安全生產(chǎn)檔案管理制度一、總則為加強(qiáng)安全生產(chǎn)檔案管理，有效保護(hù)和利用安全生產(chǎn)檔案，促進(jìn)安全生產(chǎn)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。本制度所指的安全生產(chǎn)檔案，是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、記錄、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些檔案是安全生產(chǎn)管理工作的重要組成部分，是反映安全生產(chǎn)狀況、追溯安全管理過程、保障安全生產(chǎn)決策科學(xué)性的重要依據(jù)。本制度適用于本單位各部門、各車間及全體員工在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中涉及的檔案管理工作。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門檔案管理部門是安全生產(chǎn)檔案的綜合管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善安全生產(chǎn)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的安全生產(chǎn)檔案管理工作；負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用安全生產(chǎn)檔案，確保檔案的安全和完整；定期對(duì)安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序處理無(wú)保存價(jià)值的檔案。同時(shí)，檔案管理部門要配備具有專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握安全生產(chǎn)相關(guān)知識(shí)。2.安全生產(chǎn)管理部門安全生產(chǎn)管理部門是安全生產(chǎn)檔案形成的主要部門之一，負(fù)責(zé)收集、整理本部門在安全生產(chǎn)規(guī)劃、安全檢查、隱患排查治理、安全培訓(xùn)、事故調(diào)查處理等工作中形成的檔案資料，并按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。此外，安全生產(chǎn)管理部門要對(duì)各部門的安全生產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保各部門安全生產(chǎn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性；參與安全生產(chǎn)檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)涉及安全生產(chǎn)重要信息的檔案提出處理意見。3.各部門及車間各部門及車間負(fù)責(zé)本部門、本車間在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的安全生產(chǎn)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和有效。各部門及車間應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作流程。各部門及車間要按照檔案管理部門和安全生產(chǎn)管理部門的要求，及時(shí)將本部門、本車間形成的安全生產(chǎn)檔案移交至檔案管理部門。在檔案移交過程中，要辦理交接手續(xù)，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移。三、檔案的收集與整理1.收集范圍安全生產(chǎn)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：國(guó)家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文件。這些文件是安全生產(chǎn)管理的重要依據(jù)，應(yīng)及時(shí)收集和更新。安全生產(chǎn)管理制度：本單位制定的安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、隱患排查治理制度、安全培訓(xùn)制度、應(yīng)急救援制度等各項(xiàng)安全生產(chǎn)管理制度。安全生產(chǎn)規(guī)劃和計(jì)劃：本單位的安全生產(chǎn)中長(zhǎng)期規(guī)劃、年度安全生產(chǎn)工作計(jì)劃和專項(xiàng)安全生產(chǎn)工作計(jì)劃。這些規(guī)劃和計(jì)劃反映了本單位安全生產(chǎn)工作的目標(biāo)和任務(wù)。安全檢查和隱患排查治理記錄：安全檢查記錄、隱患排查治理臺(tái)賬、整改通知書、復(fù)查記錄等。這些記錄是反映本單位安全生產(chǎn)狀況和隱患治理情況的重要資料。安全培訓(xùn)教育資料：安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試試卷、培訓(xùn)證書等。安全培訓(xùn)教育是提高員工安全意識(shí)和技能的重要手段，相關(guān)資料應(yīng)妥善保存。事故管理檔案：事故報(bào)告、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故統(tǒng)計(jì)報(bào)表、事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。事故管理檔案是總結(jié)事故教訓(xùn)、改進(jìn)安全生產(chǎn)工作的重要依據(jù)。設(shè)備設(shè)施安全檔案：設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告、報(bào)廢記錄等。設(shè)備設(shè)施的安全運(yùn)行是安全生產(chǎn)的重要保障，相關(guān)檔案應(yīng)完整保存。職業(yè)健康檔案：職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告、職業(yè)衛(wèi)生管理制度、職業(yè)健康培訓(xùn)記錄等。職業(yè)健康檔案是保障員工身體健康的重要資料。安全會(huì)議記錄：安全生產(chǎn)工作會(huì)議、安全專題會(huì)議等會(huì)議記錄。這些記錄反映了本單位安全生產(chǎn)工作的決策和部署情況。2.收集要求各部門及車間應(yīng)建立安全生產(chǎn)檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和收集時(shí)間。檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集本部門、本車間在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料，如安全檢查記錄、隱患整改通知等，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理；對(duì)于定期產(chǎn)生的檔案資料，如安全培訓(xùn)記錄、事故統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集。在收集檔案資料時(shí)，要確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案資料，要按照保密制度的要求進(jìn)行收集和保管。3.整理方法檔案資料收集齊全后，應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。一般可按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等類別。對(duì)于安全生產(chǎn)檔案，還可進(jìn)一步細(xì)分為安全管理檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、人員培訓(xùn)檔案等。在分類的基礎(chǔ)上，要對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)和編目。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編目應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、來(lái)源、日期、保管期限等信息，形成檔案檢索工具。整理好的檔案資料應(yīng)按照一定的保管要求進(jìn)行裝訂和裝盒。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝訂材料進(jìn)行裝訂，防止檔案資料散落和損壞；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。四、檔案的保管與存儲(chǔ)1.