會(huì)議服務(wù)與后勤保障制度會(huì)議服務(wù)與后勤保障制度第一章總則第一條制度制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團(tuán)母公司《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)準(zhǔn)則制定。同時(shí)，為規(guī)范公司會(huì)議服務(wù)與后勤保障工作，防控運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，滿(mǎn)足公司高質(zhì)量發(fā)展需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋會(huì)議組織、場(chǎng)地管理、設(shè)備保障、物資采購(gòu)、接待服務(wù)、安全保衛(wèi)等所有會(huì)議服務(wù)與后勤保障活動(dòng)。具體場(chǎng)景包括但不限于：公司級(jí)、部門(mén)級(jí)會(huì)議；外部客戶(hù)接待；員工福利保障；辦公設(shè)施維護(hù)；應(yīng)急后勤保障等。第三條核心術(shù)語(yǔ)定義1.“會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理”：指公司對(duì)會(huì)議組織全流程的系統(tǒng)性管控，包括議題策劃、方案審批、資源調(diào)配、效果評(píng)估等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議高效、合規(guī)、安全。2.“后勤保障風(fēng)險(xiǎn)”：指因物資采購(gòu)、設(shè)備維護(hù)、場(chǎng)地服務(wù)、安全防范等后勤環(huán)節(jié)存在缺陷或疏漏，可能對(duì)公司運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)安全、員工權(quán)益造成損害的潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.“合規(guī)管理”：指公司依照法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部制度，對(duì)后勤保障活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保業(yè)務(wù)操作合法、權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范。4.“應(yīng)急后勤保障”：指在自然災(zāi)害、突發(fā)事故等極端情況下，公司通過(guò)資源調(diào)配、物資儲(chǔ)備、服務(wù)協(xié)同等方式，保障員工基本生活及業(yè)務(wù)連續(xù)性的措施。第四條專(zhuān)項(xiàng)管理核心原則1.全面覆蓋：后勤保障工作須覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景，不留管理盲區(qū)。2.責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各崗位的職責(zé)權(quán)限，確保人人有責(zé)、層層落實(shí)。3.風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化事前預(yù)防與事中控制。4.持續(xù)改進(jìn)：定期復(fù)盤(pán)管理效果，優(yōu)化流程與標(biāo)準(zhǔn)。5.高效協(xié)同：各部門(mén)須加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，確保資源高效配置與問(wèn)題快速響應(yīng)。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司會(huì)議服務(wù)與后勤保障工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)管理制度建設(shè)、重大事項(xiàng)審批及監(jiān)督執(zhí)行。第六條專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“會(huì)議服務(wù)與后勤保障管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括辦公室、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、人力資源部等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：1.統(tǒng)籌公司后勤保障工作的戰(zhàn)略規(guī)劃與政策制定；2.審批重大后勤保障項(xiàng)目（如大型會(huì)議方案、應(yīng)急物資采購(gòu)等）；3.協(xié)調(diào)跨部門(mén)重大后勤保障任務(wù)，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；4.定期評(píng)估后勤保障風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)建議。第七條各層級(jí)職責(zé)劃分（一）牽頭部門(mén)職責(zé)（辦公室）1.負(fù)責(zé)制定和修訂會(huì)議服務(wù)與后勤保障制度，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)；2.統(tǒng)籌公司會(huì)議計(jì)劃，審核會(huì)議方案，協(xié)調(diào)資源調(diào)配；3.監(jiān)督物資采購(gòu)、設(shè)備維護(hù)等業(yè)務(wù)流程，定期開(kāi)展合規(guī)檢查；4.收集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，開(kāi)展績(jī)效評(píng)估，推動(dòng)體系優(yōu)化。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)職責(zé)1.財(cái)務(wù)部：審核后勤保障預(yù)算，監(jiān)督資金使用合規(guī)性，參與供應(yīng)商價(jià)格評(píng)估；2.法務(wù)部：審核后勤保障合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，提供合規(guī)指導(dǎo)；3.人力資源部：將后勤保障服務(wù)納入員工關(guān)懷體系，組織服務(wù)滿(mǎn)意度調(diào)查；4.安全保衛(wèi)部：負(fù)責(zé)場(chǎng)地安全、應(yīng)急后勤保障方案制定及演練。