PAGE捐贈財務制度一、總則（一）制定目的本制度旨在規(guī)范公司/組織的捐贈財務行為，確保捐贈活動合法、合規(guī)、透明、有序進行，提高捐贈資金使用效益，維護公司/組織及捐贈人的合法權益，推動公益事業(yè)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部涉及捐贈財務活動的所有部門、崗位及相關人員，包括但不限于捐贈決策機構、財務部門、項目執(zhí)行部門等。（三）基本原則1.合法性原則：捐贈活動必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求，不得從事違法違規(guī)的捐贈行為。2.自愿原則：捐贈應基于公司/組織及相關人員的自愿意愿，不得強迫或變相強迫他人捐贈。3.透明原則：捐贈財務信息應保持公開透明，接受內部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督。4.效益原則：確保捐贈資金合理使用，實現(xiàn)捐贈目的，最大化發(fā)揮捐贈資金的社會效益。5.?？顚Ｓ迷瓌t：捐贈資金應嚴格按照捐贈協(xié)議或指定用途使用，不得挪作他用。二、捐贈決策與審批（一）捐贈決策機構公司/組織應設立專門的捐贈決策機構，負責對捐贈事項進行審議和決策。捐贈決策機構成員應包括公司/組織高層管理人員、財務負責人、法務人員及相關業(yè)務部門負責人等。（二）捐贈申請與審批流程1.捐贈申請：由相關部門或項目負責人根據實際情況提出捐贈申請，填寫《捐贈申請表》，詳細說明捐贈事項的背景、目的、金額、受贈方信息、使用計劃等內容。2.初步審核：財務部門對捐贈申請進行初步審核，核實申請金額的合理性、資金來源的合法性以及與公司/組織財務狀況的匹配性等。3.法務審查：法務人員對捐贈申請進行合法性審查，確保捐贈活動符合法律法規(guī)要求，審查捐贈協(xié)議或相關文件的條款是否合法合規(guī)。4.決策審議：捐贈決策機構對經過初步審核和法務審查的捐贈申請進行審議，綜合考慮公司/組織戰(zhàn)略目標、財務狀況、社會影響等因素，做出是否批準捐贈的決策。5.審批記錄：對捐贈審批過程進行詳細記錄，包括申請時間、審核意見、決策結果等信息，并存檔備查。三、捐贈資金管理（一）資金來源捐贈資金來源包括公司/組織自有資金、員工捐贈、社會募集資金等。所有捐贈資金來源應合法合規(guī)，確保資金性質明確，不存在任何違法違規(guī)或不正當獲取的情況。（二）賬戶管理1.設立專用賬戶：對于捐贈資金，應設立專門的銀行賬戶進行管理，確保捐贈資金與公司/組織其他資金分開核算，?？顚Ｓ?。2.賬戶信息維護：及時更新捐贈資金專用賬戶的相關信息，包括賬戶名稱、賬號、開戶行等，確保賬戶信息準確無誤，便于資金管理和查詢。3.賬戶安全保障：加強對捐贈資金專用賬戶的安全管理，采取必要的安全措施，如設置密碼、定期更換密碼、安裝安全防護軟件等，防止賬戶信息泄露和資金被盜用。（三）資金收付1.收款管理：明確捐贈資金收款方式，包括銀行轉賬、支票、現(xiàn)金等，并規(guī)定相應的收款流程和要求。對于銀行轉賬收款，應及時核對收款賬戶信息、金額等，確保收款信息準確無誤。收到轉賬款項后，應及時開具收款收據，并做好收款記錄。對于支票收款，應按照支票管理規(guī)定進行處理，及時進賬，確保資金安全到賬。對于現(xiàn)金收款，應嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，當面清點現(xiàn)金金額，開具收款收據，并在規(guī)定時間內將現(xiàn)金繳存銀行。2.付款管理：根據捐贈協(xié)議或審批通過的使用計劃，由項目執(zhí)行部門填寫《捐贈資金付款申請表》，詳細說明付款事由、金額、收款方信息等內容。財務部門對付款申請進行審核，核實付款金額的準確性、用途的合理性以及與捐贈協(xié)議的一致性等。審核通過后，按照公司/組織資金支付流程進行付款操作。對于金額較大的捐贈資金付款，應實行雙人復核制度，確保付款安全。付款完成后，及時取得收款方開具的發(fā)票或收據等憑證，并做好付款記錄。（四）資金核算1.會計核算：按照國家統(tǒng)一的會計制度和相關會計準則，對捐贈資金進行單獨核算，設置專門的會計科目，準確記錄捐贈資金的收支情況。