行政單位辦公用紙管理指南與節(jié)約規(guī)范管理制度一、總則行政單位辦公用紙管理是提高資源利用效率、降低行政成本、踐行綠色辦公理念的重要舉措。為加強(qiáng)辦公用紙的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)節(jié)約用紙的目標(biāo)，特制定本管理指南與節(jié)約規(guī)范管理制度。本制度適用于行政單位內(nèi)部各部門及全體工作人員在辦公活動(dòng)中涉及的各類紙張使用與管理。二、辦公用紙的采購管理（一）需求評估各部門應(yīng)于每季度末對下一季度的辦公用紙需求進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括日常辦公用紙量、特定項(xiàng)目或活動(dòng)的用紙需求等。需求評估需結(jié)合部門業(yè)務(wù)量的變化、工作安排的調(diào)整等因素進(jìn)行綜合考慮。例如，若下季度有大型會(huì)議或活動(dòng)，需額外增加會(huì)議資料、宣傳冊等用紙的預(yù)估量。評估結(jié)果應(yīng)以書面報(bào)告形式提交至行政部門。（二）采購計(jì)劃制定行政部門根據(jù)各部門提交的用紙需求評估報(bào)告，制定統(tǒng)一的辦公用紙采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確用紙的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。在選擇用紙種類和規(guī)格時(shí)，應(yīng)充分考慮辦公實(shí)際需求，避免過度采購高規(guī)格或特殊用途的紙張。同時(shí)，要結(jié)合市場價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購預(yù)算，確保資金的有效利用。采購計(jì)劃需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批通過后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估。選擇供應(yīng)商時(shí)，優(yōu)先考慮具有良好環(huán)保記錄、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價(jià)格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括紙張的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行更換。（四）采購執(zhí)行與驗(yàn)收采購人員按照審批通過的采購計(jì)劃與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，要嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，確保采購的紙張符合質(zhì)量要求和交貨時(shí)間。紙張到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括紙張的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對于不符合要求的紙張，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其進(jìn)行更換或補(bǔ)貨。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。三、辦公用紙的庫存管理（一）倉庫設(shè)置與管理行政單位應(yīng)設(shè)立專門的辦公用紙倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，避免紙張受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。倉庫內(nèi)要合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域，按照紙張的種類、規(guī)格進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。同時(shí)，要配備必要的消防、防盜等安全設(shè)施，確保紙張的安全存儲(chǔ)。（二）入庫管理紙張入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單詳細(xì)記錄紙張的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并錄入庫存管理系統(tǒng)。對于不同批次、不同供應(yīng)商的紙張，要分開存放，以便于追溯和管理。入庫后的紙張要擺放整齊，遵循先進(jìn)先出的原則，確保紙張的合理使用。（三）庫存盤點(diǎn)倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用紙庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括紙張的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、存放位置等是否與庫存管理系統(tǒng)記錄一致。對于盤盈或盤虧的情況，要及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，提交至行政部門和財(cái)務(wù)部門。（四）庫存預(yù)警行政部門應(yīng)根據(jù)歷史用紙數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，設(shè)定辦公用紙的安全庫存和最高庫存。當(dāng)庫存數(shù)量低于安全庫存時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒采購人員及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨；當(dāng)庫存數(shù)量接近最高庫存時(shí)，要分析原因，是否存在采購過量或用紙量減少等情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。四、辦公用紙的使用管理（一）日常辦公用紙使用規(guī)范1.雙面打印/復(fù)?。喝w工作人員在日常辦公中，應(yīng)盡量采用雙面打印或復(fù)印的方式。在打印或復(fù)印文件前，要仔細(xì)檢查打印設(shè)置，確保選擇雙面打印選項(xiàng)。對于一些非正式文件、草稿、內(nèi)部資料等，應(yīng)優(yōu)先使用已使用過一面的紙張進(jìn)行打印或復(fù)印。2.紙張選擇：根據(jù)文件的實(shí)際需求選擇合適的紙張。對于一般性的辦公文件，可選擇普通的A4紙；對于重要文件、對外發(fā)布的資料等，可選擇質(zhì)量較好的紙張。避免使用過于昂貴或高規(guī)格的紙張用于日常普通辦公。3.減少不必要的打?。涸谵k公過程中，要盡量減少不必要的打印行為。對于一些可以在電子設(shè)備上查看和處理的文件，如電子郵件、電子文檔等，應(yīng)優(yōu)先在電子設(shè)備上進(jìn)行操作，避免打印出來造成紙張浪費(fèi)。