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)1.落實(shí)公司后勤保障制度，開(kāi)展本領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)排查；2.按需申請(qǐng)會(huì)議服務(wù)與后勤資源，提供真實(shí)需求信息；3.對(duì)外合作中須確保供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)，規(guī)避利益輸送風(fēng)險(xiǎn)。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任后勤服務(wù)人員（如會(huì)務(wù)助理、保潔、安保）須遵守操作規(guī)程，履行以下義務(wù)：1.簽訂崗位合規(guī)承諾書(shū)，熟知禁止性行為紅線(xiàn)；2.發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患或違規(guī)操作，及時(shí)上報(bào)至專(zhuān)責(zé)部門(mén)；3.參加常態(tài)化培訓(xùn)，確保服務(wù)規(guī)范符合公司標(biāo)準(zhǔn)。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議組織管理1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議方案須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，大型會(huì)議需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案；議題須聚焦業(yè)務(wù)決策，控制時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)規(guī)定時(shí)限。2.禁止行為：嚴(yán)禁以會(huì)議名義謀取私利，禁止超標(biāo)準(zhǔn)接待，杜絕非公務(wù)人員占用會(huì)議資源。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)防范會(huì)議場(chǎng)地安全隱患、信息安全泄露（如保密會(huì)議資料管理）。第十條場(chǎng)地與設(shè)備保障1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議場(chǎng)地租賃須通過(guò)合規(guī)渠道，簽訂正式合同；設(shè)備使用須遵循操作手冊(cè)，定期維護(hù)保養(yǎng)。2.禁止行為：嚴(yán)禁違規(guī)占用公共資源（如將辦公場(chǎng)地私自用于營(yíng)利活動(dòng)），禁止設(shè)備非授權(quán)維修。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)監(jiān)控大型會(huì)議的用電安全、設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)急維修預(yù)案。第十一條物資采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)管理1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)需求須經(jīng)預(yù)算審批，執(zhí)行集中采購(gòu)目錄；供應(yīng)商選擇須通過(guò)比選、招標(biāo)程序，建立合格供應(yīng)商名錄。2.禁止行為：嚴(yán)禁指定采購(gòu)、圍標(biāo)串標(biāo)，禁止虛報(bào)物資損耗套取資金。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)防范滯銷(xiāo)物資積壓、倉(cāng)儲(chǔ)管理疏漏導(dǎo)致物資損壞或過(guò)期。第十二條外部合作與供應(yīng)商管理1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：合作機(jī)構(gòu)須具備合法資質(zhì)，簽訂權(quán)責(zé)明確的合同；定期開(kāi)展履約評(píng)價(jià)，建立黑名單制度。2.禁止行為：嚴(yán)禁向合作機(jī)構(gòu)輸送利益，禁止泄露公司商業(yè)秘密。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)監(jiān)控合作機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量與安全風(fēng)險(xiǎn)（如安保、保潔等外包業(yè)務(wù)）。第十三條接待服務(wù)管理1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：接待方案須遵循接待標(biāo)準(zhǔn)，控制食宿標(biāo)準(zhǔn)；涉外接待需符合外事紀(jì)律要求。2.禁止行為：嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)安排陪同人員，禁止接受客戶(hù)異常饋贈(zèng)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)防范接待過(guò)程中的輿情風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)。第十四條安全與應(yīng)急保障1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：大型會(huì)議須制定應(yīng)急預(yù)案，定期開(kāi)展安全演練；后勤區(qū)域須配備消防、急救設(shè)施。2.禁止行為：嚴(yán)禁在安全區(qū)域違規(guī)使用明火，禁止應(yīng)急物資挪作他用。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)監(jiān)控自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)狀況下的后勤響應(yīng)能力。第十五條財(cái)務(wù)與審計(jì)監(jiān)督1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：后勤費(fèi)用須納入預(yù)算管理，嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)銷(xiāo)制度；重大支出需經(jīng)財(cái)務(wù)部審核。2.禁止行為：嚴(yán)禁虛列支出、套取資金，禁止違規(guī)拆借公款用于后勤服務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)防范財(cái)務(wù)舞弊、資金使用不透明風(fēng)險(xiǎn)。