PAGE公司生產(chǎn)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于生產(chǎn)部各項工作的開展和查詢利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)部各部門及全體員工在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指生產(chǎn)部在生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、設(shè)備、安全等方面形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：生產(chǎn)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映生產(chǎn)部的工作實際情況。3.完整性原則：全面收集生產(chǎn)部各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）生產(chǎn)部檔案管理小組1.設(shè)立以生產(chǎn)部經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督生產(chǎn)部檔案管理工作。2.職責(zé)制定和修訂檔案管理制度。審核檔案管理工作計劃和總結(jié)。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)部檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具。3.定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定向公司檔案室移交檔案。5.積極為生產(chǎn)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理人員。3.協(xié)助檔案管理人員開展檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計劃、調(diào)度記錄、生產(chǎn)報表等。2.產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量統(tǒng)計分析資料等。4.設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備運行檔案等。5.安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。6.生產(chǎn)過程中的各類會議記錄、紀(jì)要等。7.與外部單位簽訂的生產(chǎn)合作協(xié)議、技術(shù)協(xié)議等。8.其他與生產(chǎn)部工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應(yīng)實行雙套制收集，即同時保存紙質(zhì)和電子文檔。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為生產(chǎn)管理類、技術(shù)文件類、質(zhì)量控制類、設(shè)備管理類、安全管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交檔案管理人員歸檔。2.對于緊急、重要的文件材料應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、驗收，無誤后在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員將歸檔的檔案按照分類順序上架存放。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜架上，排列整齊有序，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。5.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.生產(chǎn)部內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.公司其他部門人員查閱生產(chǎn)部檔案的，需經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。3.外部單位查閱生產(chǎn)部檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理人員處登記，領(lǐng)取查閱檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后在查閱登記表上簽字注銷。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司利益。2.檔案管理人員應(yīng)積極為查閱人員提供服務(wù)，根據(jù)查閱需求準(zhǔn)確、快速地提供檔案。3.對于涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由生產(chǎn)部經(jīng)理擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映生產(chǎn)部的主要職能和工作活動。2.檔案是否具有歷史查考價值和現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，報公司檔案室備案。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告生產(chǎn)部經(jīng)理。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。（二）移交工作1.生產(chǎn)部檔案應(yīng)按照公司規(guī)定定