采購流程標(biāo)準(zhǔn)化管理操作手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)采購活動(dòng)全流程管理，提升采購效率、降低成本風(fēng)險(xiǎn)，確保采購過程合規(guī)透明、質(zhì)量可控，特制定本操作手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門（含下屬單位）的物資采購、服務(wù)采購及工程采購活動(dòng)。（二）基本原則1.合規(guī)性：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)控制度及行業(yè)規(guī)范，確保采購流程合法合規(guī)。2.效率性：優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)，平衡“合規(guī)性”與“時(shí)效性”，避免冗余環(huán)節(jié)影響業(yè)務(wù)推進(jìn)。3.性價(jià)比：通過供應(yīng)商管理、集中采購等方式，在保證質(zhì)量的前提下實(shí)現(xiàn)成本最優(yōu)。4.陽光透明：采購過程全程留痕，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如招投標(biāo)、合同簽訂）接受內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督。二、采購需求管理（一）需求提報(bào)各業(yè)務(wù)部門需結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》，明確以下內(nèi)容：采購標(biāo)的：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（物資類）或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（服務(wù)類）。數(shù)量與周期：需求數(shù)量、交付時(shí)間、服務(wù)周期（如為長期服務(wù)）。預(yù)算與依據(jù)：預(yù)估采購金額、預(yù)算來源（如項(xiàng)目預(yù)算、日常運(yùn)營預(yù)算）。特殊要求：如定制化需求、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、售后響應(yīng)時(shí)效等，需附相關(guān)說明或技術(shù)文檔。示例：若為生產(chǎn)設(shè)備采購，需同步提交設(shè)備技術(shù)參數(shù)表、安裝調(diào)試要求、能耗標(biāo)準(zhǔn)等資料，確保需求清晰可執(zhí)行。（二）需求審核需求提報(bào)后，需經(jīng)三級審核：1.部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的真實(shí)性、必要性，確認(rèn)與業(yè)務(wù)目標(biāo)匹配。2.財(cái)務(wù)復(fù)審：財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算合規(guī)性（是否在預(yù)算范圍內(nèi)、資金來源是否明確）。3.采購終審：采購部門結(jié)合庫存（物資類）、供應(yīng)商資源、市場行情，評估需求的可行性（如是否存在替代方案、是否需拆分采購）。審核不通過的需求，退回提報(bào)部門修改完善；審核通過的需求，進(jìn)入采購計(jì)劃環(huán)節(jié)。三、采購計(jì)劃編制（一）計(jì)劃整合采購部門匯總各部門審核通過的需求，結(jié)合以下因素編制《采購計(jì)劃總表》：庫存情況：物資類采購需核查現(xiàn)有庫存，避免重復(fù)采購（特殊情況需備注說明）。歷史數(shù)據(jù)：參考近1-2年同類采購的價(jià)格、供應(yīng)商表現(xiàn)、交付周期等數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購策略。采購方式：區(qū)分“集中采購”（如年度框架協(xié)議采購）、“分散采購”（如臨時(shí)需求采購），明確各標(biāo)的的采購方式。（二）計(jì)劃審批《采購計(jì)劃總表》需按金額分級審批：金額≤[閾值]：分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額>[閾值]：總經(jīng)理辦公會(huì)審議（需附采購背景、預(yù)算分析、供應(yīng)商預(yù)選方案）。審批通過的計(jì)劃正式生效，如需調(diào)整（如需求變更、預(yù)算變動(dòng)），需重新走審批流程。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.信息收集：新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證）、業(yè)績證明（近3年同類項(xiàng)目案例）等資料，填寫《供應(yīng)商信息登記表》。2.資質(zhì)審核：采購部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)檢部門（或業(yè)務(wù)部門）對資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查資質(zhì)有效性、經(jīng)營范圍匹配度。3.實(shí)地考察（可選）：對關(guān)鍵物資/服務(wù)的供應(yīng)商，需實(shí)地考察廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控流程，形成《供應(yīng)商考察報(bào)告》。4.準(zhǔn)入決策：審核/考察通過的供應(yīng)商，納入“備選供應(yīng)商庫”，同步更新供應(yīng)商信息臺(tái)賬。（二）供應(yīng)商評估每季度/年度對合作供應(yīng)商開展評估，評估維度包括：質(zhì)量：產(chǎn)品合格率、服務(wù)投訴率。交期：訂單交付及時(shí)率、應(yīng)急響應(yīng)速度。成本：價(jià)格競爭力、付款條款靈活性。合規(guī)性：是否存在違約、行賄等違規(guī)行為。采用“評分制”（滿分100分），得分低于60分的供應(yīng)商啟動(dòng)“整改預(yù)警”，連續(xù)兩次低于60分或出現(xiàn)重大質(zhì)量/合規(guī)問題的，啟動(dòng)退出流程。（三）供應(yīng)商退出退出流程需經(jīng)采購部門申請、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，退出原因包括：連續(xù)兩次評估不達(dá)標(biāo)且整改無效。發(fā)生重大質(zhì)量事故、商業(yè)欺詐等違約行為。供應(yīng)商自身經(jīng)營異常（如破產(chǎn)、資質(zhì)失效）。退出后，需更新“供應(yīng)商信息庫”，并通知相關(guān)部門停止合作。五、采購實(shí)施（一）招標(biāo)采購（適用于金額大、標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品/服務(wù)）1.組建招標(biāo)小組：成員含采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)（必要時(shí)），明確分工（如采購負(fù)責(zé)流程組織，技術(shù)負(fù)責(zé)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)制定）。