長護險檔案管理制度第一章總則1.1制度定位長期護理保險（以下簡稱“長護險”）檔案是記錄參保人失能等級評估、護理服務(wù)計劃、服務(wù)過程、費用結(jié)算、質(zhì)量評價、風(fēng)險管控及稽核審計的全生命周期信息集合，是基金安全、服務(wù)精準、監(jiān)管有效、爭議處理的核心憑據(jù)。本制度以“誰形成、誰歸檔，誰主管、誰負責(zé)”為基本原則，通過統(tǒng)一標準、分級管理、全程留痕、動態(tài)更新、閉環(huán)質(zhì)控，實現(xiàn)檔案真實、完整、可用、安全、可追溯。1.2適用范圍本制度覆蓋本市行政區(qū)域內(nèi)長護險經(jīng)辦機構(gòu)、評估機構(gòu)、護理服務(wù)機構(gòu)、輔具租賃機構(gòu)、信息服務(wù)商、第三方稽核機構(gòu)及所有參與長護險服務(wù)的個人與組織。1.3法規(guī)依據(jù)《社會保險法》《檔案法》《個人信息保護法》《長期護理保險試點方案》《社會保險基金財務(wù)制度》《電子文件管理暫行辦法》及本市長護險政策文件。第二章檔案分類與代碼2.1一級分類A參保人檔案B評估檔案C護理計劃與實施檔案D費用結(jié)算與支付檔案E質(zhì)量評價與投訴處理檔案F稽核審計與整改檔案G信息系統(tǒng)與電子數(shù)據(jù)檔案H協(xié)議與資質(zhì)檔案I培訓(xùn)與考核檔案J其他具有保存價值的檔案2.2二級分類示例A01參保登記材料A02失能等級申請表A03身份證明與銀行卡影像A04委托授權(quán)書A05參保人變更記錄B01評估受理單B02現(xiàn)場評估音視頻B03評估量表及打分底稿B04評估結(jié)論書B05復(fù)評與終評材料……2.3代碼規(guī)則采用“一級字母+二級數(shù)字+三級機構(gòu)碼+四位年度+六位流水”21位編碼，確保全國唯一。示例：A01-3301-2024-000001。第三章歸檔范圍與保管期限3.1永久保存參保人首次失能等級結(jié)論、護理服務(wù)協(xié)議、終身待遇享受記錄、基金支付總賬、審計結(jié)論。3.2長期保存（30年）評估音視頻、護理服務(wù)過程記錄、輔具配送簽收單、投訴處理結(jié)果、整改報告。3.3定期保存（10年）培訓(xùn)簽到表、內(nèi)部質(zhì)控記錄、系統(tǒng)升級日志、日常巡檢表。3.4到期鑒定檔案部門牽頭，基金監(jiān)督、法律、審計、信息化、業(yè)務(wù)處室五方聯(lián)審，形成銷毀或延長保管期書面決定，報市級檔案局備案。第四章載體與形式4.1紙質(zhì)載體使用70克以上無酸紙，字跡耐久性≥5級；熱敏紙禁止直接存檔，須于24小時內(nèi)復(fù)印并加蓋“與原件一致”章。4.2電子載體采用PDF/A-2格式保存版式文件，音視頻采用MP4（H.264+AAC），采樣率不低于44.1kHz，分辨率不低于1080P；電子簽章須符合GB/T38540。4.3雙套制同一內(nèi)容同時形成紙質(zhì)與電子的，以電子為主，紙質(zhì)為輔；電子檔案須通過四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性）后方可取消紙質(zhì)。4.4實物檔案輔具產(chǎn)品合格證、護理床出廠銘牌、尿不濕留樣等實物，拍照后裝入專用密封袋，貼RFID標簽，存入恒溫恒濕庫房。第五章形成與收集5.1前端控制業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計階段嵌入“預(yù)歸檔”模塊，數(shù)據(jù)錄入時自動校驗必填項、邏輯沖突、重復(fù)上傳；缺少關(guān)鍵字段的，系統(tǒng)拒絕打印或電子簽章。5.2責(zé)任到人評估師、護理員、出納、稽核員在各自節(jié)點生成“檔案責(zé)任二維碼”，掃碼可查看該節(jié)點所有材料是否上傳齊全，未完成的每日短信提醒。5.3實時收集護理服務(wù)打卡數(shù)據(jù)每30秒上傳一次，異常離線超過5分鐘觸發(fā)預(yù)警；評估現(xiàn)場須使用北斗+GPS雙定位，位置偏移超過50米自動暫停錄像并提示。