辦公文件管理協(xié)議（2025年）鑒于甲乙雙方在辦公文件管理方面存在合作關(guān)系（以下簡(jiǎn)稱“合作”），為規(guī)范辦公文件的管理，明確雙方權(quán)利與義務(wù)，保障文件安全與信息安全，提高工作效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，經(jīng)雙方友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條定義與解釋除非本協(xié)議另有明確約定，下列詞語(yǔ)具有以下含義：1.1辦公文件：指在合作過(guò)程中，由甲方或乙方創(chuàng)建、生成、接收、持有的任何形式（包括但不限于紙質(zhì)、電子數(shù)據(jù)、圖像、聲音等）的，與合作關(guān)系相關(guān)的記錄、資料、報(bào)告、合同、通知、備忘錄及其他具有保存價(jià)值的文件資料。1.2涉密文件：指根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、甲方內(nèi)部規(guī)定或文件本身標(biāo)記，具有保密性質(zhì)的辦公文件，具體密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)以甲方相關(guān)制度為準(zhǔn)。1.3文件管理系統(tǒng)：指甲方用于存儲(chǔ)、管理、檢索辦公文件的系統(tǒng)，包括但不限于內(nèi)部服務(wù)器、云存儲(chǔ)平臺(tái)、電子文檔管理系統(tǒng)等。1.4授權(quán)：指甲方或授權(quán)代表根據(jù)規(guī)定程序，明確授予乙方訪問、處理、復(fù)制、傳遞特定辦公文件的權(quán)限。1.5保密信息：指本協(xié)議項(xiàng)下涉及的，以及雙方在合作過(guò)程中知悉的，非公開的，與合作關(guān)系、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面相關(guān)的，具有商業(yè)價(jià)值或秘密性的辦公文件內(nèi)容或載體。第二條文件管理原則2.1甲乙雙方應(yīng)遵循合法合規(guī)、安全第一、完整準(zhǔn)確、及時(shí)高效、責(zé)任明確的原則進(jìn)行辦公文件管理。2.2文件管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及甲方的內(nèi)部規(guī)章制度。2.3任何一方在文件管理過(guò)程中，應(yīng)采取必要的技術(shù)和管理措施，確保文件的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、泄露、篡改、損毀或丟失。2.4文件處理應(yīng)確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，防止信息失真或被篡改。2.5文件管理應(yīng)注重效率，確保文件在需要時(shí)能夠及時(shí)被創(chuàng)建、查找、提供和使用。2.6文件管理應(yīng)落實(shí)責(zé)任，確保各項(xiàng)操作都有記錄可查，責(zé)任主體明確。第三條文件的創(chuàng)建與生成3.1甲方或其授權(quán)人員負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求創(chuàng)建相關(guān)辦公文件。3.2乙方在履行合作職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生的辦公文件，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄并按甲方要求進(jìn)行格式化和初步分類。3.3所有新創(chuàng)建的辦公文件，應(yīng)根據(jù)甲方規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注密級(jí)、填寫必要元數(shù)據(jù)（如標(biāo)題、創(chuàng)建者、創(chuàng)建日期、生效日期、失效日期等）。3.4電子文件的創(chuàng)建應(yīng)遵循甲方的文件命名規(guī)范和存儲(chǔ)要求。第四條文件的存儲(chǔ)與保管4.1電子文件的存儲(chǔ)：a)所有應(yīng)存檔的電子文件必須按照甲方的規(guī)定存儲(chǔ)在指定的文件管理系統(tǒng)或經(jīng)甲方批準(zhǔn)的存儲(chǔ)介質(zhì)上。b)電子文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份頻率和存儲(chǔ)地點(diǎn)按甲方要求執(zhí)行。c)存儲(chǔ)電子文件的服務(wù)器或系統(tǒng)應(yīng)具備必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等。