PAGE物資采購合同財務(wù)制度一、總則（一）目的為加強公司物資采購合同財務(wù)管理，規(guī)范采購合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)算等環(huán)節(jié)的財務(wù)行為，防范財務(wù)風險，保障公司資金安全，提高資金使用效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物資采購合同的財務(wù)管理活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等各類物資采購合同。（三）基本原則1.合法性原則物資采購合同的簽訂、履行及財務(wù)管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，確保合同合法有效。2.準確性原則財務(wù)數(shù)據(jù)記錄準確、完整，合同價款、支付方式、結(jié)算期限等關(guān)鍵信息應(yīng)與合同條款一致，避免財務(wù)信息失真。3.及時性原則財務(wù)部門應(yīng)及時處理物資采購合同相關(guān)財務(wù)事項，確保資金及時支付與回籠，避免逾期付款或收款造成的損失。4.風險防控原則強化物資采購合同財務(wù)風險識別、評估與控制，對可能出現(xiàn)的風險提前制定應(yīng)對措施，保障公司財務(wù)安全。二、合同簽訂環(huán)節(jié)的財務(wù)審核（一）合同條款審核1.價格條款財務(wù)部門應(yīng)參與審核合同價格條款，確保價格合理、公允。對于重大采購項目，應(yīng)進行市場調(diào)研，評估價格的合理性。審核內(nèi)容包括：價格是否符合公司采購預(yù)算及成本控制要求。價格的構(gòu)成是否清晰明確，是否包含運輸、安裝、調(diào)試等相關(guān)費用。價格調(diào)整條款是否合理，是否明確了調(diào)整的條件、方式及時間節(jié)點。2.支付條款審核支付方式是否符合公司資金管理規(guī)定和風險控制要求。優(yōu)先選擇有利于公司資金周轉(zhuǎn)的支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬等。明確支付期限和支付比例，合理設(shè)置預(yù)付款、驗收款、質(zhì)保金等支付節(jié)點及金額。對于大額采購合同，應(yīng)根據(jù)項目進度和風險狀況，分階段支付款項，降低資金風險。審查逾期付款責任條款，明確供應(yīng)商逾期付款的違約責任及公司的應(yīng)對措施，保障公司合法權(quán)益。3.結(jié)算條款確定結(jié)算依據(jù)，如發(fā)票開具要求、驗收報告等，確保結(jié)算過程清晰、規(guī)范。審核結(jié)算方式是否符合公司財務(wù)流程，是否便于財務(wù)核算和資金管理。（二）財務(wù)風險評估1.對物資采購合同進行財務(wù)風險評估，重點關(guān)注供應(yīng)商的信用狀況、合同履行能力等因素。2.對于存在較高財務(wù)風險的供應(yīng)商或采購項目，應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門提供額外的風險防控措施，如增加擔保、縮短付款期限等。3.定期對物資采購合同的財務(wù)風險進行匯總分析，為公司決策層提供風險預(yù)警信息，以便及時調(diào)整采購策略和財務(wù)管理措施。（三）合同審批1.物資采購合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門起草、審核后，提交財務(wù)部門進行財務(wù)審核。2.財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確合同是否符合財務(wù)制度要求，是否存在財務(wù)風險等。3.對于審核通過的合同，按照公司內(nèi)部審批流程提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批；對于審核不通過的合同，財務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門溝通，說明原因，要求修改合同條款，直至符合財務(wù)制度和公司利益要求。三、合同執(zhí)行環(huán)節(jié)的財務(wù)管理（一）預(yù)付款管理1.預(yù)付款支付前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供合同副本、預(yù)付款申請單等相關(guān)資料，經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)建立預(yù)付款臺賬，詳細記錄預(yù)付款的合同編號、供應(yīng)商名稱、金額、支付時間等信息，跟蹤預(yù)付款的使用情況。3.定期與業(yè)務(wù)部門核對預(yù)付款臺賬，確保預(yù)付款的使用符合合同約定，防止預(yù)付款被挪用或濫用。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)措施進行處理。（二）采購進度跟蹤1.財務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門保持密切溝通，及時了解物資采購進度，根據(jù)合同約定的支付節(jié)點，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請。2.對于需要根據(jù)驗收報告付款的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)督促業(yè)務(wù)部門及時組織驗收，并在收到合格驗收報告后，按照合同約定支付款項。3.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，可能影響合同履行或公司利益的，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門協(xié)商，采取暫停付款、追究違約責任等措施，維護公司合法權(quán)益。（三）發(fā)票管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時向供應(yīng)商索取發(fā)票，并確保發(fā)票的真實性、合法性和完整性。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同條款、實際采購業(yè)務(wù)一致。2.財務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等是否準確無誤；發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等。