企業(yè)人事檔案管理制度第一章總則1.1制度定位企業(yè)人事檔案是記錄員工從入職到離職全生命周期信息的唯一法定憑證，是薪酬核定、社保辦理、職稱評審、勞動爭議仲裁、審計(jì)監(jiān)察、人才梯隊(duì)建設(shè)的核心依據(jù)。本制度以“真實(shí)、完整、可用、可追溯”為管理目標(biāo)，以“誰形成、誰負(fù)責(zé)、誰歸檔、誰更新”為責(zé)任原則，覆蓋檔案收集、鑒別、整理、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞、數(shù)字化、銷毀、安全與保密、監(jiān)督與考核十大環(huán)節(jié)，確保檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)雙軌并行、互為印證。1.2適用范圍本制度適用于與集團(tuán)及分、子公司簽訂勞動合同或?qū)嵙?xí)協(xié)議的全日制員工、非全日制員工、勞務(wù)派遣人員、退休返聘人員、外籍及港澳臺員工。實(shí)習(xí)生、外包人員參照執(zhí)行，形成獨(dú)立副卷，不納入正卷流轉(zhuǎn)。1.3職責(zé)矩陣董事會：審批檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃及年度預(yù)算。人力資源中心：制定、解釋、修訂本制度；設(shè)置檔案室；任命專職檔案管理員；組織年度考核。用人單位（部門）：指定兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)材料形成、初審、移交。信息化中心：提供加密存儲、備份、災(zāi)備、權(quán)限管控技術(shù)支撐。審計(jì)監(jiān)察部：每三年開展一次專項(xiàng)審計(jì)，出具整改報(bào)告。員工本人：如實(shí)填報(bào)個人信息，對簽字確認(rèn)材料負(fù)法律責(zé)任。第二章檔案分類與編號2.1正卷（A卷）A1履歷材料：入職登記表、個人簡歷、證件照、電子簽名照。A2政治面貌：入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請、組織關(guān)系介紹信。A3學(xué)歷學(xué)位：各階段畢業(yè)證、學(xué)位證、學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證報(bào)告、國外學(xué)歷認(rèn)證。A4職業(yè)資格：職稱證、執(zhí)業(yè)證、特種作業(yè)操作證、外語等級證。A5評聘材料：任免通知、調(diào)令、勞動合同、崗位協(xié)議、競聘演講稿、民主評議表。A6政審材料：背景調(diào)查授權(quán)書、無犯罪記錄證明、原單位離職證明。A7獎懲記錄：通報(bào)、獎狀、違紀(jì)處理決定、賠償協(xié)議。A8薪酬社保：工資確認(rèn)單、社保公積金轉(zhuǎn)移單、年金賬戶對賬單。A9體檢報(bào)告：入職體檢、年度體檢、職業(yè)健康體檢、復(fù)工鑒定。A10離職材料：辭職信、解除協(xié)議、工作交接單、離職證明、競業(yè)限制告知書。2.2副卷（B卷）B1培訓(xùn)記錄：簽到表、課件、考試卷、合格證。B2績效檔案：目標(biāo)責(zé)任書、考核表、績效面談記錄、改進(jìn)計(jì)劃。B3外事材料：護(hù)照、簽證、出入境記錄、國際差旅保險(xiǎn)。B4知識產(chǎn)權(quán)：職務(wù)發(fā)明申請、專利證書、軟件著作權(quán)、技術(shù)秘密確認(rèn)書。2.3編號規(guī)則檔案號共16位：公司代碼（2位）+年份（4位）+類別碼（A/B，1位）+部門碼（3位）+員工序號（6位）。示例：012024A101000318，代表集團(tuán)總部2024年形成的人事正卷，隸屬101部門，員工序號000318。第三章材料形成與收集3.1源頭控制招聘環(huán)節(jié)：offer發(fā)出前，背景調(diào)查公司須把電子報(bào)告同步推送至HR系統(tǒng)，自動寫入“政審材料”子庫。