2.賬務處理：及時進行捐贈資金的賬務處理，確保賬務記錄真實、準確、完整。對于每一筆捐贈資金的收入和支出，都應編制相應的會計憑證，并登記入賬。3.財務報表編制：定期編制捐贈資金財務報表，包括資產負債表、收支明細表等，真實反映捐贈資金的財務狀況和收支情況。財務報表應按照規(guī)定的格式和要求編制，并報送公司/組織管理層及相關部門。（五）資金監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督：財務部門定期對捐贈資金的管理情況進行內部監(jiān)督檢查，檢查內容包括資金收支的合規(guī)性、賬務處理的準確性、資金使用的效益性等。若發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.審計監(jiān)督：公司/組織應定期聘請外部審計機構對捐贈資金進行專項審計，審計機構應按照獨立、客觀、公正的原則，對捐贈資金的財務收支、內部控制等情況進行全面審計，并出具審計報告。審計報告應作為公司/組織改進捐贈資金管理的重要依據。3.信息披露：按照相關法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，定期向社會公眾披露捐贈資金的管理使用情況，包括捐贈項目、金額、資金來源、使用去向、實施效果等信息，接受社會監(jiān)督。四、捐贈物資管理（一）物資范圍捐贈物資包括但不限于各類實物資產、辦公用品、生活用品、醫(yī)療設備、教學器材等。（二）物資采購1.采購計劃制定：根據捐贈項目需求和實際情況，由項目執(zhí)行部門制定捐贈物資采購計劃，明確采購物資的種類、數量、規(guī)格、質量要求等內容。2.采購審批：采購計劃應按照公司/組織內部采購審批流程進行審批，確保采購行為合法合規(guī)、采購資金合理安排。3.采購實施：采購部門按照審批通過的采購計劃進行物資采購，選擇合適的供應商，簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合要求。4.采購驗收：物資采購到貨后，由項目執(zhí)行部門、質量檢驗部門等相關人員共同進行驗收，核對物資的種類、數量、規(guī)格、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。（三）物資入庫1.入庫登記：物資入庫時，倉庫管理人員應填寫《捐贈物資入庫登記表》，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數量、入庫日期、供應商信息等內容，并簽字確認。2.庫存管理：建立捐贈物資庫存管理制度，對入庫物資進行分類存放、標識管理，定期盤點庫存物資，確保物資數量準確、質量完好、存儲安全。3.庫存盤點：定期組織對捐贈物資進行庫存盤點工作，盤點結果應與庫存賬目進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因，并進行相應的賬務調整和處理。（四）物資發(fā)放與使用1.發(fā)放申請：由項目執(zhí)行部門根據捐贈項目實施進度和實際需求提出捐贈物資發(fā)放申請，填寫《捐贈物資發(fā)放申請表》，詳細說明發(fā)放物資的種類、數量、受贈方信息、發(fā)放用途等內容。2.發(fā)放審批：物資發(fā)放申請應按照公司/組織內部審批流程進行審批，確保物資發(fā)放符合捐贈協(xié)議或相關規(guī)定要求。3.發(fā)放實施：倉庫管理人員根據審批通過的發(fā)放申請，辦理物資出庫手續(xù)，填寫《捐贈物資出庫登記表》，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數量、出庫日期、受贈方信息等內容，并簽字確認。4.使用監(jiān)督：項目執(zhí)行部門負責對捐贈物資的使用情況進行跟蹤監(jiān)督，確保物資按照捐贈目的和使用計劃合理使用，防止物資被挪用或浪費。（五）物資處置1.處置原則：對于不再使用或已達到報廢條件的捐贈物資，應按照合理、合規(guī)、環(huán)保的原則進行處置。2.處置審批：捐贈物資處置申請應按照公司/組織內部審批流程進行審批，審批通過后方可實施處置操作。3.處置方式：捐贈物資處置方式包括變賣、報廢、捐贈給其他有需要的單位或個人等。