2026年資源回收公司客戶(hù)檔案管理管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司客戶(hù)檔案管理工作，建立“信息完整、管理規(guī)范、使用安全、動(dòng)態(tài)更新”的客戶(hù)檔案管理體系，精準(zhǔn)管控客戶(hù)合作風(fēng)險(xiǎn)，提升客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量與合作效率，保障客戶(hù)信息安全與合法權(quán)益，符合《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》等相關(guān)法律法規(guī)及資源回收行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司客戶(hù)合作實(shí)際（含原料供應(yīng)、成品采購(gòu)、服務(wù)合作等客戶(hù)類(lèi)型），特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有客戶(hù)檔案的建立、收集、審核、保管、使用、更新、注銷(xiāo)及歸檔全流程管理，涵蓋各類(lèi)客戶(hù)（原料供應(yīng)客戶(hù)、成品采購(gòu)客戶(hù)、合作服務(wù)客戶(hù)、潛在合作客戶(hù)等）；涉及公司銷(xiāo)售部、采購(gòu)部、客戶(hù)管理崗、檔案管理崗、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)及全體崗位人員，任何涉及客戶(hù)信息的采集、存儲(chǔ)、使用等行為，均需遵守本制度。第三條基本原則合規(guī)保密原則：堅(jiān)守客戶(hù)信息保護(hù)底線，嚴(yán)格遵守信息安全相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁泄露、出售、非法使用客戶(hù)信息，確保客戶(hù)信息安全合規(guī)。完整準(zhǔn)確原則：客戶(hù)檔案信息需全面、真實(shí)、準(zhǔn)確，無(wú)虛假隱瞞、遺漏缺失，確保檔案信息能客觀反映客戶(hù)實(shí)際情況與合作狀態(tài)。動(dòng)態(tài)更新原則：客戶(hù)檔案需隨客戶(hù)信息變化、合作進(jìn)展及時(shí)更新，確保檔案信息與客戶(hù)實(shí)際情況、合作狀態(tài)保持一致，避免信息滯后。權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門(mén)、各崗位客戶(hù)檔案管理責(zé)任，做到“誰(shuí)收集、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)使用、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”，確保責(zé)任落實(shí)到人，杜絕責(zé)任推諉。規(guī)范使用原則：客戶(hù)檔案僅用于公司業(yè)務(wù)合作、客戶(hù)服務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管控等合法用途，嚴(yán)格按權(quán)限使用，禁止用于與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)。安全可控原則：建立電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重保管機(jī)制，落實(shí)防火、防盜、防泄漏、防丟失等安全措施，確保檔案存儲(chǔ)與使用安全。第四條管理職責(zé)銷(xiāo)售部/采購(gòu)部：作為客戶(hù)檔案牽頭部門(mén)（銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)成品采購(gòu)、服務(wù)合作客戶(hù)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)原料供應(yīng)客戶(hù)），負(fù)責(zé)客戶(hù)信息收集、初步審核；發(fā)起檔案建立、更新、注銷(xiāo)申請(qǐng)；配合檔案管理崗開(kāi)展檔案核查與維護(hù)。客戶(hù)管理崗（專(zhuān)職/兼職）：負(fù)責(zé)客戶(hù)檔案的整理、錄入、更新與日常維護(hù)；核查客戶(hù)信息完整性、準(zhǔn)確性；跟蹤客戶(hù)合作狀態(tài)，及時(shí)同步檔案信息；配合開(kāi)展客戶(hù)信用評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)排查。