PAGE報銷制度基礎(chǔ)規(guī)范一、總則（一）目的本報銷制度旨在規(guī)范公司/組織的費用報銷流程，確保費用支出的合理性、真實性和合規(guī)性，加強財務(wù)管理，提高資金使用效率，保障公司/組織的正常運營。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。（三）基本原則1.真實性原則：報銷費用必須是實際發(fā)生的，相關(guān)票據(jù)和憑證應(yīng)真實、合法、有效。2.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司/組織的業(yè)務(wù)需要和相關(guān)規(guī)定，不得鋪張浪費。3.合規(guī)性原則：報銷行為必須遵守國家法律法規(guī)、財務(wù)制度以及公司/組織的各項規(guī)定。4.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、報銷范圍（一）差旅費1.交通費用：包括飛機票、火車票、汽車票、輪船票等公共交通工具的票款，以及因出差產(chǎn)生的市內(nèi)交通費，如出租車費、公交車費、地鐵費等。2.住宿費用：員工因出差需要在外住宿的，按照公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費。3.餐飲補貼：根據(jù)出差地區(qū)的不同，給予相應(yīng)的餐飲補貼，用于補貼員工在出差期間的餐飲支出。（二）業(yè)務(wù)招待費1.招待客戶的餐飲費用：因業(yè)務(wù)需要招待客戶而發(fā)生的餐飲費用。2.招待客戶的禮品費用：為招待客戶而購買的禮品費用。3.招待客戶的娛樂費用：經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，因招待客戶而發(fā)生的娛樂費用，如KTV、高爾夫球等。（三）辦公用品費1.辦公文具：如紙張、筆、筆記本、文件夾等。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備的購置、維修、保養(yǎng)費用。3.辦公耗材：如墨盒、硒鼓、紙張、油墨等辦公設(shè)備的耗材費用。（四）通訊費1.手機話費：員工因工作需要使用手機產(chǎn)生的話費，按照公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷。2.固定電話費：公司/組織辦公場所的固定電話費。（五）培訓(xùn)費1.參加外部培訓(xùn)課程的費用：員工因工作需要參加外部專業(yè)培訓(xùn)課程的學(xué)費、教材費、住宿費等。2.內(nèi)部培訓(xùn)費用：公司/組織內(nèi)部組織培訓(xùn)所發(fā)生的培訓(xùn)講師費用、培訓(xùn)場地租賃費用、培訓(xùn)教材費用等。（六）會議費1.會議場地租賃費用：召開會議所需的場地租賃費用。2.會議設(shè)備租賃費用：如投影儀、音響設(shè)備等會議設(shè)備的租賃費用。3.會議資料印刷費用：會議所需的資料印刷費用。4.參會人員的餐飲、住宿費用：因會議需要安排參會人員的餐飲、住宿費用。（七）其他費用1.因工作需要發(fā)生的郵寄費、快遞費。2.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的其他合理費用支出。三、報銷標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費標(biāo)準(zhǔn)1.交通費用標(biāo)準(zhǔn)飛機票：根據(jù)出差的緊急程度和實際需要，按照經(jīng)濟(jì)艙標(biāo)準(zhǔn)報銷。特殊情況需要乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。火車票：按照實際票價報銷，但原則上應(yīng)選擇硬座或硬臥。如因特殊情況需要乘坐軟臥或高鐵一等座的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。汽車票、輪船票：按照實際票價報銷。市內(nèi)交通費：根據(jù)出差地區(qū)的不同，按照以下標(biāo)準(zhǔn)報銷：一線城市每天[X]元，二線城市每天[X]元，三線及以下城市每天[X]元。出差期間如有特殊情況需要乘坐出租車的，需注明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.住宿費用標(biāo)準(zhǔn)一線城市：每人每天最高報銷[X]元。二線城市：每人每天最高報銷[X]元。三線及以下城市：每人每天最高報銷[X]元。兩人及以上同行出差，原則上應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，按照上述標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費。如因特殊情況需要單獨住宿的，需注明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.餐飲補貼標(biāo)準(zhǔn)一線城市：每人每天補貼[X]元。二線城市：每人每天補貼[X]元。三線及以下城市：每人每天補貼[X]元。（二）業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)1.招待客戶的餐飲費用：單次招待費用不得超過[X]元，每月累計招待費用不得超過[X]元。特殊情況需要超過標(biāo)準(zhǔn)的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.招待客戶的禮品費用：單次禮品費用不得超過[X]元，每月累計禮品費用不得超過[X]元。禮品應(yīng)選擇與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)且具有一定紀(jì)念意義的物品。3.招待客戶的娛樂費用：原則上不得發(fā)生招待客戶的娛樂費用。如因業(yè)務(wù)需要確需發(fā)生的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并詳細(xì)說明娛樂活動的內(nèi)容、目的、參與人員等情況。（三）辦公用品費標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具：根據(jù)實際工作需要，合理購置辦公文具，不得鋪張浪費。2.辦公設(shè)備：辦公設(shè)備的購置應(yīng)按照公司/組織的固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行審批，符合公司/組織的業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排。3.辦公耗材：辦公耗材的采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，建立采購臺賬，記錄采購數(shù)量、金額、使用情況等信息。（四）通訊費標(biāo)準(zhǔn)1.手機話費：根據(jù)員工的崗位性質(zhì)和工作需要，按照以下標(biāo)準(zhǔn)報銷：管理人員每月最高報銷[X]元，銷售人員每月最高報銷[X]元，其他員工每月最高報銷[X]元。2.固定電話費：按照實際發(fā)生的費用報銷。（五）培訓(xùn)費標(biāo)準(zhǔn)1.參加外部培訓(xùn)課程的費用：參加外部培訓(xùn)課程的費用需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)與員工的工作崗位相關(guān)，具有一定的實用性和針對性。培訓(xùn)費用按照實際發(fā)生額報銷，但不得超過公司/組織規(guī)定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。2.