企業(yè)檔案管理制度企業(yè)檔案管理制度---第一章總則第一條制度制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理最佳實(shí)踐及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案規(guī)范化、信息化管理的指導(dǎo)要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求制定。旨在通過系統(tǒng)性管理，防控檔案管理過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案資產(chǎn)安全、完整、可追溯，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展、合規(guī)審計(jì)及知識(shí)傳承的需要。同時(shí)，制度針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理中存在的責(zé)任界定不清、流程不規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控不足等問題，提出標(biāo)準(zhǔn)化解決方案，促進(jìn)檔案管理與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)協(xié)同推進(jìn)。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋檔案的全生命周期管理，包括檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、利用及銷毀等環(huán)節(jié)。具體適用場(chǎng)景包括但不限于：業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、技術(shù)圖紙、人力資源檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、審計(jì)記錄、影像資料及其他具有保存價(jià)值的記錄材料。所有涉及檔案管理工作的崗位人員均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，確保檔案管理責(zé)任落實(shí)到人。第三條核心術(shù)語定義1.“檔案專項(xiàng)管理”：指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)檔案資產(chǎn)保值增值，通過制度構(gòu)建、流程優(yōu)化、技術(shù)支撐及責(zé)任落實(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性管控的過程。其外延涵蓋檔案管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控、信息化應(yīng)用及合規(guī)監(jiān)督等全鏈條管理活動(dòng)。2.“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”：指因檔案管理不善可能導(dǎo)致檔案遺失、損毀、泄密、權(quán)屬不清或利用受限等問題的潛在威脅。風(fēng)險(xiǎn)類型包括操作風(fēng)險(xiǎn)（如歸檔不及時(shí)、分類錯(cuò)誤）、安全風(fēng)險(xiǎn)（如存儲(chǔ)環(huán)境不當(dāng)、火災(zāi)水患）、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如違反檔案法規(guī)定）及信息安全風(fēng)險(xiǎn)（如電子檔案被篡改）。3.“檔案合規(guī)”：指檔案管理工作符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部制度要求，包括檔案完整性（應(yīng)歸檔材料不遺漏）、真實(shí)性（檔案內(nèi)容與原始記錄一致）、安全性（物理及數(shù)字檔案均得到有效保護(hù)）及可追溯性（檔案流向清晰可查）。4.“檔案信息化管理”：指利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、共享及安全防護(hù)，提升檔案管理效率與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。第四條專項(xiàng)管理核心原則檔案專項(xiàng)管理遵循以下原則：1.全面覆蓋：檔案管理范圍覆蓋企業(yè)所有類型及形式的檔案，確保無死角、無遺漏。2.責(zé)任到人：明確各級(jí)管理人員及崗位的檔案管理職責(zé)，形成“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)”的責(zé)任體系。3.風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)防控檔案管理中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，如涉密檔案處理、電子檔案安全等，優(yōu)先保障核心檔案安全。4.持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化制度流程與技術(shù)應(yīng)用。5.安全第一：確保檔案在存儲(chǔ)、傳輸、利用等全過程中均處于安全可控狀態(tài)，防止人為或自然災(zāi)害導(dǎo)致的檔案損失。---第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、安全性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案管理制度的組織實(shí)施、資源投入及監(jiān)督考核。決策層需定期聽取檔案管理工作匯報(bào)，批準(zhǔn)重大檔案處置事項(xiàng)（如銷毀涉密檔案），并推動(dòng)跨部門檔案協(xié)作機(jī)制建設(shè)。第六條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括牽頭部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)部門代表。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：統(tǒng)籌全公司檔案管理工作，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作事項(xiàng)。2.決策審批：審議重大檔案管理事項(xiàng)，如檔案管理制度修訂、檔案處置方案等。3.監(jiān)督評(píng)價(jià)：定期檢查檔案管理工作成效，提出改進(jìn)要求。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由檔案管理部門牽頭，負(fù)責(zé)日常事務(wù)，包括會(huì)議組織、制度執(zhí)行跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)信息匯總等。第七條職責(zé)劃分1.牽頭部門（檔案管理部門）-負(fù)責(zé)檔案管理制度建設(shè)與修訂，制定檔案分類方案、保管期限表等標(biāo)準(zhǔn)。