檔案管理崗：負(fù)責(zé)客戶(hù)檔案的集中保管、歸檔與安全管控；制定檔案存儲(chǔ)、借閱、使用規(guī)范；定期開(kāi)展檔案盤(pán)點(diǎn)與核查；監(jiān)督檔案管理流程執(zhí)行，防范檔案丟失、泄漏風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)提供客戶(hù)付款、結(jié)算、欠款等財(cái)務(wù)信息，配合更新客戶(hù)信用檔案；核查客戶(hù)財(cái)務(wù)資質(zhì)相關(guān)信息，反饋客戶(hù)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核客戶(hù)檔案中的資質(zhì)文件、合作協(xié)議等法律相關(guān)信息；提供客戶(hù)信息保護(hù)、檔案管理合規(guī)性指導(dǎo)；協(xié)助處理客戶(hù)信息泄露等違規(guī)事件的法律事宜。公司管理層：審批客戶(hù)檔案管理規(guī)范、重大檔案變更、違規(guī)事件處理方案；監(jiān)督制度落實(shí)；協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問(wèn)題，保障檔案管理資源投入。第二章客戶(hù)檔案建立與信息收集第五條建檔范圍與條件建檔范圍：與公司達(dá)成合作意向、簽訂合作協(xié)議的各類(lèi)客戶(hù)；長(zhǎng)期穩(wěn)定合作的核心客戶(hù)；潛在重點(diǎn)合作客戶(hù)（需具備明確合作規(guī)劃與合作潛力）；需重點(diǎn)管控風(fēng)險(xiǎn)的客戶(hù)（如信用等級(jí)較低、合作存在隱患的客戶(hù)）。建檔條件：客戶(hù)需具備合法有效的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；無(wú)重大違法違規(guī)經(jīng)營(yíng)記錄、不良信用記錄；合作意向明確或已簽訂正式合作協(xié)議；能提供完整、真實(shí)的客戶(hù)信息資料。第六條信息收集內(nèi)容基礎(chǔ)信息：客戶(hù)名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)地址、聯(lián)系方式（電話(huà)、郵箱、聯(lián)系人）、成立時(shí)間、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等核心基礎(chǔ)信息。資質(zhì)信息：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證（如資源回收資質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證等）、資質(zhì)有效期、授權(quán)委托書(shū)、法人身份證明等資質(zhì)文件信息。合作信息：合作協(xié)議編號(hào)、合作類(lèi)型（原料供應(yīng)/成品采購(gòu)等）、合作期限、合作金額、合作內(nèi)容、交付要求、結(jié)算方式、合作履約記錄等合作相關(guān)信息。信用信息：付款履約情況、欠款記錄、合同違約情況、投訴舉報(bào)記錄、行業(yè)信用評(píng)價(jià)、第三方信用核查結(jié)果等信用相關(guān)信息。其他信息：客戶(hù)需求偏好、合作反饋、風(fēng)險(xiǎn)隱患記錄、后續(xù)合作規(guī)劃等有助于業(yè)務(wù)開(kāi)展與風(fēng)險(xiǎn)管控的補(bǔ)充信息。第七條信息收集流程與要求收集流程：由銷(xiāo)售部/采購(gòu)部對(duì)接客戶(hù)，按建檔要求收集客戶(hù)信息資料；對(duì)收集的資料進(jìn)行初步審核，確認(rèn)信息真實(shí)、完整后，提交客戶(hù)管理崗整理錄入，發(fā)起檔案建立申請(qǐng)。收集要求：信息收集需征得客戶(hù)同意，嚴(yán)禁非法采集客戶(hù)信息；收集的紙質(zhì)資料需加蓋客戶(hù)公章（復(fù)印件），電子資料需留存原始文件；確保收集的信息與客戶(hù)實(shí)際情況一致，無(wú)虛假、遺漏信息；對(duì)客戶(hù)敏感信息（如法人身份證號(hào)、銀行賬戶(hù)信息）需單獨(dú)標(biāo)注、加密保管。