采購(gòu)需求審批流程與操作手冊(cè)一、適用范圍與觸發(fā)條件本流程適用于公司各部門因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、辦公管理、項(xiàng)目實(shí)施等產(chǎn)生的各類采購(gòu)需求，包括但不限于：辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、原材料、技術(shù)服務(wù)、工程外包等。當(dāng)部門需通過采購(gòu)方式獲取物資或服務(wù)時(shí)，均需啟動(dòng)本審批流程，保證采購(gòu)行為合規(guī)、預(yù)算可控、流程可追溯。二、全流程操作步驟詳解（一）需求提出與申請(qǐng)表填寫發(fā)起人：需求部門經(jīng)辦人（*）操作內(nèi)容：根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見第三部分模板），準(zhǔn)確填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；需求明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、需求用途、期望交付時(shí)間；預(yù)算來源：明確對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算、部門預(yù)算或其他資金來源；附件材料：如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單（若有）、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告（針對(duì)大額采購(gòu)）等。保證信息真實(shí)、完整，無(wú)遺漏關(guān)鍵項(xiàng)（如規(guī)格參數(shù)、預(yù)算金額）。提交對(duì)象：需求部門負(fù)責(zé)人（*）時(shí)限要求：需求確認(rèn)后1個(gè)工作日內(nèi)提交，避免緊急需求臨時(shí)加急。（二）部門內(nèi)部審核審核人：需求部門負(fù)責(zé)人（*）審核內(nèi)容：需求必要性：是否為部門工作必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；需求合理性：數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際使用需求，是否存在過度采購(gòu)；預(yù)算匹配性：申請(qǐng)金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求是否已提前申報(bào)。審核結(jié)果：通過：在申請(qǐng)表“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交至采購(gòu)部門；不通過：注明駁回原因（如“需求冗余”“預(yù)算不足”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。時(shí)限要求：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急需求需加急處理（2小時(shí)內(nèi)反饋）。（三）采購(gòu)部門初審審核人：采購(gòu)部門專員（*）審核內(nèi)容：流程合規(guī)性：申請(qǐng)表填寫是否完整，附件是否齊全，審批流程是否符合公司規(guī)定；采購(gòu)方式匹配性：根據(jù)采購(gòu)金額、物資類型判斷適用采購(gòu)方式（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購(gòu)等，具體參照公司《采購(gòu)管理辦法》）；市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)常規(guī)物資進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格比對(duì)，保證預(yù)估單價(jià)合理；對(duì)大額或復(fù)雜需求，啟動(dòng)供應(yīng)商初步篩選。審核結(jié)果：通過：轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部門審核；不通過：反饋至需求部門，補(bǔ)充材料或調(diào)整采購(gòu)方案。時(shí)限要求：收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，特殊需求（如定制化設(shè)備）可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日。（四）財(cái)務(wù)部門預(yù)算與合規(guī)性審核審核人：財(cái)務(wù)部門專員（*）審核內(nèi)容：預(yù)算控制：申請(qǐng)金額是否在已批復(fù)預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算部分是否履行預(yù)算調(diào)整審批；資金支付方式：是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、結(jié)算周期等）；成本合理性：結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格審核預(yù)估總價(jià)，避免虛高報(bào)價(jià)；稅務(wù)合規(guī)性：是否涉及增值稅專用發(fā)票，供應(yīng)商資質(zhì)是否滿足稅務(wù)要求。審核結(jié)果：通過：在申請(qǐng)表“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字，轉(zhuǎn)交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批；不通過：注明駁回原因（如“預(yù)算超支”“成本不合理”），退回采購(gòu)部門協(xié)調(diào)處理。時(shí)限要求：收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，月末集中申報(bào)需求需順延至下一個(gè)工作日。（五）領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)審批審批層級(jí)（根據(jù)采購(gòu)金額劃分，示例）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人（）+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（）；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人（）+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（）+分管副總（*）；金額＞5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人（）+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（）+分管副總（）+總經(jīng)理（）。