-組織檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，開展檔案合規(guī)審查，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。-推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，管理電子檔案系統(tǒng)，保障系統(tǒng)安全。-每年至少開展2次全員檔案管理培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識(shí)。2.專責(zé)部門（合規(guī)部、信息安全部等）-合規(guī)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)控要求，審核重大檔案處置流程。-信息安全部負(fù)責(zé)電子檔案的加密存儲(chǔ)、訪問控制及數(shù)據(jù)備份，處置信息安全事件。3.業(yè)務(wù)部門/下屬單位-負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案的日常管理，包括文件收集、整理、歸檔及利用審批。-指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案及時(shí)移交檔案管理部門。-定期自查檔案管理情況，向牽頭部門匯報(bào)存在問題。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任所有接觸檔案的崗位人員（如財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員、項(xiàng)目專員等）需履行以下義務(wù)：1.崗位合規(guī)承諾：簽署《檔案管理合規(guī)承諾書》，明確個(gè)人在檔案形成、保管、利用等環(huán)節(jié)的責(zé)任。2.風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)：發(fā)現(xiàn)檔案管理漏洞、遺失、泄密等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，須第一時(shí)間向直屬領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門報(bào)告。3.操作規(guī)范執(zhí)行：嚴(yán)格按制度要求處理檔案，禁止擅自復(fù)制、銷毀或外傳涉密檔案。---第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條檔案分類與歸檔標(biāo)準(zhǔn)1.分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案按來源、性質(zhì)、保管期限分為永久、長期（10-30年）、短期（1-5年），具體分類方案由檔案管理部門制定并公布。2.歸檔要求：-應(yīng)歸檔材料須在形成后30日內(nèi)完成收集、整理，紙質(zhì)檔案需雙面掃描后歸檔。-電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步生成，存儲(chǔ)格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)（如PDF/A），避免使用易失性介質(zhì)（如U盤）。第十條檔案保管與安全要求1.物理保管：-紙質(zhì)檔案存放于恒溫恒濕檔案庫房，禁止陽光直射、潮濕存放。-涉密檔案需設(shè)置獨(dú)立保管區(qū)域，實(shí)施“雙人雙鎖”管理。2.電子檔案安全：-建立電子檔案備份機(jī)制，每日增量備份至異地存儲(chǔ)設(shè)備。-非授權(quán)人員嚴(yán)禁訪問涉密電子檔案，訪問記錄需實(shí)時(shí)監(jiān)控。第十一條檔案利用與借閱管理1.審批流程：檔案利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，涉密檔案需主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批結(jié)果存檔。2.借閱限制：-借閱紙質(zhì)檔案須在檔案室閱覽，禁止帶離辦公區(qū)域。-電子檔案借閱需通過系統(tǒng)申請(qǐng)，超期未還需續(xù)審，系統(tǒng)自動(dòng)鎖定文檔。第十二條涉密檔案管理1.保密標(biāo)識(shí)：涉密檔案需標(biāo)注密級(jí)（如“機(jī)密”“秘密”），并粘貼防復(fù)印標(biāo)簽。2.流轉(zhuǎn)控制：涉密檔案流轉(zhuǎn)需使用加密通道，禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。第十三條檔案鑒定與銷毀1.鑒定程序：保管期滿檔案需由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定，形成鑒定意見書。2.銷毀要求：-銷毀紙質(zhì)檔案需采用碎紙機(jī)銷毀，銷毀記錄雙份存檔。-電子檔案銷毀需通過系統(tǒng)物理刪除，并由管理員簽字確認(rèn)。第十四條電子檔案系統(tǒng)管理1.權(quán)限控制：系統(tǒng)用戶權(quán)限按“最小授權(quán)”原則設(shè)置，定期審計(jì)權(quán)限分配。2.審計(jì)日志：系統(tǒng)需記錄所有檔案操作日志（如查詢、下載、刪除），日志保存期限不短于檔案保管期限。第十五條檔案數(shù)字化遷移1.遷移標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化按“一檔一碼”原則，圖像清晰度不低于300dpi。2.數(shù)據(jù)校驗(yàn)：數(shù)字化完成后需進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保電子檔案與原始檔案一致。第十六條檔案工作考核各部門檔案工作納入年度績效考核，考核指標(biāo)包括：檔案歸檔率、合規(guī)差錯(cuò)率、風(fēng)險(xiǎn)事件數(shù)等?？己私Y(jié)果與部門績效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第十七條檔案風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)防控點(diǎn)1.檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)：通過雙人交接、系統(tǒng)追蹤機(jī)制防控紙質(zhì)檔案及電子檔案的意外遺失。2.檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)：強(qiáng)化涉密檔案管理，對(duì)違規(guī)行為實(shí)施零容忍處罰。3.系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)：定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行滲透測(cè)試，防范黑客攻擊。---第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制檔案管理部門每年至少評(píng)估一次制度有效性，根據(jù)以下因素及時(shí)修訂：1.