3.對于不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商聯(lián)系更換發(fā)票，確保公司能夠及時、足額地抵扣進項稅額，避免因發(fā)票問題導(dǎo)致的稅務(wù)風險和經(jīng)濟損失。4.建立發(fā)票登記臺賬，記錄發(fā)票的取得時間、發(fā)票號碼、供應(yīng)商名稱、金額、認證情況等信息，便于發(fā)票的查詢、統(tǒng)計和管理。四、合同結(jié)算環(huán)節(jié)的財務(wù)管理（一）結(jié)算申請與審核1.物資采購合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提交結(jié)算申請，附上合同執(zhí)行情況報告、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財務(wù)部門對結(jié)算申請進行審核，重點審核合同執(zhí)行情況是否符合約定、發(fā)票是否合規(guī)、結(jié)算金額是否準確等。3.如發(fā)現(xiàn)結(jié)算申請存在問題，財務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門溝通核實，要求補充或更正相關(guān)資料，直至結(jié)算申請符合要求。（二）結(jié)算支付1.經(jīng)審核無誤的結(jié)算申請，按照公司資金審批流程辦理結(jié)算支付手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)確保結(jié)算款項及時、準確地支付給供應(yīng)商。2.在結(jié)算支付過程中，如涉及銀行轉(zhuǎn)賬等支付方式，應(yīng)嚴格遵守銀行結(jié)算規(guī)定，確保支付安全。3.結(jié)算完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時更新相關(guān)財務(wù)記錄，核銷預(yù)付款項，結(jié)清往來賬目，并將結(jié)算情況反饋給業(yè)務(wù)部門。（三）質(zhì)保金管理1.對于合同約定有質(zhì)保金的采購項目，在質(zhì)保期屆滿后，如供應(yīng)商履行了質(zhì)保義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交質(zhì)保金支付申請，經(jīng)財務(wù)部門審核后辦理支付手續(xù)。2.如供應(yīng)商在質(zhì)保期內(nèi)未履行質(zhì)保義務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定扣除相應(yīng)的質(zhì)保金，并督促業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)保問題。如協(xié)商不成，可通過法律途徑維護公司權(quán)益。3.建立質(zhì)保金臺賬，詳細記錄質(zhì)保金的收取、使用和退還情況，確保質(zhì)保金管理規(guī)范、透明。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.物資采購合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本、相關(guān)審批文件、執(zhí)行過程中的各類資料（如驗收報告、發(fā)票、付款憑證等）移交財務(wù)部門進行檔案管理。2.財務(wù)部門對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同編號、簽訂時間、供應(yīng)商名稱等順序進行歸檔，確保檔案資料完整、有序。3.對于電子檔案，應(yīng)建立規(guī)范的電子檔案管理制度，確保電子檔案的存儲安全、便于查詢和使用。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案保管與查閱1.設(shè)立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。2.制定合同檔案查閱制度明確查閱權(quán)限和流程。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱合同檔案。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，在指定地點查閱，并做好查閱記錄。3.嚴格限制合同檔案的借閱范圍，確需借閱的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。（三）檔案銷毀1.按照國家檔案管理規(guī)定和公司內(nèi)部要求，定期對已超過保管期限且無保存價值的合同檔案進行清理銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門審核批準后，由專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，確保檔案銷毀過程合規(guī)、徹底。3銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對物資采購合同財務(wù)制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)算等環(huán)節(jié)是否符合財務(wù)制度要求，是否存在違規(guī)操作和財務(wù)風險。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，針對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反財務(wù)制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。（二）財務(wù)自查1.財務(wù)部門定期開展物資采購合同財務(wù)自查工作，對合同財務(wù)管理情況進行全面梳理和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.自查內(nèi)容包括合同財務(wù)審核的準確性、支付款項的及時性、發(fā)票管理的規(guī)范性、檔案管理的完整性等方面。3.財務(wù)部門應(yīng)形成自查報告，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，不斷完善物資采購合同財務(wù)管理制度。（三）績效考核1.將物資采購合同財務(wù)管理工作納入公司績效考核體系，對業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門在合同管理方面的工作進行量化考核。2.考核