單位職工檔案管理操作流程范本職工檔案作為記錄職業(yè)發(fā)展軌跡、承載人事管理信息的核心載體，其規(guī)范管理對(duì)維護(hù)職工權(quán)益、支撐單位人事決策、防范管理風(fēng)險(xiǎn)具有關(guān)鍵作用。為確保職工檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)有序，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)將單位職工檔案管理操作流程規(guī)范如下，供實(shí)務(wù)參考。一、檔案收集：夯實(shí)管理基礎(chǔ)檔案收集需覆蓋職業(yè)發(fā)展全周期關(guān)鍵材料，遵循“全面、及時(shí)、合規(guī)”原則開展：收集范圍：涵蓋入職階段（簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書、入職登記表）、合同管理（勞動(dòng)合同、崗位協(xié)議）、職業(yè)發(fā)展（職稱評(píng)審材料、培訓(xùn)證書）、獎(jiǎng)懲記錄（表彰文件、處分決定）、離職材料（離職申請(qǐng)、解除合同證明）等類別。收集方式：職工入職時(shí)，人事部門指導(dǎo)其提交個(gè)人基礎(chǔ)材料，同步對(duì)接原單位（或檔案托管機(jī)構(gòu)）完成檔案轉(zhuǎn)遞；日常管理中，各部門在產(chǎn)生職工相關(guān)材料（如獎(jiǎng)懲、調(diào)崗?fù)ㄖ┖螅?個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理崗；每年末開展“查漏補(bǔ)缺”，針對(duì)缺失材料（如年度考核表）向職工或關(guān)聯(lián)部門發(fā)函催繳。注意事項(xiàng)：接收材料時(shí)當(dāng)場(chǎng)核驗(yàn)完整性（如學(xué)歷證書與認(rèn)證報(bào)告是否匹配）、真實(shí)性（通過(guò)學(xué)信網(wǎng)等官方渠道驗(yàn)證），存疑材料退回補(bǔ)充，嚴(yán)禁“先收后核”。二、檔案整理：優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)整理環(huán)節(jié)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作提升檔案檢索效率，操作步驟如下：分類歸組：按“入職材料—合同協(xié)議—職業(yè)發(fā)展—獎(jiǎng)懲記錄—離職材料”等一級(jí)類目劃分，每類下設(shè)二級(jí)子類目（如“職業(yè)發(fā)展”含職稱、培訓(xùn)、考核等）。排序編號(hào)：同子類目下的材料按“時(shí)間倒序”排列（最新材料在前），為每份材料編制唯一編號(hào)（格式：類目代碼+年份+序號(hào)，如“RD-____”），編號(hào)標(biāo)注在材料右上角。裝訂裝盒：采用無(wú)酸紙檔案盒，將整理后的材料按編號(hào)順序裝入，盒內(nèi)附“卷內(nèi)文件目錄”（含材料名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)），盒脊標(biāo)注檔案編號(hào)、職工姓名、保管期限。注意事項(xiàng)：整理過(guò)程中保持材料原貌（不得裁剪、涂改原始文件），對(duì)破損材料采用“托裱”方式修復(fù)，確保字跡清晰、紙張完整。三、檔案審核：筑牢質(zhì)量防線審核從“內(nèi)容+形式”雙維度把關(guān)，規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)：內(nèi)容審核：核查信息一致性（如簡(jiǎn)歷工作經(jīng)歷與離職證明是否匹配）、材料合法性（如獎(jiǎng)懲決定是否經(jīng)民主程序、蓋章規(guī)范），矛盾點(diǎn)追溯至材料形成部門核實(shí)。形式審核：檢查材料格式（是否為A4紙、有無(wú)污損）、簽章完整性（單位公章、騎縫章是否清晰），不符合要求的材料退回重辦。問(wèn)題處理：建立《檔案問(wèn)題臺(tái)賬》，記錄問(wèn)題類型、責(zé)任部門、整改期限，檔案管理崗跟蹤督辦，整改后重新審核。注意事項(xiàng)：審核實(shí)行“雙人復(fù)核制”，兩名審核人員簽字確認(rèn)，確保無(wú)遺漏、無(wú)錯(cuò)誤。四、檔案保管：保障安全完整檔案保管兼顧“實(shí)體安全”與“信息安全”，操作要點(diǎn)如下：保管場(chǎng)所：設(shè)立專用檔案庫(kù)房，遠(yuǎn)離水源、熱源，安裝防盜門窗、消防器材、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備（溫度≤24℃、濕度45%~60%）。