PAGE化工生產(chǎn)記錄管理制度一、總則（一）目的為加強化工生產(chǎn)過程的規(guī)范化管理，確保生產(chǎn)活動的可追溯性、安全性和高效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及化工行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本化工生產(chǎn)記錄管理制度。本制度旨在規(guī)范化工生產(chǎn)記錄的填寫、收集、整理、存儲、檢索和使用等環(huán)節(jié)，為生產(chǎn)決策、質(zhì)量控制、安全管理、環(huán)境保護以及事故調(diào)查等提供準(zhǔn)確、完整、可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有化工生產(chǎn)車間、輔助生產(chǎn)部門以及與生產(chǎn)活動相關(guān)的職能部門。涵蓋從原材料采購、生產(chǎn)加工、產(chǎn)品包裝到成品出廠的整個化工生產(chǎn)流程。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)過程中的各項活動和實際情況，不得虛報、瞞報或篡改數(shù)據(jù)。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于原材料投入、設(shè)備運行參數(shù)、工藝操作步驟、質(zhì)量檢驗結(jié)果、人員活動等，確保記錄無遺漏。3.及時性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)在相關(guān)活動發(fā)生后及時填寫，不得拖延，以保證記錄的準(zhǔn)確性和時效性。4.規(guī)范性原則：記錄的填寫應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使用規(guī)范的術(shù)語和計量單位，確保記錄的一致性和可讀性。5.保密性原則：對于涉及商業(yè)機密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、記錄的分類與內(nèi)容（一）原材料記錄1.采購記錄記錄原材料的供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式。詳細列出采購日期、采購批次、原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價等信息。附上采購合同編號、質(zhì)量檢驗報告編號等相關(guān)文件編號。2.入庫記錄記錄原材料入庫日期、入庫批次。對應(yīng)采購記錄，填寫原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱。記錄入庫時的質(zhì)量檢驗情況，包括檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗人員簽名。注明原材料存放倉庫的位置、貨架編號等信息。（二）生產(chǎn)過程記錄1.工藝操作記錄按照生產(chǎn)工藝流程，詳細記錄每個工序的操作時間、操作步驟、操作參數(shù)（如溫度、壓力、流量、轉(zhuǎn)速等）。記錄操作人員姓名、工號，以及設(shè)備運行狀態(tài)（如開機、停機、故障等）。對于關(guān)鍵工序，應(yīng)記錄特殊操作情況及采取的相應(yīng)措施。2.設(shè)備運行記錄記錄設(shè)備名稱、型號、編號、所在車間位置。每天記錄設(shè)備的運行時間、啟動次數(shù)、停機次數(shù)、故障發(fā)生時間及故障現(xiàn)象。記錄設(shè)備維護保養(yǎng)情況，包括維護保養(yǎng)日期、維護保養(yǎng)內(nèi)容、維修人員簽名等。對于重要設(shè)備，應(yīng)記錄設(shè)備的運行參數(shù)變化趨勢，如溫度、壓力、振動等的實時數(shù)據(jù)或定期監(jiān)測數(shù)據(jù)。（三）質(zhì)量檢驗記錄1.原材料檢驗記錄依據(jù)原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，記錄檢驗項目（如純度、粒度、水分含量等）。詳細記錄每個檢驗項目的檢驗方法、檢驗結(jié)果、判定結(jié)論。檢驗人員簽名，并注明檢驗日期。2.半成品檢驗記錄按照半成品質(zhì)量控制要求，記錄檢驗批次、半成品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量。記錄各項質(zhì)量檢驗指標(biāo)的實測數(shù)據(jù)、檢驗方法、判定結(jié)果。附上檢驗報告編號，檢驗人員簽名及日期。3.成品檢驗記錄記錄成品批次、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量。全面記錄成品的各項質(zhì)量檢驗結(jié)果，包括外觀、尺寸、性能指標(biāo)等。注明檢驗依據(jù)的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法及判定結(jié)論。檢驗部門負責(zé)人簽名，附上完整的檢驗報告。（四）人員培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)計劃記錄制定年度、季度或月度培訓(xùn)計劃，記錄培訓(xùn)主題、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)目標(biāo)等信息。附上培訓(xùn)計劃制定人員簽名及日期。2.培訓(xùn)實施記錄每次培訓(xùn)后，記錄培訓(xùn)實際開展情況，包括培訓(xùn)講師姓名、培訓(xùn)內(nèi)容摘要、培訓(xùn)方式（如課堂講授、現(xiàn)場實操、在線學(xué)習(xí)等）。記錄參加培訓(xùn)人員的簽到情況，包括姓名、部門、工號等。培訓(xùn)過程中的考核情況，如考核方式（筆試、實操考核等）、考核題目、考核成績等。3.培訓(xùn)效果評估記錄定期對培訓(xùn)效果進行評估，記錄評估方式（如問卷調(diào)查、實際工作表現(xiàn)評估等）。