如需打印文件，要提前對文件進(jìn)行排版和校對，確保打印內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因錯(cuò)誤打印而浪費(fèi)紙張。（二）會(huì)議用紙管理1.會(huì)議資料準(zhǔn)備：在會(huì)議召開前，會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議內(nèi)容，合理準(zhǔn)備會(huì)議資料。對于一些可以通過電子設(shè)備展示的資料，如PPT演示文稿、視頻等，應(yīng)優(yōu)先采用電子方式進(jìn)行展示，減少紙質(zhì)資料的發(fā)放。對于必須發(fā)放的紙質(zhì)資料，要嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免發(fā)放過多造成浪費(fèi)。2.資料回收與再利用：會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)回收剩余的會(huì)議資料。對于一些未使用過的資料，可以進(jìn)行整理和分類，以便在后續(xù)的會(huì)議或活動(dòng)中再次使用。對于已使用過的資料，可根據(jù)其內(nèi)容的保密性和可利用價(jià)值，進(jìn)行粉碎或二次利用。（三）文印室管理1.文印設(shè)備操作規(guī)范：文印室工作人員要嚴(yán)格按照文印設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。在使用文印設(shè)備時(shí)，要根據(jù)紙張的類型和規(guī)格，調(diào)整合適的打印或復(fù)印參數(shù)，避免因參數(shù)設(shè)置不當(dāng)而造成紙張浪費(fèi)。2.文印申請與審批：各部門需要進(jìn)行打印、復(fù)印等文印業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)填寫文印申請表，注明文印內(nèi)容、數(shù)量、紙張規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到文印室進(jìn)行文印操作。文印室工作人員要嚴(yán)格按照審批后的申請表進(jìn)行文印，不得擅自增加文印數(shù)量或改變文印內(nèi)容。3.文印統(tǒng)計(jì)與分析：文印室要建立文印統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對每次文印業(yè)務(wù)的紙張使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文印時(shí)間、文印部門、文印內(nèi)容、紙張數(shù)量等信息。定期對文印統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出紙張使用的規(guī)律和存在的問題，為節(jié)約用紙?zhí)峁?shù)據(jù)支持。五、節(jié)約用紙的激勵(lì)與監(jiān)督機(jī)制（一）節(jié)約用紙宣傳與培訓(xùn)行政單位應(yīng)定期開展節(jié)約用紙宣傳活動(dòng)，通過內(nèi)部宣傳欄、電子顯示屏、微信群等渠道，宣傳節(jié)約用紙的重要意義和方法技巧，提高全體工作人員的節(jié)約意識(shí)。同時(shí)，組織開展節(jié)約用紙培訓(xùn)活動(dòng)，向工作人員傳授辦公用紙管理的相關(guān)知識(shí)和技能，如如何正確設(shè)置打印參數(shù)、如何進(jìn)行雙面打印等。（二）節(jié)約用紙激勵(lì)措施1.設(shè)立節(jié)約用紙獎(jiǎng)勵(lì)制度：對在節(jié)約用紙方面表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式可以包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。例如，對于連續(xù)三個(gè)月紙張使用量明顯低于同類型部門平均水平的部門，給予部門一定的經(jīng)費(fèi)獎(jiǎng)勵(lì)；對于個(gè)人在節(jié)約用紙方面有創(chuàng)新方法或突出貢獻(xiàn)的，給予個(gè)人一定的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)。2.納入績效考核：將節(jié)約用紙納入部門和個(gè)人的績效考核體系，作為績效考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。對于在節(jié)約用紙方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，在績效考核中給予加分；對于紙張浪費(fèi)嚴(yán)重的部門和個(gè)人，在績效考核中給予扣分。（三）監(jiān)督檢查機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：行政單位的審計(jì)部門應(yīng)定期對辦公用紙的采購、使用、庫存等情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、紙張的使用是否符合規(guī)定、庫存管理是否規(guī)范等。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.日常監(jiān)督：行政部門要加強(qiáng)對辦公用紙使用情況的日常監(jiān)督檢查。通過不定期巡查、查看文印統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正工作人員在辦公用紙使用過程中存在的浪費(fèi)行為。對于發(fā)現(xiàn)的浪費(fèi)行為，要及時(shí)進(jìn)行制止和批評教育，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、廢紙的回收與處理（一）廢紙分類收集行政單位應(yīng)在各辦公區(qū)域設(shè)置廢紙回收桶，并進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，如分為可再利用廢紙和不可再利用廢紙。工作人員應(yīng)將使用過的紙張按照分類要求放入相應(yīng)的回收桶中。對于一些涉密文件，要按照保密規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)處理，嚴(yán)禁將涉密文件混入普通廢紙中進(jìn)行回收。（二）廢紙回收處理流程1.定期回收：行政部門應(yīng)與專業(yè)的廢紙回收公司簽訂回收協(xié)議，由回收公司定期到單位進(jìn)行廢紙回收?；厥展驹诨厥諒U紙時(shí)，要對廢紙的數(shù)量、種類進(jìn)行清點(diǎn)和記錄，并開具回收憑證。2.處理方式：對于可再利用的廢紙，如未使用過一面的紙張、空白草稿紙等，可以進(jìn)行整理和裝訂，作為內(nèi)部草稿紙?jiān)俅问褂?；對于不可再利用的廢紙，應(yīng)交給回收公司進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)資源的再利用。（三）回收資金管理廢紙回收所得資金應(yīng)納入單位的財(cái)