PAGE預收定金財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司預收定金的財務處理流程，確保預收定金的收取、管理和使用符合法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，保障公司資金安全，維護公司利益，提高財務管理效率。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及預收定金業(yè)務的部門和人員，包括銷售部門、采購部門、項目管理部門等。3.基本原則合法性原則：預收定金的收取、管理和使用必須符合國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準。準確性原則：財務記錄應準確、完整地反映預收定金的收支情況，確保賬實相符。安全性原則：加強對預收定金的安全管理，防止資金被盜用、挪用或損失。及時性原則：及時處理預收定金的相關業(yè)務，確保資金及時到賬、準確核算和合理使用。二、預收定金的定義與范圍1.定義預收定金是指公司在與客戶簽訂合同或協(xié)議之前，按照約定向客戶預先收取的一定金額的款項，作為履行合同或協(xié)議的擔保。2.范圍銷售業(yè)務中，客戶為確保產(chǎn)品或服務的供應而預先支付的定金。采購業(yè)務中，公司為獲取供應商的優(yōu)先供貨或服務而預先支付的定金。項目合作中，合作方為保證項目順利開展而預先支付的定金。三、預收定金的收取1.收取流程業(yè)務部門與客戶達成合作意向后，應簽訂包含預收定金條款的合同或協(xié)議，明確定金金額、支付方式、支付時間等內(nèi)容。業(yè)務人員負責將合同或協(xié)議提交給財務部門備案，并告知客戶按照約定支付定金?？蛻糁Ц抖ń鸷?，財務部門應及時確認收款，并記錄收款日期、金額、支付方式等信息。財務人員應將收款信息及時反饋給業(yè)務部門，以便業(yè)務部門跟進合同或協(xié)議的執(zhí)行情況。2.收取方式銀行轉(zhuǎn)賬：客戶應通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式將定金支付至公司指定的銀行賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明“預收定金”及相關合同或協(xié)議編號。支票：客戶可開具支票支付定金，財務部門應在收到支票后及時辦理入賬手續(xù)，并確保支票的真實性和有效性?，F(xiàn)金：原則上不接受現(xiàn)金支付預收定金，如因特殊情況確需現(xiàn)金支付，業(yè)務人員應提前向財務部門報備，并在收取現(xiàn)金后及時交至財務部門，財務部門應嚴格按照現(xiàn)金管理規(guī)定進行處理。3.收取記錄財務部門應建立預收定金臺賬，詳細記錄每筆預收定金的收取日期、客戶名稱、合同或協(xié)議編號、定金金額、支付方式等信息。預收定金臺賬應定期與財務賬目進行核對，確保賬賬相符。四、預收定金的管理1.賬戶管理預收定金應存入公司指定的銀行賬戶，該賬戶應與公司其他賬戶分開管理，確保資金安全。財務部門應定期對預收定金賬戶進行核對，檢查賬戶余額是否與預收定金臺賬記錄一致。2.資金使用限制預收定金只能用于與該定金相關的合同或協(xié)議的履行，不得挪作他用。如需使用預收定金支付相關費用，業(yè)務部門應填寫《預收定金使用申請表》，詳細說明使用金額、用途、支付對象等信息，并提交相關證明材料。《預收定金使用申請表》應經(jīng)業(yè)務部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。財務部門應根據(jù)審批后的《預收定金使用申請表》進行資金支付，并在支付后及時更新預收定金臺賬。3.定期清查財務部門應定期對預收定金進行清查，確保預收定金的收取、管理和使用符合規(guī)定。清查內(nèi)容包括預收定金臺賬與財務賬目核對、預收定金賬戶余額核對、已收取定金的合同或協(xié)議執(zhí)行情況檢查等。清查結(jié)束后，應形成清查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將清查結(jié)果報公司管理層。五、預收定金的退還1.退還條件在合同或協(xié)議履行完畢后，如客戶未發(fā)生違約行為，公司應按照約定及時退還預收定金。如因公司原因?qū)е潞贤騾f(xié)議無法履行，公司應雙倍返還預收定金。如因客戶原因?qū)е潞贤騾f(xié)議無法履行，公司有權(quán)扣除預收定金作為違約金，扣除后的剩余部分應及時退還客戶。2.退還流程業(yè)務部門應根據(jù)合同或協(xié)議的履行情況，填寫《預收定金退還申請表》，詳細說明退還原因、退還金額、客戶名稱等信息，并提交相關證明材料?！额A收定金退還申請表》應經(jīng)業(yè)務部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。財務部門應根據(jù)審批后的《預收定金退還申請表》進行資金退還，并在退還后及時更新預收定金臺賬。3.退還方式銀行轉(zhuǎn)賬：公司應通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式將預收定金退還至客戶指定的銀行賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明“預收定金退還”及相關合同或協(xié)議編號。支票：如客戶要求開具支票退還預收定金，財務部門應在收到審批后的《預收定金退還申請表》后及時開具支票，并將支票交付給客戶或郵寄至客戶指定地址。六、財務核算與報表1.核算方法預收定金應按照權(quán)責發(fā)生制原則進行核算，在收到定金時確認為預收賬款。財務部門應根據(jù)合同或協(xié)議的履行情況，及時將預收賬款轉(zhuǎn)為收入或進行相應的賬務處理。2.報表編制財務部門應定期編制預收定金報表，反映預收定金的收取、管理、使用和退還情況。預收定金報表應包括預收定金臺賬、預收定金收支情況表、預收定金余額表等內(nèi)容。預收定金報表應報送公司管理層、業(yè)務部門負責人等相關人員，以便及時了解公司預收定金業(yè)務的運行情況。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對預收定金的財務處理情況進行審計監(jiān)督，檢查預收定金的收取、管理、使用和退還是否符合規(guī)定。審計部門應形成審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.外部檢查公司應積極配合國家有關部門的監(jiān)督檢查，如實提供預收定金業(yè)務的相關資料和信息。如因違反法律法規(guī)或公司規(guī)定導致預收定金業(yè)務出現(xiàn)問題，公司將依法承擔相應的責任。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自收取或退還預收定金。挪用預收定金用于其他非相關業(yè)務。未按照規(guī)定記錄或核算預收定金。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)