d)訪問電子文件需要設(shè)置合理的權(quán)限控制，遵循最小權(quán)限原則。4.2紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)：a)紙質(zhì)文件應(yīng)分類、編號(hào)后，存放在指定的文件柜或檔案室中。b)紙質(zhì)文件的存放環(huán)境應(yīng)滿足防火、防潮、防蟲、防塵、防光等要求。c)涉密紙質(zhì)文件應(yīng)存放于符合保密要求的專用區(qū)域，并設(shè)置明顯的密級(jí)標(biāo)識(shí)。d)紙質(zhì)文件的保管應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，建立清晰的保管臺(tái)賬。第五條文件的使用與訪問5.1乙方人員有權(quán)訪問、使用和復(fù)制與其履行職責(zé)直接相關(guān)的辦公文件，但不得超出授權(quán)范圍。5.2任何需要訪問或處理涉密文件的乙方人員，必須經(jīng)過(guò)甲方的授權(quán)審批，并接受保密培訓(xùn)。5.3訪問電子文件應(yīng)通過(guò)身份驗(yàn)證，并根據(jù)授權(quán)顯示相應(yīng)文件內(nèi)容。5.4乙方人員在文件使用過(guò)程中，應(yīng)妥善保管文件載體，防止丟失、損壞或被他人非法獲取。5.5未經(jīng)甲方明確授權(quán)，乙方人員不得將辦公文件（特別是涉密文件）提供給任何第三方，或用于合作目的之外的其他用途。第六條文件的流轉(zhuǎn)與傳遞6.1辦公文件在甲乙雙方之間或甲方內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)按甲方的規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)。6.2電子文件的傳遞應(yīng)通過(guò)安全的渠道進(jìn)行，如使用加密郵件、安全的文件傳輸系統(tǒng)等。涉密電子文件傳遞應(yīng)采用符合保密要求的傳輸方式。6.3紙質(zhì)文件的傳遞應(yīng)進(jìn)行登記，接收方應(yīng)核對(duì)文件內(nèi)容并簽字確認(rèn)。6.4涉密文件的流轉(zhuǎn)應(yīng)嚴(yán)格遵守甲方的保密審批流程，限制傳遞范圍，并在文件上做好密級(jí)標(biāo)識(shí)和流轉(zhuǎn)記錄。第七條文件的保密要求7.1甲乙雙方及其參與文件管理的人員（以下簡(jiǎn)稱“接觸人員”）對(duì)本協(xié)議項(xiàng)下及在合作過(guò)程中知悉的所有保密信息負(fù)有保密義務(wù)。7.2接觸人員應(yīng)僅在其職責(zé)范圍內(nèi)使用保密信息，不得以任何方式泄露、披露或允許他人接觸保密信息。7.3接觸人員應(yīng)妥善保管包含保密信息的文件及其載體，采取必要措施防止信息泄露。7.4接觸人員離職時(shí)，應(yīng)按照甲方要求及時(shí)交還所有包含保密信息的文件、資料、存儲(chǔ)介質(zhì)等，并遵守離職后的保密義務(wù)，不得利用在甲方獲得的保密信息為自身或第三方謀取利益。7.5任何違反保密義務(wù)的行為，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第八條文件的生命周期管理8.1歸檔：根據(jù)甲方規(guī)定，對(duì)具有保存價(jià)值的辦公文件進(jìn)行歸檔管理。電子文件和紙質(zhì)文件應(yīng)分別按照甲方要求的格式和流程進(jìn)行歸檔。8.2保管期限：各類辦公文件的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及甲方內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。文件應(yīng)保存至保管期滿。8.3銷毀：對(duì)于保管期滿或不再具有保存價(jià)值的辦公文件，應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行銷毀：a)電子文件的銷毀應(yīng)確保數(shù)據(jù)被徹底、不可逆地清除，無(wú)法恢復(fù)。b)紙質(zhì)文件的銷毀應(yīng)通過(guò)碎紙機(jī)等方式進(jìn)行物理銷毀，確保文件內(nèi)容無(wú)法辨認(rèn)。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。c)涉密文件，無(wú)論電子或紙質(zhì)，均不得作為廢品處理，必須按照甲方的規(guī)定進(jìn)行安全銷毀，并記錄銷毀情況。d)銷毀前，應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)文件已按要求處理。第九條責(zé)任與義務(wù)9.1甲方的責(zé)任與義務(wù)：a)負(fù)責(zé)制定和修訂辦公文件管理制度及本協(xié)議。