入職環(huán)節(jié)：員工須一次性提交紙質(zhì)原件與高清掃描件，現(xiàn)場核驗(yàn)后由檔案聯(lián)絡(luò)員在24小時(shí)內(nèi)完成“雙軌上傳”。異動環(huán)節(jié)：崗位調(diào)整、薪酬變更、獎懲通報(bào)，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)在流程審批結(jié)束后自動觸發(fā)“材料生成機(jī)器人”，生成帶水印PDF，推送至檔案室待歸檔區(qū)。離職環(huán)節(jié)：離職交接單最后一欄設(shè)置“檔案完整性自檢”二維碼，員工掃碼后顯示缺失材料清單，全部補(bǔ)齊方可辦理最后工資結(jié)算。3.2質(zhì)量要求紙質(zhì)材料：使用A480克復(fù)印紙，左側(cè)預(yù)留2.5cm裝訂線；字跡須為激光打印或藍(lán)黑墨水，傳真件、熱敏紙不予接收。電子材料：分辨率≥300dpi，彩色掃描，PDF/A-2b格式，單文件≤10M；命名規(guī)則：員工序號_材料名稱_YYYYMMDD。外文材料：須附具有翻譯資質(zhì)機(jī)構(gòu)蓋章的中文譯本，譯本與原件騎縫章。3.3時(shí)限要求入職材料：入職后7個工作日內(nèi)完成移交。異動材料：文件發(fā)布后5個工作日內(nèi)移交。離職材料：員工辦結(jié)離職手續(xù)當(dāng)日完成移交。逾期未移交，系統(tǒng)自動向部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、HRBP發(fā)送三級預(yù)警；逾期10個工作日，暫停該部門招聘需求審批。第四章鑒別與整理4.1真?zhèn)舞b別學(xué)歷：通過學(xué)信網(wǎng)、留服中心API自動比對，異常數(shù)據(jù)標(biāo)紅。職稱：登錄國家人社部職稱查詢平臺，截圖編入檔案。身份證：使用公安部NCIIC接口進(jìn)行實(shí)名核驗(yàn)，核驗(yàn)報(bào)告永久保存。獎懲：須附公司紅頭文件及公示截圖，僅口頭表揚(yáng)不存檔。4.2價(jià)值鑒定重復(fù)件：同一份材料僅保留一份原件，其余做銷毀登記。草稿：未生效的請示、未簽字的合同草稿不歸檔。超期件：體檢報(bào)告超過24個月自動移入“歷史醫(yī)學(xué)資料庫”，不再隨卷流轉(zhuǎn)。4.3整理流程步驟1拆除金屬物、回形針，使用防銹鋼釘重新裝訂。步驟2加蓋“檔號章”“頁碼章”，頁碼使用2B鉛筆書寫在右下角。步驟3按A1-A10順序排列，左側(cè)對齊，三孔一線裝訂，棉線打結(jié)藏于背面。步驟4裝入無酸紙檔案盒，盒脊標(biāo)簽包含員工姓名、檔號、部門、入職年月。步驟5檔案盒垂直存放，密度≤80%，每層預(yù)留5cm通風(fēng)道。第五章保管與庫房5.1庫房選址設(shè)在行政辦公樓3層，避開給排水、暖通主管道，荷載≥500kg/㎡，抗震設(shè)防烈度8度。5.2八防標(biāo)準(zhǔn)防火：甲級防火門，煙感、噴淋、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，滅火器每6個月巡檢。防盜：人臉識別+雙因子門禁，紅外雙鑒探測器與110聯(lián)網(wǎng)，監(jiān)控錄像保存90天。防潮：恒濕機(jī)保持45%-55%RH，每日兩次人工抄表，超標(biāo)30分鐘啟動除濕。防塵：庫房地面鋪抗靜電地板，窗戶雙層密封，進(jìn)風(fēng)口設(shè)置G4過濾棉。防蟲：紫外線滅蟲燈、樟木板、定期投放除蟲菊酯煙霧劑，每年春季集中消殺。防光：采用LED冷光源，照度≤50lx，窗戶貼UV防爆膜。防高溫：空調(diào)設(shè)定20℃±2℃，停電后UPS可支撐2小時(shí)，柴油發(fā)電機(jī)15分鐘啟動。防污染：嚴(yán)禁食品、化學(xué)品入庫，設(shè)置獨(dú)立緩沖區(qū)，檔案進(jìn)出庫房須經(jīng)過風(fēng)淋除塵。