匯總培訓(xùn)后員工在工作中的技能提升情況、工作效率變化、安全意識增強等方面的反饋信息。評估人員簽名及評估日期。（五）安全管理記錄1.安全檢查記錄制定安全檢查計劃，記錄檢查日期、檢查人員、檢查區(qū)域、檢查內(nèi)容。詳細記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，包括隱患位置、隱患描述、隱患等級（一般隱患、重大隱患等）。對于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，記錄整改措施、整改責(zé)任人、整改期限以及整改完成情況。2.安全教育記錄記錄安全教育培訓(xùn)的時間、地點、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容（如安全法規(guī)、操作規(guī)程、事故案例分析等）。參加安全教育人員的簽到表，包括姓名、部門、工號。安全教育后的考核情況，如考核成績、考核題目等。3.事故記錄發(fā)生事故后，立即記錄事故發(fā)生時間、地點、事故類型（火災(zāi)、爆炸、泄漏等）。詳細描述事故經(jīng)過，包括事故發(fā)生的原因、造成的損失（人員傷亡情況、財產(chǎn)損失金額等）。記錄事故應(yīng)急處理措施、救援過程以及事故調(diào)查情況（調(diào)查人員、調(diào)查結(jié)論、責(zé)任認定等）。（六）環(huán)保記錄1.污染物排放記錄按照環(huán)保監(jiān)測要求，定期記錄廢氣、廢水、廢渣等污染物的排放情況。記錄排放日期、排放污染物名稱、排放濃度、排放量、排放口位置等信息。附上環(huán)保監(jiān)測報告編號，監(jiān)測人員簽名及監(jiān)測日期。2.環(huán)保設(shè)施運行記錄記錄環(huán)保設(shè)施名稱（如廢氣處理設(shè)備、污水處理設(shè)備等）、型號、所在位置。每天記錄環(huán)保設(shè)施的運行時間、運行參數(shù)（如處理風(fēng)量、處理水量、藥劑投加量等）。記錄環(huán)保設(shè)施的維護保養(yǎng)情況，包括維護保養(yǎng)日期、維護保養(yǎng)內(nèi)容、維修人員簽名等。對于環(huán)保設(shè)施的故障情況，記錄故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、采取的應(yīng)急措施及維修情況。三、記錄的填寫要求（一）字跡清晰記錄應(yīng)使用藍黑墨水或黑色中性筆填寫，確保字跡工整、清晰，易于辨認，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確按照規(guī)定的格式和要求，如實填寫各項記錄內(nèi)容，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得隨意涂改、刮擦或挖補。如填寫錯誤，應(yīng)在錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋填寫人員印章或簽名。（三）項目完整認真填寫記錄中的每一項內(nèi)容，不得遺漏重要信息。對于必填項目，應(yīng)確保填寫完整，不得留空。（四）及時填寫生產(chǎn)活動發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時填寫記錄，不得拖延。如因特殊原因無法及時填寫，應(yīng)在事后盡快補填，并注明原因。（五）簽名規(guī)范記錄中涉及人員簽名的，應(yīng)使用本人真實姓名，并清晰、完整地簽名。不得代簽、冒簽或使用筆名、化名簽名。四、記錄的收集與整理（一）收集職責(zé)1.車間班組長：負責(zé)收集本車間生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類原始記錄，包括工藝操作記錄、設(shè)備運行記錄、質(zhì)量檢驗記錄等，并確保記錄的完整性和及時性。2.部門資料員：負責(zé)收集本部門相關(guān)的記錄文件，如原材料采購記錄、人員培訓(xùn)記錄、安全管理記錄等，并進行初步整理和歸檔。3.質(zhì)量檢驗部門：負責(zé)收集和整理質(zhì)量檢驗記錄，包括原材料檢驗記錄、半成品檢驗記錄、成品檢驗記錄等，并確保記錄的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）收集頻率1.日常記錄：對于生產(chǎn)過程中的實時記錄，如工藝操作記錄、設(shè)備運行記錄等，應(yīng)每天收集一次，確保記錄的連續(xù)性和時效性。2.定期記錄：原材料采購記錄、入庫記錄、人員培訓(xùn)記錄、安全檢查記錄等，應(yīng)按照規(guī)定的時間周期進行收集，如每周、每月或每季度收集一次。3.事件記錄：對于事故記錄、環(huán)保設(shè)施故障記錄等特殊事件相關(guān)的記錄，應(yīng)在事件發(fā)生后立即收集，并及時進行整理和分析。（三）整理要求1.分類整理：收集到的記錄應(yīng)按照記錄的分類進行整理，同類記錄應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.編號排序：對整理好的記錄進行編號，按照編號順序排列，確保記錄的系統(tǒng)性和邏輯性。編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和檢索。3.剔除無效記錄：對收集到的記錄進行審核，剔除重復(fù)、無效或不符合要求的記錄，確保歸檔的記錄真實、有效。五、記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的原始記錄，如質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維修記錄等，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案的形式進行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份、月份等進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。2.電子存儲：將生產(chǎn)記錄的電子文檔進行備份存儲，采用光盤、硬盤、服務(wù)器等存儲介質(zhì)。