檔案建立：客戶(hù)管理崗收到申請(qǐng)后，3個(gè)工作日內(nèi)完成信息整理與錄入，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案（核心客戶(hù)需雙重建檔，普通客戶(hù)可優(yōu)先建立電子檔案）；檔案建立后，提交檔案管理崗審核歸檔，歸檔完成后生成唯一檔案編號(hào)，納入公司客戶(hù)檔案管理體系。第三章客戶(hù)檔案日常管理第八條檔案保管規(guī)范電子檔案保管：電子檔案存儲(chǔ)于公司專(zhuān)用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備，設(shè)置訪問(wèn)密碼與操作權(quán)限，實(shí)行“一人一賬號(hào)”管理；定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（每周至少1次），備份數(shù)據(jù)單獨(dú)存儲(chǔ)，防范數(shù)據(jù)丟失；嚴(yán)禁將電子檔案存儲(chǔ)于私人設(shè)備、非公司指定平臺(tái)，嚴(yán)禁通過(guò)非加密渠道傳輸。紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案存放于專(zhuān)用檔案柜，檔案柜需加鎖，存放環(huán)境需符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜要求，避免檔案損壞；紙質(zhì)檔案需按客戶(hù)類(lèi)型、合作狀態(tài)分類(lèi)存放，標(biāo)注檔案編號(hào)與客戶(hù)名稱(chēng)，便于檢索；檔案管理人員需定期檢查紙質(zhì)檔案狀態(tài)，及時(shí)處理破損、受潮檔案。保管期限：客戶(hù)檔案保管期限自合作終止之日起不少于5年；核心客戶(hù)檔案、存在糾紛或風(fēng)險(xiǎn)的客戶(hù)檔案，保管期限延長(zhǎng)至糾紛解決、風(fēng)險(xiǎn)消除后不少于3年；保管期限屆滿(mǎn)后，按檔案注銷(xiāo)流程處理，嚴(yán)禁隨意丟棄、銷(xiāo)毀。第九條檔案更新與維護(hù)更新周期：客戶(hù)檔案實(shí)行“季度常規(guī)更新+即時(shí)動(dòng)態(tài)更新”機(jī)制，每季度末由客戶(hù)管理崗牽頭，對(duì)接銷(xiāo)售部/采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等部門(mén)，更新客戶(hù)合作信息、信用信息等；客戶(hù)信息發(fā)生變更（如地址變更、資質(zhì)更新、合作調(diào)整）、出現(xiàn)合作異?；蛐庞蔑L(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新。更新流程：由銷(xiāo)售部/采購(gòu)部提交客戶(hù)信息變更資料，客戶(hù)管理崗審核確認(rèn)后，更新檔案信息，標(biāo)注更新時(shí)間與更新內(nèi)容；更新后的檔案需提交檔案管理崗核查歸檔，確保更新后的信息準(zhǔn)確、完整。日常維護(hù)：客戶(hù)管理崗每日核查客戶(hù)檔案使用記錄，每周盤(pán)點(diǎn)檔案狀態(tài)，每月匯總檔案更新情況，形成《客戶(hù)檔案維護(hù)月報(bào)》，提交檔案管理崗與牽頭部門(mén)備案；對(duì)信息滯后、缺失的檔案，及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充更新。第十條檔案分類(lèi)與檢索檔案分類(lèi)：按客戶(hù)類(lèi)型分為原料供應(yīng)客戶(hù)檔案、成品采購(gòu)客戶(hù)檔案、服務(wù)合作客戶(hù)檔案、潛在客戶(hù)檔案；按合作狀態(tài)分為正常合作客戶(hù)檔案、暫停合作客戶(hù)檔案、終止合作客戶(hù)檔案；按信用等級(jí)分為優(yōu)質(zhì)客戶(hù)檔案、合格客戶(hù)檔案、風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)檔案，便于精準(zhǔn)管控與檢索。檔案檢索：電子檔案需建立檢索目錄，支持按客戶(hù)名稱(chēng)、檔案編號(hào)、合作類(lèi)型等關(guān)鍵詞檢索；紙質(zhì)檔案需編制分類(lèi)索引，標(biāo)注存放位置，確保檢索高效便捷；檢索檔案需按權(quán)限執(zhí)行，做好檢索記錄，嚴(yán)禁無(wú)權(quán)限人員檢索、查閱客戶(hù)檔案。