分公司合同歸檔協(xié)議范本甲乙雙方根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，就分公司合同歸檔事宜，經(jīng)友好協(xié)商，達(dá)成以下協(xié)議：鑒于甲方為乙方的主辦單位，乙方為甲方的分支機(jī)構(gòu)，為明確雙方在合同歸檔方面的權(quán)利與義務(wù)，確保合同檔案的安全、完整與有效利用，特制定本協(xié)議。第一條定義1.1本協(xié)議所稱“合同”是指乙方以自身名義或者代表甲方簽訂的，設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議及其他具有法律約束力的文件。1.2本協(xié)議所稱“合同檔案”是指與合同相關(guān)的各類文件材料，包括但不限于合同正本、副本、附件、談判記錄、審批流程文件、履行過程中的各種書面憑證（如變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、付款憑證、發(fā)票、對(duì)賬單、糾紛處理文件、法律文書等）、電子合同及其相關(guān)數(shù)據(jù)等。1.3“歸檔”是指按照本協(xié)議約定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、標(biāo)識(shí)、整理、保存和管理的活動(dòng)。1.4“電子檔案”是指以電子形式生成的或存儲(chǔ)的合同檔案，包括但不限于電子合同、掃描件、電子簽名文件、與合同履行相關(guān)的電子數(shù)據(jù)記錄等。1.5“紙質(zhì)檔案”是指以紙質(zhì)形式存在的合同檔案。第二條歸檔范圍2.1乙方在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂或參與的，且與甲方利益相關(guān)的所有合同，無論合同金額大小、性質(zhì)如何，均屬于本協(xié)議約定的歸檔范圍。2.2具體歸檔范圍包括但不限于：購銷合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同、擔(dān)保合同、工程承包合同、技術(shù)開發(fā)與轉(zhuǎn)讓合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可合同、保密協(xié)議、勞動(dòng)合同等。2.3合同履行過程中產(chǎn)生的所有相關(guān)文件，如通知、確認(rèn)函、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)報(bào)告、訴訟或仲裁文件等，均應(yīng)作為合同檔案的組成部分進(jìn)行歸檔。第三條紙質(zhì)檔案歸檔要求3.1歸檔時(shí)間：乙方應(yīng)在合同簽訂或合同關(guān)系終止后[例如：三十]個(gè)工作日內(nèi)完成合同正本及重要附件的紙質(zhì)歸檔工作；其他相關(guān)文件應(yīng)在其產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。3.2分類與編號(hào)：乙方應(yīng)按照甲方制定的《合同檔案分類方案》和《合同檔案編號(hào)規(guī)則》對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和編號(hào)。分類應(yīng)科學(xué)合理，編號(hào)應(yīng)唯一且具有系統(tǒng)性。3.3整理與裝訂：紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，去除無關(guān)材料，按編號(hào)順序或時(shí)間順序排列，使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒裝訂或存放。檔案盒應(yīng)干凈、牢固，并能有效保護(hù)檔案內(nèi)容。3.4標(biāo)識(shí)：每盒檔案應(yīng)粘貼檔案標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注檔案編號(hào)、合同標(biāo)題、簽訂日期、對(duì)方當(dāng)事人名稱、保管期限等關(guān)鍵信息。檔案盒的外部應(yīng)進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)。3.5存放：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全、防火、防盜的專用檔案室或檔案柜中。存放環(huán)境應(yīng)符合檔案保管的要求。第四條電子檔案歸檔要求4.1歸檔時(shí)間：乙方應(yīng)在電子合同生成或相關(guān)電子文件形成后及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步性或優(yōu)先性，具體操作遵循甲方電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)定。4.2管理系統(tǒng)：乙方必須將電子檔案上傳至甲方指定的電子合同檔案管理系統(tǒng)（系統(tǒng)地址/名稱：[請(qǐng)?zhí)顚懴到y(tǒng)信息]）。不得將電子檔案存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、移動(dòng)設(shè)備或其他非指定位置。4.3分類與命名：電子檔案的上傳應(yīng)遵循甲方系統(tǒng)的分類目錄結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范、清晰，通常應(yīng)包含合同編號(hào)、合同標(biāo)題、文件類型等信息，例如：“合同編號(hào)-合同標(biāo)題-文件類型（如：合同.pdf）”。4.4有效性保障：確保電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。對(duì)于掃描件，應(yīng)保證掃描質(zhì)量；對(duì)于電子簽名文件，應(yīng)確保簽名的有效性及與原文的關(guān)聯(lián)性。定期檢查電子檔案的打開和閱讀是否正常。4.5備份與安全：乙方有義務(wù)按照甲方要求對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并采取必要的技術(shù)措施（如設(shè)置密碼、權(quán)限控制等）確保電子檔案的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、修改或刪除。