機關(guān)單位行政文書寫作指導手冊行政文書是機關(guān)單位履行職能、開展工作的重要工具，兼具法定效力與規(guī)范格式，其寫作質(zhì)量直接影響工作部署的傳達、決策意圖的落實及對外溝通的效果。掌握行政文書寫作規(guī)范，既是機關(guān)干部的職業(yè)素養(yǎng)要求，也是提升工作效能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本手冊從寫作原則、常見文種規(guī)范、流程技巧及問題規(guī)避等方面展開，為機關(guān)文書寫作提供系統(tǒng)性指導。一、行政文書寫作的核心原則（一）主旨明確，緊扣目的行政文書的核心是“說事”，需圍繞工作目標或具體訴求展開，避免主旨模糊、內(nèi)容發(fā)散。例如，撰寫《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》，需緊扣“設(shè)備老化影響效率，申請采購更新”的核心訴求，緣由部分清晰說明現(xiàn)有設(shè)備狀況、工作受阻情況，事項部分明確設(shè)備型號、預算及采購方式，確保閱文者快速把握意圖。（二）材料真實，論據(jù)充分文書內(nèi)容需以事實為依據(jù)，數(shù)據(jù)、案例、背景等材料需經(jīng)調(diào)研核實。如撰寫《關(guān)于XX項目進展情況的報告》，需如實呈現(xiàn)項目進度（已完成/待完成環(huán)節(jié)）、存在問題（技術(shù)難點、資金缺口等）及解決措施，避免夸大成績、隱瞞問題。若涉及數(shù)據(jù)，需標注來源（如“據(jù)統(tǒng)計，截至X月，項目完成投資占比X%”），增強說服力。（三）結(jié)構(gòu)嚴謹，邏輯清晰文書結(jié)構(gòu)需遵循“總—分—總”或“緣由—事項—結(jié)語”等邏輯框架，層次分明、銜接自然。以請示為例，結(jié)構(gòu)為：標題：明確文種+事由（如《關(guān)于調(diào)整XX會議時間的請示》）；主送機關(guān)：唯一上級（避免多頭主送）；正文：先說明請示緣由（會議時間與上級檢查沖突），再提具體事項（調(diào)整為X月X日），最后以規(guī)范結(jié)語收尾（“妥否，請批示”）；落款：單位名稱+日期，加蓋公章（正式文書）。（四）語言規(guī)范，風格得體行政文書語言需莊重、簡潔、準確，避免口語化、情緒化表達。莊重：使用公文術(shù)語（如“茲因”“妥否”“特此通知”），避免網(wǎng)絡(luò)用語、俚語；簡潔：刪除冗余表述，如“現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下”可簡化為“現(xiàn)將有關(guān)情況匯報”；準確：用詞精準，避免歧義，如“原則同意”與“同意”需區(qū)分語境，“擬”“將”等詞體現(xiàn)工作階段。二、常見行政文書類型及寫作規(guī)范（一）請示：請求指示/批準的上行文適用場景：需上級決策、審批的事項（如項目立項、資金申請、人事調(diào)整）。寫作要點：一文一事：一份請示僅針對一個事項，避免多事一請（如同時請示“采購設(shè)備”與“調(diào)整編制”）；理由充分：緣由需突出“必要性”（如“現(xiàn)有設(shè)備超期服役，故障頻發(fā)，影響XX工作開展”）；結(jié)語規(guī)范：用“妥否，請批示”“以上請示，盼復”等，忌用“請盡快回復”等口語化表述。（二）報告：匯報工作/反映情況的上行文與請示的區(qū)別：報告為“閱件”，無需上級批復；請示為“辦件”，需上級答復。寫作要點：內(nèi)容務(wù)實：分為“工作進展+問題分析+下一步計劃”三部分，如《關(guān)于XX年度工作總結(jié)的報告》需體現(xiàn)成績（量化成果）、不足（客觀分析）、計劃（可操作的措施）；避免請示事項：若需上級審批，應(yīng)改用請示；若需上級關(guān)注，可在報告結(jié)尾加“請領(lǐng)導審閱”，而非“請批示”。（三）通知：傳達要求/部署工作的下行文適用場景：會議通知、文件轉(zhuǎn)發(fā)、工作安排等。