第四章客戶(hù)檔案使用與保密第十一條檔案使用權(quán)限與流程權(quán)限劃分：核心客戶(hù)檔案、敏感信息檔案，僅限部門(mén)負(fù)責(zé)人、客戶(hù)管理崗、檔案管理崗及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干使用；普通客戶(hù)檔案，可由對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)崗位人員按業(yè)務(wù)需求申請(qǐng)使用；外部單位如需查閱客戶(hù)檔案，需經(jīng)公司管理層審批，且僅限查閱非敏感信息。使用流程：申請(qǐng)使用客戶(hù)檔案時(shí)，需填寫(xiě)《客戶(hù)檔案使用申請(qǐng)表》，注明使用用途、使用期限、查閱范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、檔案管理崗確認(rèn)權(quán)限后，方可使用；使用電子檔案需登錄專(zhuān)用賬號(hào)，使用紙質(zhì)檔案需在檔案管理室現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁帶出檔案管理區(qū)域。使用要求：使用客戶(hù)檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、偽造、抽取檔案內(nèi)容；嚴(yán)禁復(fù)制、摘錄客戶(hù)敏感信息（經(jīng)審批同意的除外）；使用后需及時(shí)歸還檔案，電子檔案退出登錄，紙質(zhì)檔案放回指定位置，檔案管理崗做好使用歸還記錄。第十二條保密管理要求保密責(zé)任：所有接觸客戶(hù)檔案的人員，均需簽訂《客戶(hù)信息保密承諾書(shū)》，明確保密責(zé)任，嚴(yán)禁泄露、傳播、出售、非法使用客戶(hù)信息；嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員透露客戶(hù)檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)合談?wù)摽蛻?hù)敏感信息。保密管控：電子檔案需開(kāi)啟加密功能，敏感信息單獨(dú)加密存儲(chǔ)；紙質(zhì)檔案中的敏感信息需單獨(dú)存放、加鎖保管；傳輸客戶(hù)信息需使用加密渠道，嚴(yán)禁通過(guò)微信、郵件等非加密方式傳輸敏感信息。離職交接：涉及客戶(hù)檔案管理的崗位人員離職時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，交還所有客戶(hù)檔案資料、存儲(chǔ)設(shè)備、訪問(wèn)賬號(hào)等，簽訂離職保密承諾，確?？蛻?hù)信息不隨人員離職泄露；交接完成后，由檔案管理崗注銷(xiāo)其檔案使用權(quán)限。第五章客戶(hù)檔案注銷(xiāo)與歸檔第十三條檔案注銷(xiāo)條件客戶(hù)檔案符合以下情形之一，可申請(qǐng)注銷(xiāo)：合作終止?jié)M5年，且無(wú)后續(xù)合作規(guī)劃、無(wú)未解決糾紛的；客戶(hù)已注銷(xiāo)、吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照，無(wú)法繼續(xù)開(kāi)展合作的；檔案信息虛假、無(wú)效，且無(wú)法補(bǔ)充更正的；保管期限屆滿(mǎn)，無(wú)留存必要的；其他符合注銷(xiāo)條件的情形。第十四條檔案注銷(xiāo)流程申請(qǐng)：由銷(xiāo)售部/采購(gòu)部或客戶(hù)管理崗提出檔案注銷(xiāo)申請(qǐng)，附客戶(hù)合作終止證明、檔案保管期限證明等相關(guān)材料，提交檔案管理崗審核。審核：檔案管理崗在3個(gè)工作日內(nèi)核查申請(qǐng)材料，確認(rèn)符合注銷(xiāo)條件后，匯總注銷(xiāo)檔案清單，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、管理層審批（核心客戶(hù)檔案注銷(xiāo)需經(jīng)管理層審批）。注銷(xiāo)與留存：審批通過(guò)后，檔案管理崗對(duì)注銷(xiāo)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，電子檔案加密備份后刪除原文件，紙質(zhì)檔案按規(guī)定銷(xiāo)毀（需留存銷(xiāo)毀記錄）；涉及糾紛、風(fēng)險(xiǎn)的注銷(xiāo)檔案，需單獨(dú)留存?zhèn)浞?