PAGE財務(wù)制度貨款流程一、總則1.目的本財務(wù)制度貨款流程旨在規(guī)范公司貨款的收付管理，確保資金安全、準確、及時流轉(zhuǎn)，保障公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的正常開展，維護公司合法權(quán)益，提高財務(wù)管理效率和效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況制定本流程。2.適用范圍本流程適用于公司所有涉及貨款收付的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等產(chǎn)生的貨款往來。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和財務(wù)規(guī)章制度，確保貨款收付行為合法合規(guī)。準確性原則：準確記錄貨款收付信息，保證財務(wù)數(shù)據(jù)真實、完整、準確。及時性原則：及時處理貨款收付業(yè)務(wù)，提高資金使用效率，避免逾期收款或付款給公司帶來損失。安全性原則：加強貨款收付過程中的風險控制，保障資金安全，防止資金被盜用、挪用等情況發(fā)生。二、貨款收款流程1.銷售合同簽訂銷售部門與客戶洽談業(yè)務(wù)，達成合作意向后，簽訂正式銷售合同。銷售合同應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式、結(jié)算期限等條款，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。銷售合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門掌握貨款收付的依據(jù)和時間節(jié)點。2.發(fā)貨與交付生產(chǎn)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照銷售合同約定的時間、規(guī)格、數(shù)量等要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。發(fā)貨時應(yīng)填寫發(fā)貨單，詳細記錄發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱等信息，并由發(fā)貨人員簽字確認。產(chǎn)品交付給客戶后，銷售部門應(yīng)及時取得客戶簽收的送貨回執(zhí)或驗收單等交付憑證，交付憑證應(yīng)明確客戶已收到貨物且對貨物質(zhì)量、數(shù)量等無異議。交付憑證應(yīng)及時提交給財務(wù)部門，作為確認銷售收入實現(xiàn)和貨款回收的重要依據(jù)。3.貨款催收財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同約定的結(jié)算期限，定期與銷售部門核對貨款回收情況，及時掌握貨款到期未收回的信息。銷售部門負責貨款的催收工作，在貨款到期前[X]個工作日，應(yīng)向客戶發(fā)送催款通知，明確告知客戶貨款到期金額、付款期限及逾期后果等信息。催款通知可采用書面函件、電子郵件、電話等方式發(fā)送。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)加大催收力度，采取多種方式進行催收，如上門催收、與客戶溝通協(xié)商解決方案等。同時，銷售部門應(yīng)及時將催收情況反饋給財務(wù)部門，以便財務(wù)部門進行跟蹤和分析。在貨款催收過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶存在財務(wù)困難或其他特殊情況可能影響貨款回收的，銷售部門應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，共同商討應(yīng)對措施，必要時可采取法律手段維護公司權(quán)益。4.收款確認與入賬客戶支付貨款后，財務(wù)部門應(yīng)及時確認收款信息，核對收款金額、付款方式、付款賬號等與銷售合同約定是否一致。對于銀行轉(zhuǎn)賬收款的，財務(wù)部門應(yīng)及時查詢銀行到賬信息，并與銀行回單進行核對。核對無誤后，在收款憑證上加蓋“銀行收訖”章，并按照公司財務(wù)核算要求進行賬務(wù)處理，及時記錄銷售收入和銀行存款增加等相關(guān)會計分錄。對于現(xiàn)金收款的，財務(wù)部門應(yīng)在收到現(xiàn)金后及時開具收款收據(jù)，并由收款人簽字確認。收款收據(jù)應(yīng)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、客戶聯(lián)和記賬聯(lián)。財務(wù)部門應(yīng)妥善保管收款收據(jù)存根聯(lián)，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理，記錄銷售收入和現(xiàn)金增加等相關(guān)會計分錄。財務(wù)部門應(yīng)定期對收款情況進行統(tǒng)計和分析，編制收款報表，向公司管理層匯報貨款回收情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。三、貨款付款流程1.采購申請與審批各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計付款時間等信息。采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部門。采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，核實采購需求的合理性、必要性以及預(yù)算金額的準確性等。