國家法律法規(guī)變更（如《數(shù)據(jù)安全法》實(shí)施后需調(diào)整電子檔案管理?xiàng)l款）。2.企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整（如并購后需合并檔案體系）。3.技術(shù)發(fā)展（如引入AI輔助檔案分類）。修訂后的制度需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并在公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，確保全員知悉。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制1.定期排查：每季度開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查檔案庫房安全、系統(tǒng)漏洞等。2.分級(jí)評(píng)估：風(fēng)險(xiǎn)按嚴(yán)重程度分為“一般”“重大”，一般風(fēng)險(xiǎn)由部門整改，重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)資源處置。3.預(yù)警發(fā)布：對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，檔案管理部門需在5個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求。第二十條合規(guī)審查機(jī)制1.嵌入關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：檔案合規(guī)審查嵌入以下環(huán)節(jié)：-合同簽訂前審查合同附件的完整性。-項(xiàng)目結(jié)束后審查項(xiàng)目檔案是否齊全。-年度審計(jì)時(shí)抽查檔案管理記錄。2.“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則：涉及檔案處置的決策（如銷毀、共享）需經(jīng)合規(guī)審查通過后方可執(zhí)行。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制1.一般風(fēng)險(xiǎn)處置：部門限期整改，檔案管理部門跟蹤落實(shí)。2.重大風(fēng)險(xiǎn)處置：-立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如系統(tǒng)故障時(shí)切換至備份系統(tǒng)）。-成立臨時(shí)處置小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)同相關(guān)部門協(xié)同處置。-事件處置報(bào)告需在3日內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，并抄送合規(guī)部備案。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制1.違規(guī)情形界定：-檔案遺失、泄密、銷毀未審批等行為視為嚴(yán)重違規(guī)。-處罰標(biāo)準(zhǔn)：警告、罰款、降職、解除勞動(dòng)合同，情節(jié)嚴(yán)重移送司法機(jī)關(guān)。2.聯(lián)動(dòng)考核：違規(guī)人員的績效考核直接降級(jí)，并取消年度評(píng)優(yōu)資格。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制1.年度評(píng)估：每年12月由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合審計(jì)部、業(yè)務(wù)部門開展檔案管理有效性評(píng)估。2.流程優(yōu)化：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，提出制度修訂建議，并在次年1月前完成優(yōu)化。---第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障公司主要負(fù)責(zé)人需在每月管理例會(huì)上聽取檔案工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決跨部門難題。分管領(lǐng)導(dǎo)每月至少現(xiàn)場(chǎng)檢查檔案管理工作1次，確保制度落地。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制1.部門考核：檔案管理成績納入部門年度考核權(quán)重20%，成績排名后20%的部門需約談負(fù)責(zé)人。2.個(gè)人激勵(lì)：對(duì)檔案管理突出貢獻(xiàn)者（如發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)隱患），給予500-2000元獎(jiǎng)勵(lì)，并在全員大會(huì)通報(bào)表揚(yáng)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制1.管理層培訓(xùn)：每半年組織1次管理層合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋檔案法、內(nèi)控要求等。2.一線員工培訓(xùn)：每月開展1次崗位操作規(guī)范培訓(xùn)，重點(diǎn)講解檔案收集、借閱流程。3.宣傳渠道：在公司內(nèi)網(wǎng)設(shè)立“檔案管理專欄”，發(fā)布制度解讀、案例警示等內(nèi)容。第二十七條信息化支撐1.系統(tǒng)建設(shè)：引入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索、智能分類、電子簽章功能。2.數(shù)據(jù)安全：系統(tǒng)采用國密算法加密存儲(chǔ)，訪問需多因素認(rèn)證（如人臉+密碼）。第二十八條文化建設(shè)1.合規(guī)手冊(cè)：編制《檔案管理合規(guī)手冊(cè)》，圖文并茂講解操作規(guī)范，人手1冊(cè)。2.承諾書簽訂：新員工入職時(shí)簽署《檔案管理合規(guī)承諾書》，存入員工檔案。第二十九條報(bào)告制度1.風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：檔案遺失、泄密等事件需在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至檔案管理部門，24小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組。2.年度報(bào)告：每年1月31日前提交《年度檔案管理工作報(bào)告》，內(nèi)容包括：-檔案管理目標(biāo)完成情況。-風(fēng)險(xiǎn)事件及處置結(jié)果。-下一年度改進(jìn)計(jì)劃。---第六章附則第三十條解釋權(quán)歸屬本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，如有歧義，報(bào)檔案專項(xiàng)管