PAGE技術(shù)培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范技術(shù)培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保技術(shù)培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司技術(shù)培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類技術(shù)培訓(xùn)活動所形成的檔案資料管理，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績、培訓(xùn)總結(jié)等相關(guān)文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)培訓(xùn)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映技術(shù)培訓(xùn)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.分類管理原則按照培訓(xùn)類別、培訓(xùn)階段、培訓(xùn)對象等進行分類，便于檔案的整理、查找和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全性和保密性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善技術(shù)培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門技術(shù)培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理公司技術(shù)培訓(xùn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行維護和更新。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.對檔案進行定期鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）培訓(xùn)組織部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織的技術(shù)培訓(xùn)活動檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好技術(shù)培訓(xùn)檔案的查閱、利用等工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范培訓(xùn)過程中的文件材料形成和積累，確保檔案資料的完整性。（三）培訓(xùn)教師職責(zé)1.在培訓(xùn)過程中，負(fù)責(zé)生成和整理與培訓(xùn)內(nèi)容相關(guān)的教案、講義、課件等資料，并及時提交給培訓(xùn)組織部門。2.配合檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的檔案信息和資料。（四）學(xué)員職責(zé)1.遵守檔案管理規(guī)定，配合培訓(xùn)組織部門和檔案管理部門做好個人培訓(xùn)檔案資料的提交和整理工作。2.不得擅自涂改、偽造個人培訓(xùn)檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計劃：包括年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃等，應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等信息。2.培訓(xùn)教材：包括自編教材、外借教材、電子教材等，應(yīng)注明教材名稱、作者、版本等信息。3.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)筆記、培訓(xùn)照片、培訓(xùn)視頻等，應(yīng)詳細(xì)記錄培訓(xùn)過程和培訓(xùn)內(nèi)容。4.學(xué)員考核成績：包括理論考核成績、實踐考核成績、綜合考核成績等，應(yīng)注明考核時間、考核方式、考核結(jié)果等信息。5.培訓(xùn)總結(jié)：包括培訓(xùn)組織者總結(jié)、培訓(xùn)教師總結(jié)、學(xué)員總結(jié)等，應(yīng)總結(jié)培訓(xùn)效果、存在問題及改進措施等。6.其他與技術(shù)培訓(xùn)相關(guān)的文件材料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)評估報告、培訓(xùn)反饋意見等。（二）收集要求1.培訓(xùn)組織部門應(yīng)在培訓(xùn)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將培訓(xùn)檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.培訓(xùn)教師應(yīng)在培訓(xùn)課程結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將教案、講義、課件等資料提交給培訓(xùn)組織部門。3.學(xué)員應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將個人培訓(xùn)總結(jié)等資料提交給培訓(xùn)組織部門。4.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。（三）整理方法1.按照培訓(xùn)類別、培訓(xùn)時間等進行分類，建立分類目錄。2.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案資料目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。4.將檔案資料按照目錄順序排列，進行裝訂或裝盒，并在封面注明檔案名稱、類別、年度等信息。四、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、裝盒，并存放于專門的檔案庫房。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.技術(shù)培訓(xùn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及公司核心技術(shù)、重要知識產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價值的文件材料；長期保管的檔案主要包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)總結(jié)、學(xué)員考核成績等對公司技術(shù)培訓(xùn)工作具有重要參考價值的文件材料，保管期限為[X]年；短期保管的檔案主要包括培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材等一般性文件材料，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限從培訓(xùn)活動結(jié)束之日起計算。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對技術(shù)培訓(xùn)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，應(yīng)填寫檔案清查登記表，記錄清查結(jié)果。五、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。（二）復(fù)印與摘錄1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印技術(shù)培訓(xùn)檔案資料的，應(yīng)填寫《技術(shù)培訓(xùn)檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費用，并開具發(fā)票。復(fù)印的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以證明其真實性和有效性。3.摘錄技術(shù)培訓(xùn)檔案資料時，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在摘錄內(nèi)容上加蓋檔案管理部門的印章。摘錄人員不得擅自擴大摘錄范圍，不得篡改摘錄內(nèi)容。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)培訓(xùn)檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，準(zhǔn)確判斷檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.成立技術(shù)培訓(xùn)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對檔案鑒定工作進行研究和討論，確保鑒定工作的順利進行。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對到期檔案進行逐卷審查。2.審查檔案時，應(yīng)查閱檔案的形成背景、內(nèi)容摘要、利用情況等信息，綜合判斷檔案的保存價值。3.對于保管期限已滿但仍具有重要價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進行銷毀。