企業(yè)資源管理通用操作手冊(cè)一、手冊(cè)概述本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)資源管理（ERP）系統(tǒng)中的核心業(yè)務(wù)操作，涵蓋基礎(chǔ)信息維護(hù)、采購(gòu)管理、庫(kù)存控制、銷(xiāo)售訂單及財(cái)務(wù)核算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為企業(yè)各部門(mén)提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，保證業(yè)務(wù)流程高效、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確合規(guī)。手冊(cè)適用于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)操作人員及管理人員，可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求調(diào)整具體細(xì)節(jié)。二、基礎(chǔ)信息管理模塊1.供應(yīng)商信息維護(hù)流程業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明當(dāng)企業(yè)新增供應(yīng)商、更新供應(yīng)商資質(zhì)信息或終止合作時(shí)，需通過(guò)ERP系統(tǒng)維護(hù)供應(yīng)商檔案，保證采購(gòu)源頭信息準(zhǔn)確，為后續(xù)采購(gòu)業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐。分步驟操作指引登錄系統(tǒng)：以“采購(gòu)管理員”身份登錄ERP系統(tǒng)，進(jìn)入“基礎(chǔ)信息管理-供應(yīng)商管理”模塊。新增供應(yīng)商：“新增”按鈕，按規(guī)范填寫(xiě)供應(yīng)商全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、所屬行業(yè)、聯(lián)系人（*經(jīng)理）、聯(lián)系方式（內(nèi)部轉(zhuǎn)接號(hào)）、開(kāi)戶銀行、銀行賬號(hào)等信息，營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描件及資質(zhì)證明文件（如ISO認(rèn)證）。信息審核：提交后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至“采購(gòu)主管*”審核。審核通過(guò)后，供應(yīng)商狀態(tài)更新為“啟用”；駁回則需根據(jù)反饋信息修改后重新提交。信息變更：如需修改供應(yīng)商聯(lián)系方式或銀行賬戶，選擇對(duì)應(yīng)供應(yīng)商記錄，“修改”填寫(xiě)變更內(nèi)容，提交審核后生效。終止合作：選擇不再合作的供應(yīng)商，“停用”，填寫(xiě)停用原因（如“合作到期”“資質(zhì)不符”），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，供應(yīng)商狀態(tài)變更為“停用”，無(wú)法再發(fā)起采購(gòu)訂單。模板示例：供應(yīng)商信息登記表序號(hào)供應(yīng)商全稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼所屬行業(yè)聯(lián)系人聯(lián)系方式開(kāi)戶銀行銀行賬號(hào)狀態(tài)資質(zhì)文件001*科技有限公司91110108XXXXXXXXXX電子制造*經(jīng)理8001工行海淀支行6222XXXXXXX啟用營(yíng)業(yè)執(zhí)照.pdf002*貿(mào)易有限公司91310115XXXXXXXXXX批發(fā)零售*主管8002建行徐匯支行6217XXXXXXX停用營(yíng)業(yè)執(zhí)照.pdf操作注意事項(xiàng)供應(yīng)商全稱(chēng)需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)；銀行賬號(hào)信息需核對(duì)無(wú)誤，避免因賬號(hào)錯(cuò)誤導(dǎo)致付款失??；資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，臨近到期前1個(gè)月需提醒更新；停用供應(yīng)商前需確認(rèn)無(wú)未結(jié)清的采購(gòu)尾款或合同糾紛。三、采購(gòu)業(yè)務(wù)管理模塊1.采購(gòu)申請(qǐng)與審批操作指南業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明生產(chǎn)部門(mén)因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、新增物料需求或倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí)，需通過(guò)ERP系統(tǒng)提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批后流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行采購(gòu)。分步驟操作指引發(fā)起申請(qǐng)：需求部門(mén)登錄ERP系統(tǒng)，進(jìn)入“采購(gòu)管理-采購(gòu)申請(qǐng)”模塊，“新建申請(qǐng)單”，填寫(xiě)申請(qǐng)部門(mén)（如“生產(chǎn)一部”）、申請(qǐng)日期、物料編碼（如“M-001”）、物料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、需用日期、預(yù)算金額等信息。附件：如為新物料或特殊規(guī)格物料，需物料技術(shù)參數(shù)表、樣品確認(rèn)單等附件。逐級(jí)審批：提交申請(qǐng)單后，按“需求部門(mén)主管→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管”流程審批。