b)提供必要的文件管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)空間、技術(shù)支持和培訓(xùn)。c)負(fù)責(zé)授權(quán)管理，明確乙方人員對(duì)文件的訪問和處理權(quán)限。d)負(fù)責(zé)監(jiān)督協(xié)議的執(zhí)行情況，并進(jìn)行必要的審計(jì)。e)負(fù)責(zé)按照規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行歸檔和銷毀管理。f)采取合理措施保護(hù)文件管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。9.2乙方的責(zé)任與義務(wù)：a)遵守本協(xié)議及甲方的所有文件管理制度，按照規(guī)定進(jìn)行文件管理活動(dòng)。b)妥善保管所接觸的辦公文件，落實(shí)文件安全措施。c)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍使用文件，不得越權(quán)訪問或處理。d)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告文件丟失、損壞、泄露或安全事件等異常情況。e)按照甲方要求，及時(shí)提供所需文件，配合甲方的文件管理檢查和審計(jì)。f)離職時(shí)，按照甲方要求交還所有文件資料和存儲(chǔ)介質(zhì)，并遵守保密義務(wù)。第十條監(jiān)督與審計(jì)10.1甲方有權(quán)對(duì)乙方的文件管理活動(dòng)進(jìn)行不定期的監(jiān)督和審計(jì)，乙方應(yīng)予以配合，提供必要的文件、記錄和說(shuō)明。10.2甲方有權(quán)要求乙方糾正其違反本協(xié)議或甲方文件管理制度的行為。第十一條違約責(zé)任11.1任何一方違反本協(xié)議的約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。11.2若乙方違反文件保密義務(wù)，導(dǎo)致甲方遭受損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，賠償金額應(yīng)包括甲方的實(shí)際損失（包括直接損失和間接損失）、調(diào)查費(fèi)用等。11.3若乙方違反文件管理規(guī)定，造成文件丟失、損毀、泄露或錯(cuò)誤，應(yīng)根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，承擔(dān)相應(yīng)的內(nèi)部處分或賠償責(zé)任。11.4若因乙方原因?qū)е录追竭`反相關(guān)法律法規(guī)或承擔(dān)第三方索賠的，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并賠償甲方因此遭受的損失。第十二條協(xié)議的變更與解除12.1本協(xié)議的任何變更，須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽署書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。12.2在協(xié)議有效期內(nèi)，如發(fā)生導(dǎo)致本協(xié)議無(wú)法履行的根本性變化（如合作終止、法律法規(guī)重大變化等），任何一方有權(quán)通知對(duì)方解除本協(xié)議，但應(yīng)提前[]日書面通知對(duì)方，并協(xié)商處理未盡事宜。第十三條爭(zhēng)議解決13.1因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭(zhēng)議，雙方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。13.2若協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)將爭(zhēng)議提交至[甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院]通過(guò)訴訟解決。第十四條協(xié)議的生效與期限14.1本協(xié)議自雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）之日起生效。14.2本協(xié)議有效期為[]年，自[]年[]月[]日起至[]年[]月[]日止。如協(xié)議到期前雙方均未提出書面解除要求，本協(xié)議自動(dòng)續(xù)展[]年，續(xù)展次數(shù)不限/續(xù)展次數(shù)不超過(guò)[]次。第十五條其他15.1本協(xié)議構(gòu)成雙方就辦公文