5.3排架與定位密集架每列6組，每組12層，層板高度可自由調(diào)節(jié)；使用RFID標(biāo)簽定位，手持盤點(diǎn)槍5分鐘可完成整庫盤點(diǎn)；系統(tǒng)實(shí)時(shí)顯示空位，實(shí)現(xiàn)“一鍵導(dǎo)航”。5.4保存期限正卷：永久保存。副卷：自員工離職之日起保存10年。體檢報(bào)告：離職后保存3年。銷毀清單：永久保存。第六章借閱與利用6.1權(quán)限分級一級：員工本人，可查閱除A2、A6、A8以外的非密材料。二級：HRBP、薪酬專員，可查閱所轄員工全部材料。三級：部門負(fù)責(zé)人，可查閱本部門材料。四級：檔案管理員、法務(wù)、審計(jì)，可跨部門查閱。五級：公司領(lǐng)導(dǎo)、外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)，憑正式公函查閱。6.2線上借閱員工登錄“檔案云柜”，提交申請，系統(tǒng)調(diào)用OA流程，兩級審批后自動推送加密PDF，水印包含“僅供XX事項(xiàng)使用，再次復(fù)印無效”，有效期72小時(shí)，到期自動銷毀本地緩存。6.3線下借閱填寫《人事檔案借閱審批單》，注明用途、頁碼、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間；檔案管理員核對證件，現(xiàn)場拆卷、拍照、裝袋，全程雙人在場；借閱時(shí)間≤5個工作日，續(xù)借須重新審批；歸還時(shí)逐頁清點(diǎn)，缺失或污損須填寫《檔案損壞記錄表》，責(zé)任人3日內(nèi)提交書面說明，視情節(jié)給予200-1000元罰款。6.4外部借出原則上不外借，確因訴訟、審計(jì)需調(diào)出原件，須經(jīng)HR總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理三級簽批，由檔案管理員專車押送，當(dāng)日歸還；外借期間全程錄像，使用一次性鉛封，回庫立即核驗(yàn)。第七章轉(zhuǎn)遞與接收7.1內(nèi)部轉(zhuǎn)遞員工跨公司調(diào)動，檔案通過EMS“人事檔案專用封套”寄送，封套加蓋騎縫章，系統(tǒng)生成唯一二維碼，掃碼可查看物流軌跡；接收方48小時(shí)內(nèi)拆封驗(yàn)收，并在系統(tǒng)點(diǎn)擊“確認(rèn)收檔”，逾期視為收檔無異議。7.2外部轉(zhuǎn)遞對公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)：使用全國統(tǒng)一的“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，附《材料清單》一式兩份，通過機(jī)要通信或EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞寄送，嚴(yán)禁個人自帶。對原單位：離職15日內(nèi)將《檔案轉(zhuǎn)移函》發(fā)送至原單位，原單位30日內(nèi)將檔案寄出，逾期員工可向勞動監(jiān)察投訴。7.3接收質(zhì)檢接收檔案后，檔案管理員須在“無塵工作臺”拆封，對照清單逐條勾選，缺失≥2項(xiàng)即填寫《檔案缺失告知書》，拍照回傳寄出方，限期10個工作日補(bǔ)寄；補(bǔ)寄不到位的，暫停該員工入職、落戶、職稱申報(bào)等事項(xiàng)。第八章數(shù)字化與備份8.1掃描規(guī)范采用“不拆卷”掃描方式，使用非接觸式掃描儀，速度≤1.2秒/頁，OCR識別率≥99%；掃描后立即進(jìn)行圖像增強(qiáng)：去噪、糾偏、裁邊、去底色；生成雙層PDF，隱藏文本層用于全文檢索。8.2數(shù)據(jù)掛接掃描文件名與檔案號自動匹配，系統(tǒng)執(zhí)行MD5校驗(yàn)，確?！耙患p版”（原件PDF+OFD版）；OFD版用于長期保存，符合GB/T33190-2016標(biāo)準(zhǔn)。