PAGE代收款財務制度一、總則（一）目的為加強公司代收款業(yè)務的財務管理，規(guī)范代收款行為，確保代收款資金的安全、準確、及時收付，防范財務風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及代收款業(yè)務的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：代收款業(yè)務必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保業(yè)務操作的合法性。2.準確性原則：代收款的記錄和核算應準確無誤，保證資金收付信息的真實可靠。3.及時性原則：及時辦理代收款的收取和支付手續(xù)，不得拖延，確保資金流轉(zhuǎn)順暢。4.安全性原則：采取有效措施保障代收款資金的安全，防止資金丟失、挪用等風險。二、代收款業(yè)務流程（一）業(yè)務承接1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或協(xié)議時，應明確代收款的相關(guān)條款，包括代收款的金額、支付方式、支付時間等，并將代收款事項告知財務部門。2.對于新客戶或涉及金額較大的代收款業(yè)務，業(yè)務部門應進行必要的客戶信用調(diào)查，評估客戶的信用狀況和支付能力。（二）收款通知1.業(yè)務部門在代收款事項發(fā)生后，應及時向客戶發(fā)出收款通知，明確代收款的金額、支付方式、支付期限等信息。2.收款通知應采用書面形式，如合同約定的方式或公司統(tǒng)一制定的格式，并要求客戶簽字確認收到通知。（三）款項收取1.財務部門負責代收款的具體收取工作。在收到客戶支付的代收款后，應及時進行核對，確保收款金額與收款通知一致。2.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式收取的代收款，財務部門應及時查詢銀行到賬情況，并在收到款項的當日或次日進行賬務處理。3.對于現(xiàn)金收取的代收款，財務人員應在收取現(xiàn)金后立即進行清點，并開具收款收據(jù)。收款收據(jù)應一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、客戶聯(lián)和記賬聯(lián)，由財務人員簽字確認后，客戶聯(lián)交客戶，記賬聯(lián)作為記賬憑證附件。（四）款項核算1.財務部門應按照公司財務核算制度的規(guī)定，對代收款進行準確的核算。代收款應單獨設(shè)立賬戶進行核算，確保資金流向清晰。2.在收到代收款后，財務人員應根據(jù)收款通知和實際收款情況，及時登記代收款明細賬，記錄代收款的收取時間、金額、客戶名稱等信息。3.對于代收款的支付，財務部門應根據(jù)業(yè)務部門提供的支付申請和相關(guān)審批文件，進行審核后辦理支付手續(xù)。支付申請應明確支付金額、支付對象、支付原因等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批簽字。（五）款項支付1.財務部門在辦理代收款支付時，應嚴格按照合同約定或業(yè)務部門的支付申請進行支付。支付方式應與收款通知一致，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.在支付代收款前，財務人員應再次核對支付金額、支付對象，并確保支付手續(xù)齊全。支付憑證應包括支付申請、審批文件、收款方開具的發(fā)票或收據(jù)等。3.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的代收款，財務人員應按照銀行規(guī)定填寫轉(zhuǎn)賬支票或辦理網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬手續(xù)，并在支付后及時登記銀行存款日記賬。4.對于以支票支付的代收款，財務人員應在支票上填寫完整的信息，包括收款單位名稱、金額、日期等，并加蓋公司財務專用章和法人章。支票存根聯(lián)作為記賬憑證附件。（六）賬務核對1.財務部門應定期對代收款業(yè)務進行賬務核對，確保代收款明細賬與總賬、銀行存款日記賬等相關(guān)賬目一致。核對周期至少為每月一次。2.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)賬目不符或存在疑問，財務人員應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整和處理。對于重大差異或異常情況，應及時向上級領(lǐng)導報告。（七）檔案管理1.代收款業(yè)務涉及的相關(guān)文件、合同、收款通知、支付申請、審批文件、發(fā)票、收據(jù)等資料應作為重要財務檔案進行管理。2.財務部門應按照檔案管理的要求，對代收款檔案進行分類整理、編號裝訂，并妥善保管。檔案保管期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。