保管條件檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的安全生產(chǎn)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防有害氣體等基本條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等。檔案保管設(shè)備應(yīng)符合檔案保管的要求，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)的順序存放在檔案柜或密集架中，排列整齊，便于查找和管理。對(duì)于重要的檔案資料，可采用專柜存放的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)采用磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。3.保管期限安全生產(chǎn)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)本單位安全生產(chǎn)工作具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，如事故調(diào)查處理報(bào)告、安全生產(chǎn)規(guī)劃等；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案，如安全檢查記錄、設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄等；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案，如一般性的安全培訓(xùn)記錄、臨時(shí)性的安全會(huì)議記錄等。各部門及車間在收集和整理檔案資料時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限要求進(jìn)行標(biāo)注。檔案管理部門在接收檔案時(shí)，要對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審核，按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放和管理。五、檔案的借閱與利用1.借閱制度本單位員工因工作需要借閱安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門在辦理借閱手續(xù)時(shí)，要對(duì)借閱人的身份和借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，方可將檔案借出。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、涂改、丟失檔案資料。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門要對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，辦理歸還手續(xù)。2.利用規(guī)定本單位員工在利用安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案資料帶出檔案庫(kù)房或復(fù)印、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。在利用檔案資料過程中，要注意保護(hù)檔案的機(jī)密信息，不得泄露檔案中的敏感內(nèi)容。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案資料，應(yīng)在特定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱和使用，并按照保密制度的要求進(jìn)行管理。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的借閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和使用效果，為檔案的管理和開發(fā)利用提供依據(jù)。3.外部查閱外部單位或個(gè)人因工作需要查閱本單位安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)本單位安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。外部查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得自行翻閱檔案資料。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保檔案的安全和保密。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織本單位應(yīng)成立安全生產(chǎn)檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組由檔案管理部門、安全生產(chǎn)管理部門及相關(guān)部門的人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)與程序鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、檔案的重要程度和保存價(jià)值等因素，對(duì)到期的安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行全面鑒定。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。鑒定工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，首先由檔案管理部門對(duì)到期的檔案進(jìn)行初步清理和審核，提出存毀意見；然后由鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的存毀意見進(jìn)行審查和討論，形成鑒定結(jié)論；最后根據(jù)鑒定結(jié)論，對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行處理。3.銷毀流程對(duì)于經(jīng)鑒定需要銷毀的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門和安全生產(chǎn)管理部門共同負(fù)責(zé)組織實(shí)施，銷毀過程中應(yīng)確保檔案的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀結(jié)束后，參與銷毀工作的人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門和安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、各車間的安全生產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱和利用等方面。監(jiān)督檢查應(yīng)采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.考核辦法本單位應(yīng)將安全生產(chǎn)檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，制定具體的考核指標(biāo)和考核辦法。考核指標(biāo)應(yīng)包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案的利用效果等方面。對(duì)于在安全生產(chǎn)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于檔案管理工作不力，導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞或泄露的部門和個(gè)人，應(yīng)給予批評(píng)教育和相應(yīng)的處罰。八、信息化管理1.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，本單位應(yīng)積極推進(jìn)安全生產(chǎn)檔案的信息化管理，建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和信息化。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理為了實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)檔案的信息化管理，本單位應(yīng)逐步對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。數(shù)字化處理后的檔案應(yīng)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和利用。同時(shí)，要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.