如采購申請涉及重大項目或金額較大的，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行論證和評審，并報公司管理層審批。經(jīng)審批通過的采購申請表，采購部門應(yīng)及時將其傳遞給財務(wù)部門，作為安排資金支付的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與合同簽訂采購部門根據(jù)采購申請表的要求，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。在談判過程中，應(yīng)與供應(yīng)商就產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式等條款進行充分溝通和協(xié)商，確保雙方達成一致意見。采購部門與供應(yīng)商達成合作意向后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的詳細內(nèi)容、價格、數(shù)量、交貨方式、付款方式、結(jié)算期限等條款，同時應(yīng)約定雙方的違約責任和爭議解決方式等。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案。3.到貨驗收與審核采購產(chǎn)品或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)驗收部門或人員做好驗收準備工作。驗收部門或人員應(yīng)按照采購合同約定的標準和要求，對到貨產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行嚴格驗收。驗收合格后，驗收部門或人員應(yīng)填寫驗收單，詳細記錄驗收日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息，并由驗收人員簽字確認。驗收單應(yīng)一式多聯(lián)，分別傳遞給采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。財務(wù)部門收到驗收單后，對采購業(yè)務(wù)進行審核，核對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證的一致性和真實性。審核內(nèi)容包括采購金額是否與合同約定相符、發(fā)票開具是否合規(guī)、驗收情況是否真實等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門、供應(yīng)商等溝通協(xié)調(diào)，要求其進行整改或提供相關(guān)說明。4.付款申請與審批采購部門根據(jù)審核通過的驗收單和發(fā)票等憑證，填寫付款申請表，明確付款金額、付款方式、付款對象、付款原因等信息。付款申請表應(yīng)經(jīng)采購部門負責人審核簽字后提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門收到付款申請表后，再次對付款申請進行審核，重點審核付款金額的準確性、付款時間是否符合合同約定、付款方式是否合規(guī)等。審核無誤后，在付款申請表上加蓋財務(wù)審核章，并提交給公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司資金狀況、采購合同約定等因素，對付款申請進行審批。如付款申請涉及重大資金支出或存在風險因素的，公司管理層應(yīng)組織相關(guān)人員進行專題研究和決策。經(jīng)審批通過的付款申請表，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進行資金安排和支付。5.付款執(zhí)行與記錄財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請表，按照合同約定的付款方式進行付款操作。對于銀行轉(zhuǎn)賬付款的，財務(wù)部門應(yīng)填寫付款憑證，注明付款金額、付款對象、付款賬號等信息，并經(jīng)財務(wù)負責人審核簽字后，通過銀行系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)賬支付。轉(zhuǎn)賬支付后，應(yīng)及時取得銀行付款回單，并按照公司財務(wù)核算要求進行賬務(wù)處理，記錄應(yīng)付賬款減少和銀行存款減少等相關(guān)會計分錄。對于支票付款的，財務(wù)部門應(yīng)填寫支票領(lǐng)用單，注明支票號碼、付款金額、付款對象等信息，并經(jīng)財務(wù)負責人審核簽字后，由專人負責支票的開具和交付。支票交付給供應(yīng)商時，應(yīng)要求供應(yīng)商在支票簽收單上簽字確認。財務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤支票的使用情況，確保支票款項及時到賬，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。同時，應(yīng)妥善保管支票領(lǐng)用單、支票簽收單等相關(guān)憑證。對于現(xiàn)金付款的，財務(wù)部門應(yīng)按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定，提取現(xiàn)金并填寫現(xiàn)金付款憑證。現(xiàn)金交付給供應(yīng)商時，應(yīng)要求供應(yīng)商在現(xiàn)金收款收據(jù)上簽字確認。