行政日常任務派發(fā)及跟進工作臺使用指南一、適用工作場景本工作臺適用于企業(yè)行政部門的日常任務統(tǒng)籌管理，具體場景包括但不限于：常規(guī)事務分配：如辦公環(huán)境維護、辦公用品申領(lǐng)分發(fā)、文件歸檔、會議室預訂協(xié)調(diào)等周期性工作；臨時性任務處理：如突發(fā)訪客接待安排、緊急物資采購、部門活動支持等非計劃性事務；跨部門協(xié)作跟進：涉及多部門參與的行政項目（如辦公區(qū)裝修、年會籌備、制度宣貫等），需明確責任分工與進度節(jié)點；長期任務監(jiān)控：如固定資產(chǎn)盤點、行政制度修訂等周期較長的工作，需階段性跟蹤推進情況。二、操作流程詳解（一）任務發(fā)起與信息登記發(fā)起人：行政部門負責人或指定人員（如行政主管*）根據(jù)工作需求發(fā)起任務，需填寫《任務跟蹤表》（見模板部分），明確以下核心信息：任務名稱（簡潔明了，如“2024年Q3辦公耗材盤點”）；任務描述（詳細說明目標、范圍、具體要求，如“覆蓋總部1-3樓辦公區(qū)域，盤點打印機、紙張等10類耗材，保證賬實一致”）；優(yōu)先級（按緊急程度分為“高、中、低”三級，高優(yōu)先級任務需標注“緊急”）；截止時間（精確到日期，如“2024年9月30日17:00前”）；協(xié)作需求（如需其他部門配合，需注明“需IT部支持系統(tǒng)權(quán)限開通”）。信息審核：行政負責人*對任務信息進行核對，保證目標清晰、要求明確、時間合理后，確認任務進入分配環(huán)節(jié)。（二）任務分配與責任到人分配原則：根據(jù)任務類型、人員職責及工作量分配，優(yōu)先安排對口崗位（如“會議室安排”由前臺負責，“固定資產(chǎn)管理”由行政專員負責），避免職責交叉或遺漏。分配操作：在《任務跟蹤表》中填寫“負責人”及“協(xié)辦人”（如有協(xié)辦人需明確其具體職責），并通過企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如釘釘、企業(yè)）責任人，同步任務信息。確認反饋：責任人在收到任務后2個工作小時內(nèi)反饋確認，如有疑問需及時與發(fā)起人溝通澄清，保證對任務理解一致。（三）任務執(zhí)行與進度反饋執(zhí)行過程：責任人按任務要求推進工作，需主動記錄執(zhí)行細節(jié)（如“9月10日完成1樓耗材盤點，發(fā)覺A4紙庫存不足”）。反饋機制：日常反饋：責任人每日17:00前在《任務跟蹤表》“進度說明”欄更新當日進展（如“已完成50%，預計明日完成數(shù)據(jù)核對”）；異常反饋：遇可能影響截止時間的問題（如供應商延遲送貨、系統(tǒng)故障），需立即上報發(fā)起人，同步說明原因及預計調(diào)整時間，協(xié)商解決方案。（四）跟進監(jiān)控與協(xié)調(diào)支持定期跟進：行政負責人*每日查看任務進度，對“高優(yōu)先級”或“臨近截止”的任務重點關(guān)注，通過線上或線下方式知曉執(zhí)行情況，必要時提供資源支持（如協(xié)調(diào)預算、人力）。預警提醒：對截止時間前2天未達進度的任務，發(fā)起人需向責任人發(fā)送書面提醒，明確逾期風險及整改要求。（五）任務完成與閉環(huán)管理成果提交：責任人完成任務后，需提交相關(guān)成果（如盤點報告、活動照片、簽批文件等），并在《任務跟蹤表》中標注“待確認”。驗收確認：發(fā)起人根據(jù)任務要求對成果進行審核，確認無誤后簽字確認，任務狀態(tài)更新為“已完成”；若成果不達標，需注明修改意見并退回責任人，限期整改。歸檔記錄：每月末由專人將已完成的《任務跟蹤表》整理歸檔（電子版存共享文件夾，紙質(zhì)版裝訂成冊），便于后續(xù)查閱與復盤。三、任務跟蹤表模板序號任務名稱任務描述優(yōu)先級負責人協(xié)辦人發(fā)起日期截止日期當前狀態(tài)進度說明（可附或附件）反饋記錄（問題/解決情況）完成確認人歸檔日期1辦公室綠植養(yǎng)護負責總部1-5樓綠植每周澆水、施肥，每月修剪，保證無枯葉、病蟲害中張*李*（協(xié)助搬運）2024-09-012024-12-31執(zhí)行中9月1日完成澆水，9月5日修剪3樓綠植9月3日發(fā)覺2樓綠植葉片發(fā)黃，已更換營養(yǎng)土2年會場地預訂聯(lián)系3家場地供應商，對比價格、容量、設備，9月15日前確定最終場地并簽約高王*2024-09-012024-09-15執(zhí)行中已聯(lián)系2家供應商，待報價反饋無3員工工牌補辦收集補辦申請（5人），9月10日前完成制作并發(fā)放低趙*2024-09-052024-09-12待確認9月10日已全部制作完成，待發(fā)放無劉*2024-09-13四、使用要點提示任務描述清晰化：避免使用“盡快”“跟進”等模糊表述，需明確“做什么、怎么做、做到什么程度”（如“跟進”改為“9月10日前聯(lián)系供應商獲取報價，附對比表”）。優(yōu)先級動態(tài)調(diào)整：突發(fā)任務需重新評估優(yōu)先級，原高優(yōu)先級任務可延期時，需及時與責任人溝通并調(diào)整截止時間。反饋及時性：責任人需按約定頻率更新進度，非特殊情況不得拖延反饋；發(fā)起人需對反饋內(nèi)容24小時內(nèi)響應。協(xié)作責任明確：跨部門任務需在《任務跟蹤表》中注明“主導部門”與“配合部門”，配合部門需在約定時間內(nèi)響應協(xié)作需求