公司文檔檔案管理規(guī)范和工具集一、總則：管理目標(biāo)與適用范圍（一）制定目的為規(guī)范公司各類文檔檔案的形成、收集、整理、保管、利用和銷毀工作，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，提高信息資源利用效率，防范管理風(fēng)險，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)運營、管理活動中形成的具有保存價值的各類文檔檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。二、職責(zé)分工：明確管理主體與權(quán)責(zé)（一）檔案管理部門（行政部/綜合管理部）制定和完善文檔檔案管理制度及操作流程；負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、保管、鑒定、銷毀等全流程管理；監(jiān)督指導(dǎo)各部門文檔檔案的規(guī)范化工作，定期組織培訓(xùn)；建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案利用服務(wù)；負(fù)責(zé)檔案庫房的安全防護、環(huán)境控制及數(shù)字化備份工作。（二）各部門職責(zé)指定部門文檔專員（如“行政專員*”），負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、整理、初步鑒定和移交；保證文檔形成的規(guī)范性（內(nèi)容完整、格式標(biāo)準(zhǔn)、簽字齊全）；按規(guī)定時限將應(yīng)歸檔文檔移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)；配合檔案管理部門開展檔案利用、檢查及整改工作。（三）相關(guān)崗位人員職責(zé)檔案管理員*：負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、編目、保管、借閱登記及歸還檢查；部門文檔專員*：負(fù)責(zé)本部門文檔的形成審核、整理組卷、移交跟蹤；部門負(fù)責(zé)人*：對本部門文檔檔案的真實性、完整性負(fù)總責(zé)，審批檔案借閱申請。三、分類與編號：建立標(biāo)準(zhǔn)化體系（一）文檔分類原則根據(jù)文檔來源、性質(zhì)及用途，分為以下一級類別，并可根據(jù)業(yè)務(wù)需求細分二級類別：一級類別二級類別行政管理類制度文件、會議紀(jì)要、通知公告、合同協(xié)議、證照資質(zhì)等業(yè)務(wù)運營類項目方案、客戶資料、產(chǎn)品手冊、市場調(diào)研報告、招投標(biāo)文件等財務(wù)管理類財務(wù)憑證、報表、預(yù)算文件、審計報告、成本分析等人力資源管理類招聘錄用、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等技術(shù)研發(fā)類研發(fā)報告、專利文件、技術(shù)圖紙、測試數(shù)據(jù)、成果鑒定等（二）編號規(guī)則檔案采用“部門代碼-文檔類別代碼-年份-流水號”格式，具體規(guī)則部門代碼：用2位大寫字母表示（如行政部“XZ”、業(yè)務(wù)部“YW”、財務(wù)部“CW”）；文檔類別代碼：用2位大寫字母表示（如制度文件“ZD”、合同協(xié)議“HT”）；年份：文檔形成年度，用4位數(shù)字（如2024）；流水號：當(dāng)年該類別檔案的順序號，用3位數(shù)字（從001開始）。示例：行政部2024年形成的第5份制度文件，編號為“XZ-ZD-2024-005”。四、全流程操作指南：從形成到銷毀的標(biāo)準(zhǔn)化步驟（一）文檔形成與歸檔文檔形成階段業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)工作需求起草文檔，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰；涉及重要事項（如合同、項目方案）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，必要時需法務(wù)部或分管領(lǐng)導(dǎo)審批；電子文檔需采用公司統(tǒng)一格式（如Word、PDF），紙質(zhì)文檔需使用A4紙打印，字跡清晰、無涂改。部門整理階段部門文檔專員*每月末對本月形成的文檔進行初步整理：（1）檢查文檔完整性（如附件是否齊全、簽字是否到位）；（2）按“一事一檔”原則組卷，同一事項的文檔集中存放；（3）填寫《文檔歸檔預(yù)登記表》（見模板1），注明文檔名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、密級等信息。移交歸檔階段每季度末，部門文檔專員*將整理好的文檔（紙質(zhì)+電子）移交至檔案管理部門；雙方共同核對《文檔歸檔預(yù)登記表》，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)，一式兩份，部門與檔案管理部門各存一份；檔案管理員*接收后，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，唯一檔案號，并入庫保管。