檔案管理制度第一章總則1.1制度定位本制度適用于××單位全部紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物及衍生檔案，是檔案收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)、移交、銷毀等活動(dòng)的唯一依據(jù)。任何部門或個(gè)人不得另行制定與本制度沖突的檔案管理規(guī)則。1.2管理原則（1）來源唯一：一份文件只歸一個(gè)全宗，杜絕“多頭歸檔”。（2）全程控制：從文件起草到銷毀實(shí)行“生命周期”閉環(huán)管理。（3）標(biāo)準(zhǔn)先行：所有環(huán)節(jié)先立標(biāo)準(zhǔn)后操作，標(biāo)準(zhǔn)未明禁止操作。（4）風(fēng)險(xiǎn)前置：把失泄密、損毀、篡改、丟失風(fēng)險(xiǎn)解決在歸檔前。（5）利用導(dǎo)向：所有保管手段最終必須服務(wù)于合法、高效、精準(zhǔn)利用。1.3職責(zé)矩陣（1）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)預(yù)算、庫房建設(shè)、重大鑒定、銷毀審批。（2）檔案室：日常管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、系統(tǒng)運(yùn)維、培訓(xùn)考核。（3）兼職檔案員：每個(gè)部門設(shè)1名，負(fù)責(zé)本部門預(yù)立卷、歸檔移交、借閱初審。（4）信息安全部：負(fù)責(zé)電子檔案加密、備份、脫敏、審計(jì)。（5）保密辦：負(fù)責(zé)涉密檔案密級(jí)審核、解密、降密。（6）財(cái)務(wù)、采購、法務(wù)：負(fù)責(zé)合同、發(fā)票、資產(chǎn)憑證等專業(yè)字段的規(guī)范性審核。第二章歸檔范圍與保管期限表2.1自動(dòng)歸檔范圍（1）收發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示；（2）合同、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、變更單、驗(yàn)收單；（3）預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)卡片；（4）訴訟、仲裁、調(diào)解、行政處罰、行政復(fù)議；（5）職工錄用、考核、職稱、薪酬、社保、離退休；（6）黨委會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、職代會(huì)完整記錄；（7）科研、技改、專利、標(biāo)準(zhǔn)、論文原稿與數(shù)據(jù)；（8）建設(shè)工程可研、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工圖；（9）聲像資料：照片≥300萬像素、視頻≥1080P、音頻≥44kHz；（10）實(shí)物：印章、獎(jiǎng)牌、樣品、模型、禮品、字畫。2.2不歸檔范圍（1）重復(fù)草稿、過程性即時(shí)通訊記錄（已提煉結(jié)論除外）；（2）無查考價(jià)值的廣告、賀卡、私人信件；（3）未生效、未簽章、未流轉(zhuǎn)的空白模板；（4）非本單位版權(quán)且未獲授權(quán)的外來資料。2.3保管期限劃分（1）永久：反映單位主要職能、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、職工身份、歷史面貌；（2）30年：重要合同、基建、科研、設(shè)備；（3）10年：一般行政、事務(wù)性通知、內(nèi)部培訓(xùn)；（4）短期：3年以下，僅限于過程性報(bào)表、臨時(shí)票據(jù)。2.4動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制檔案室每年12月啟動(dòng)“期限表復(fù)審”，依據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整、利用需求提出修訂草案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后執(zhí)行，并在檔案信息系統(tǒng)中批量刷新到期提醒字段。第三章預(yù)立卷與整理規(guī)則3.1預(yù)立卷節(jié)點(diǎn)（1）電子文件在“封發(fā)”或“定稿”環(huán)節(jié)自動(dòng)觸發(fā)預(yù)立卷；（2）紙質(zhì)文件在蓋章、簽發(fā)后2個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)立卷；（3）聲像、實(shí)物在形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)立卷。