi)部與培訓(xùn)工作相關(guān)的人員，禁止向外部人員透露培訓(xùn)材料的內(nèi)容。（二）安全保障1.災(zāi)害防范：制定培訓(xùn)材料的災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)及其他自然災(zāi)害等情況，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在災(zāi)害發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)采取措施保護(hù)培訓(xùn)材料。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)培訓(xùn)材料的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在異地安全的存儲(chǔ)設(shè)備中。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠快速恢復(fù)。3.安全審計(jì)：定期對(duì)培訓(xùn)材料的保存保管情況進(jìn)行安全審計(jì)，檢查保密措施的執(zhí)行情況、存儲(chǔ)環(huán)境的安全性、借閱登記的規(guī)范性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。七、培訓(xùn)材料的銷毀（一）銷毀條件1.保存期限屆滿：對(duì)于已達(dá)到保存期限且經(jīng)評(píng)估確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的培訓(xùn)材料，可進(jìn)行銷毀。2.內(nèi)容失效：由于公司業(yè)務(wù)調(diào)整、政策法規(guī)變化等原因，培訓(xùn)材料的內(nèi)容已不再適用或失去效力的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.其他原因：因培訓(xùn)材料損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用，且無法進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充的，可申請(qǐng)銷毀。（二）銷毀程序1.申請(qǐng)審批：由培訓(xùn)部門或相關(guān)責(zé)任人填寫《培訓(xùn)材料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀培訓(xùn)材料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.清單編制：在審批通過后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)銷毀申請(qǐng)表編制《培訓(xùn)材料銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀培訓(xùn)材料的明細(xì)。3.銷毀實(shí)施：按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，對(duì)于紙質(zhì)培訓(xùn)材料，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)督確認(rèn)：銷毀過程應(yīng)由專人進(jìn)行監(jiān)督，確