PAGE衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)各類醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、衛(wèi)生行政部門及其所屬單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指衛(wèi)生系統(tǒng)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生系統(tǒng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存衛(wèi)生系統(tǒng)在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各級(jí)衛(wèi)生行政部門應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。2.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生行政部門形成的各類文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃與總結(jié)、政策法規(guī)文件等。2.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、行政管理等工作中形成的文件材料，包括病歷、處方、檢驗(yàn)報(bào)告、科研項(xiàng)目資料、教學(xué)教案、行政管理文件等。3.衛(wèi)生系統(tǒng)基本建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備購(gòu)置、物資采購(gòu)等活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.衛(wèi)生系統(tǒng)各類人員的人事檔案，包括個(gè)人履歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄、職稱評(píng)定等材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備物資類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，具有唯一性。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊或復(fù)制，然后進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。目錄應(yīng)打印清晰，一式多份，分別存放。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，便于檔案的存放和管理。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。4.庫(kù)房應(yīng)配備消防器材和安全報(bào)警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案裝具中，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、安全性高的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)特殊載體檔案，如錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映衛(wèi)生系統(tǒng)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并實(shí)行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證和相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核同意后，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員在檔案查閱室查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱室的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)量和期限，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)利用，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供決策支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)各級(jí)衛(wèi)生行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期組織檔案管理工作專項(xiàng)檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次檔案管理工作全面檢查，對(duì)檢查情況進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。