2026年生物科技服務(wù)公司員工溝通與申訴管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司內(nèi)部員工溝通與申訴管理工作，建立高效、暢通的溝通機制和公平、公正的申訴渠道，保障員工合法權(quán)益，提升員工歸屬感與企業(yè)凝聚力，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司經(jīng)營管理實際，制定本制度。第二條本制度所稱員工溝通，是指公司與員工之間、員工與員工之間圍繞工作開展、職業(yè)發(fā)展、企業(yè)管理、權(quán)益保障等相關(guān)事項，通過規(guī)定渠道進行信息傳遞、意見交換與問題協(xié)商的行為；員工申訴，是指員工認(rèn)為自身合法權(quán)益受到侵害，或?qū)镜墓芾頉Q策、規(guī)章制度執(zhí)行、績效考核結(jié)果、崗位調(diào)整、獎懲決定等事項存在異議，向公司指定機構(gòu)提出訴求并請求處理的行為。第三條本制度適用于公司全體正式在崗員工。試用期員工、實習(xí)人員、勞務(wù)派遣人員的溝通與申訴事宜，參照本制度執(zhí)行，另有特殊規(guī)定的從其規(guī)定。第四條員工溝通與申訴管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，保障員工的知情權(quán)、參與權(quán)、表達權(quán)和申訴權(quán)；（二）公平公正原則：溝通渠道公開透明，申訴處理客觀公正，不偏袒任何一方，不受職權(quán)、人情等因素干擾；（三）及時高效原則：溝通事項及時響應(yīng)、快速反饋，申訴案件限時受理、盡快辦結(jié)，避免事項積壓或拖延；（四）保密誠信原則：對溝通與申訴過程中的敏感信息、員工個人隱私嚴(yán)格保密；員工申訴需基于事實，客觀真實反映情況，公司相關(guān)部門誠信處理訴求；（五）預(yù)防優(yōu)先原則：通過常態(tài)化溝通及時發(fā)現(xiàn)并化解潛在矛盾，減少申訴事項發(fā)生；申訴處理過程中注重調(diào)解協(xié)商，力求達成共識。第五條人力資源部門是公司員工溝通與申訴管理的歸口部門，負(fù)責(zé)溝通機制的建立與維護、溝通活動的組織協(xié)調(diào)、申訴案件的受理與督辦、相關(guān)檔案的管理等工作；各部門負(fù)責(zé)人是本部門員工溝通的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門日常溝通工作的開展、員工意見的收集與反饋、申訴事項的初步協(xié)調(diào)等工作；公司管理層應(yīng)積極參與重要溝通活動，聽取員工意見，保障溝通與申訴機制有效運行。第六條員工應(yīng)主動參與公司組織的溝通活動，理性表達意見和訴求；提出申訴時需遵循本制度規(guī)定的流程和要求，配合相關(guān)部門的調(diào)查核實工作。第二章員工溝通管理第七條公司建立多渠道、多層次的員工溝通體系，確保不同類型、不同層級的溝通需求得到有效滿足，具體溝通渠道包括以下類別：（一）日常工作溝通：適用于部門內(nèi)部、跨部門之間圍繞日常工作開展的信息傳遞與協(xié)作協(xié)商。主要通過工作會議、一對一交流、線上辦公軟件溝通等方式進行，由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)工作負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌組織。溝通內(nèi)容應(yīng)聚焦工作任務(wù)分配、進度跟進、問題解決、流程優(yōu)化等具體工作事項，確保信息傳遞準(zhǔn)確、高效，保障工作順利推進。（二）定期專題溝通：適用于公司層面或部門層面的階段性工作總結(jié)、政策解讀、意見征集等事項。包括公司季度/年度經(jīng)營情況通報會、部門月度工作復(fù)盤會、新制度宣貫會等。公司層面的專題溝通由人力資源部門聯(lián)合行政部門組織，部門層面的專題溝通由各部門負(fù)責(zé)人組織，溝通前應(yīng)明確溝通主題、準(zhǔn)備相關(guān)材料，溝通后及時整理員工意見，形成反饋意見清單。（三）職業(yè)發(fā)展溝通：適用于員工職業(yè)規(guī)劃制定、崗位能力提升、績效考核反饋、培訓(xùn)需求對接等事項。