3.2組件規(guī)則（1）一文一件：每份文件單獨(dú)組件，正文、附件、呈批單、修改痕跡合并為一件；（2）成套文件：合同+補(bǔ)充協(xié)議+驗(yàn)收單組成一件，不可拆分；（3）會(huì)議文件：通知+名單+簽到+記錄+紀(jì)要+現(xiàn)場(chǎng)照片組成一件；（4）建設(shè)項(xiàng)目：按“立項(xiàng)—設(shè)計(jì)—施工—竣工—審計(jì)”五階段組件，每階段再分子項(xiàng)。3.3編號(hào)規(guī)則全宗號(hào)—年度—機(jī)構(gòu)—保管期限—件號(hào)—盒號(hào)—檔號(hào)共七段，中間用“-”連接，確保任意級(jí)別增刪不影響整體排序。3.4裝訂與裝盒（1）紙質(zhì)：不銹鋼釘左側(cè)兩枚，A3折疊成A4，圖紙一律手風(fēng)琴式折疊，標(biāo)題外露；（2）電子：PDF/A格式，水印“檔案專用章”，禁止設(shè)置打開密碼；（3）聲像：原始格式+轉(zhuǎn)碼格式雙套，光盤使用檔案級(jí)金盤，盒內(nèi)附“讀取校驗(yàn)碼”；（4）實(shí)物：定制無酸紙盒，內(nèi)置支撐架，貼防蟲樟木片。3.5目錄數(shù)據(jù)必填字段20項(xiàng)：全宗、年度、部門、責(zé)任人、題名、日期、頁數(shù)、載體、密級(jí)、開放標(biāo)識(shí)、主題詞、地理坐標(biāo)、項(xiàng)目編號(hào)、合同金額、關(guān)聯(lián)案卷、電子文件名、哈希值、移交人、接收人、接收日期；可選字段10項(xiàng)：文種、文號(hào)、語種、頁寬、頁高、色彩模式、采樣率、比特率、拍攝設(shè)備、版權(quán)信息。第四章移交與接收4.1時(shí)間節(jié)點(diǎn)（1）黨群、行政類：次年3月底前完成上年度歸檔；（2）科研、基建類：項(xiàng)目驗(yàn)收后45天內(nèi)歸檔；（3）聲像、實(shí)物：活動(dòng)結(jié)束后30天內(nèi)歸檔；（4）電子文件：實(shí)時(shí)邏輯歸檔，物理歸檔每季度離線備份一次。4.2質(zhì)量檢驗(yàn)（1）一頁一頁清點(diǎn)，缺頁、破損、字跡模糊立即退回；（2）電子文件100%病毒查殺、格式校驗(yàn)、哈希比對(duì)；（3）聲像資料抽檢10%進(jìn)行播放測(cè)試，合格率100%方可接收；（4）實(shí)物稱重、拍照、三維掃描，比對(duì)移交清單。4.3交接文據(jù)使用四聯(lián)單：存根、檔案室、移交部門、審計(jì)備查；雙方簽字、蓋騎縫章；電子表單同步生成PDF回執(zhí)，存入“交接憑證”庫，保存期限永久。4.4拒收條款出現(xiàn)下列情況之一，檔案室有權(quán)拒收并出具書面理由：（1）未按標(biāo)準(zhǔn)整理、目錄缺必填項(xiàng)；（2）涉密文件未同步完成密級(jí)審核；（3）電子文件帶病毒或哈希值不符；（4）實(shí)物嚴(yán)重蟲蛀、發(fā)霉、掉漆。第五章庫房與裝具管理5.1庫房分區(qū)（1）紙質(zhì)庫區(qū)：恒溫20±2℃，濕度50±5%，無紫外線燈具；（2）電子庫區(qū)：電磁屏蔽機(jī)柜，溫度18±1℃，濕度45±5%，七氟丙烷氣體滅火；（3）聲像庫區(qū)：低溫15℃，低溫抽屜柜，防磁、防震；（4）實(shí)物庫區(qū)：恒濕45%，樟木隔斷，紅外感應(yīng)照明；（5）過渡庫區(qū)：新進(jìn)檔案消毒、殺蟲、靜置72小時(shí)。5.2密集架與貨架（1）紙質(zhì)使用手搖式密集架，荷載≥80kg/層，軌道防塵罩；（2）實(shí)物使用重型貨架，層板可拆卸，單格承重≥200kg；（3）每列、每格貼二維碼，掃碼聯(lián)動(dòng)三維地圖，自動(dòng)定位。5.3環(huán)境監(jiān)控部署“八防”系統(tǒng)：防火、防盜、防水、防塵、防蟲、防鼠、防光、防高溫；傳感器每10平方米1套，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳云平臺(tái)，異常3秒內(nèi)短信、微信、聲光同步報(bào)警。5.4出入庫控制（1）雙人雙鎖，指紋+機(jī)械鑰匙，進(jìn)出記錄保存15年；（2）外來人員進(jìn)入須佩戴一次性鞋套、手套、口罩，禁止攜帶墨水、飲料；（3）檔案出入庫全程高清攝像，視頻保存1年；（4）每日17:30自動(dòng)盤點(diǎn)，生成《日結(jié)差異表》，差異率>0.1%立即倒查。第六章電子檔案管理系統(tǒng)6.1系統(tǒng)架構(gòu)采用B/S+微服務(wù)，前端Vue3，后端SpringCloud，數(shù)據(jù)庫達(dá)夢(mèng)+MongoDB雙軌，文件存儲(chǔ)使用S3協(xié)議對(duì)象存儲(chǔ)，支持橫向擴(kuò)展至1000TB。6.2四性檢測(cè)（2）真實(shí)性：對(duì)接CA證書、時(shí)間戳、區(qū)塊鏈存證；（2）完整性：SHA256哈希、自動(dòng)比對(duì)；（3）可用性：格式風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，自動(dòng)轉(zhuǎn)碼；（4）安全性：等保三級(jí)，三員分立，審計(jì)日志防篡改。