2.編制招標(biāo)文件：包含項(xiàng)目概況、技術(shù)要求、商務(wù)條款（如付款方式、履約保證金）、評標(biāo)辦法（如綜合評分法）。3.發(fā)布公告：通過企業(yè)官網(wǎng)、招標(biāo)平臺(tái)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，明確投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)地點(diǎn)。4.開標(biāo)與評標(biāo)：開標(biāo)現(xiàn)場拆封投標(biāo)文件，評標(biāo)小組按招標(biāo)文件要求評分，確定“中標(biāo)候選人”。5.公示與確認(rèn)：中標(biāo)候選人公示3個(gè)工作日（無異議后），向中標(biāo)方發(fā)《中標(biāo)通知書》。（二）競爭性談判（適用于技術(shù)復(fù)雜、緊急采購）1.邀請供應(yīng)商：從備選庫中邀請3家以上供應(yīng)商，發(fā)送《談判邀請函》（含采購需求、談判時(shí)間）。2.多輪談判：圍繞價(jià)格、交付周期、服務(wù)條款等核心內(nèi)容談判，每次談判需形成《談判記錄》。3.確定供應(yīng)商：談判小組綜合評估后，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）單一來源采購（僅限“唯一供應(yīng)商”場景）需滿足以下條件之一：只能從特定供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、獨(dú)家授權(quán)服務(wù)）。原采購項(xiàng)目需追加，且供應(yīng)商未變（符合《政府采購法》等法規(guī)要求）。操作流程：1.采購部門出具《單一來源采購說明》（說明唯一性理由）。2.經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.與供應(yīng)商直接談判，簽訂合同。六、合同管理（一）合同起草優(yōu)先采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，明確以下核心條款：標(biāo)的條款：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量（或服務(wù)內(nèi)容）。質(zhì)量條款：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、不合格品處理方式（如退換貨、索賠）。價(jià)款與支付：金額、付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)）、發(fā)票要求。履約條款：交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸責(zé)任（物資類）；服務(wù)周期、成果交付形式（服務(wù)類）。違約責(zé)任：雙方違約情形、賠償方式（如違約金比例、損失計(jì)算）。特殊條款（如定制化需求、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）需經(jīng)法務(wù)審核后添加。（二）合同審批合同需經(jīng)“需求部門→采購部門→財(cái)務(wù)部門→法務(wù)部門”依次審批，審批意見需留痕（線上流程或紙質(zhì)簽批）。（三）合同簽訂與存檔1.雙方簽字蓋章后，原件由行政部（或指定部門）存檔，采購部門留存副本。2.同步更新《合同臺(tái)賬》，記錄合同編號、供應(yīng)商、金額、履行狀態(tài)等信息。七、訂單執(zhí)行與交付（一）訂單下達(dá)采購部門根據(jù)合同，向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，明確：交付時(shí)間、地點(diǎn)（如廠區(qū)倉庫、項(xiàng)目現(xiàn)場）。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（可引用合同條款或附加技術(shù)文檔）。聯(lián)系人與緊急聯(lián)絡(luò)方式。（二）進(jìn)度跟蹤采購專員需定期（如每周）跟進(jìn)訂單進(jìn)度，方式包括：電話/郵件溝通：確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度、物流安排。異常預(yù)警：若供應(yīng)商逾期或出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，需發(fā)《催貨函》或《整改通知》，并記錄異常情況。（三）交付與物流供應(yīng)商需按約定交付，隨貨附《送貨單》《質(zhì)檢報(bào)告》（物資類）或《服務(wù)成果確認(rèn)單》（服務(wù)類）。物流方式需平衡成本與時(shí)效（如緊急物資可選擇空運(yùn)，大宗商品選擇陸運(yùn)）。八、驗(yàn)收與付款管理（一）驗(yàn)收組織需求部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)檢、采購部門組成“驗(yàn)收小組”，對照以下文件驗(yàn)收：采購訂單、合同條款。技術(shù)參數(shù)表、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)（物資類）；服務(wù)方案、成果文檔（服務(wù)類）。驗(yàn)收方式：物資類：外觀檢查、數(shù)量清點(diǎn)、抽樣檢測（如電器類需通電測試）。服務(wù)類：成果驗(yàn)收（如軟件開發(fā)需測試功能模塊）、滿意度調(diào)查（如運(yùn)維服務(wù)）。驗(yàn)收通過后，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》（需小組簽字確認(rèn)）；驗(yàn)收不合格的，啟動(dòng)“退換貨”或“索賠”流程（按合同違約責(zé)任執(zhí)行）。（二）付款流程1.供應(yīng)商提交發(fā)票、《驗(yàn)收報(bào)告》《送貨單》（或服務(wù)成果確認(rèn)單）。2.采購部門核對單據(jù)完整性，發(fā)起“付款申請”（附合同、驗(yàn)收資料）。3.財(cái)務(wù)部門審核單據(jù)合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)?、金額匹配），按合同約定付款（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）。4.付款后，財(cái)務(wù)部門留存付款憑證，采購部門更新合同履行狀態(tài)。九、檔案與合規(guī)管理（一）檔案歸集采購全流程文件（需求表、計(jì)劃、招標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等）由采購部門歸檔，要求：電子檔與紙質(zhì)檔同步保存，電子檔需備份（如云端存儲(chǔ)）。存檔期限：按《檔案法》要求，至少保存5年；涉及固定資產(chǎn)、長期服務(wù)的，保存至項(xiàng)目結(jié)束后3年。（二）合規(guī)審計(jì)1.定期審計(jì)：每年開展1次采購專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查：流程合規(guī)性（如招標(biāo)程序、合同審批）。供應(yīng)商管理（如準(zhǔn)入審核、評估公正性）。成本控制（如價(jià)格合理性、預(yù)算執(zhí)行率）。2.問題整改：審計(jì)