審批節(jié)點(diǎn)可自定義，如金額超5萬(wàn)元需增加“總經(jīng)理”審批。審批駁回處理：任一審批環(huán)節(jié)駁回，系統(tǒng)自動(dòng)通知申請(qǐng)人，需根據(jù)駁回原因修改后重新提交（如數(shù)量超預(yù)算需調(diào)整數(shù)量或補(bǔ)充說(shuō)明）。審批通過(guò)：審批通過(guò)后，采購(gòu)申請(qǐng)單狀態(tài)更新為“已審批”，采購(gòu)部門(mén)可據(jù)此采購(gòu)訂單。模板示例：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期物料編碼物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量需用日期預(yù)算金額（元）審批狀態(tài)CGQ-20231001生產(chǎn)一部2023-10-01M-001芯片A8-32GB10002023-11-0150000已審批操作注意事項(xiàng)需求數(shù)量需結(jié)合庫(kù)存安全庫(kù)存量及采購(gòu)周期合理填寫(xiě)，避免過(guò)量采購(gòu)或斷供；預(yù)算金額不得超過(guò)部門(mén)年度采購(gòu)預(yù)算，超預(yù)算需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；審批過(guò)程中不可修改申請(qǐng)單信息，如需變更需先撤回申請(qǐng)（僅限未審批節(jié)點(diǎn)）；審批通過(guò)后，申請(qǐng)單不可刪除，歷史數(shù)據(jù)需留存?zhèn)洳?。四、?kù)存控制管理模塊1.月度庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)操作規(guī)范業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明為保證庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，企業(yè)需每月末對(duì)倉(cāng)庫(kù)物料進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)系統(tǒng)庫(kù)存與實(shí)物庫(kù)存差異，分析原因并調(diào)整賬面數(shù)據(jù)。分步驟操作指引盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)備：庫(kù)存管理員在月末最后1個(gè)工作日，登錄ERP系統(tǒng)“月度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃”，選擇盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)（如“原料倉(cāng)”“成品倉(cāng)”），設(shè)置盤(pán)點(diǎn)范圍（全盤(pán)點(diǎn)或重點(diǎn)物料盤(pán)點(diǎn)），打印盤(pán)點(diǎn)清單（含物料編碼、名稱(chēng)、系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)量、單位）。實(shí)物盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)組織倉(cāng)管員、財(cái)務(wù)人員共同盤(pán)點(diǎn)，按盤(pán)點(diǎn)清單逐一清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，記錄實(shí)盤(pán)數(shù)量，如發(fā)覺(jué)破損、變質(zhì)需備注說(shuō)明。數(shù)據(jù)錄入：盤(pán)點(diǎn)完成后，倉(cāng)管員在ERP系統(tǒng)中錄入實(shí)盤(pán)數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算“盤(pán)盈數(shù)量”（實(shí)盤(pán)-系統(tǒng)）或“盤(pán)虧數(shù)量”（系統(tǒng)-實(shí)盤(pán)）。4.差異審批：“盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告”，提交至“倉(cāng)庫(kù)主管→財(cái)務(wù)經(jīng)理”審批，說(shuō)明差異原因（如“收發(fā)計(jì)量誤差”“保管不當(dāng)”“自然損耗”）。5.賬務(wù)調(diào)整：審批通過(guò)后，庫(kù)存管理員執(zhí)行“庫(kù)存調(diào)整”操作，系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存賬面數(shù)據(jù)，盤(pán)虧金額計(jì)入“管理費(fèi)用”，盤(pán)盈金額沖減“管理費(fèi)用”。模板示例：庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告?zhèn)}庫(kù)物料編碼物料名稱(chēng)系統(tǒng)庫(kù)存實(shí)盤(pán)庫(kù)存差異數(shù)量差異金額（元）差異原因?qū)徟鸂顟B(tài)原料倉(cāng)M-001芯片1000980-20-1000收發(fā)計(jì)量誤差已審批成品倉(cāng)P-101手機(jī)500520+20+3000入庫(kù)漏錄已審批操作注意事項(xiàng)盤(pán)點(diǎn)期間需停止倉(cāng)庫(kù)物料收發(fā)作業(yè)，保證盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；實(shí)盤(pán)數(shù)量必須與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物一致，嚴(yán)禁虛構(gòu)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)；差異原因需真實(shí)、具體，模糊表述（如“操作失誤”）需補(bǔ)充細(xì)節(jié)；盤(pán)點(diǎn)報(bào)告需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，紙質(zhì)版與電子版同步存檔。