慈善總會清查制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《中華人民共和國會計法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實踐及集團(tuán)母公司關(guān)于專項風(fēng)險防控的總體要求制定。為規(guī)范慈善總會資產(chǎn)清查工作，防范操作風(fēng)險與合規(guī)風(fēng)險，提升管理效能，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在參與慈善總會資產(chǎn)清查、財務(wù)審計、項目評估等業(yè)務(wù)活動時的行為規(guī)范，覆蓋慈善總會資金管理、物資調(diào)配、捐贈物資追蹤、公益項目監(jiān)督等全場景。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）“慈善總會專項管理”指公司為確保慈善總會業(yè)務(wù)合規(guī)、透明、高效運行而建立的全流程管理體系，包括制度設(shè)計、風(fēng)險識別、監(jiān)督執(zhí)行、績效考核等環(huán)節(jié)。（二）“專項風(fēng)險”指在慈善總會業(yè)務(wù)中可能引發(fā)資產(chǎn)流失、法律責(zé)任、聲譽損害等后果的潛在問題，如物資管理混亂、資金挪用、決策不透明等。（三）“合規(guī)”指相關(guān)活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保行為合法性、程序合理性及結(jié)果公正性。第四條慈善總會專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保管理范圍覆蓋所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與關(guān)鍵節(jié)點，不留盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級人員職責(zé)，確保每項工作均有具體責(zé)任人。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：優(yōu)先防控重大風(fēng)險，動態(tài)調(diào)整管理策略。（四）持續(xù)改進(jìn)：通過定期評估與優(yōu)化，不斷提升管理體系有效性。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司慈善總會專項管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)最終決策與監(jiān)督責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)與考核落實。第六條設(shè)立慈善總會專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員、財務(wù)部、審計部、法務(wù)部及相關(guān)部門代表組成，履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：制定總體管理方案，解決跨部門協(xié)作問題。（二）決策審批：對重大清查事項、風(fēng)險處置方案進(jìn)行審批。（三）監(jiān)督評價：定期檢查管理成效，提出改進(jìn)建議。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（財務(wù)部）：負(fù)責(zé)專項管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，每季度提交管理報告。（二）專責(zé)部門（審計部、法務(wù)部）：分別負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險處置，對重大問題發(fā)起專項調(diào)查。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位（涉及資產(chǎn)管理的部門）：落實管理要求，開展日常風(fēng)險防控，每月提交清查臺賬。第八條基層執(zhí)行崗（資產(chǎn)管理員、財務(wù)人員等）必須履行以下責(zé)任：（一）崗位合規(guī)承諾：簽署《個人合規(guī)責(zé)任書》，明確違反制度后果。（二）風(fēng)險上報義務(wù)：發(fā)現(xiàn)異常情況（如物資丟失、審批超權(quán)限）須在24小時內(nèi)上報直屬領(lǐng)導(dǎo)。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條資產(chǎn)登記管理：所有慈善總會資產(chǎn)（現(xiàn)金、物資、不動產(chǎn)等）須建立電子臺賬，逐項登記編號、來源、存放地點、責(zé)任人，變更信息須雙人核驗。禁止未登記資產(chǎn)流入業(yè)務(wù)流程。第十條資金審批管理：資金使用須遵循“分級授權(quán)、雙人復(fù)核”原則，單筆金額超XX萬元的須由領(lǐng)導(dǎo)小組審批。嚴(yán)禁設(shè)立“小金庫”、違規(guī)拆分審批。第十一條捐贈物資管理：（一）入庫流程：需核對捐贈協(xié)議、數(shù)量、質(zhì)檢報告，第三方物流配送的須保留簽收視頻。（二）出庫流程：按項目需求精準(zhǔn)調(diào)配，緊急調(diào)撥須報備財務(wù)部。