財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進行賬務(wù)處理，記錄應(yīng)付賬款減少和現(xiàn)金減少等相關(guān)會計分錄。同時，應(yīng)嚴格遵守現(xiàn)金使用范圍和限額規(guī)定，確?，F(xiàn)金支付安全。財務(wù)部門應(yīng)定期對付款情況進行統(tǒng)計和分析，編制付款報表，向公司管理層匯報資金支付情況，為公司資金管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。四、貨款結(jié)算管理1.結(jié)算方式選擇公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況、客戶信用狀況、資金流動性等因素，合理選擇貨款結(jié)算方式。常見的結(jié)算方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票、托收承付、委托收款、現(xiàn)金等。在選擇結(jié)算方式時，應(yīng)優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬等安全性高、結(jié)算速度快的方式。對于信用良好的客戶，可以適當放寬結(jié)算方式；對于信用狀況不佳或存在風險的客戶，應(yīng)謹慎選擇結(jié)算方式，必要時可要求客戶提供擔?；虿捎妙A(yù)收貨款等方式。2.結(jié)算期限管理公司應(yīng)在銷售合同或采購合同中明確約定貨款的結(jié)算期限，結(jié)算期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點、行業(yè)慣例等因素合理確定，確保公司資金的正常周轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)的順利開展。財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定的結(jié)算期限進行貨款收付管理，及時跟蹤結(jié)算期限的執(zhí)行情況。對于逾期未結(jié)算的貨款，應(yīng)按照本制度規(guī)定的貨款催收或付款審批流程進行處理，確保公司權(quán)益不受侵害。3.結(jié)算憑證管理貨款結(jié)算過程中涉及的各種憑證，如銷售合同、采購合同、發(fā)貨單、送貨回執(zhí)、驗收單、發(fā)票、收款收據(jù)、付款憑證、銀行回單等，是公司財務(wù)核算和財務(wù)管理的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保管。各部門應(yīng)按照職責分工，負責相關(guān)憑證的收集、整理、傳遞和歸檔工作。財務(wù)部門應(yīng)建立健全結(jié)算憑證管理制度，對結(jié)算憑證的格式、內(nèi)容、填寫要求、傳遞流程、保管期限等進行明確規(guī)定。結(jié)算憑證應(yīng)按照編號順序進行裝訂成冊，注明憑證名稱、日期、編號、金額、對方單位等信息，并由專人負責保管。保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定的要求，確保結(jié)算憑證的真實性、完整性和可追溯性。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對貨款流程進行審計監(jiān)督，檢查貨款收付業(yè)務(wù)是否符合本制度規(guī)定、財務(wù)核算是否準確、內(nèi)部控制是否有效等。審計內(nèi)容包括銷售合同簽訂、發(fā)貨與交付、貨款催收、收款確認與入賬、采購申請與審批、供應(yīng)商選擇與合同簽訂、到貨驗收與審核、付款申請與審批、付款執(zhí)行與記錄、結(jié)算管理等環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況直至問題得到解決。對于違反本制度規(guī)定或給公司造成損失的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責任。2.財務(wù)檢查與分析財務(wù)部門應(yīng)定期對貨款流程進行自查，檢查貨款收付業(yè)務(wù)的合規(guī)性、準確性和及時性等。通過核對相關(guān)憑證、賬目、報表等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。財務(wù)部門應(yīng)加強對貨款收付情況的分析，定期編制貨款分析報告，向公司管理層匯報貨款回收情況和資金支付情況。分析報告應(yīng)包括貨款收付金額、結(jié)算方式、結(jié)算期限、客戶信用狀況、資金占用情況等內(nèi)容，并對貨款收付過程中存在的問題進行分析和提出改進措施建議。3.風險管理與控制公司應(yīng)建立健全貨款收付風險管理機制，對貨款收付過程中可能存在的風險進行識別、評估和控制。風險識別應(yīng)涵蓋信用風險、市場風險、操作風險、法律風險等方面。針對不同類型的風險，應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。例如，對于信用風險，應(yīng)加強客戶信用評估和管理，建立客戶信用檔案，合理確定信用額度和結(jié)算方式；對于市場風險，應(yīng)關(guān)注市場動態(tài)和價格波動，及時調(diào)整銷售策略和采購計劃；對于操作風險，應(yīng)加強內(nèi)部控制，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和風險意識；對于法律風險，應(yīng)加強合同管理，確保合同條款合法合規(guī)，維護公司合法