采用一對一訪談形式，由部門負(fù)責(zé)人或人力資源部門工作人員與員工進行溝通。新員工入職滿3個月、員工晉升前、年度績效考核結(jié)束后，必須開展職業(yè)發(fā)展溝通；其他時間可根據(jù)員工需求或公司安排適時開展。溝通內(nèi)容應(yīng)包括員工工作表現(xiàn)評價、職業(yè)發(fā)展訴求、崗位能力提升建議、培訓(xùn)資源匹配等，幫助員工明確發(fā)展方向，促進員工與公司共同成長。（四）權(quán)益訴求溝通：適用于員工對薪酬福利、勞動保護、工作環(huán)境、規(guī)章制度等涉及自身權(quán)益的事項提出意見或建議。員工可通過部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門專人、線上意見反饋平臺等渠道發(fā)起溝通。相關(guān)接收部門應(yīng)在收到訴求后3個工作日內(nèi)響應(yīng)，與員工進行針對性溝通，了解具體訴求內(nèi)容，核實相關(guān)情況，提出初步處理意見。（五）匿名溝通渠道：公司設(shè)立匿名意見箱（包括線上電子意見箱和線下實體意見箱），用于員工不便實名表達的意見、建議或問題反映。匿名意見箱由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)管理，每周定期查看、整理相關(guān)信息，對可核實的事項進行調(diào)查了解，對有效意見或建議予以采納并推進落實，相關(guān)處理情況無需公開反饋，但需做好記錄存檔。第八條員工溝通的主要內(nèi)容包括但不限于：（一）公司經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營目標(biāo)、重大管理決策及實施進展；（二）公司規(guī)章制度的制定、修訂與執(zhí)行情況；（三）部門工作規(guī)劃、工作任務(wù)分配、工作流程優(yōu)化及工作難點問題；（四）員工個人工作表現(xiàn)、績效考核結(jié)果、薪酬福利調(diào)整、崗位變動等；（五）員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)需求、能力提升建議；（六）工作環(huán)境改善、勞動保護措施、安全生產(chǎn)管理等；（七）員工對公司管理、團隊建設(shè)的其他意見或建議。第九條員工溝通的流程規(guī)范：（一）溝通發(fā)起：員工可根據(jù)溝通事項類型，通過對應(yīng)溝通渠道主動發(fā)起溝通；公司或部門可根據(jù)工作需要，主動組織員工開展溝通活動。（二）溝通實施：溝通雙方應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，明確溝通重點；溝通過程中保持理性、坦誠，充分表達意見，認(rèn)真傾聽對方訴求；涉及具體問題的，應(yīng)清晰說明事實依據(jù)。（三）意見處理：對于溝通中達成共識的事項，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時推進落實；對于存在爭議或需要進一步核實的事項，應(yīng)明確后續(xù)處理步驟、責(zé)任人及完成時限；對于無法解決或暫時不具備實施條件的意見，應(yīng)向員工說明原因，做好解釋工作。（四）記錄存檔：人力資源部門及各部門應(yīng)做好溝通記錄工作，對重要溝通事項（如職業(yè)發(fā)展溝通、權(quán)益訴求溝通、專題溝通等）形成《員工溝通記錄表》，詳細記錄溝通時間、溝通人員、溝通內(nèi)容、達成共識、處理措施及落實情況等信息，歸檔至員工個人檔案或公司管理檔案，保存期限不少于2年。第十條溝通保障措施：（一）公司保障員工溝通權(quán)利的行使，任何部門或個人不得壓制、阻撓員工正當(dāng)?shù)臏贤ㄐ袨?，不得對主動溝通、提出合理意見的員工進行打擊報復(fù)。（二）各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)每月至少組織1次本部門員工集體溝通或開展2-3人次的一對一溝通，及時了解員工思想動態(tài)和工作情況，收集員工意見建議。（三）人力資源部門每季度對公司整體溝通情況進行匯總分析，梳理溝通中發(fā)現(xiàn)的共性問題，提出改進建議，向公司管理層匯報，并推動相關(guān)問題的解決。