（三）禁止行為：嚴(yán)禁擅自處置、轉(zhuǎn)賣捐贈物資，嚴(yán)禁以“損耗”名義套取資金。第十二條采購管理：物資采購須通過招標(biāo)或比價，禁止向關(guān)聯(lián)方采購或指定供應(yīng)商。電子招投標(biāo)系統(tǒng)生成的結(jié)果須歸檔備查。第十三條項目執(zhí)行監(jiān)督：（一）里程碑驗收：按項目計劃分階段核實進(jìn)展，未經(jīng)驗收不得撥付下一階段款項。（二）禁止行為：嚴(yán)禁虛報進(jìn)度、偽造驗收材料，嚴(yán)禁截留項目資金。第十四條內(nèi)部控制審計：每年開展至少2次專項審計，重點核查資金流向、物資去向、決策程序，審計結(jié)果強制公開至部門層級。第十五條信息披露管理：定期向捐贈方、監(jiān)管機構(gòu)披露資金使用報告，內(nèi)容須經(jīng)法務(wù)部合規(guī)審查。緊急重大事項須即時發(fā)布。第十六條禁止性行為：（一）嚴(yán)禁關(guān)聯(lián)交易利益輸送，包括親屬參與采購、服務(wù)外包。（二）嚴(yán)禁違規(guī)轉(zhuǎn)包分包，委托第三方執(zhí)行的項目須嚴(yán)格考核其資質(zhì)與廉潔性。（三）嚴(yán)禁利用慈善資源謀取私利，如借公款旅游、贊助非公益活動。第十七條專項風(fēng)險防控點：（一）資金領(lǐng)域：防范貪污、挪用，重點監(jiān)控大額資金變動、零星支出。（二）物資領(lǐng)域：防范丟失、損毀，高價值物資須雙重保管。（三）決策領(lǐng)域：防范“一言堂”，重大事項須會議決策并錄音。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：每年X月前結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)案例修訂制度，重大調(diào)整須發(fā)布實施公告。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機制：（一）定期排查：每季度組織跨部門風(fēng)險自查，重點排查資金閉環(huán)、物資追蹤等環(huán)節(jié)。（二）分級評估：采用“可能性×影響度”矩陣對風(fēng)險定級，紅色預(yù)警須立即上報領(lǐng)導(dǎo)小組。（三）預(yù)警發(fā)布：通過內(nèi)部平臺推送風(fēng)險提示，要求10日內(nèi)整改。第二十條合規(guī)審查機制：（一）嵌入節(jié)點：將合規(guī)審查嵌入采購申請、資金撥付、項目驗收等流程，未經(jīng)通過不得實施。（二）標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)：制定《合規(guī)審查清單》（如供應(yīng)商資質(zhì)核查表、資金審批記錄核對表）。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）一般風(fēng)險：由業(yè)務(wù)部門限期整改，專責(zé)部門跟蹤；（二）重大風(fēng)險：啟動應(yīng)急預(yù)案，凍結(jié)相關(guān)操作，3日內(nèi)提交處置方案。（三）上報要求：重大風(fēng)險事件須在1小時內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組報告，48小時內(nèi)提交初步報告。第二十二條責(zé)任追究機制：（一）違規(guī)情形：列舉20項典型違規(guī)行為（如未登記資產(chǎn)使用、偽造單據(jù)等）。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報批評，重復(fù)或重大違規(guī)取消績效、降級或紀(jì)律處分。（三）追責(zé)時效：問題發(fā)生次年X月前完成調(diào)查，特殊情況不超過6個月。第二十三條評估改進(jìn)機制：（一）評估周期：每年末開展管理有效性評估，采用問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)建模等方法。（二）優(yōu)化流程：對排名后X%的部門強制流程再造，形成閉環(huán)改進(jìn)。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)須在月度會議上匯報管理進(jìn)度，牽頭部門對未達(dá)標(biāo)單位進(jìn)行約談。第二十五條考核激勵機制：（一）部門考核：專項合規(guī)得分占年度考核權(quán)重XX%，與獎金掛鉤。（二）個人評優(yōu)：優(yōu)先獎勵風(fēng)險防控表現(xiàn)突出的員工，實行“一票否決制”。第二十六條培訓(xùn)宣傳機制：（一）管理層培訓(xùn)：每年X月組織合規(guī)履職培訓(xùn)，重點解讀法規(guī)紅線。（二）一線培訓(xùn)：新員工必須完成操作規(guī)范考核，定期開展案例警示教育。第二十七條信息化支撐：引入慈善管理平臺，實現(xiàn)資產(chǎn)掃碼追溯、資金自動對賬、風(fēng)險智能預(yù)警。第二十八條文化建設(shè)：（一）合規(guī)手冊：編制《慈善總會專項合規(guī)手冊》，人手一冊。（二）承諾書：全員簽署《合規(guī)承諾書》，納入員工檔案。第二十九條報告制度：（一）風(fēng)險事件報告：要求包含時間、地點、人物、處置措施、整改計劃。（二）年度報告：次年X月前提交，