PAGE材料購(gòu)買財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司材料購(gòu)買財(cái)務(wù)管理，規(guī)范材料采購(gòu)流程中的財(cái)務(wù)行為，確保公司資金的合理使用和安全，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及材料購(gòu)買的部門和人員，包括但不限于采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：材料購(gòu)買活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保財(cái)務(wù)行為合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：所有材料購(gòu)買業(yè)務(wù)應(yīng)如實(shí)記錄，保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠。3.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)核算應(yīng)準(zhǔn)確反映材料購(gòu)買的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)計(jì)算和賬目記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理材料購(gòu)買相關(guān)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和有效性，為公司決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。5.效益性原則：在保證材料質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益。二、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制材料采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出所需采購(gòu)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)預(yù)算需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行匯總。財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司資金狀況和整體預(yù)算安排，對(duì)各部門采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和審核。3.經(jīng)公司管理層審批后的采購(gòu)預(yù)算作為年度采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。（二）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、生產(chǎn)計(jì)劃變更等原因?qū)е略少?gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際需求，需進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)由需求部門提出，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計(jì)增加或減少的采購(gòu)金額。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)結(jié)合公司資金狀況和預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。如調(diào)整金額較大，需提交公司管理層審批。4.預(yù)算調(diào)整經(jīng)審批后，相關(guān)部門應(yīng)按照新的預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，并及時(shí)更新財(cái)務(wù)記錄。三、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《材料采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至采購(gòu)部門。2.《材料采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購(gòu)申請(qǐng)的合理性和必要性。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到《材料采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)是否符合預(yù)算、是否有替代產(chǎn)品等。2.對(duì)于金額較大或重要的材料采購(gòu)，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。在確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格后，填寫《采購(gòu)審批表》，詳細(xì)記錄采購(gòu)信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核《采購(gòu)審批表》時(shí)，重點(diǎn)審核采購(gòu)價(jià)格是否合理、付款方式是否符合公司規(guī)定、資金安排是否可行等。如審核通過(guò)，在《采購(gòu)審批表》上簽字確認(rèn)，并提交公司管理層審批。4.公司管理層根據(jù)財(cái)務(wù)部門審核意見進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后的《采購(gòu)審批表》作為采購(gòu)合同簽訂的依據(jù)。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門依據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)審批表》與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確規(guī)定材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草本提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款是否符合公司利益、付款方式是否安全合理、違約責(zé)任是否明確等。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門加蓋公司公章，并由授權(quán)代表簽字確認(rèn)。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門備案。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)通知供應(yīng)商發(fā)貨。在收到供應(yīng)商發(fā)貨通知后，應(yīng)跟蹤貨物運(yùn)輸情況，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量送達(dá)公司。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門在收到貨物后，應(yīng)按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門驗(yàn)收合格后，填寫《入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄入庫(kù)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息?！度霂?kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。（五）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，審核采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、《入庫(kù)單》、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.對(duì)于貨到付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照合同約定及時(shí)支付貨款。對(duì)于預(yù)付款或分期付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制付款進(jìn)度，確保資金安全。3.財(cái)務(wù)部門在支付貨款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄采購(gòu)支出情況。同時(shí)，定期與采購(gòu)部門核對(duì)采購(gòu)付款情況，確保賬目清晰。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門建立合格供應(yīng)商名錄。在進(jìn)行材料采購(gòu)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。3.對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實(shí)地考察。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系等方面。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。評(píng)價(jià)和考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等方面。2.根據(jù)評(píng)價(jià)和考核結(jié)果，采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與供應(yīng)商評(píng)價(jià)和考核工作，從財(cái)務(wù)角度對(duì)供應(yīng)商的付款條件、財(cái)務(wù)狀況等方面進(jìn)行評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門采取相應(yīng)措施。五、財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的要求，對(duì)材料采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算。材料采購(gòu)成本應(yīng)包括購(gòu)買價(jià)款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于材料采購(gòu)成本的費(fèi)用。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、《入庫(kù)單》、發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，確保材料采購(gòu)成本的準(zhǔn)確記錄。同時(shí)，定期對(duì)材料采購(gòu)賬目進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。3.對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的折扣、返利等情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減材料采購(gòu)成本。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)材料采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期檢查采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、付款情況、財(cái)務(wù)核算情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。如發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)材料采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，提供相關(guān)財(cái)務(wù)資料和數(shù)據(jù)，協(xié)助審計(jì)工作的順利開展。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制。采購(gòu)部門應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，為采購(gòu)決策提供參考。2.根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的材料，可采取分批采購(gòu)、套期保值等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。3.與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)超過(guò)一定幅度時(shí)，雙方可協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。（二）信用風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案。采購(gòu)部門應(yīng)定期評(píng)估供應(yīng)商的信用狀況，及時(shí)更新信用檔案。2.根據(jù)供應(yīng)商信用狀況，合理確定付款方式和付款期限。對(duì)于信用狀況良好的供應(yīng)商，可適當(dāng)延長(zhǎng)付款期限；對(duì)于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)采取貨到付款或縮短付款期限等方式降低信用風(fēng)險(xiǎn)。3.在簽訂采購(gòu)合同前，對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)材料質(zhì)量的控制，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款。采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，并在驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)收。2.建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對(duì)于驗(yàn)收不合格材料，及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。如因質(zhì)量問(wèn)題給公司造成損失，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.定期對(duì)采購(gòu)材料質(zhì)量進(jìn)行抽檢和評(píng)估，總結(jié)質(zhì)量問(wèn)題原因，采取改進(jìn)措施，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。七、信息溝通與檔案管理（一）信息溝通1.建立采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門之間的信息溝通機(jī)制，確保材料采購(gòu)業(yè)務(wù)信息的及時(shí)傳遞和共享。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、到貨通知等信息傳遞給倉(cāng)庫(kù)管理部門和財(cái)務(wù)部門；倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)將《入庫(kù)單》、庫(kù)存信息等傳遞給采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將付款信息、財(cái)務(wù)核算情況等傳遞給采購(gòu)部門和倉(cāng)庫(kù)管理部門。3.定期召開采購(gòu)業(yè)務(wù)溝通會(huì)議，由采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參加，通報(bào)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決存在問(wèn)題，加強(qiáng)信息溝通與協(xié)作。（二）檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)審批表、詢價(jià)記錄、報(bào)價(jià)單等相關(guān)檔案的整理和歸檔工作。2.檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引和目錄，提高檔案檢索效率。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票、