寫作要點：要素齊全：包含“發(fā)文目的+具體要求+執(zhí)行時間/范圍”，如會議通知需明確時間、地點、參會人員、議程、材料要求；語言簡潔：避免冗長，如轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知可簡化為“現(xiàn)將《XX文件》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實際貫徹落實”；層次清晰：多事項通知用“一、二、三”分條列項，方便閱文者快速抓取信息。（四）函：平行/不相隸屬機關(guān)的商洽性文書適用場景：單位間商洽工作、詢問答復、請求協(xié)助（如商請其他單位提供數(shù)據(jù)、協(xié)辦活動）。寫作要點：語氣謙和：因?qū)倨叫形?，需體現(xiàn)協(xié)商態(tài)度，如“商請貴單位協(xié)助開展XX工作，盼復為荷”；事項明確：正文需清晰說明“發(fā)函緣由+具體請求+回復要求”，避免模糊表述。（五）會議紀要：記錄會議決議的紀實性文書寫作要點：客觀紀實：準確記錄會議時間、地點、參會人員、議題、決議（如“會議決定：XX事項由A部門牽頭，B部門配合，X月X日前完成”）；條理清晰：按“議題—討論—決議”結(jié)構(gòu)梳理，重要事項可加粗或分點，方便執(zhí)行；語言簡潔：刪除會議中的冗余討論，保留決策性內(nèi)容。三、文書寫作的流程與實用技巧（一）調(diào)研與構(gòu)思：夯實寫作基礎(chǔ)材料收集：圍繞寫作目的，收集政策依據(jù)（如上級文件要求）、工作數(shù)據(jù)（如任務(wù)完成量）、實際問題（如基層反饋的困難），確保內(nèi)容有支撐；結(jié)構(gòu)設(shè)計：根據(jù)文種特點，提前規(guī)劃框架（如請示的“緣由—事項—結(jié)語”），用思維導圖梳理邏輯，避免寫作中“想到哪寫到哪”。（二）起草與修改：打磨內(nèi)容質(zhì)量初稿撰寫：遵循“先完成再完美”原則，快速輸出內(nèi)容，重點關(guān)注“是否說清事、是否合邏輯”；反復修改：從“內(nèi)容、語言、格式”三方面優(yōu)化：內(nèi)容：刪除與主題無關(guān)的表述，補充關(guān)鍵細節(jié)（如通知的“聯(lián)系人、聯(lián)系方式”）；語言：替換口語（如“我們覺得”改為“經(jīng)研究”），簡化長句（如“為了能夠更好地開展工作”改為“為更好開展工作”）；格式：對照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），檢查字體（仿宋_GB2312，三號）、行距（28-30磅）、頁碼（宋體小五號，居中標注）等。（三）審核與簽發(fā)：確保發(fā)文合規(guī)多級審核：文書需經(jīng)“擬稿人自查—科室負責人審核—辦公室核稿—領(lǐng)導簽發(fā)”，重點審核“文種是否正確、內(nèi)容是否合規(guī)、格式是否規(guī)范”；留痕管理：審核意見需書面記錄（如批注修改建議），簽發(fā)后按編號歸檔，便于追溯。四、常見問題與規(guī)避方法（一）文種使用錯誤：請示與報告混用問題表現(xiàn)：用報告請示事項（如《關(guān)于申請資金的報告》），或用請示匯報工作；規(guī)避方法：牢記“請示需批復，報告不批復”，若需上級決策，用請示；若僅匯報情況，用報告。（二）格式不規(guī)范：頁碼、字體錯誤問題表現(xiàn)：頁碼未居中、字體用宋體（應(yīng)為仿宋_GB2312）、行距不統(tǒng)一；規(guī)避方法：制作“公文格式模板”，包含字體、行距、頁碼、版心等設(shè)置，起草時直接套用。（三）內(nèi)容冗長：“穿靴戴帽”式表述問題表現(xiàn)：開頭大段闡述“重要意義”，正文充斥套話（如“在上級領(lǐng)導的關(guān)心下”）；規(guī)避方法：聚焦“事本身”，開頭直接說明緣由（如“因XX工作需要，現(xiàn)申請……”），正文用數(shù)據(jù)、案例支撐，刪除無實質(zhì)內(nèi)容的表述。（四）語氣不當：命令式或隨意化問題表現(xiàn)：下行文語氣強硬（如“必須按時完成”），平行文語氣隨意（如“幫個忙弄一下”）；規(guī)避方法：下行文用“請遵照執(zhí)行”“望認真落實”體現(xiàn)權(quán)威但不失禮貌；平