PAGE電子培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子培訓檔案的管理，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，提高培訓管理工作的效率和質量，為公司的人才培養(yǎng)和發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有參與培訓活動的員工，包括新員工入職培訓、崗位技能培訓、專業(yè)知識培訓、管理能力培訓等各類培訓所涉及的電子檔案資料。（三）管理原則1.真實性原則：電子培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓計劃、培訓通知、培訓教材、學員考勤記錄、考試成績、培訓總結等各個環(huán)節(jié)的相關資料，保證檔案的全面性。3.保密性原則：嚴格保護培訓檔案中涉及的個人隱私信息和公司機密信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行電子培訓檔案的整理、存儲和管理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。5.可追溯性原則：電子培訓檔案應具備清晰的記錄和索引，便于查詢和追溯培訓活動的歷史信息。二、電子培訓檔案的內容（一）培訓計劃1.年度培訓計劃：明確公司在一年內的各類培訓目標、培訓對象、培訓內容、培訓時間安排等總體框架。2.專項培訓計劃：針對特定項目或崗位需求制定的專項培訓計劃，詳細說明培訓的具體內容、要求和實施步驟。（二）培訓通知包括培訓課程的具體安排，如培訓時間、地點、培訓講師、培訓主題、培訓對象等信息，確保員工能夠準確了解培訓相關事宜。（三）培訓教材1.紙質教材電子版：將培訓過程中使用的紙質教材進行掃描或電子文檔整理，形成電子教材檔案。2.自編電子教材：公司內部編寫的培訓教材，包括課件、講義、案例集等，按照分類進行存儲。（四）學員考勤記錄1.簽到記錄：采用電子簽到系統(tǒng)或手工簽到表掃描件記錄學員每次培訓的簽到情況，注明簽到時間、簽到方式等信息。2.請假記錄：學員提交的請假申請及批準情況，記錄請假原因、請假時間和審批人等內容。（五）考試成績1.理論考試成績：記錄學員在培訓課程理論考試中的成績，包括考試題目、得分情況、考試時間等信息。2.實踐考核成績：針對需要實踐操作考核的培訓課程，記錄學員的實踐考核成績、考核標準和考核評語等。（六）培訓總結1.培訓講師總結：培訓講師對培訓課程的教學效果、學員表現、存在問題等方面進行的總結和分析。2.學員反饋總結：收集學員對培訓課程的反饋意見，整理形成學員反饋總結，包括對培訓內容、培訓方式、培訓講師等方面的評價和建議。三、電子培訓檔案的建立與收集（一）建立流程1.培訓發(fā)起部門負責：各培訓發(fā)起部門根據培訓計劃和需求，確定培訓課程內容，并指定專人負責電子培訓檔案的建立工作。2.資料準備：收集和整理培訓相關的各類資料，如培訓教材、培訓通知、考核試卷等，并按照規(guī)定的格式進行電子化處理。3.檔案錄入：將整理好的電子資料錄入公司指定的電子培訓檔案管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)要求填寫相關信息，確保檔案內容準確、完整。（二）收集要求1.及時收集：培訓活動結束后，相關責任人應及時將培訓檔案資料收集齊全，避免資料遺漏或丟失。2.審核把關：對收集到的電子培訓檔案資料進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。如發(fā)現問題，及時要求相關人員進行補充或修正。四、電子培訓檔案的整理與分類（一）整理原則1.按培訓項目分類：根據培訓項目的不同，將電子培訓檔案分為新員工入職培訓檔案、崗位技能培訓檔案、專業(yè)知識培訓檔案等類別。2.按時間順序排列：在每個培訓項目類別下，按照培訓時間的先后順序對檔案資料進行排列，便于查找和追溯。（二）分類方法1.培訓計劃類：按照年度培訓計劃和專項培訓計劃分別建立文件夾，將相應的培訓計劃文檔存儲其中。2.培訓通知類：根據培訓通知的發(fā)布時間，建立不同的文件夾，存放每次培訓的通知文件。3.培訓教材類：按照培訓教材的類型和適用培訓項目進行分類，如通用教材、專業(yè)教材等，并在每個類別下按照培訓課程名稱建立子文件夾。4.學員考勤記錄類：以每次培訓為單位，建立文件夾，將學員簽到記錄和請假記錄等文件存儲其中。5.考試成績類：根據考試類型和培訓項目，分類存放學員的理論考試成績和實踐考核成績文件。6.培訓總結類：分別存放培訓講師總結和學員反饋總結文件，并按照培訓項目和時間進行排序。五、電子培訓檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.服務器存儲：將電子培訓檔案存儲在公司內部的服務器上，設置專門的存儲空間，確保檔案數據的安全存儲。2.備份存儲：定期對電子培訓檔案進行備份，備份數據存儲在外部存儲設備或云存儲平臺上，以防止數據丟失。（二）保管要求1.專人負責：指定專人負責電子培訓檔案的存儲和保管工作，確保檔案的安全性和完整性。2.權限管理：設置不同的訪問權限，根據員工的工作職責和需求，授予相應的檔案訪問權限，防止未經授權的人員訪問檔案資料。3.定期檢查：定期對電子培訓檔案進行檢查，確保檔案數據的準確性和完整性，如發(fā)現數據丟失或損壞，及時進行修復或補充。4.安全防護：采取必要的安全防護措施，如安裝防火墻、防病毒軟件等，防止電子培訓檔案受到網絡攻擊和病毒侵害。六、電子培訓檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.培訓相關人員：參與培訓的員工、培訓講師、培訓管理人員等根據工作需要，可查閱與其相關的培訓檔案資料。2.其他人員：因工作需要查閱電子培訓檔案的其他人員，需經培訓管理部門負責人批準，并在指定人員的陪同下進行查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫電子培訓檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、查閱原因、查閱時間等信息，并提交給培訓管理部門。2.審批：培訓管理部門負責人對查閱申請表進行審批，批準后通知檔案保管人員協助查閱。3.查閱：檔案保管人員按照審批意見，為查閱人員提供相應的電子培訓檔案資料，并記錄查閱時間、查閱人員等信息。（三）使用規(guī)定1.僅限工作用途：查閱人員只能將電子培訓檔案用于與工作相關的目的，不得擅自復制、傳播或用于其他非工作用途。2.保密要求：查閱人員在查閱和使用電子培訓檔案過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案中的敏感信息。七、電子培訓檔案的更新與維護（一）更新內容1.培訓資料補充：隨著培訓活動的開展和培訓內容的更新，及時補充新的培訓教材、培訓通知等相關資料到電子培訓檔案中。2.成績修正：如發(fā)現學員考試成績有誤或存在其他需要修正的情況，及時對電子培訓檔案中的成績記錄進行更新。3.總結完善：根據培訓效果評估和反饋意見，對培訓總結進行更新和完善，使其更準確地反映培訓情況。（二）維護措施1.定期檢查：定期對電子培訓檔案進行檢查，確保檔案內容的及時性和準確性，發(fā)現問題及時進行更新和維護。2.數據清理：對過期或不再使用的電子培訓檔案資料進行清理，釋放存儲空間，提高檔案管理效率。八、電子培訓檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保存期限屆滿：電子培訓檔案資料達到規(guī)定的保存期限后，經培訓管理部門審核，確無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。2.資料失效：因培訓內容更新、培訓項目終止等原因，導致相關電子培訓檔案資料失去效力的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.申請：由培訓管理部門提出電子培訓檔案銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等信息，并提交給公司檔案管理部門。2.審批：公司檔案管理部門對銷毀申請進行審批，批準后組織實施銷毀工作。3.銷毀實施：采用