電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并建立電子檔案目錄，方便檢索和管理。同時，應(yīng)定期對電子存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）存儲環(huán)境1.紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境：檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。避免檔案受到陽光直射、灰塵污染和有害氣體侵蝕。2.電子檔案存儲環(huán)境：服務(wù)器應(yīng)放置在專門的機房內(nèi)，配備完善的空調(diào)、消防、防雷、防靜電等設(shè)施。機房溫度應(yīng)保持在20℃25℃之間，相對濕度應(yīng)控制在40%60%之間。定期對服務(wù)器進行維護和檢查，確保電子數(shù)據(jù)的安全存儲。（三）保管期限1.一般生產(chǎn)記錄：工藝操作記錄、設(shè)備運行記錄等一般生產(chǎn)記錄的保管期限為[X]年，期滿后可根據(jù)實際情況進行銷毀或繼續(xù)保存。2.重要生產(chǎn)記錄：原材料質(zhì)量檢驗記錄、成品質(zhì)量檢驗報告、人員培訓(xùn)記錄、安全管理記錄等重要生產(chǎn)記錄的保管期限為[X]年。這些記錄對于生產(chǎn)決策、質(zhì)量追溯、安全管理等具有重要意義，應(yīng)長期妥善保管。3.法律法規(guī)要求的記錄：對于涉及環(huán)保、勞動安全等法律法規(guī)要求的記錄，應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定的期限進行保管，不得擅自銷毀。（四）保管責(zé)任1.檔案管理人員：負責(zé)記錄的存儲和保管工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保記錄的安全和完整。定期對檔案進行檢查、盤點和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.部門負責(zé)人：對本部門記錄的保管工作負責(zé)，督促本部門人員按照規(guī)定及時收集、整理和移交記錄，并檢查記錄的保管情況。六、記錄的檢索與使用（一）檢索方式1.紙質(zhì)檔案檢索：通過檔案索引進行檢索，檔案索引應(yīng)包括記錄類別、年份、月份、編號等信息。根據(jù)檢索需求，在檔案柜中查找相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。2.電子檔案檢索：利用電子檔案管理系統(tǒng)進行檢索，通過輸入關(guān)鍵詞、記錄編號、日期等信息，快速定位所需的電子文檔。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備強大的檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)模糊查詢、組合查詢等多種檢索方式。（二）使用權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱記錄的類別和范圍等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進行查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部查閱：因?qū)徲?、調(diào)查、合作項目等特殊原因需要外部單位查閱公司生產(chǎn)記錄的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱時間。查閱過程中，外部人員不得擅自復(fù)制、拍照或帶走記錄。（三）使用要求1.使用目的明確：查閱和使用生產(chǎn)記錄應(yīng)具有明確的目的，僅限于與工作相關(guān)的用途，不得用于其他非工作目的。2.保護記錄安全：在查閱和使用記錄過程中，應(yīng)注意保護記錄的安全和完整，不得損壞、丟失或擅自更改記錄內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將記錄歸還檔案管理部門。3.做好使用記錄：對于查閱和使用生產(chǎn)記錄的情況，應(yīng)做好詳細的記錄，包括查閱日期、查閱人員、查閱記錄的名稱和內(nèi)容、查閱目的等信息。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。七、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的生產(chǎn)記錄，經(jīng)檔案管理部門審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進行銷毀。2.記錄無效或無保存價值：對于重復(fù)、無效或不符合要求的記錄，經(jīng)確認后可進行銷毀。如因記錄填寫錯誤、數(shù)據(jù)丟失等原因?qū)е掠涗浭フ鎸嵭院陀行裕覠o法進行補充或修正的，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門負責(zé)編制《生產(chǎn)記錄銷毀清單》，詳細列出擬銷毀記錄的類別、名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字。2.審批銷毀申請：將《生產(chǎn)記錄銷毀清單》提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施銷毀。3.選擇銷毀方式：根據(jù)記錄的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。4.實施銷毀：在檔案管理部門人員的監(jiān)督下，由專人負責(zé)實施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。5.銷毀記錄存檔：銷毀工作完成后，將《生產(chǎn)記錄銷毀清單》、銷毀過程記錄等相關(guān)資料進行整理歸檔，保存期限為[X]年。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[具體部