供應(yīng)商入庫制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于供應(yīng)鏈風(fēng)險防控的統(tǒng)一要求，以及公司為規(guī)范供應(yīng)商入庫管理、提升采購效能、防范商業(yè)賄賂等專項風(fēng)險而制定的內(nèi)部管理需求，制定本制度。本制度旨在明確供應(yīng)商入庫全流程管理職責(zé)，規(guī)范操作行為，確保入庫物資符合質(zhì)量、安全及合規(guī)要求，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在采購、倉儲、物流等環(huán)節(jié)涉及供應(yīng)商入庫管理的業(yè)務(wù)活動。具體覆蓋場景包括但不限于原材料采購、設(shè)備引進(jìn)、技術(shù)服務(wù)等領(lǐng)域的供應(yīng)商選擇、資質(zhì)審核、合同簽訂、貨物接收、質(zhì)量檢驗及信息歸檔等全過程管理。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“XX專項管理”：指圍繞供應(yīng)商入庫管理，通過制度設(shè)計、流程優(yōu)化、風(fēng)險防控等手段，實現(xiàn)全流程合規(guī)化、精細(xì)化的管理模式，涵蓋從供應(yīng)商準(zhǔn)入到貨物入庫的每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（二）“XX風(fēng)險”：指在供應(yīng)商入庫過程中可能出現(xiàn)的合規(guī)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等，包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)造假、貨物以次充好、商業(yè)賄賂、合同違約等。（三）“XX合規(guī)”：指供應(yīng)商入庫管理活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司制度及國際通行的商業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，確保所有操作合法合規(guī)、透明可追溯。第四條供應(yīng)商入庫管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有入庫供應(yīng)商及物資均納入制度管控范圍，不留管理空白；（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門在入庫管理中的具體職責(zé)，實現(xiàn)全程閉環(huán)管理；（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估入庫管理有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本單位供應(yīng)商入庫管理的第一責(zé)任人，對入庫管理的全面合規(guī)性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督制度的落實。第六條設(shè)立XX專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括采購部、質(zhì)檢部、法務(wù)部、財務(wù)部等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)供應(yīng)商入庫管理工作，研究解決重大問題；（二）審批關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理制度及重大風(fēng)險防控方案；（三）監(jiān)督評價各部門入庫管理績效，定期向決策層報告工作情況。第七條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門（采購部）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌入庫管理制度建設(shè)，組織開展供應(yīng)商風(fēng)險評估，監(jiān)督考核各環(huán)節(jié)執(zhí)行情況，并牽頭開展培訓(xùn)宣貫工作；（二）專責(zé)部門（質(zhì)檢部、法務(wù)部）：分別負(fù)責(zé)入庫物資的質(zhì)量檢驗合規(guī)審核、合同條款的合法性審查及爭議處置；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)落實本領(lǐng)域入庫管理要求，開展日常風(fēng)險排查，確保供應(yīng)商資質(zhì)、貨物質(zhì)量等符合標(biāo)準(zhǔn)。第八條基層執(zhí)行崗（采購專員、質(zhì)檢員等）應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守入庫操作規(guī)程，確保信息錄入準(zhǔn)確完整；（二）發(fā)現(xiàn)異常情況及時上報，并配合調(diào)查處置；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，對自身行為負(fù)責(zé)。第三章專項管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條供應(yīng)商盡職調(diào)查：采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對新增供應(yīng)商開展資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、財務(wù)狀況、社會信用記錄等，必要時進(jìn)行實地考察。嚴(yán)禁與存在重大法律風(fēng)險或合規(guī)問題的供應(yīng)商合作。第十條招標(biāo)采購規(guī)范：涉及金額XX萬元以上的采購項目必須采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，確保流程公開透明。采購部應(yīng)制定招標(biāo)文件模板，法務(wù)部參與審核關(guān)鍵條款，防止利益輸送。第十一條合同簽訂管理：供應(yīng)商入庫合同必須包含質(zhì)量保證、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，由法務(wù)部審核簽字后方可生效。采購部應(yīng)建立合同臺賬，定期跟蹤履約情況。第十二條貨物驗收標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)檢部制定入庫物資驗收細(xì)則，明確檢驗項目、標(biāo)準(zhǔn)及方法。未經(jīng)檢驗或檢驗不合格的貨物，不得辦理入庫手續(xù)。第十三條關(guān)聯(lián)交易管控：采購部應(yīng)建立關(guān)聯(lián)方識別機(jī)制，對可能存在的利益輸送風(fēng)險進(jìn)行評估，必要時采取回避措施。財務(wù)部定期抽查關(guān)聯(lián)交易，確保公允性。第十四條商業(yè)賄賂防控：嚴(yán)禁任何人員向供應(yīng)商提供或索取賄賂。采購部應(yīng)設(shè)置匿名舉報渠道，對違規(guī)行為嚴(yán)肅處理。第十五條數(shù)據(jù)安全保護(hù)：信息系統(tǒng)需對供應(yīng)商信息、采購數(shù)據(jù)等進(jìn)行分級存儲，訪問權(quán)限嚴(yán)格限定，防止信息泄露。第十六條安全環(huán)保要求：入庫物資必須符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)，涉及環(huán)保要求的需提供檢測報告。質(zhì)檢部聯(lián)合安全環(huán)保部門開展專項檢查。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動態(tài)更新機(jī)制：采購部每年至少組織一次制度評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時修訂。重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：采購部每季度開展供應(yīng)商風(fēng)險評估，對高風(fēng)險供應(yīng)商實施重點(diǎn)監(jiān)控，法務(wù)部、財務(wù)部參與評估結(jié)果復(fù)核。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：將供應(yīng)商資質(zhì)審查嵌入招標(biāo)采購、合同簽訂等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，未經(jīng)合規(guī)審查的不得進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭協(xié)調(diào)，必要時啟動應(yīng)急預(yù)案。財務(wù)部負(fù)責(zé)相關(guān)資金管控。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：明確違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)，輕者通報批評，重者取消合作資格并移交紀(jì)律部門處理。第二十二條評估改進(jìn)機(jī)制：每年年底由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對入庫管理全過程進(jìn)行考核，形成評估報告，優(yōu)化制度流程。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取入庫管理工作匯報，解決實際困難，確保制度有效落地。第二十四條考核激勵機(jī)制：將入庫管理合規(guī)情況納入部門績效考核，與評優(yōu)評先掛鉤，對突出貢獻(xiàn)者給予獎勵。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級開展入庫管理培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職，一線員工側(cè)重操作規(guī)范，每年至少組織兩次。第二十六條信息化支撐：采購系統(tǒng)需具備供應(yīng)商信息管理、風(fēng)險預(yù)警、自動審批等功能，實現(xiàn)全流程電子化追溯。第二十七條文化建設(shè)：編制XX專項合規(guī)手冊，發(fā)布典型案例，營造“人人講合規(guī)”的內(nèi)部氛圍。第二十八條報告制度：各部門每月提交入庫管理情況報告，重大風(fēng)險事件需在X日內(nèi)上報至領(lǐng)導(dǎo)小組。財務(wù)部每季度