公司行政流程制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)合規(guī)管理最佳實(shí)踐，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的總體要求，以及公司為規(guī)范內(nèi)部行政流程、防控管理風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營(yíng)效率的內(nèi)部管理需求，制定。本制度旨在通過(guò)明確流程標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化組織責(zé)任、完善運(yùn)行機(jī)制，構(gòu)建系統(tǒng)化、規(guī)范化的行政管理體系，確保公司各項(xiàng)行政工作依法合規(guī)、高效有序開展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司所有涉及行政事務(wù)的管理流程，包括但不限于會(huì)議管理、文件流轉(zhuǎn)、印章使用、固定資產(chǎn)管理、后勤保障等，均須遵循本制度規(guī)定。具體適用場(chǎng)景包括但不限于公司內(nèi)部決策執(zhí)行、跨部門協(xié)作、外部事務(wù)處理等所有與行政管理相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。第三條本制度中核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”是指公司為防控特定領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)而建立的全流程管理機(jī)制，涵蓋風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、標(biāo)準(zhǔn)制定、流程監(jiān)控、責(zé)任追究等環(huán)節(jié)，形成閉環(huán)管理模式。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”是指因行政流程缺失、執(zhí)行偏差、制度缺陷等導(dǎo)致的潛在法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或運(yùn)營(yíng)中斷的可能性。（三）“XX合規(guī)”是指公司行政管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度要求的狀態(tài)，要求全員主動(dòng)遵守、持續(xù)優(yōu)化。第四條XX專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋原則：行政流程管理須覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景，不留監(jiān)管空白；（二）責(zé)任到人原則：明確各層級(jí)、各部門管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任主體可追溯；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：優(yōu)先防控重大風(fēng)險(xiǎn)，動(dòng)態(tài)調(diào)整管控強(qiáng)度；（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估流程有效性，優(yōu)化制度缺陷。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司XX專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)最終決策與監(jiān)督責(zé)任；分管行政事務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)制度落實(shí)、組織協(xié)調(diào)及日常監(jiān)督。第六條公司設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策審批、監(jiān)督評(píng)價(jià)職能，每年至少召開X次會(huì)議審議制度修訂、重大風(fēng)險(xiǎn)處置等事項(xiàng)。第七條XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠于XX部（如行政部或合規(guī)部），負(fù)責(zé)具體執(zhí)行工作，包括流程文件起草、風(fēng)險(xiǎn)排查組織、培訓(xùn)宣貫、考核支持等。第八條牽頭部門（XX部）職責(zé)：（一）統(tǒng)籌XX專項(xiàng)管理制度體系建設(shè)，定期修訂完善；（二）組織開展行政流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，編制風(fēng)險(xiǎn)清單；（三）監(jiān)督各部門制度執(zhí)行情況，組織專項(xiàng)檢查；（四）推進(jìn)流程標(biāo)準(zhǔn)化，優(yōu)化行政效能；（五）實(shí)施全員培訓(xùn)，提升合規(guī)意識(shí)。第九條專責(zé)部門職責(zé)：（一）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)資金審批流程合規(guī)性審核，落實(shí)稅務(wù)合規(guī)要求；（二）法務(wù)部：負(fù)責(zé)重大行政決策的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審核合同條款；（三）信息部：負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)安全流程監(jiān)督，落實(shí)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限管控；（四）安全部：負(fù)責(zé)辦公環(huán)境及固定資產(chǎn)安全監(jiān)管，開展隱患排查。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域XX專項(xiàng)管理要求，制定具體實(shí)施細(xì)則；（二）開展日常風(fēng)險(xiǎn)自查，建立問(wèn)題臺(tái)賬；（三）組織本部門員工進(jìn)行流程培訓(xùn)，確保執(zhí)行到位；（四）及時(shí)上報(bào)重大風(fēng)險(xiǎn)事件及管理缺陷。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）簽訂崗位合規(guī)承諾書，熟知本崗位職責(zé)流程；（二）嚴(yán)格執(zhí)行流程標(biāo)準(zhǔn)，拒絕執(zhí)行違規(guī)指令；（三）主動(dòng)報(bào)告流程風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)助調(diào)查處理；（四）參與流程優(yōu)化建議，持續(xù)提升工作質(zhì)量。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重大決策會(huì)議須提前發(fā)布議題，記錄完整參會(huì)人員及表決結(jié)果；常規(guī)會(huì)議須提前X天發(fā)布通知，參會(huì)人員須簽到確認(rèn)；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)召開涉密會(huì)議，嚴(yán)禁利用會(huì)議進(jìn)行利益輸送；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范會(huì)議決策程序不合規(guī)、決議執(zhí)行偏差等風(fēng)險(xiǎn)。第十三條文件流轉(zhuǎn)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：文件傳閱須通過(guò)指定系統(tǒng)或紙質(zhì)臺(tái)賬登記，涉密文件須履行審批手續(xù)；重要文件須存檔備查，保管期限按檔案規(guī)定執(zhí)行；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自復(fù)印、外傳涉密文件，嚴(yán)禁空白文件流轉(zhuǎn)；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范文件遺失、泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)。第十四條印章使用：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：印章使用須填寫申請(qǐng)單，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后備案；緊急用印須履行臨時(shí)審批程序；印章保管須實(shí)行雙人雙鎖；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自用印，嚴(yán)禁將印章交由非保管人使用；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范印章盜用、偽造等風(fēng)險(xiǎn)。