采購(gòu)部供應(yīng)商管理手冊(cè)一、供應(yīng)商管理概述采購(gòu)部供應(yīng)商管理是企業(yè)采購(gòu)管理的重要組成部分，其目標(biāo)是確保供應(yīng)商能夠穩(wěn)定、及時(shí)、高質(zhì)量地提供符合企業(yè)需求的產(chǎn)品或服務(wù)，同時(shí)降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。有效的供應(yīng)商管理可以幫助企業(yè)優(yōu)化供應(yīng)鏈，減少供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。二、供應(yīng)商選擇（一）供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商應(yīng)具備完善的質(zhì)量管理體系，產(chǎn)品或服務(wù)需符合企業(yè)的質(zhì)量要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)于生產(chǎn)電子設(shè)備的企業(yè)，要求供應(yīng)商提供的電子元件需通過(guò)ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證，且產(chǎn)品的合格率達(dá)到99%以上。2.價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)：在保證質(zhì)量的前提下，供應(yīng)商的價(jià)格應(yīng)具有競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)部需對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行充分調(diào)研，制定合理的價(jià)格區(qū)間，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。3.交貨能力標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商應(yīng)具備良好的生產(chǎn)能力和物流配送能力，能夠按照企業(yè)的要求及時(shí)交貨。一般要求供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率達(dá)到95%以上。4.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)的售前、售中、售后服務(wù)，包括技術(shù)支持、培訓(xùn)、退換貨等。例如，供應(yīng)商應(yīng)在接到企業(yè)的服務(wù)請(qǐng)求后24小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。5.信譽(yù)標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄和違法違規(guī)行為?？梢酝ㄟ^(guò)查詢企業(yè)信用報(bào)告、與其他客戶交流等方式了解供應(yīng)商的信譽(yù)情況。（二）供應(yīng)商尋找途徑1.網(wǎng)絡(luò)搜索：利用搜索引擎、行業(yè)網(wǎng)站、電商平臺(tái)等網(wǎng)絡(luò)資源，搜索潛在的供應(yīng)商。2.行業(yè)展會(huì)：參加各類行業(yè)展會(huì)，與供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面的交流和洽談，了解其產(chǎn)品和服務(wù)。3.供應(yīng)商推薦：向現(xiàn)有供應(yīng)商咨詢，獲取他們推薦的其他優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。4.客戶推薦：向企業(yè)的客戶咨詢，了解他們使用過(guò)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商評(píng)估流程1.初步篩選：采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。2.實(shí)地考察：對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等情況。實(shí)地考察應(yīng)由采購(gòu)部、質(zhì)量部、技術(shù)部等相關(guān)部門(mén)組成考察小組進(jìn)行。3.樣品測(cè)試：要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)量部和技術(shù)部對(duì)樣品進(jìn)行測(cè)試和檢驗(yàn)，確保樣品符合企業(yè)的質(zhì)量要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4.綜合評(píng)估：采購(gòu)部根據(jù)實(shí)地考察和樣品測(cè)試的結(jié)果，結(jié)合供應(yīng)商的價(jià)格、交貨能力、服務(wù)等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。三、供應(yīng)商合作（一）合同簽訂1.合同條款：采購(gòu)部與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.合同審核：合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)過(guò)企業(yè)法務(wù)部門(mén)的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。3.合同執(zhí)行：合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（二）訂單管理1.訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃和需求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。訂單應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.訂單跟蹤：采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.訂單變更：如因企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更訂單，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，并簽訂訂單變更協(xié)議。（三）質(zhì)量控制1.進(jìn)貨檢驗(yàn)：貨物到達(dá)企業(yè)后，質(zhì)量部應(yīng)按照企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.過(guò)程監(jiān)控：采購(gòu)部和質(zhì)量部應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，了解供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)穩(wěn)定地提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品或服務(wù)。3.質(zhì)量改進(jìn)：對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商共同分析原因，制定質(zhì)量改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果。（四）付款管理1.付款流程：采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)確保貨物已驗(yàn)收合格，發(fā)票等相關(guān)單據(jù)齊全。2.付款期限：在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，應(yīng)合理確定付款期限，既要考慮企業(yè)的資金狀況，又要考慮供應(yīng)商的利益。一般情況下，付款期限不宜過(guò)長(zhǎng)，以免影響供應(yīng)商的積極性。四、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.質(zhì)量指標(biāo)：包括產(chǎn)品或服務(wù)的合格率、次品率、退貨率等。2.交貨指標(biāo)：包括交貨準(zhǔn)時(shí)率、交貨周期等。3.價(jià)格指標(biāo)：包括采購(gòu)價(jià)格的合理性、價(jià)格波動(dòng)情況等。4.