6.3版本控制任何電子文件修改自動(dòng)生成新版本，舊版本鎖定為“只讀”，系統(tǒng)保留版本樹，支持差異高亮比對(duì)。6.4智能檢索（1）全文OCR，支持豎排、手寫、表格識(shí)別；（2）語義搜索，同義詞庫5萬條，檢索響應(yīng)<0.5秒；（3）人臉識(shí)別、聲紋檢索，支持以圖搜圖、以音搜音；（4）搜索結(jié)果可按“利用次數(shù)、下載次數(shù)、引用次數(shù)”動(dòng)態(tài)排序。6.5數(shù)據(jù)備份（1）3-2-1策略：3份副本、2種介質(zhì)、1份異地；（2）本地磁盤陣列每日增量，每周完整；（3）異地藍(lán)光庫每季度刻錄一次，保存于500公里外保密庫房；（4）每年6月進(jìn)行備份恢復(fù)演練，恢復(fù)成功率≥99.9%。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定組織領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭成立7人鑒定委員會(huì)：檔案、業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、信息化、保密各1人；需有高級(jí)職稱或10年以上專業(yè)經(jīng)驗(yàn)。7.2鑒定流程（1）系統(tǒng)生成“到期提醒清單”；（2）業(yè)務(wù)部門初審，出具《利用價(jià)值說明》；（3）鑒定委員會(huì)逐卷逐件復(fù)核，投票表決，三分之二以上同意方可銷毀；（4）涉密檔案先解密、降密，再進(jìn)入銷毀流程；（5）形成《鑒定報(bào)告》，永久保存。7.3銷毀方式（1）紙質(zhì)：使用保密局定點(diǎn)廠雙軸撕碎+紙漿化，全程攝像；（2）光盤：二次粉碎至2mm×2mm顆粒；（3）硬盤：消磁+穿孔+熔煉；（4）實(shí)物：無害化拆解、回收、環(huán)保處理。7.4銷毀監(jiān)督紀(jì)檢、審計(jì)、保密三方到場(chǎng)，簽字確認(rèn)；銷毀殘?jiān)Q重、拍照、封袋，標(biāo)簽保存3年；系統(tǒng)同步生成《銷毀記錄表》，不可刪除。第八章利用與開放8.1利用權(quán)限（1）內(nèi)部公開：職工憑OA賬號(hào)自助查閱；（2）內(nèi)部限制：涉商密、人事、紀(jì)檢，需部門負(fù)責(zé)人審批；（3）外部利用：憑單位介紹信、身份證、利用協(xié)議，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（4）涉密檔案：按《保密法》履行報(bào)批手續(xù)。8.2利用方式（1）在線瀏覽：水印“僅供查閱”，禁止打印、下載；（2）預(yù)約調(diào)卷：提前2小時(shí)申請(qǐng)，30分鐘內(nèi)出庫；（3）復(fù)制服務(wù)：PDF或A4紙質(zhì)，加蓋“檔案復(fù)制件”章；（4）展覽利用：使用高仿真復(fù)制件，原件不出庫；（5）數(shù)據(jù)接口：提供RESTfulAPI，按次授權(quán)，返回JSON脫敏數(shù)據(jù)。8.3利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)記錄：申請(qǐng)人、IP、時(shí)間、檢索詞、瀏覽頁數(shù)、下載量、打印份數(shù)；每月生成《利用分析報(bào)告》，作為鑒定、編研、宣傳依據(jù)。8.4開放審核（1）自動(dòng)開放：形成滿25年、非密、非敏感、無版權(quán)糾紛；（2）延期開放：涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、司法調(diào)查，可延期至50年；（3）依申請(qǐng)開放：公民持有效證件，15個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)；（4）開放目錄：每年更新一次，掛接政府信息公開平臺(tái)。第九章安全與保密9.1密級(jí)劃分依據(jù)《保密法》分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開五級(jí)；檔案室負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、臺(tái)賬、解密提醒；保密辦負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。9.2涉密載體管理（1）紙質(zhì)涉密檔案使用紅色脊背盒，獨(dú)立密集架；（2）電子涉密檔案使用國(guó)密算法SM4加密，存儲(chǔ)于紅色標(biāo)簽硬盤；（3）涉密光盤、硬盤、U盤實(shí)行“雙人雙鎖、專柜存放、出入登記”；（4）涉密檔案復(fù)印、打印、刻錄使用專用設(shè)備，輸出份數(shù)系統(tǒng)強(qiáng)制登記。