3.在需要查閱代收款檔案時，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。三、代收款風險管理（一）客戶信用風險1.業(yè)務部門應加強對客戶信用狀況的評估和管理，建立客戶信用檔案，記錄客戶的基本信息、信用評級、交易歷史等情況。2.根據(jù)客戶信用狀況，合理確定代收款的額度和期限，并采取相應的風險防范措施。對于信用狀況較差的客戶，應謹慎開展代收款業(yè)務或要求客戶提供擔保。3.定期對客戶信用狀況進行跟蹤評估，及時調(diào)整代收款政策，防范因客戶信用風險導致的代收款無法收回的情況。（二）資金安全風險1.加強對代收款資金的安全管理，采取必要的安全防范措施，如設(shè)置保險柜、安裝監(jiān)控設(shè)備等，確保資金存放安全。2.財務人員應嚴格遵守現(xiàn)金管理制度，不得擅自挪用、坐支代收款資金。對于大額現(xiàn)金收取或支付，應采取雙人操作等方式，確保資金安全。3.定期對代收款資金進行盤點核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)資金短缺或其他異常情況，應及時查明原因并進行處理。（三）操作風險1.規(guī)范代收款業(yè)務操作流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作要求，加強對業(yè)務人員的培訓和指導，確保業(yè)務操作的準確性和規(guī)范性。2.建立健全代收款業(yè)務的內(nèi)部控制制度，加強對業(yè)務流程的監(jiān)督和檢查，防范因操作失誤或違規(guī)操作導致的風險。3.對于代收款業(yè)務中的重要環(huán)節(jié)，如收款通知、款項收取、款項支付等，應實行雙人復核制度，確保操作的準確性和合規(guī)性。（四）法律風險1.代收款業(yè)務必須嚴格遵守國家法律法規(guī)的要求，確保業(yè)務操作的合法性。財務部門應加強對法律法規(guī)的學習和研究，及時了解相關(guān)政策法規(guī)的變化，避免因法律風險導致的損失。2.在簽訂代收款合同或協(xié)議時，應明確雙方的權(quán)利義務，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定。對于涉及法律糾紛的代收款業(yè)務，應及時咨詢公司法律顧問，采取合法有效的措施進行處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.公司設(shè)立內(nèi)部審計部門，定期對代收款業(yè)務進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括代收款業(yè)務流程的執(zhí)行情況、資金收付的準確性和合規(guī)性、檔案管理的完整性等。2.內(nèi)部審計部門應制定詳細的審計計劃和審計方案，采用抽樣檢查、實地盤點、數(shù)據(jù)分析等方法進行審計工作。審計結(jié)束后，應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.財務部門應配合內(nèi)部審計部門的工作，及時提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助審計人員完成審計任務。對于審計提出的問題，應認真整改落實，并將整改情況及時反饋給內(nèi)部審計部門。（二）外部監(jiān)督檢查1.公司應積極配合國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供代收款業(yè)務的相關(guān)資料和信息。對于監(jiān)管部門提出的問題和要求，應及時整改落實，并按時報送整改情況報告。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和監(jiān)管要求的變化，及時調(diào)整代收款財務制度和業(yè)務流程，確保公司代收款業(yè)務符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。五、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.代收款業(yè)務中存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照規(guī)定的業(yè)務流程辦理代收款業(yè)務，導致資金收付錯誤或延誤的；擅自挪用、坐支代收款資金的；未對客戶信用狀況進行評估或評估不準確，導致代收款無法收回的；代收款檔案管理不善，導致檔案丟失、損壞或重要資料泄露的；違反法律法規(guī)和公司財務制度的其他行為。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予以下責任追究方式：批評教育；責令改正；扣發(fā)績效獎金；降職、撤職；解除勞動合同；依法追究法律責任。2.對于因違規(guī)行為給公司