服務(wù)指標(biāo)：包括售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、解決問(wèn)題的能力等。5.合作態(tài)度指標(biāo)：包括供應(yīng)商的溝通配合情況、對(duì)企業(yè)需求的響應(yīng)速度等。（二）評(píng)估周期供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。（三）評(píng)估方法1.定量評(píng)估：根據(jù)評(píng)估指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行量化打分。2.定性評(píng)估：結(jié)合采購(gòu)部、質(zhì)量部、技術(shù)部等相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)和反饋，對(duì)供應(yīng)商的合作態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行定性評(píng)價(jià)。3.綜合評(píng)估：將定量評(píng)估和定性評(píng)估的結(jié)果進(jìn)行綜合分析，得出供應(yīng)商的綜合績(jī)效評(píng)估結(jié)果。（四）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.獎(jiǎng)勵(lì)與激勵(lì)：對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀的供應(yīng)商，企業(yè)可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，如增加訂單量、提高付款比例、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等。2.改進(jìn)與輔導(dǎo)：對(duì)于績(jī)效一般的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商溝通，分析存在的問(wèn)題，制定改進(jìn)措施，并提供必要的輔導(dǎo)和支持。3.淘汰與更換：對(duì)于績(jī)效較差且經(jīng)多次整改仍無(wú)明顯改善的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)考慮淘汰該供應(yīng)商，并尋找新的合格供應(yīng)商。五、供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)（一）溝通機(jī)制1.定期溝通：采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商建立定期溝通機(jī)制，每月或每季度召開(kāi)一次供應(yīng)商座談會(huì)，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、存在的問(wèn)題和需求，共同探討解決方案。2.日常溝通：采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的日常溝通，及時(shí)處理訂單執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題和異常情況。溝通方式可以包括電話、郵件、即時(shí)通訊工具等。（二）合作培訓(xùn)1.技術(shù)培訓(xùn)：企業(yè)可以根據(jù)自身的技術(shù)需求，為供應(yīng)商提供相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和技術(shù)水平。2.管理培訓(xùn)：企業(yè)可以為供應(yīng)商提供采購(gòu)管理、質(zhì)量管理、物流管理等方面的培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商提高管理水平和運(yùn)營(yíng)效率。（三）共同發(fā)展1.信息共享：企業(yè)可以與供應(yīng)商共享市場(chǎng)信息、生產(chǎn)計(jì)劃、技術(shù)研發(fā)等方面的信息，幫助供應(yīng)商更好地了解企業(yè)的需求和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，共同制定發(fā)展戰(zhàn)略。2.新產(chǎn)品研發(fā)：企業(yè)可以與供應(yīng)商合作開(kāi)展新產(chǎn)品研發(fā)，充分發(fā)揮供應(yīng)商的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和企業(yè)的市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，共同開(kāi)發(fā)具有競(jìng)爭(zhēng)力的新產(chǎn)品。六、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括原材料價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)需求變化等。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不穩(wěn)定、質(zhì)量事故等。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商交貨延遲、交貨數(shù)量不足等。4.信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商商業(yè)信譽(yù)不佳、違法違規(guī)行為等。5.不可抗力風(fēng)險(xiǎn)：包括自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)、政策法規(guī)變化等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性大小，一般分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)企業(yè)造成的影響程度，一般分為嚴(yán)重、較大、一般、較小四個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)綜合評(píng)估：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估的結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)可能性高且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如選擇其他供應(yīng)商、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)可能性較高或影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議、增加備用供應(yīng)商等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于一些無(wú)法避免的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購(gòu)買保險(xiǎn)、簽訂免責(zé)條款等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)可能性低且影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)的變化情況。七、供應(yīng)商檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.供應(yīng)商基本信息：包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等。2.供應(yīng)商評(píng)估資料：包括實(shí)地考察報(bào)告、樣品測(cè)試報(bào)告、綜合評(píng)估報(bào)告等。3.采購(gòu)合同：包括采購(gòu)合同原件、訂單變更協(xié)議等。4.訂單執(zhí)行記錄：包括訂單下達(dá)時(shí)間、交貨時(shí)間、交貨數(shù)量、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。5.付款記錄：包括付款時(shí)間、付款金額、付款方式等。6.績(jī)效評(píng)估資料：包括績(jī)效評(píng)估報(bào)告、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄等。（二）檔案管理方式1.紙質(zhì)檔案管理：將供應(yīng)商檔案資料打印成紙質(zhì)文件，按照供應(yīng)商名稱進(jìn)行分類整