保管設(shè)備：采用鐵皮檔案柜，按“類目+年份”分區(qū)存放，柜內(nèi)放置防蟲藥（如樟腦丸），定期更換。保管制度：建立《檔案借閱登記薄》，記錄借閱人、時(shí)間、材料名稱、歸還狀態(tài)；每月開展“庫(kù)房巡檢”，檢查檔案盒完好度、溫濕度是否超標(biāo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即處置；涉密檔案（如干部任免材料）單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。注意事項(xiàng)：同步建立電子檔案（掃描件），存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，每季度至少備份一次，防止實(shí)體檔案損毀后信息丟失。五、檔案利用：服務(wù)管理需求檔案利用在“合規(guī)”與“高效”間平衡，流程如下：利用申請(qǐng)：內(nèi)部借閱（如人事部門調(diào)閱考核材料）填寫《檔案利用申請(qǐng)表》注明用途；外部調(diào)閱（如公證處調(diào)取學(xué)歷證明）需提供單位公函或職工授權(quán)委托書。利用審批：普通材料（如培訓(xùn)證書）由檔案管理崗直接審批；敏感材料（如薪資記錄、處分決定）需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人審批；涉密材料需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。利用方式：查閱：僅限檔案庫(kù)房?jī)?nèi)查閱，嚴(yán)禁帶出；復(fù)制：需加蓋“檔案復(fù)制專用章”并注明用途；出具證明：根據(jù)材料內(nèi)容出具《檔案證明》，經(jīng)辦人簽字、單位蓋章后生效。注意事項(xiàng)：利用過(guò)程全程監(jiān)督，嚴(yán)禁涂改、抽取檔案材料，利用結(jié)束后及時(shí)歸檔并登記核銷。六、檔案轉(zhuǎn)遞：實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)銜接職工崗位變動(dòng)或離職時(shí)，規(guī)范轉(zhuǎn)遞檔案確?！皺n隨人走”：轉(zhuǎn)遞條件：職工調(diào)動(dòng)、離職、退休，或因升學(xué)、參軍等原因需轉(zhuǎn)移檔案時(shí)啟動(dòng)流程。轉(zhuǎn)遞流程：1.檔案管理崗核對(duì)材料清單，確認(rèn)無(wú)遺漏后密封檔案（封條處加蓋單位公章）；2.填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（含職工姓名、原單位、新接收單位、材料清單），與檔案一同通過(guò)機(jī)要通道寄送（嚴(yán)禁個(gè)人攜帶）；3.跟蹤檔案簽收情況，要求接收單位15個(gè)工作日內(nèi)反饋《檔案回執(zhí)單》。注意事項(xiàng)：轉(zhuǎn)遞前與職工（或新單位）確認(rèn)接收地址、聯(lián)系人，避免檔案“滯留”；離職職工需在手續(xù)辦結(jié)后10個(gè)工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞。七、檔案銷毀：嚴(yán)守合規(guī)底線無(wú)保存價(jià)值的檔案依規(guī)銷毀，流程如下：銷毀條件：檔案保管期限屆滿（如入職登記表保管期50年，到期后評(píng)估無(wú)利用價(jià)值），或材料重復(fù)、失效（如已作廢的培訓(xùn)證書）。銷毀流程：1.檔案管理崗提出銷毀申請(qǐng)，附《擬銷毀檔案清單》（含材料名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限）；2.成立“檔案鑒定小組”（人事、紀(jì)檢、法務(wù)部門人員組成），對(duì)擬銷毀檔案逐一鑒定，出具《鑒定意見(jiàn)書》；3.鑒定通過(guò)后報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，審批同意后實(shí)施銷毀；4.銷毀時(shí)2名以上監(jiān)銷人在場(chǎng)，采用碎紙機(jī)或焚燒方式，銷毀后監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，留存《銷毀記錄》（含時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人）。注意事項(xiàng)：銷毀前再次核查檔案價(jià)值，嚴(yán)禁銷毀仍有利用價(jià)值或涉密的材料；《銷毀記錄》永久保存以備查驗(yàn)。結(jié)語(yǔ)職工檔案管理是“細(xì)節(jié)決定