（二）檔案借閱與使用借閱申請因工作需要借閱檔案，由申請人填寫《文檔借閱申請表》（見模板2），注明借閱檔案名稱、編號、借閱事由、借閱期限、用途等；一般檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批，涉密檔案（如財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱登記與歸還審批通過后，申請人持《文檔借閱申請表》至檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；檔案管理員*核對申請表信息，與檔案實物核對無誤后，登記《檔案借閱登記表》（見模板3），方可借出；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請，經(jīng)審批后方可延長3天。使用要求借閱檔案僅限工作使用，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容；涉密檔案嚴(yán)禁復(fù)印、拍照，電子檔案不得外傳；檔案歸還時，檔案管理員*需檢查檔案完整性，如有損壞或丟失，按公司規(guī)定追究責(zé)任。（三）檔案保管與維護紙質(zhì)檔案保管檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵“七防”條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案盒采用統(tǒng)一規(guī)格（如300mm×220mm×50mm），標(biāo)簽清晰，按編號順序排列，建立《檔案存放位置索引表》；定期（每季度）檢查檔案狀況，對破損、變質(zhì)檔案及時修復(fù)或復(fù)制。電子檔案保管電子檔案存儲于公司指定服務(wù)器或云盤，定期（每周）進行增量備份，每月進行全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存放；電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限，不同崗位人員按職責(zé)分級授權(quán)，操作日志留存不少于3年；對重要電子檔案（如合同、項目報告）需轉(zhuǎn)換為PDF/A等長期保存格式，防止格式過時無法讀取。（四）檔案鑒定與銷毀鑒定階段檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員*組成鑒定小組；對到期檔案進行價值評估，區(qū)分“繼續(xù)保存”“有條件保存”“無需保存”三類，填寫《檔案鑒定表》（見模板4）。銷毀階段對“無需保存”的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報總經(jīng)理審批；銷毀前，需編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，由監(jiān)銷人（2人以上）和銷毀人簽字；紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案進行徹底刪除（低級格式化），保證無法恢復(fù)；《檔案銷毀清冊》及監(jiān)銷記錄需永久保存。五、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單模板1：文檔歸檔預(yù)登記表部門文檔名稱編號（預(yù)填）形成日期頁數(shù)密級（公開/內(nèi)部/秘密）附件數(shù)量經(jīng)辦人審核人模板2：文檔借閱申請表申請人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期檔案信息名稱編號借閱事由用途審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（如需）：日期：模板3：檔案借閱登記表借閱日期借閱人部門檔案名稱編號借閱事由歸還日期歸還狀態(tài)（完好/損壞）經(jīng)辦人模板4：檔案鑒定表檔案名稱編號形成日期保管期限鑒定小組意見（繼續(xù)保存/有條件保存/無需保存）鑒定原因鑒定人日期六、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險規(guī)避（一）歸檔完整性控制部門文檔專員*每月末需檢查本月文檔是否全部歸檔，未歸檔文檔需在次月5日前完成補交；檔案管理部門每季度對各部門歸檔情況進行通報，未按要求歸檔的部門需在3日內(nèi)整改。（二）借閱權(quán)限控制嚴(yán)格執(zhí)行“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”原則，借閱人需對檔案安全負(fù)全責(zé)；涉密檔案借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批，檔案管理員*需全程跟蹤借閱過程。（三）保密管理根據(jù)文檔內(nèi)容密級（公開/內(nèi)部/秘密）設(shè)置不同的查閱權(quán)限，秘密級檔案僅限指定人員查閱；電子檔案管理系統(tǒng)需加密存儲，密碼定期更換，嚴(yán)禁泄露賬號密碼。（四）電子檔案備份電子檔案管理員*每周一檢查備份數(shù)據(jù)完整性，保證備份文件可正常恢復(fù)；如遇服務(wù)器故障或數(shù)據(jù)丟失，需在24小時內(nèi)啟動應(yīng)急預(yù)案，從備份數(shù)據(jù)中恢復(fù)。（五）銷毀合規(guī)性嚴(yán)禁