9.3安全審計(jì)（1）系統(tǒng)日志保留20年，禁止人工刪除；（2）每年委托第三方進(jìn)行滲透測(cè)試，高危漏洞24小時(shí)內(nèi)修復(fù)；（3）建立“零報(bào)告”制度，即使無異常也需每月提交《安全月報(bào)》；（4）發(fā)生失泄密事件，啟動(dòng)“一小時(shí)快報(bào)、二十四小時(shí)專報(bào)、七天總結(jié)報(bào)”機(jī)制。第十章統(tǒng)計(jì)與編研10.1統(tǒng)計(jì)指標(biāo)（1）館藏總量、年度增量、數(shù)字化率、開放率、利用率、查準(zhǔn)率、查全率；（2）庫房容量、環(huán)境異常次數(shù)、備份成功率、災(zāi)備演練得分；（3）鑒定到期量、銷毀量、延期量、解密量；（4）培訓(xùn)場(chǎng)次、覆蓋率、考核合格率、投訴量。10.2統(tǒng)計(jì)周期日?qǐng)?bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)四級(jí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成，支持圖表、地圖、趨勢(shì)預(yù)測(cè)。10.3編研產(chǎn)品（1）專題匯編：每年至少完成2個(gè)，如《××工程竣工圖集》《××改革文件匯編》；（2）展覽陳列：線上線下同步，使用3D虛擬展廳；（3）短視頻：利用AI修復(fù)老照片，制作1分鐘短視頻，發(fā)布官方號(hào)；（4）文化衍生品：經(jīng)授權(quán)制作郵票、明信片、紀(jì)念冊(cè)，收益納入檔案專項(xiàng)基金。第十一章監(jiān)督與考核11.1日常巡查檔案室每周隨機(jī)抽查5%卷宗，填寫《質(zhì)量巡查表》，發(fā)現(xiàn)問題即時(shí)整改并通報(bào)。11.2年度評(píng)估采用百分制：歸檔及時(shí)性20分、整理規(guī)范性20分、利用滿意度20分、安全零事故20分、創(chuàng)新亮點(diǎn)20分；得分<80分部門取消評(píng)優(yōu)資格。11.3責(zé)任追究（1）遲交1件扣1分，缺1件扣5分；（2）擅自銷毀、涂改、帶走檔案，移交紀(jì)檢處理；（3）造成失泄密，按《保密法》追責(zé)；（4）系統(tǒng)管理賬號(hào)泄露，立即停用，并全單位通報(bào)。第十二章培訓(xùn)與科研12.1培訓(xùn)體系（1）新員工崗前培訓(xùn)4學(xué)時(shí)，考核合格方可上崗；（2）兼職檔案員年度繼續(xù)教育學(xué)時(shí)≥16學(xué)時(shí)；（3）系統(tǒng)廠商每季度提供1次線上微課堂；（4）組織參加省級(jí)以上檔案學(xué)術(shù)會(huì)議，每年不少于2人次。12.2科研激勵(lì)（1）發(fā)表核心期刊論文，第一作者獎(jiǎng)勵(lì)3000元；（2）獲得國(guó)家檔案局優(yōu)秀成果獎(jiǎng)，配套獎(jiǎng)勵(lì)1:2；（3）主持制定地方或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，每項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)5萬元；（4）申請(qǐng)軟件著作權(quán)、發(fā)明專利，單位承擔(dān)全部費(fèi)用，收益?zhèn)€人占70%。第十三章應(yīng)急預(yù)案13.1災(zāi)害場(chǎng)景火災(zāi)、水浸、地震、爆炸、盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒勒索、戰(zhàn)爭(zhēng)、恐怖襲擊。13.2響應(yīng)分級(jí)Ⅳ級(jí)（藍(lán)色）：局部漏水、單點(diǎn)傳感器故障；Ⅲ級(jí)（黃色）：?jiǎn)螏旆炕鹁?、空調(diào)故障、病毒報(bào)警；Ⅱ級(jí)（橙色）：多庫房受損、系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失<10%；Ⅰ級(jí)（紅色）：建筑倒塌、數(shù)據(jù)丟失>10%、涉密載體失竊。13.3處置流程（1）發(fā)現(xiàn)人立即按下“檔案應(yīng)急鍵”，啟動(dòng)廣播、關(guān)閉庫門、切斷電源；（2）檔案室5分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，確認(rèn)級(jí)別，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（3）Ⅱ級(jí)以上同步撥打119、110、網(wǎng)信辦；（4）30分鐘內(nèi)完成核心檔案搶運(yùn)，使用便攜式真空袋、保溫箱；（5）2小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)異地備份恢復(fù)，24小時(shí)內(nèi)恢復(fù)基本查詢；（6）72小時(shí)內(nèi)提交《災(zāi)后評(píng)估報(bào)告》，開展倒查、整改、追責(zé)。1