甲方負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)本身的安全維護(hù)和備份。4.6紙電同步：對(duì)于法律或甲方要求需要紙質(zhì)原件存檔的合同，乙方應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按要求將紙質(zhì)檔案報(bào)送甲方或存放在分公司指定位置，由分公司妥善保管并定期向甲方匯報(bào)。第五條甲方的權(quán)利與義務(wù)5.1甲方可隨時(shí)查閱、復(fù)制、借閱乙方歸檔的合同紙質(zhì)檔案和電子檔案，以進(jìn)行內(nèi)部管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、審計(jì)等工作。5.2甲方負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案的分類方案、編號(hào)規(guī)則、保管期限表以及電子檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，并向乙方提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)。5.3甲方應(yīng)建立安全的電子檔案管理系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)、數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)安全與可靠。5.4甲方有權(quán)對(duì)乙方的合同歸檔工作進(jìn)行定期或不定期的檢查、監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。5.5甲方應(yīng)按照規(guī)定保管所有接收的合同檔案，特別是需要長期保存的檔案，應(yīng)確保其安全、完整，并依法進(jìn)行處置。5.6甲方應(yīng)建立合同檔案的檢索系統(tǒng)，方便內(nèi)部人員查詢所需檔案。第六條乙方的權(quán)利與義務(wù)6.1乙方有權(quán)根據(jù)甲方的規(guī)定和指導(dǎo)，就合同歸檔工作中遇到的問題向甲方咨詢。6.2乙方必須嚴(yán)格按照本協(xié)議及甲方相關(guān)規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地履行合同歸檔義務(wù)，確保歸檔工作的質(zhì)量。6.3乙方應(yīng)建立健全內(nèi)部合同管理流程，將合同歸檔作為必要環(huán)節(jié)，并配備合適的資源（人員、設(shè)備等）支持歸檔工作的開展。6.4乙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并確保該人員接受過甲方的相關(guān)培訓(xùn)。6.5乙方應(yīng)妥善保管已歸檔的紙質(zhì)檔案，遵守檔案存放環(huán)境要求，防止檔案損壞、丟失或泄密。6.6乙方應(yīng)嚴(yán)格遵守甲方電子檔案管理系統(tǒng)的使用規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地上傳電子檔案，并做好本地相關(guān)文件的備份工作。6.7乙方應(yīng)積極配合甲方的監(jiān)督檢查工作，提供必要的資料和說明。6.8如發(fā)現(xiàn)歸檔的合同檔案有任何遺失、損毀、篡改或泄密等情況，乙方應(yīng)立即向甲方報(bào)告，并積極配合甲方采取補(bǔ)救措施。第七條違約責(zé)任7.1乙方未按本協(xié)議約定及時(shí)歸檔或歸檔不符合要求的，甲方有權(quán)要求乙方限期整改，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰（如按合同金額一定比例罰款）等處理。7.2因乙方歸檔疏忽或不當(dāng)導(dǎo)致合同檔案丟失、損毀、內(nèi)容不完整、無法辨認(rèn)或泄露，給甲方造成經(jīng)濟(jì)損失、業(yè)務(wù)中斷、聲譽(yù)損害或法律風(fēng)險(xiǎn)的，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額應(yīng)足以彌補(bǔ)甲方遭受的實(shí)際損失。7.3甲方未能提供必要的歸檔指導(dǎo)、培訓(xùn)或維護(hù)不善導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)無法正常使用，影響乙方歸檔工作，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并應(yīng)采取補(bǔ)救措施恢復(fù)系統(tǒng)。7.4任何一方違反保密義務(wù)，泄露歸檔合同檔案中涉及的商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第八條爭議解決8.1因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。8.2協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[請(qǐng)?zhí)顚懹泄茌牂?quán)的人民法院，例如：甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院]提起訴訟。第九條協(xié)議期限9.1本協(xié)議自雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）之日起生效。9.2本協(xié)議有效期為[例如：三年]。期滿前[例如：一個(gè)月]，如雙方無書面異議，本協(xié)議自動(dòng)續(xù)展[例如：一年]；如需變更或終止，應(yīng)提前[例如：三個(gè)月]書面通知對(duì)方，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂新的協(xié)議或書面確認(rèn)終止。第十條其他10.1本協(xié)議未盡事宜，雙方可簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。10.2本協(xié)議附件（如有，例如：《合同檔案分類方案》、《合同檔案編號(hào)規(guī)則》）是本協(xié)議不可分割的組成部分，與本協(xié)議具有同等法律效力。10.3本協(xié)議一式[例如：四]份，甲方執(zhí)[例如：兩]份，乙方執(zhí)[例如：兩]份，具有同等法律效力。