第三章員工申訴管理第十一條員工申訴的適用范圍：員工認(rèn)為自身合法權(quán)益受到侵害，或?qū)σ韵率马棿嬖诋愖h，可依據(jù)本制度提出申訴：（一）績效考核結(jié)果及后續(xù)處理措施；（二）薪酬福利核定、調(diào)整及發(fā)放相關(guān)事項；（三）崗位調(diào)動、晉升、降職、解聘等人事決策；（四）獎懲決定（包括警告、罰款、降薪、開除等）；（五）勞動保護措施、工作環(huán)境改善等涉及勞動權(quán)益的事項；（六）公司規(guī)章制度的執(zhí)行與解釋存在不公平或不合理的情形；（七）其他認(rèn)為侵害自身合法權(quán)益或存在異議的管理事項。第十二條員工提出申訴需滿足以下條件：（一）申訴人必須是與申訴事項直接相關(guān)的公司員工；（二）申訴事項必須屬于本制度規(guī)定的申訴范圍；（三）申訴需基于客觀事實，提供明確的事實依據(jù)、相關(guān)證據(jù)材料或線索；（四）申訴需在知道或應(yīng)當(dāng)知道申訴事項發(fā)生之日起15個工作日內(nèi)提出，逾期未提出且無正當(dāng)理由的，視為放棄申訴權(quán)利；（五）申訴需遵循本制度規(guī)定的流程和方式，不得通過散布謠言、聚眾鬧事、惡意詆毀等違法違規(guī)或不正當(dāng)方式表達訴求。第十三條有下列情形之一的，公司不予受理申訴：（一）不屬于本制度規(guī)定的申訴范圍的；（二）超過申訴時限且無正當(dāng)理由的；（三）申訴人未提供明確事實依據(jù)，或捏造事實、誣告陷害他人的；（四）同一申訴事項已經(jīng)過本制度規(guī)定的申訴流程處理完畢，申訴人無新的事實依據(jù)再次提出申訴的；（五）申訴事項已通過勞動爭議仲裁、訴訟等法律途徑解決或正在處理中的。第十四條員工申訴的渠道與方式：（一）書面申訴：員工應(yīng)填寫《員工申訴申請表》，詳細說明申訴事項、事實依據(jù)、申訴請求及相關(guān)證據(jù)材料，簽字確認(rèn)后提交至人力資源部門；（二）當(dāng)面申訴：員工可攜帶相關(guān)材料，直接到人力資源部門提出當(dāng)面申訴，由人力資源部門專人記錄申訴內(nèi)容，形成書面記錄并由員工簽字確認(rèn)；（三）線上申訴：員工可通過公司指定的線上辦公平臺申訴模塊提交申訴申請，上傳《員工申訴申請表》及相關(guān)證據(jù)材料電子版，人力資源部門在線接收并處理。第十五條員工申訴的處理流程：（一）申訴受理：人力資源部門在收到申訴申請后，應(yīng)在3個工作日內(nèi)對申訴材料進行審核，核實申訴人資格、申訴事項是否符合受理條件。符合受理條件的，出具《員工申訴受理通知書》，告知申訴人受理情況及后續(xù)處理流程；不符合受理條件的，出具《員工申訴不予受理通知書》，說明不予受理的理由，送達申訴人。（二）調(diào)查核實：人力資源部門受理申訴后，應(yīng)成立申訴調(diào)查小組（必要時可邀請公司工會代表、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參與），在5個工作日內(nèi)開展調(diào)查核實工作。調(diào)查小組可通過與申訴人、被申訴部門或相關(guān)責(zé)任人談話、查閱相關(guān)檔案資料（如績效考核記錄、薪酬發(fā)放憑證、規(guī)章制度文件等）、核實證據(jù)材料等方式，全面了解申訴事項的真實情況，形成《申訴調(diào)查核實報告》，明確調(diào)查事實、相關(guān)依據(jù)及初步處理意見。（三）調(diào)解協(xié)商：調(diào)查核實結(jié)束后，人力資源部門應(yīng)組織申訴人、被申訴部門或相關(guān)責(zé)任人進行調(diào)解協(xié)商，向雙方告知調(diào)查核實情況，聽取雙方的陳述和申辯，引導(dǎo)雙方就申訴事項達成和解協(xié)議。若調(diào)解協(xié)商成功，雙方簽訂《申訴調(diào)解協(xié)議書》，明確協(xié)商結(jié)果及落實措施，相關(guān)責(zé)任部門按協(xié)議要求推進落實。（四）申訴裁決：若調(diào)解協(xié)商未能達成一致，人力資源部門應(yīng)將《申訴調(diào)查核實報告》及相關(guān)材料提交公司申訴裁決委員會進行裁決。