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制1.牽頭部門(mén)每年組織制度復(fù)盤(pán)，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整需求修訂條款；2.法務(wù)部提供法律合規(guī)支持，確保制度與外部監(jiān)管同步；3.更新版次須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并通過(guò)全員宣貫。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制1.牽頭部門(mén)每季度組織專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單；2.風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)評(píng)估（一般、重大），重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；3.發(fā)布預(yù)警通知，明確整改時(shí)限與責(zé)任部門(mén)。第十八條合規(guī)審查機(jī)制1.會(huì)議方案、采購(gòu)合同須經(jīng)專(zhuān)責(zé)部門(mén)合規(guī)審核；2.設(shè)立“合規(guī)一票否決”條款，未經(jīng)審查的方案不得實(shí)施；3.對(duì)違規(guī)操作實(shí)行責(zé)任倒查，形成閉環(huán)管理。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制1.一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)啟動(dòng)跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制；2.制定應(yīng)急流程（如設(shè)備故障、場(chǎng)地沖突），明確上報(bào)路徑與協(xié)同流程；3.涉及處罰的，按公司《違規(guī)行為處理辦法》執(zhí)行。第二十條責(zé)任追究機(jī)制1.違規(guī)情形分類(lèi)處罰（如物資浪費(fèi)、采購(gòu)違規(guī)）：-一般違規(guī)：通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣減；-重大違規(guī)：解除合同、紀(jì)律處分；2.實(shí)行“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，連帶追責(zé)機(jī)制適用于部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)；3.違規(guī)案例納入公司警示教育庫(kù)，定期通報(bào)。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制1.每半年開(kāi)展后勤保障工作評(píng)估，指標(biāo)包括資源利用率、服務(wù)滿(mǎn)意度；2.聚焦高頻問(wèn)題（如會(huì)議效率低、物資浪費(fèi)嚴(yán)重）優(yōu)化流程；3.評(píng)估結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤，推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障1.領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開(kāi)會(huì)議，解決后勤保障中的重大問(wèn)題；2.明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在應(yīng)急后勤保障中的職責(zé)分工，簽訂責(zé)任狀；3.建立跨部門(mén)協(xié)調(diào)小組，確保常態(tài)化協(xié)同。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制1.將后勤保障合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，占比不低于10%；2.對(duì)表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)/個(gè)人給予評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)，優(yōu)秀案例予以宣傳；3.連續(xù)考核不合格的部門(mén)，取消年度評(píng)優(yōu)資格。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制1.每年組織全員后勤合規(guī)培訓(xùn)，分層級(jí)開(kāi)展（管理層側(cè)重政策解讀，基層側(cè)重操作規(guī)范）；2.制作《后勤服務(wù)手冊(cè)》，包含流程圖、合規(guī)紅線(xiàn)清單；3.通過(guò)內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等渠道強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)。第二十五條信息化支撐1.開(kāi)發(fā)后勤管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)訂、物資采購(gòu)、服務(wù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)化；2.設(shè)備維保、倉(cāng)儲(chǔ)管理接入智能監(jiān)控，實(shí)時(shí)預(yù)警故障風(fēng)險(xiǎn)；3.利用大數(shù)據(jù)分析優(yōu)化資源配置，降低運(yùn)營(yíng)成本。第二十六條文化建設(shè)1.編制《公司后勤保障合規(guī)手冊(cè)》，人手一冊(cè)；2.每年開(kāi)展“后勤服務(wù)之星”評(píng)選，樹(shù)立標(biāo)桿；3.簽訂全員合規(guī)承諾書(shū)，將個(gè)人承諾納入年度考核。第二十七條報(bào)告制度1.風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：基層崗位發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)須24小時(shí)內(nèi)上報(bào)至專(zhuān)責(zé)部門(mén)；2.年度報(bào)告：牽頭部門(mén)每年底提交后勤保障工作總結(jié)，包