，待糾紛解決、風(fēng)險(xiǎn)消除后再按規(guī)定處理。第十五條檔案歸檔規(guī)范正常合作客戶(hù)檔案，按分類(lèi)要求定期歸檔；暫停合作、終止合作客戶(hù)檔案，單獨(dú)歸檔管理；注銷(xiāo)檔案的備份資料、注銷(xiāo)記錄、銷(xiāo)毀記錄等，需歸檔留存不少于3年，確保檔案管理全程可追溯；歸檔檔案需標(biāo)注歸檔時(shí)間、歸檔人、檔案狀態(tài)，便于后續(xù)核查。第六章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第十六條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：檔案管理崗每日監(jiān)督客戶(hù)檔案使用、保管情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理不規(guī)范、信息泄露等問(wèn)題，立即責(zé)令整改，做好監(jiān)督記錄。定期檢查：每月開(kāi)展一次客戶(hù)檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查，核查檔案信息完整性、更新及時(shí)性、保管安全性、使用合規(guī)性，形成專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告，上報(bào)管理層；每季度開(kāi)展一次客戶(hù)信息保密專(zhuān)項(xiàng)檢查，排查信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)整改隱患。專(zhuān)項(xiàng)核查：針對(duì)客戶(hù)投訴、信息泄露舉報(bào)等情況，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)核查，核實(shí)相關(guān)情況，追究責(zé)任人責(zé)任，形成核查報(bào)告與處理意見(jiàn)。第十七條考核與獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)勵(lì)措施：年度內(nèi)客戶(hù)檔案管理規(guī)范、信息完整準(zhǔn)確、無(wú)安全隱患的部門(mén)/個(gè)人，授予“客戶(hù)檔案管理先進(jìn)集體/個(gè)人”稱(chēng)號(hào)，給予一次性獎(jiǎng)金500-2000元；及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、避免重大損失的個(gè)人，給予一次性獎(jiǎng)金1000-5000元，通報(bào)表彰。處罰措施：（1）輕微違規(guī)：客戶(hù)檔案信息填寫(xiě)不完整、更新不及時(shí)的，扣除責(zé)任人當(dāng)期績(jī)效獎(jiǎng)金100-300元，限期整改；未按規(guī)定辦理檔案借閱、歸還手續(xù)的，給予口頭警告，扣除績(jī)效獎(jiǎng)金50-100元。（2）一般違規(guī)：客戶(hù)檔案丟失、破損的，扣除責(zé)任人當(dāng)期績(jī)效獎(jiǎng)金300-800元，給予書(shū)面警告；泄露客戶(hù)非敏感信息的，扣除績(jī)效獎(jiǎng)金500-1000元，取消年度評(píng)優(yōu)資格，部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。（3）嚴(yán)重違規(guī)：泄露客戶(hù)敏感信息、出售客戶(hù)信息的，扣除全年績(jī)效獎(jiǎng)金，給予降職、撤職或解除勞動(dòng)合同處分；造成客戶(hù)投訴、公司經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法追究賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第十八條制度解釋本制度由公司銷(xiāo)售部、采購(gòu)部聯(lián)合負(fù)責(zé)解釋?zhuān)魲l款存在歧義，以?xún)刹块T(mén)聯(lián)合出具的官方解釋為準(zhǔn)。第十九條制度修訂本制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司客戶(hù)管理實(shí)際需求適時(shí)修訂，修訂流程由銷(xiāo)售部、采