五、銷(xiāo)售訂單管理模塊1.銷(xiāo)售訂單創(chuàng)建與發(fā)貨流程業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明當(dāng)客戶下達(dá)采購(gòu)訂單（或企業(yè)主動(dòng)開(kāi)拓銷(xiāo)售業(yè)務(wù)）時(shí)，銷(xiāo)售部門(mén)需在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建銷(xiāo)售訂單，審核后通知倉(cāng)庫(kù)備貨、物流發(fā)貨，保證訂單履約及時(shí)。分步驟操作指引訂單創(chuàng)建：銷(xiāo)售員登錄ERP系統(tǒng)，進(jìn)入“銷(xiāo)售管理-銷(xiāo)售訂單”模塊，“新建訂單”，填寫(xiě)客戶名稱(chēng)（如*客戶）、訂單日期、訂單編號(hào)（如XS-20231001）、物料編碼、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、收貨地址等信息。庫(kù)存檢查：系統(tǒng)自動(dòng)檢查庫(kù)存數(shù)量，如庫(kù)存充足，直接提交審核；如庫(kù)存不足，顯示“預(yù)計(jì)可用庫(kù)存”及“預(yù)計(jì)到貨日期”，需與客戶協(xié)商交期或通知生產(chǎn)部門(mén)排產(chǎn)。訂單審核：提交后，“銷(xiāo)售主管*”審核訂單信息（數(shù)量、價(jià)格、交期是否合理），審核通過(guò)后訂單狀態(tài)更新為“已審核”。倉(cāng)庫(kù)備貨：審核通過(guò)的信息同步至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)管員*根據(jù)訂單備貨，打印“出庫(kù)單”，并在系統(tǒng)中確認(rèn)“備貨完成”。發(fā)貨確認(rèn)：物流部門(mén)根據(jù)出庫(kù)安排發(fā)貨，在ERP系統(tǒng)中錄入物流單號(hào)，更新訂單狀態(tài)為“已發(fā)貨”，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)“應(yīng)收賬款”憑證。模板示例：銷(xiāo)售訂單訂單編號(hào)客戶名稱(chēng)訂單日期物料編碼物料名稱(chēng)數(shù)量單價(jià)（元）交貨日期物流單號(hào)訂單狀態(tài)XS-20231001*客戶2023-10-01P-101手機(jī)20025002023-10-05SF已發(fā)貨操作注意事項(xiàng)客戶名稱(chēng)需從“客戶檔案”中選擇，避免手動(dòng)輸入錯(cuò)誤；交貨日期需考慮生產(chǎn)周期、庫(kù)存狀況及物流時(shí)效，避免承諾無(wú)法實(shí)現(xiàn)的交期；發(fā)貨后需及時(shí)錄入物流單號(hào)，便于客戶查詢及后續(xù)物流跟蹤；已發(fā)貨訂單如需變更（如加急、減量），需先聯(lián)系客戶確認(rèn)，提交“訂單變更申請(qǐng)”審批后執(zhí)行。六、財(cái)務(wù)核算管理模塊1.采購(gòu)付款審批流程業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明采購(gòu)部門(mén)完成物料入庫(kù)且收到供應(yīng)商合規(guī)發(fā)票后，需在ERP系統(tǒng)中提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后安排付款，保證資金支付準(zhǔn)確、合規(guī)。分步驟操作指引發(fā)起付款申請(qǐng)：采購(gòu)員登錄ERP系統(tǒng)，進(jìn)入“財(cái)務(wù)管理-付款申請(qǐng)”模塊，關(guān)聯(lián)已入庫(kù)的采購(gòu)訂單及發(fā)票信息，填寫(xiě)付款金額、付款方式（電匯/承兌）、供應(yīng)商名稱(chēng)、收款賬戶等信息，發(fā)票掃描件。業(yè)務(wù)審核：提交后，“采購(gòu)經(jīng)理*”審核付款申請(qǐng)與采購(gòu)訂單、入庫(kù)單的一致性（如物料是否已入庫(kù)、數(shù)量是否匹配），確認(rèn)無(wú)誤后通過(guò)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專(zhuān)員*審核發(fā)票合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅號(hào)、金額是否正確）、付款預(yù)算是否充足，通過(guò)后在系統(tǒng)中“付款憑證”。付款執(zhí)行：出納根據(jù)付款憑證安排付款，在系統(tǒng)中錄入付款回單號(hào)，更新付款申請(qǐng)狀態(tài)為“已付款”。賬務(wù)處理：系統(tǒng)自動(dòng)“應(yīng)付賬款”核銷(xiāo)憑證，關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、付款申請(qǐng)單號(hào)，保證賬務(wù)數(shù)據(jù)可追溯。模板示例：采購(gòu)付款申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)采購(gòu)訂單號(hào)發(fā)票號(hào)碼付款金額（元）付款方式收款賬戶審批狀態(tài)FK-20231001*科技有限公司PO-20230901567850000電匯6222XXXXXXX已付款操作注意事項(xiàng)付款申請(qǐng)金額不得超過(guò)發(fā)票金額與入庫(kù)單金額的較小值；發(fā)票需為合規(guī)增值稅專(zhuān)用發(fā)票，抬頭需為企業(yè)全稱(chēng)，稅號(hào)需與系統(tǒng)一致；付款前需確認(rèn)供應(yīng)商收款賬戶信息無(wú)誤，避免付錯(cuò)賬戶；已付款申請(qǐng)單不可修改，付款回單需至系統(tǒng)附件留存。七、系統(tǒng)安全管理規(guī)范賬號(hào)管理：?jiǎn)T工離職或崗位調(diào)整時(shí)，需及時(shí)在ERP系統(tǒng)中禁用或變更賬號(hào)權(quán)限，避免權(quán)限濫用；密碼安全：操作員需定期