對于變賣處置的物資，應按照相關規(guī)定進行評估定價，確保處置價格合理公正。對于報廢處置的物資，應按照環(huán)保要求進行處理，防止環(huán)境污染。五、捐贈項目管理（一）項目立項1.項目調研：相關部門或項目負責人對擬開展的捐贈項目進行充分調研，了解項目背景、需求、可行性等情況，形成項目調研報告。2.項目策劃：根據項目調研報告，制定捐贈項目策劃方案，明確項目目標、實施內容、實施步驟、預期效果、資金預算、物資需求等內容。3.項目立項申請：項目策劃方案經相關部門審核通過后，由項目負責人填寫《捐贈項目立項申請表》，提交公司/組織捐贈決策機構進行立項審批。4.立項審批：捐贈決策機構對項目立項申請進行審議，綜合考慮項目的必要性、可行性、社會效益等因素，做出是否批準立項的決策。立項審批通過后，項目正式啟動實施。（二）項目實施1.項目執(zhí)行計劃制定：項目負責人根據立項審批意見，制定詳細的項目執(zhí)行計劃，明確項目實施的具體步驟、時間節(jié)點、責任人等內容，并將項目執(zhí)行計劃報送相關部門備案。2.項目執(zhí)行監(jiān)督：項目執(zhí)行過程中，相關部門應定期對項目實施情況進行監(jiān)督檢查，及時掌握項目進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決。項目負責人應定期向公司/組織管理層匯報項目實施情況。3.項目調整：如因特殊原因需要對項目執(zhí)行計劃進行調整，項目負責人應及時提出項目調整申請，說明調整原因、調整內容、調整后的實施計劃等，經公司/組織相關部門審核和捐贈決策機構批準后實施。（三）項目驗收1.驗收申請：項目實施完成后，項目負責人應及時向公司/組織提出項目驗收申請，填寫《捐贈項目驗收申請表》，并提交項目實施總結報告、資金使用情況報告、物資使用情況報告、項目實施效果評估報告等相關資料。2.驗收組織：公司/組織應成立項目驗收小組，負責對捐贈項目進行驗收。驗收小組應由財務部門、項目執(zhí)行部門、質量檢驗部門等相關人員組成。3.驗收內容：驗收小組按照項目立項審批意見和相關協(xié)議要求，對項目實施情況、資金使用情況、物資使用情況、項目實施效果等進行全面驗收。驗收內容包括項目目標完成情況、資金使用合規(guī)性、物資使用合理性、項目實施效果評估等。4.驗收報告：驗收小組驗收結束后，應出具項目驗收報告，明確項目驗收結論。驗收合格的項目，應辦理項目結項手續(xù)；驗收不合格的項目，應提出整改意見，要求項目負責人限期整改，整改完成后重新申請驗收。六、捐贈檔案管理（一）檔案范圍捐贈檔案包括捐贈申請文件、審批文件、捐贈協(xié)議、資金收付憑證、物資出入庫記錄、項目實施資料、審計報告、信息披露文件等與捐贈活動相關的各類文件資料。（二）檔案整理1.分類整理：按照捐贈活動的不同階段和類別，對捐贈檔案進行分類整理，如捐贈決策檔案、資金管理檔案、物資管理檔案、項目管理檔案等。2.編號登記：為每一份捐贈檔案編制唯一的檔案編號，并進行詳細的登記，記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、內容摘要等信息，便于檔案查詢和管理。3.裝訂歸檔：將整理好的捐贈檔案資料按照順序進行裝訂，確保檔案資料完整、整齊、牢固，并裝入檔案盒或檔案柜進行歸檔保存。（三）檔案保管1.保管要求：設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案資料的安全保管。2.保管期限：根據國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，確定捐贈檔案的保管期限。一般情況下，重要的捐贈檔案保管期限為[X]年，期滿后經公司/組織批準方可銷毀。3.檔案查閱：建立捐贈檔案查閱制度,嚴格限定檔案查閱范圍和查閱流程。因工作需要查閱捐贈檔案的，應填寫《捐贈檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復制、涂改、銷毀檔案資料。（四）檔案銷毀1.銷毀申請：捐贈檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《捐贈檔案銷毀申請表》，詳細說明