申訴裁決委員會由公司分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)專員、工會代表、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，在收到材料后5個工作日內(nèi)召開裁決會議，對申訴事項進行全面審議，根據(jù)事實依據(jù)和公司規(guī)章制度作出最終裁決意見，形成《員工申訴裁決書》。（五）結(jié)果反饋：人力資源部門應(yīng)在申訴裁決作出后3個工作日內(nèi)，將《申訴調(diào)解協(xié)議書》或《員工申訴裁決書》送達申訴人及相關(guān)部門，告知處理結(jié)果及后續(xù)事項。對于需要落實的裁決事項，明確責(zé)任部門、落實時限及監(jiān)督要求。（六）歸檔備案：申訴處理完畢后，人力資源部門應(yīng)將《員工申訴申請表》《申訴調(diào)查核實報告》《申訴調(diào)解協(xié)議書》《員工申訴裁決書》及相關(guān)證據(jù)材料等整理歸檔，建立申訴檔案，保存期限不少于3年。第十六條申訴處理的時限要求：（一）申訴受理審核：3個工作日；（二）調(diào)查核實：5個工作日，特殊復(fù)雜事項可延長至10個工作日，但需向申訴人說明理由；（三）調(diào)解協(xié)商：3個工作日；（四）申訴裁決：5個工作日；（五）結(jié)果反饋：3個工作日。整個申訴處理流程（從受理到結(jié)果反饋）的總時限原則上不超過20個工作日，特殊復(fù)雜事項經(jīng)公司申訴裁決委員會批準(zhǔn)可適當(dāng)延長，但延長時限不超過10個工作日。第十七條申訴復(fù)核：申訴人對申訴裁決結(jié)果不服的，可在收到《員工申訴裁決書》后5個工作日內(nèi)，向人力資源部門提交書面復(fù)核申請，說明復(fù)核理由并提供新的事實依據(jù)或證據(jù)材料。人力資源部門收到復(fù)核申請后，應(yīng)在3個工作日內(nèi)提交公司申訴裁決委員會進行復(fù)核，復(fù)核委員會在10個工作日內(nèi)完成復(fù)核工作，作出最終復(fù)核意見，該意見為公司層面的最終處理意見，不再受理后續(xù)申訴。第四章責(zé)任與紀(jì)律第十八條各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)切實履行本部門員工溝通與申訴管理的第一責(zé)任，積極組織開展日常溝通工作，及時收集并反饋員工意見，配合人力資源部門處理本部門相關(guān)的申訴事項。若存在以下情形，將追究部門負(fù)責(zé)人責(zé)任：（一）壓制、阻撓員工正當(dāng)溝通或申訴行為的；（二）對員工提出的合理意見或訴求置之不理、拖延處理的；（三）在溝通或申訴處理過程中弄虛作假、隱瞞事實真相的；（四）對申訴人或溝通中提出不同意見的員工進行打擊報復(fù)的。第十九條人力資源部門及申訴調(diào)查、裁決相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，認(rèn)真履行溝通協(xié)調(diào)、申訴受理、調(diào)查核實、裁決反饋等職責(zé)，確保溝通與申訴工作規(guī)范、公正、高效開展。若存在以下情形，將追究相關(guān)人員責(zé)任：（一）未按規(guī)定時限受理、處理溝通或申訴事項的；（二）在調(diào)查核實過程中敷衍了事、偏袒一方，未客觀反映事實真相的；（三）泄露溝通或申訴過程中的敏感信息、員工個人隱私的；（四）濫用職權(quán)、玩忽職守，作出不公平、不合理裁決的。第二十條員工在溝通與申訴過程中應(yīng)遵守以下紀(jì)律要求：（一）如實反映情況，提供真實、有效的證據(jù)材料，不得捏造事實、誣告陷害他人；（二）遵守溝通與申訴流程，不得越級申訴、重復(fù)申訴，不得通過違法違規(guī)或不正當(dāng)方式表達訴求；（三）積極配合相關(guān)部門的調(diào)查核實工作，不得拒絕提供相關(guān)信息或阻礙調(diào)查工作開展；（四）在溝通與申訴處理期間，應(yīng)正常履行工作職責(zé)，不得影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序。員工違反上述紀(jì)律要求的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等紀(jì)律處分；造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)