第十五條固定資產(chǎn)管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：資產(chǎn)購(gòu)置須通過(guò)采購(gòu)流程，領(lǐng)用須登記臺(tái)賬，報(bào)廢須履行審批；定期開展資產(chǎn)盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁將公物據(jù)為己有，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)配置資產(chǎn)；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范資產(chǎn)流失、閑置浪費(fèi)等風(fēng)險(xiǎn)。第十六條后勤保障：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：辦公資源（如會(huì)議室、車輛）按需申請(qǐng)，超標(biāo)準(zhǔn)使用須報(bào)批；供應(yīng)商選擇須通過(guò)比選程序，簽訂服務(wù)協(xié)議；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁指定供應(yīng)商獲取超額回扣，嚴(yán)禁在后勤服務(wù)中搞特殊化；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范利益輸送、資源浪費(fèi)等風(fēng)險(xiǎn)。第十七條招標(biāo)采購(gòu)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：招標(biāo)項(xiàng)目須發(fā)布采購(gòu)公告，評(píng)標(biāo)須采用隨機(jī)抽取方式，結(jié)果須公示；非招標(biāo)項(xiàng)目須履行比選程序；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁圍標(biāo)串標(biāo)，嚴(yán)禁指定中標(biāo)供應(yīng)商；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范采購(gòu)領(lǐng)域腐敗風(fēng)險(xiǎn)。第十八條信息安全：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：信息系統(tǒng)操作須進(jìn)行權(quán)限管理，數(shù)據(jù)傳輸須加密處理，定期開展安全審計(jì)；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)訪問(wèn)系統(tǒng)，嚴(yán)禁泄露敏感數(shù)據(jù)；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等風(fēng)險(xiǎn)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）牽頭部門每年X月開展制度評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議；（二）重大政策調(diào)整或突發(fā)事件發(fā)生后，須在X日內(nèi)啟動(dòng)應(yīng)急修訂程序；（三）修訂后的制度須通過(guò)公司內(nèi)部公告發(fā)布，并組織全員培訓(xùn)。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）牽頭部門聯(lián)合專責(zé)部門每季度開展風(fēng)險(xiǎn)排查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單；（二）對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)實(shí)行分級(jí)管理，特別風(fēng)險(xiǎn)須立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（三）定期發(fā)布預(yù)警通知，明確防控要求及責(zé)任主體。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）重大決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)前須開展合規(guī)審查，由法務(wù)部或XX部出具意見；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的事項(xiàng)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門不得推進(jìn)；（三）審查結(jié)果須存檔備查，作為績(jī)效考核依據(jù)。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)須上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌；（二）建立應(yīng)急響應(yīng)流程，明確上報(bào)時(shí)限、處置措施及協(xié)同責(zé)任；（三）處置過(guò)程須全程記錄，事后提交處置報(bào)告。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：違反流程規(guī)定、造成損失的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)；（二）追究方式：與績(jī)效考核、紀(jì)律處分掛鉤，形成閉環(huán)管理；（三）追責(zé)程序：由領(lǐng)導(dǎo)小組或?qū)Ｘ?zé)部門調(diào)查核實(shí)，結(jié)果經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年X月開展專項(xiàng)管理有效性評(píng)估，考核制度覆蓋率、執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)控制成效；（二）評(píng)估結(jié)果作為制度優(yōu)化的重要依據(jù)，提出改進(jìn)方案；（三）優(yōu)秀實(shí)踐須在內(nèi)部推廣，形成經(jīng)驗(yàn)共享機(jī)制。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須履行“一崗雙責(zé)”，定期檢查本領(lǐng)域制度執(zhí)行情況；（二）建立跨部門協(xié)調(diào)機(jī)制，重大事項(xiàng)由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭解決；（三）明確牽頭部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，全程推進(jìn)制度落實(shí)。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將XX專項(xiàng)管理情況納入部門年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤；（二）對(duì)合規(guī)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人予以評(píng)優(yōu)，優(yōu)先晉升；（三）對(duì)連續(xù)X次考核不合格的部門，負(fù)責(zé)人須向主要負(fù)責(zé)人述職。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層級(jí)開展培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職要求，基層側(cè)重操作規(guī)范；（二）通過(guò)內(nèi)部刊物、電子屏等渠道宣傳制度，營(yíng)造合規(guī)文化；（三）每年組織X次全員合規(guī)知識(shí)測(cè)試，考核結(jié)果納入檔案。第二十八條信息化支撐：（一）依托OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)自動(dòng)觸發(fā)合規(guī)審核；（二）開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控模塊，實(shí)時(shí)預(yù)警異常行為；（三）建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，確?？绮块T信息互通。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《XX專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)》，明確行為規(guī)范及紅線要求；（二）每年X月開展合規(guī)宣誓活動(dòng)，增強(qiáng)全員意識(shí)；（三）設(shè)立合規(guī)舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工主動(dòng)監(jiān)督。第三十條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：須在X小時(shí)內(nèi)提交書面報(bào)告，內(nèi)容包括發(fā)生經(jīng)過(guò)、處置措施、改進(jìn)建議；