審批內(nèi)容：重大采購(gòu)決策：是否對(duì)公司戰(zhàn)略、年度目標(biāo)有支撐作用；投資回報(bào)分析：對(duì)生產(chǎn)設(shè)備、大型服務(wù)等采購(gòu)，需審核預(yù)期效益；特殊事項(xiàng)審批：如緊急采購(gòu)、單一來源采購(gòu)的合理性。審批結(jié)果：批準(zhǔn)：在申請(qǐng)表“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽字，確認(rèn)采購(gòu)執(zhí)行；駁回：注明原因（如“戰(zhàn)略不符”“效益過低”），流程終止。時(shí)限要求：分管副總1個(gè)工作日內(nèi)審批，總經(jīng)理2個(gè)工作日內(nèi)審批，緊急需求需當(dāng)日反饋。（六）采購(gòu)執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤執(zhí)行部門：采購(gòu)部門（*）操作內(nèi)容：根據(jù)審批結(jié)果，確定采購(gòu)方式，組織供應(yīng)商尋源、比價(jià)、談判；與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等；向申請(qǐng)人同步采購(gòu)進(jìn)度，定期反饋供應(yīng)商備貨、發(fā)貨情況。時(shí)限要求：常規(guī)采購(gòu)：合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)采購(gòu)，交付時(shí)間按合同約定執(zhí)行；緊急采購(gòu)：24小時(shí)內(nèi)完成供應(yīng)商選定，48小時(shí)內(nèi)簽訂合同。（七）驗(yàn)收與結(jié)果反饋驗(yàn)收主體：需求部門（）、采購(gòu)部門（）、財(cái)務(wù)部門（*）（根據(jù)物資類型聯(lián)合或單獨(dú)驗(yàn)收）驗(yàn)收內(nèi)容：數(shù)量核對(duì)：是否與采購(gòu)訂單一致；質(zhì)量檢驗(yàn)：是否符合技術(shù)參數(shù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定；單據(jù)核對(duì)：供應(yīng)商是否提供合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票等。操作流程：需求部門驗(yàn)收合格后，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)；財(cái)務(wù)部門憑驗(yàn)收單、發(fā)票辦理付款手續(xù)；采購(gòu)部門將審批表、合同、驗(yàn)收單等資料歸檔保存。時(shí)限要求：收到物資后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，服務(wù)類項(xiàng)目需在服務(wù)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成。三、標(biāo)準(zhǔn)化申請(qǐng)表單模板采購(gòu)需求申請(qǐng)表基礎(chǔ)信息申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日需求明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱12需求說明（用途、背景、緊急程度等）預(yù)算來源□部門年度預(yù)算□項(xiàng)目預(yù)算□其他（請(qǐng)注明：_________________）附件清單□技術(shù)圖紙□報(bào)價(jià)單□市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告□其他（請(qǐng)注明：_________________）審批意見部門審核負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：年月日（意見：□同意□不同意，原因：_________）采購(gòu)初審專員簽字：_________日期：年月日（意見：□同意□需補(bǔ)充材料：_________）財(cái)務(wù)審核專員簽字：_________日期：年月日（意見：□同意□不同意，原因：_________）分管副總審批簽字：_________日期：年月日（金額≤5萬(wàn)元無(wú)需填寫）總經(jīng)理審批簽字：_________日期：年月日（金額＞5萬(wàn)元無(wú)需填寫）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)（一）預(yù)算管理嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批，超預(yù)算需求需提前15個(gè)工作日提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可啟動(dòng)采購(gòu)流程。年度預(yù)算執(zhí)行率需控制在90%以上，避免年末突擊采購(gòu)。（二）合規(guī)性要求采購(gòu)方式需符合《_________采購(gòu)法》（若涉及）及公司《采購(gòu)管理辦法》，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)。禁止與未經(jīng)審核的供應(yīng)商合作，大額采購(gòu)（＞10萬(wàn)元）需進(jìn)行供應(yīng)商背景調(diào)查。（三）材料完整性申請(qǐng)表、附件（如技術(shù)參數(shù)、報(bào)價(jià)單）需一一對(duì)應(yīng)，關(guān)鍵信息缺失（如規(guī)格不明、無(wú)預(yù)算來源）將導(dǎo)致流程駁回。緊急采購(gòu)需填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，由部門負(fù)責(zé)人及分管副總簽字確認(rèn)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全材料。（四）審批時(shí)效各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋，因個(gè)人原因延誤導(dǎo)致采購(gòu)損失的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。申請(qǐng)人可定期登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)查詢審批進(jìn)度，超期未反饋的可向采購(gòu)部門催辦。（五）特殊情況處理供應(yīng)商違約：延遲交付或質(zhì)量