PAGE衛(wèi)生系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)各單位、部門及全體工作人員形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映衛(wèi)生工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和保存各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)性原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為衛(wèi)生系統(tǒng)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.開展檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，及時(shí)為利用者提供檔案信息。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度和工作流程。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括上級文件、本單位文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：如病歷、診斷報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、科研項(xiàng)目資料等。3.人事檔案：個(gè)人履歷、考核評價(jià)、獎懲情況、工資待遇等。4.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.設(shè)備檔案：設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄、報(bào)廢處理等。6.基建檔案：工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收等。7.其他檔案：如宣傳資料、外事活動記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，載體質(zhì)量符合要求。3.對重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子版本。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備管理類、基建管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（三）庫存管理1.建立檔案庫存管理制度，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保賬實(shí)相符。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出擬銷毀檔案的清單，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。2.利用檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫利用登記表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求及時(shí)提供檔案，并做好利用記錄。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為衛(wèi)生系統(tǒng)的信息化建設(shè)提供支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)測試和上線運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各單位、部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）結(jié)果處理