8.3質(zhì)量抽檢每日隨機(jī)抽取5%的掃描件進(jìn)行人工質(zhì)檢，差錯率＞1%則整批返工；質(zhì)檢結(jié)果與外包掃描費(fèi)用掛鉤，每出現(xiàn)1頁錯誤扣減當(dāng)頁單價(jià)20%。8.4備份策略本地：采用RAID6+熱備盤，每日增量備份，保留30天。異地：通過專線加密傳輸至200公里外災(zāi)備機(jī)房，全量備份每月一次，增量備份每日一次，保留10年。云端：使用國資云對象存儲，開啟多版本控制，防止勒索病毒；云端數(shù)據(jù)使用SSE-KMS加密，密鑰由公司自行保管。8.5數(shù)據(jù)恢復(fù)演練頻率：每半年進(jìn)行一次模擬災(zāi)難恢復(fù)，目標(biāo)RPO≤15分鐘，RTO≤2小時(shí)；演練報(bào)告提交信息化委員會備案。第九章銷毀與隱私保護(hù)9.1銷毀范圍超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的副卷；重復(fù)件、草稿、作廢頁；員工書面申請銷毀的體檢報(bào)告（需簽字確認(rèn)）。9.2銷毀流程檔案管理員發(fā)起申請→部門負(fù)責(zé)人審核→HR總監(jiān)批準(zhǔn)→審計(jì)監(jiān)察部現(xiàn)場監(jiān)督→使用碎紙機(jī)粉碎至2×2mm顆?！恼辗Q重→生成《檔案銷毀清冊》，保存10年。9.3隱私保護(hù)對含有身份證號、銀行卡號、家庭住址、健康信息的頁面，在借閱、掃描、銷毀環(huán)節(jié)使用黑色不可擦除筆局部遮蓋；系統(tǒng)展示時(shí)自動打碼中間8位數(shù)字；任何人員不得擅自批量導(dǎo)出含隱私數(shù)據(jù)報(bào)表，違者按泄露商業(yè)秘密處理。第十章安全與保密10.1密級劃分核心商密：薪酬、股權(quán)、競業(yè)限制協(xié)議。普通商密：績效、體檢、政審。內(nèi)部公開：培訓(xùn)簽到、獲獎通報(bào)。10.2技術(shù)防護(hù)數(shù)據(jù)庫采用主從讀寫分離，敏感字段加密；開啟SSL/TLS1.3、HSTS、防SQL注入、防暴力破解；堡壘機(jī)記錄所有運(yùn)維操作，錄像保存180天。10.3人員管理檔案管理員須簽署《保密及競業(yè)限制協(xié)議》，離崗時(shí)進(jìn)行脫密審計(jì)，脫密期6個月；外部服務(wù)人員須單獨(dú)簽署《第三方保密承諾》，并留存身份證復(fù)印件。10.4應(yīng)急機(jī)制發(fā)現(xiàn)丟失、損毀、泄露事件，檔案管理員須在30分鐘內(nèi)口頭報(bào)告HR總監(jiān)，2小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告總經(jīng)理，24小時(shí)內(nèi)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案；啟動應(yīng)急預(yù)案：封鎖現(xiàn)場、保全日志、通知可能受影響員工、發(fā)布律師聲明；事件處理結(jié)束后5個工作日內(nèi)提交《事件調(diào)查報(bào)告》，對責(zé)任人處以警告直至解除勞動合同，并追償經(jīng)濟(jì)損失。第十一章監(jiān)督與考核11.1考核指標(biāo)歸檔及時(shí)率≥98%，完整率≥99%，準(zhǔn)確率=100%，借閱滿意度≥90%，數(shù)字化差錯率≤0.5%，年度丟失件數(shù)=0。11.2考核方式系統(tǒng)自動統(tǒng)計(jì)+現(xiàn)場抽查+員工問卷；考核結(jié)果與檔案管理員績效獎金掛鉤，權(quán)重占30%；連續(xù)兩個季度排名末位，調(diào)離崗位并參加專項(xiàng)培訓(xùn)。11.3獎懲細(xì)則年度無差錯、無丟失、無泄密，獎勵檔案管理團(tuán)隊(duì)10000元；出現(xiàn)丟失、損毀、泄密，按每份2000元扣減直接責(zé)任人