5.4紙質(zhì)收集每日18:00前由護理站專職檔案員統(tǒng)一回收當日紙質(zhì)單據(jù)，使用便攜式高速掃描儀當場轉(zhuǎn)為電子影像，原始紙質(zhì)裝入防拆袋，封口處加蓋騎縫章。第六章整理與編目6.1整理原則“一事一件、一項一卷”，每份檔案組成保管單位，厚度不超過2.5cm；超厚度必須分冊，并在封面注明“共幾冊第幾冊”。6.2頁碼編制紙質(zhì)材料正面右下角、背面左下角打頁碼，漏頁用“*”占位并在備考表說明；電子影像采用雙層PDF，底層圖像、上層可檢索文本，頁碼與紙質(zhì)一一對應(yīng)。6.3目錄結(jié)構(gòu)采用“多級樹狀+元數(shù)據(jù)”模式，元數(shù)據(jù)含19項：檔號、題名、責(zé)任者、形成時間、頁數(shù)、載體、密級、開放狀態(tài)、傷殘隱私字段、電子文件名、哈希值、四性檢測結(jié)果、存儲位置、備份位置、保管期限、銷毀標識、閱讀權(quán)限、打印權(quán)限、下載權(quán)限。6.4智能輔助部署NLP引擎，對護理記錄進行語義分析，自動抽取關(guān)鍵詞“壓瘡”“跌倒”“誤吸”等，生成標簽并歸入疾病分類樹，方便后續(xù)科研與稽核。第七章存儲與保管7.1庫房標準甲級檔案館標準：溫度14-24℃±2℃，相對濕度45-60%±5%，潔凈度粒徑0.5μm≤3500粒/L，防火為一級，防水為B級，抗震烈度8度，紅外雙鑒+振動+水浸+煙感四重報警。7.2密集架電動智能密集架，載重≥80kg/層，閉合后每列寬度≤0.6m，通道寬度≥1.2m，遇火警1分鐘內(nèi)自動開啟疏散通道。7.3電子存儲采用“本地+異地+云”三副本，本地使用SSD高速陣列，異地為300公里以上磁帶庫，云為政務(wù)專屬云；每份數(shù)據(jù)使用SM3哈希，每30天進行全量校驗，差異超過0.01%即啟動恢復(fù)。7.4備份策略電子檔案：每天增量、每周全量、每月刻錄一次藍光光盤，光盤壽命≥50年；每季度進行一次磁帶冷備，保存于地下屏蔽庫。7.5出入庫紙質(zhì)檔案出入庫須通過RFID+人臉識別雙認證，系統(tǒng)記錄時間、人員、事由、預(yù)計歸還時間；逾期每日自動發(fā)送催還郵件并抄送部門負責(zé)人。第八章利用與授權(quán)8.1內(nèi)部利用業(yè)務(wù)人員通過“檔案利用申請單”線上發(fā)起，系統(tǒng)根據(jù)密級與崗位職責(zé)自動審批，敏感字段自動脫敏，下載文件嵌入隱形水?。üぬ?時間+IP）。8.2外部利用公檢法司、醫(yī)保、民政、衛(wèi)健等部門調(diào)閱，須出具正式公函并填寫《外部調(diào)閱登記表》，由經(jīng)辦機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及個人隱私的，須征得參保人或監(jiān)護人書面同意，并對身份證號、住址、疾病名稱進行掩碼處理。8.3科研利用高校、科研院所申請數(shù)據(jù)，須提交倫理審查證明、匿名化方案、數(shù)據(jù)安全承諾書，采用“沙箱”模式提供，禁止導(dǎo)出原始數(shù)據(jù)，僅可帶走經(jīng)審核的聚合結(jié)果。8.4在線瀏覽部署數(shù)字檔案室，支持全文檢索、同屏對比、批注留痕，批注內(nèi)容自動保存為新增元數(shù)據(jù)，不與原文檔合并，確保原文不被篡改。第九章鑒定與銷毀9.1鑒定組織成立“檔案鑒定委員會”，主任由經(jīng)辦機構(gòu)主要負責(zé)人擔(dān)任，成員含檔案、基金、法律、審計、信息化、業(yè)務(wù)、紀檢代表及兩名外部專家。9.2鑒定流程（1）系統(tǒng)自動篩選到期檔案，生成《待鑒定清單》；（2）業(yè)務(wù)處室初審；（3）鑒定委員會逐卷審議，對仍有法律、審計、科研、維權(quán)價值的，一律延長保管期；（4）形成《鑒定報告》并公示5個工作日；（5）報市級檔案局備案；（6）對確認銷毀的，移交保密銷毀中心粉碎或熔漿，全程錄像并生成銷毀令號。9.3銷毀方式紙質(zhì)：兩級粉碎+紙漿化，顆粒直徑≤2mm；電子：采用國密SM4算法擦除后，對存儲介質(zhì)進行物理穿孔；磁帶：消磁+剪斷；光盤：破碎+高溫。9.4例外條款涉及未決訴訟、信訪、審計、巡視、案件調(diào)查的，不受保管期限限制，直至事件終結(jié)。