內(nèi)部培訓(xùn)費用：內(nèi)部培訓(xùn)費用由公司/組織統(tǒng)一安排和管理，按照實際發(fā)生額報銷。（六）會議費標(biāo)準(zhǔn)1.會議場地租賃費用：根據(jù)會議的規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地，會議場地租賃費用不得超過公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.會議設(shè)備租賃費用：根據(jù)會議的需要，合理租賃會議設(shè)備，會議設(shè)備租賃費用不得超過公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.會議資料印刷費用：會議資料印刷應(yīng)注重節(jié)約成本，保證資料的質(zhì)量和數(shù)量滿足會議需要，會議資料印刷費用不得超過公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.參會人員的餐飲、住宿費用：參會人員的餐飲、住宿費用按照差旅費標(biāo)準(zhǔn)報銷。（七）其他費用標(biāo)準(zhǔn)1.因工作需要發(fā)生的郵寄費、快遞費：按照實際發(fā)生額報銷，但應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并保留快遞單據(jù)作為報銷憑證。2.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的其他合理費用支出：按照實際發(fā)生額報銷，但需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并詳細(xì)說明費用支出的原因、用途等情況。四、報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出的，應(yīng)提前填寫費用申請表，詳細(xì)說明費用支出的項目、金額、用途、預(yù)計發(fā)生時間等信息。2.費用申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費用支出的合理性和必要性。如涉及預(yù)算外費用支出的，還需經(jīng)財務(wù)部門審核和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）費用發(fā)生1.員工應(yīng)按照費用申請表中填寫的信息，實際發(fā)生費用支出，并取得合法、有效的票據(jù)和憑證。2.票據(jù)和憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單、合同等，票據(jù)上應(yīng)注明費用支出的項目、金額、日期等信息，且必須加蓋開票單位的公章或財務(wù)專用章。（三）報銷憑證整理1.員工應(yīng)將取得的票據(jù)和憑證按照費用申請表中的項目進(jìn)行分類整理，粘貼在報銷粘貼單上，并在粘貼單上注明票據(jù)的張數(shù)、金額等信息。2.報銷憑證應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意涂改、折疊。如有票據(jù)丟失或損壞的，應(yīng)及時向開票單位索取相應(yīng)的證明，并說明原因。（四）報銷申請1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的報銷憑證和費用申請表一并提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到報銷申請后，應(yīng)及時對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證不符合要求的，應(yīng)及時通知員工補充或更正。（五）報銷審批1.財務(wù)部門審核通過的報銷申請，應(yīng)按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審批。2.一般費用報銷由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；金額較大的費用報銷還需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核報銷申請，確認(rèn)費用支出的合理性、真實性和合規(guī)性，并在審批意見欄中簽署審批意見和姓名、日期。（六）報銷支付1.經(jīng)審批通過的報銷申請，財務(wù)部門應(yīng)及時安排報銷支付。2.報銷支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等。如員工需要通過銀行轉(zhuǎn)賬方式領(lǐng)取報銷款的，應(yīng)提供本人的銀行賬號信息。3.財務(wù)部門應(yīng)在報銷支付完成后，及時登記報銷臺賬，記錄報銷日期、報銷金額、報銷人員、報銷項目等信息。五、報銷憑證要求（一）真實性報銷憑證必須是真實發(fā)生的費用支出，不得虛構(gòu)、偽造。（二）合法性報銷憑證必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，如發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，收據(jù)必須是由財政部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)收據(jù)等。（三）完整性報銷憑證應(yīng)具備以下基本要素：發(fā)票或收據(jù)的名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。（四）關(guān)聯(lián)性報銷憑證應(yīng)與費用申請表中填寫的費用支出項目、金額、用途等信息相關(guān)聯(lián)，能夠證明費用支出的真實性和合理性。（五）時效性報銷憑證應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)取得，如發(fā)票應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)取得。逾期取得的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。六、報銷審批權(quán)限（一）一般費用報銷1.單次報銷金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.單次報銷金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.單次報銷金額在[X]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）特殊費用報銷1.業(yè)務(wù)招待費、差旅費等特殊費用報銷，無論金額大小，均需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及預(yù)算外費用支出的報銷，需經(jīng)財務(wù)部門審核和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、報銷違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.虛構(gòu)、偽造報銷憑證，騙取報銷款項的。2.報銷與公司/組織業(yè)務(wù)無關(guān)的費用的。3.超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍報銷費用的。4.未經(jīng)審批擅自報銷費用的。5.其他違反報銷制度的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的報銷違規(guī)行為，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實