第十章統(tǒng)計與報告10.1月度統(tǒng)計每月5日前生成《長護險檔案管理月報》，含歸檔量、電子化率、四性檢測通過率、庫房溫濕度異常次數(shù)、利用人次、涉密檔案調(diào)閱量、鑒定銷毀量等36項指標。10.2年度分析結(jié)合基金運行、服務(wù)質(zhì)量、投訴率、稽核問題，建立檔案貢獻度模型，量化檔案對基金追回的貢獻金額、對服務(wù)質(zhì)量提升的百分點，形成《檔案價值白皮書》供決策參考。10.3可視化大屏部署3D可視化系統(tǒng)，實時展示檔案庫房容量、密集架承重、溫濕度云圖、電子存儲健康度、備份副本狀態(tài)，支持手機端遠程查看。第十一章安全與保密11.1等級保護檔案信息系統(tǒng)按等保3.0三級防護，每年通過第三方測評；核心數(shù)據(jù)庫采用國密算法，密鑰托管于硬件加密機，支持密鑰輪換。11.2數(shù)據(jù)脫敏隱私字段采用對稱加密+格式保留加密（FPE），確保統(tǒng)計可用、身份不可識別；脫敏算法定期更換，歷史數(shù)據(jù)同步升級。11.3審計追蹤所有檔案操作寫入?yún)^(qū)塊鏈側(cè)鏈，生成不可篡改的操作指紋，支持事后追溯至毫秒級。11.4應(yīng)急預(yù)案制定七類突發(fā)事件預(yù)案：火災(zāi)、水災(zāi)、地震、病毒攻擊、人為破壞、供應(yīng)鏈中斷、戰(zhàn)爭恐怖事件；每年組織兩次實戰(zhàn)演練，演練結(jié)果納入部門績效考核。第十二章系統(tǒng)與數(shù)據(jù)接口12.1接口規(guī)范采用RESTful+HTTPS，報文格式JSON，時間戳統(tǒng)一UTC，簽名算法SM2，令牌有效期≤30分鐘，錯誤碼統(tǒng)一為6位數(shù)字。12.2對接范圍與醫(yī)保結(jié)算系統(tǒng)、民政救助系統(tǒng)、衛(wèi)健電子病歷、殘聯(lián)輔具系統(tǒng)、公安人口庫、銀行代發(fā)系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)局共享交換平臺無縫對接，實現(xiàn)一次采集、多方共享。12.3數(shù)據(jù)質(zhì)量建立主數(shù)據(jù)管理（MDM），參保人、評估師、護理員、機構(gòu)四大主數(shù)據(jù)統(tǒng)一編碼，任何系統(tǒng)不得私自新建；對不一致數(shù)據(jù)啟動自動對賬，差異超過閾值觸發(fā)人工復(fù)核。第十三章崗位設(shè)置與培訓(xùn)13.1崗位矩陣設(shè)立檔案管理崗、系統(tǒng)運維崗、庫房管理崗、鑒定銷毀崗、利用服務(wù)崗、安全審計崗、培訓(xùn)督導(dǎo)崗，每崗配備A、B角，確保不缺位。13.2任職資格檔案管理崗須具備檔案學(xué)、信息資源管理本科以上學(xué)歷，或持有中級以上檔案職稱；安全審計崗須持有CISP或CISSP證書。13.3培訓(xùn)體系新員工：72學(xué)時崗前培訓(xùn)；在崗：每年不少于40學(xué)時；晉升：須完成市級檔案高級研修班；培訓(xùn)記錄納入個人執(zhí)業(yè)檔案，與職稱評聘、績效獎金掛鉤。13.4考核機制采用“筆試+實操+演練”綜合評分，低于80分立即離崗補訓(xùn)；連續(xù)兩年末位調(diào)離崗位。第十四章監(jiān)督與問責(zé)14.1內(nèi)部監(jiān)督紀檢部門每季度抽查檔案，重點檢查應(yīng)歸未歸、虛假頁、篡改電子文件、泄露隱私等問題；發(fā)現(xiàn)問題啟動“三色單”整改：白色提醒、黃色督辦、紅色問責(zé)。14.2外部監(jiān)督接受醫(yī)保、財政、審計、檔案、銀保監(jiān)五部門檢查，檢查結(jié)果向社會公開；對拒不整改的，暫?；蛉∠L護險服務(wù)資格。14.3責(zé)任追究對私自銷毀、偽造、泄露檔案的直接責(zé)任人，依法給予開除、吊銷執(zhí)業(yè)證書、追償基金損失；涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)。第十五章持續(xù)改進15.1管理評審每年由最高管理者主持召開管理評審會，輸入包括政策變化、技術(shù)發(fā)展、風(fēng)險事件、用戶反饋、審計結(jié)果